Karlstads universitet 651 88 Karlstad Tfn 054-700 10 00 Fax 054-700 14 60 Information@kau.se www.kau.se
Fakulteten för Ekonomi, Kommunikation och IT Avdelningen för informatik och projektledning
Frida Isaksson Matilda Eklindh
Planeringsfasen i fokus
En studie av fyra eventverksamheters projektplanering
Focus on the planning process
A study of four event companies’ project planning
Projektledning Magisteruppsats
Datum/Termin: 2010-04-27 Handledare: Linda Bergkvist
Sammanfattning
Event är något som allt fler svenska städer satsar på då det bidrar till högre attraktionskraft för städerna samt genererar ekonomiska intäkter. Nya arenor byggs runt om i Sverige för att kunna möta den ökade efterfrågan av rymliga lokaler. Eventprojekt genomförs i hela Sverige och en viktig del i dessa är planeringsfasen som måste utföras grundligt för att få ett lyckat projekt. Uppsatsen syftar till att titta närmre på utvalda verksamheter och hur dessa planerar sina projekt och om det är möjligt att följa projektplaner i eventprojekt. Karlstad har många erkända event som årligen återkommer, däribland Svenska Rallyt. Staden satsar mycket på event av olika slag och just nu byggs en ny stor arena för att ytterligare förstärka Karlstad som eventstad. De utvalda verksamheterna som studerats är Visit Karlstad, Konferens- och arrangemangsenheten på Karlstads Universitet, HotSpot som är Karlstads Universitets samlade arbetsmarknadsdag och arrangemangsenheten på Karlstad kommun. Samtliga av dessa verksamheter arbetar med event i någon form. Verksamheterna har undersökts genom intervjuer för att kartlägga deras sätt att arbeta med och planera eventprojekt.
Event är ett ord som är väldigt populärt just nu och definitionen på detta begrepp är av varierande karaktär. Det finns således ingen erkänd definition på event vilket ytterligare komplicerar användningen av det. I uppsatsen har begreppet event använts som ett paraplybegrepp som innefattar evenemang, arrangemang, mässor, kongresser, konferenser och idrottstävlingar. Detta för att underlätta för läsaren då samma användning av begreppet har påträffats i relevant litteratur. Att planera ett eventprojekt är mer komplext än att planera ett traditionellt projekt då överlämningen inträffar i samband med genomförandet. Planeringsfasen kan ses som extra viktig i ett eventprojekt.
Om eventprojektet inte planeras grundligt är det svårt att hinna klart med alla delar innan det är dags för genomförande.
Uppsatsens resultat visar bland annat att det i eventprojekt tas beslut i ett tidigt skede som kan komma att påverka resultatet. Exempelvis måste hotell och lokaler preliminärbokas för att finnas tillgängliga om kunden väljer att genomföra eventet. Tidsaspekten är också en utmärkande del av eventprojekts planering, det går inte genomföra eventet en dag senare än bestämt. Planeringsfasen i ett eventprojekt kan också delas upp i två delar, där planeringsfas 1 är sammankopplad med förstudien. Planeringsfas 2 kan påbörjas först när beslut från kund kommer. I övrigt är varje event unikt, vilket talar för att det ska utföras med projekt som arbetsform, vilket leder till att planeringen måste situationsanpassas utefter kundens önskemål och krav.
Abstract
Event is something that an increasing number of Swedish cities are investing in since it contributes to higher attractiveness of cities and generate economic revenues. New arenas are built around Sweden to meet the increasing demands to host such events. Event projects are carried out in Sweden and it is important that the planning phase is carried out thoroughly to get a successful project. This thesis aims to look more closely at selected organizations and how they plan their projects and whether it is possible to follow project plans in the event projects. Karlstad has many events that recur annually, including the Swedish Rally. The city is investing a lot in events of various kinds, and is currently building a new arena to further enhance Karlstads image as a city with many big events. The organizations that have been studied are: Visit Karlstad, the conference department at Karlstad University, HotSpot and the event organization department at the municipality of Karlstad. All of these organizations work with event in some form. The organizations have been researched by an interview process to chart their way to work on projects and their event planning process.
Event is a word that is very popular today and the definition of this concept is of varying nature.
Thus, there is no recognized definition of events, which further complicates the use of it. In this thesis, the concept of events has been used as a generic term that includes events, meetings, fairs, congresses, conferences and sports competitions. This is to facilitate for the reader when the use of the term has been found in the studied literature as well.
Planning an event project is more complex than planning a traditional project since the implementation occurs at the same time as the event is being submitted to the client. The planning phase can be seen as particularly important in event projects. If the event project is not planned carefully, it is difficult to have time to clear all the parts before it is time for implementation.
Thesis results show that decisions are taken at an early stage in event projects which may affect the outcome of the event. For example, hotel rooms need to be booked if the customer chooses to go through with the event. The timeframe is also a distinctive part of the planning of an event since the event can´t be implemented one day later than specified. The planning phase of an event project can be divided into two parts; where one part is linked with the feasibility study. Part two in the planning phase can begin only when the decision comes from the customer. In addition, each event is unique, which suggests that it should be performed as a project, leading to that the planning must be adapted along the customer's wishes and requirements.
Förord
Det finns ett antal personer som möjliggjort och underlättat processen med denna uppsats och förtjänar därför att uppmärksammas. Författarna vill därför rikta ett stort tack till de personer som ställt upp på intervjuer. Dessa är Maria Larsson och Birgitta Sefastsson på Visit Karlstad, Maria Kull på konferens- och arrangemangsenheten på Karlstads Universitet, Malin Eide (som är) projektledare för HotSpot 2010 samt Kenneth Axelsson på arrangemangsenheten på Karlstad kommun. Dessa personer har förutom sin intervjutid bidragit med goda råd och tips som hjälpt oss i vårt arbete.
Vi vill också tacka vår handledare Linda Bergkvist som också bidragit med goda råd samt uppmuntrat oss att finna nya vägar i vårt skrivande. Peter Rönnlund förtjänar också han ett tack då han utmanat oss att vidareutveckla våra tankar kring uppsatsens ämne. Att skriva denna uppsats har både varit intressant och lärorikt men även utmanande då forskningen kring ämnet är begränsad.
Arbetet har periodvis varit hårt och stressigt men detta är något som vi lärt oss mycket utav. Vi hoppas att denna uppsats lyft er nyfikenhet kring eventprojekt och uppmuntrar till vidare forskning inom området.
Karlstad, maj 2010
_____________________ ___________________
Matilda Eklindh Frida Isaksson
Innehållsförteckning
1. Inledning ... 1
1.1 Bakgrund ... 1
1.2 Problemområde ... 2
1.3 Syfte och frågeställningar ... 3
1.4 Centrala begrepp ... 3
1.5 Målgrupp ... 5
1.6 Disposition ... 5
2. Metod ... 6
2.1 Förberedelser och tillvägagångssätt ... 6
2.2 Urval ... 6
2.3 Litteraturstudier ... 7
2.4 Genomförande av intervju ... 8
2.5 Metod i analysen ... 10
2.6 Avgränsning... 11
2.7 Förväntade resultat ... 11
2.8 Felkällor ... 11
2.9 Källkritik ... 11
2.10 Tillförlitlighet ... 12
3. Teoretisk referensram ... 13
3.1 Projekt ... 13
3.2 Projektarbetsformen ... 14
3.2.1 Projektfaserna ... 15
3.2.2 Förstudie ... 15
3.2.3 Planeringsfas ... 16
3.2.4 Genomförandefas ... 19
3.3 Planeringstekniker ... 20
3.3.1 Arbetspaket ... 20
3.3.2 Logiskt nätverk ... 21
3.3.3 Tidsplan ... 22
3.3.4 Budget ... 23
3.4 Event ... 24
3.4.1 Projektledning i eventprojekt ... 25
3.4.2 Planering av eventprojekt ... 26
3.5 Kongressverksamhet ... 30
3.5.1 Projektledning inom kongressverksamhet ... 30
3.5.2 Professional Congress Organisors ... 31
3.5.3 Convention Bureau ... 31
4. Empiri ... 33
4.1 Visit Karlstad ... 33
4.1.1 Bakgrund Visit Karlstad ... 33
4.1.2 Intervju ... 33
4.1.3 Definition ... 34
4.1.4 Projektprocessen ... 34
4.1.5 Arbetssätt ... 35
4.1.6 Möten... 35
4.2 Konferens- och arrangemangsenheten Karlstads Universitet ... 36
4.2.1 Bakgrund konferens- och arrangemangsenheten ... 36
4.2.2 Intervju ... 36
4.2.3 Definition ... 36
4.2.4 Projektprocessen ... 36
4.2.5 Arbetssätt ... 38
4.2.6 Möten... 38
4.3 HotSpot Karlstads Universitet ... 39
4.3.1 Bakgrund HotSpot ... 39
4.3.2 Intervju ... 39
4.3.3 Definition ... 39
4.3.4 Projektprocessen ... 39
4.3.5 Arbetssätt ... 41
4.3.6 Möten... 41
4.4 Arrangemangsenheten Karlstad Kommun ... 42
4.4.1 Bakgrund Arrangemangsenheten ... 42
4.4.2 Intervju ... 42
4.4.3 Definition ... 42
4.4.4 Projektplanering ... 42
4.4.5 Projektprocessen ... 43
4.4.6 Möten... 44
5. Analys ... 46
5.1 Definitioner ... 46
5.2 Projektprocessen ... 49
5.3 Arbetssätt ... 56
5.4 Möten ... 57
6. Slutsatser ... 59
6.1 Reflektion kring frågeställningar ... 59
6.2 Diskussion ... 61
6.3 Förslag på vidare forskning ... 62
Källförteckning ... 63
Tryckta källor ... 63
Muntliga källor ... 65
Internetkällor ... 65
Figurförteckning ... 67 Bilaga l – Intervjumall
Bilaga 2 – Reviderad intervjumall
1
1. Inledning
I detta inledande kapitel presenteras uppsatsens problembakgrund samt syfte och frågeställning.
Vidare beskriver kapitlet uppsatsens centrala begrepp, dess målgrupp och uppsatsens disposition.
1.1 Bakgrund
Människor har i alla tider samlats för att diskutera kring intressanta ämnen. Stora arenor så som Colosseum och Forum Romanum i Rom har under lång tid lockat många turister och besökare.
Colosseum tog under sina gladiatorspel runt 50 000 åskådare (Lundgren 2007), vilket kan sägas vara ett stort event på den tiden. Dessa byggnader är en stor del av historien och lockar årligen en mängd turister. Idag är turismindustrin en av världens snabbast växande näringar (http://www.studentum.se) och rör sig över ett stort spektrum med alltifrån event till destinationers marknadsföring. Stora satsningar på turism är därför viktigt då det innebär många fördelar för landet, regionen, staden och näringslivet. Detta kan vara i form av ekonomiska och sociala fördelar.
Stora event kan dels dra in mycket pengar och dels öka stadens attraktionskraft. Begreppet event är ett omfattande sådant och en sökning på google1 på ordet event gav 559 000 000 träffar. Detta innebär att begreppet är ett stort fenomen som har många olika betydelser, vilket gör det intressant att studera. Vid en närmare litteraturgranskning av ordet framställs det som ett paraplybegrepp för ett flertal olika händelser. Det kan vara alltifrån en idrottstävling till en internationell kongress.
Varje år genomförs ca 60 % av alla världens kongresser i Europa, vilket innebär att det finns en stor möjlighet att få dessa kongresser till Sverige (Masuhr 2007). Detta märks tydligt i Sverige då flera mellanstora städer satsar mycket pengar för att stärka sin position på en av turismens viktigaste grenar, nämligen eventverksamhet. Städerna satsar därför på stora projekt som till exempel bygget av nya arenor för att möta den ökade efterfrågan av event. Bedrivs denna typ av verksamhet framgångsrikt kan det generera mycket pengar till både staden och hela regionen. Det är alltså inte enbart de som anordnar eventprojektet som tjänar på att det hålls i staden utan även restauranger, caféer och övrig handel märker av den ekonomiska vinsten. Då konkurrensen hårdnar är det naturligtvis viktigt att arbeta hårt för att vinna eventen till sin stad samt att ha möjligheten att erbjuda något unikt. För att mellanstora städer ska ha möjlighet att konkurrera med de tre storstäderna Stockholm, Göteborg och Malmö krävs det att många delar fungerar. Det räcker inte enbart med en ny attraktiv arena som har ett vackert läge utan även tillgången till en bra service, ett professionellt och kunnigt bemötande samt att infrastrukturen lever upp till kundens förväntningar är av stor vikt när exempelvis stora eventprojekt planeras in.
1 www.google.se avläst 2010-02-30
2 Event kan generera allt från ökade intäkter för staden till nya arbetstillfällen. Karlstad är en attraktiv eventstad, detta märks bland annat på att stora eventprojekt som Svenska Rallyt genomförs i staden samt att internationella kongresser så som World Summit förläggs här. Karlstad kommun har som mål att bli 100 000 invånare och för att nå detta krävs att många olika delar utvecklas, däribland näringslivet. Detta är ett stort projekt som troligtvis tar många år att planera.
1.2 Problemområde
Att arbeta i projekt är något som blir mer och mer vanligt och genom denna arbetsform kan nya områden utvecklas. Eventprojekt är ett sådant område som är relativt outforskat och är av den anledningen intressant att studera. Dessutom skiljer sig eventprojekt från traditionella projekt på grund av dess tidsaspekt. Ett eventprojekt har mycket liten eller ingen möjlighet att spräcka sin tidsram, konserten måste spelas på bestämt datum. Därför går det inte att ändra på det spikade datumet för event, utan andra delar av projektet hamnar i skymundan. Ett traditionellt projekt är i många fall mer flexibelt när det gäller tidsaspekten, då många projekt faktiskt spräcker sin tidsplan och flyttar fram genomförandefasen av olika anledningar. Däremot levereras ofta det som utlovats från början.
Event är ett stort och vitt begrepp som de flesta har sin egen tolkning av men något som är återkommande i den studerade litteraturen är att eventindustrin inkluderar festivaler, möten, konferenser, kongresser, utställningar och sportevenemang (Davidson & Rogers 2006). Denna industri utvecklas med hög fart och medför ett betydande bidrag till affärs- och fritidsrelaterad turism. Eventmanagers2 förväntas kunna identifiera och tillhandahålla en stor bredd av intressenter och kunna balansera deras behov. Detta har medfört ett ökat behov av kurser inom området event vilket i sin tur medfört att forskningen inte har hunnit med. Därför finns det ett behov av litteratur inom området som vänder sig till både studenter, lärare och professionella inom event (Davidson &
Rogers 2006). Med detta som bakgrund avser uppsatsen studera event utifrån ett projektperspektiv där fokus ligger på planeringsfasen av eventprojekt. Hur event planeras är något som anses vara intressant att undersöka då ett eventprojekt skiljer sig från andra projekt just på grund av dess tidsaspekt vilket på förhand anses göra planeringen extra viktig. Uppsatsen som ni nu håller i er hand kommer att studera litteratur om projektledning, hur projekt planeras, vad ett event är och hur ett eventprojekt på bästa sätt bör planeras.
2 Eventmanagers likställs med projektledare som specifikt arbetar med event.
3
1.3 Syfte och frågeställningar
Uppsatsen syftar till att utreda hur planeringsfasen i eventprojekt skiljer sig från traditionella projekts planeringsfas. Eventprojekt är, tillskillnad från traditionella projekt, mer bundna till tidsaspekten då eventet måste genomföras på planerat datum. Just på grund av detta anses planeringsfasen vara av stor vikt i eventprojekt vilket leder till intresset att studera ämnet närmre.
Följande frågeställning används för att komplettera syftet:
Hur hanteras planeringsfasen inom eventprojekt?
Då begreppet event är svårtolkat anses det relevant att undersöka dels vad litteraturen säger om begreppet och dels vad uppsatsens respondenter lägger för betydelse i begreppet. Utifrån följande frågeställning vill uppsatsen belysa komplexiteten kring begreppet även om det inte är uppsatsens främsta fokus.
Hur definierar den undersökta litteraturen och de undersökta verksamheterna begreppet event och hur skiljer sig dessa defintioner åt?
1.4 Centrala begrepp
I uppsatsen används begreppet event som ett så kallat paraplybegrepp, se figur 1. I event ingår således evenemang, arrangemang, kongress, konferens, möten och idrottstävlingar. Dessa begrepp likställs inte med varandra men ingår i huvudbegreppet event. Orsaken till varför detta görs är då den undersökta litteraturen främst är fokuserad på begreppet event. I den empiriska delen däremot bryts begreppet event ner i bland annat kongresser och mässor. Detta beror på att respondenterna använder olika begrepp och har sina egna definitioner på event och övriga begrepp.
Respondenternas definitioner på ordet event återfinns senare i uppsatsen.
Figur 1: Event som paraplybegrepp (författarnas egna illustration)
Uppsatsen har valt att fokusera på en definition gällande event för att underlätta tillvägagångssättet.
Uppsatsen utgår därför från följande definition (Getz 2005, s. 16):
”…planned events are temporary occurrences with a predetermined beginning and end. Every such event is unique, stemming from the blend of management, program, setting and people…”
4 Det finns en mängd olika definitioner på ordet event men denna anses stämma bra överens med definitioner av projekt och väljs på grund av uppsatsens koppling mellan begreppen event och projekt. Begreppet projekt används i uppsatsen utifrån följande definition (Wisén & Lindblom 2004, s. 16):
Ett projekt är en verksamhet som utförs:
med ett bestämt avgränsat mål
under en bestämd tidsperiod
med en förutbestämd resursinsats
under särskilda arbetsformer
”…ett projekt är således en i tid och från övrig verksamhet avgränsad arbetsuppgift som utförs under särskilda arbetsformer och som genom styrning av tilldelade resurser skall nå ett bestämt
mål…”
Getz (2005 s. 62) sammankopplar begreppen event och projekt och menar att projektplanering kan definieras utifrån följande:
”…projektplanering kan ses som designen och genomförandet av en plan att skapa ett nytt event, i tid och inom etablerade parametrar innehållande resurser, arenor och inverkan...”
Ytterligare en definition som kopplar samman dessa båda begrepp är följande (Bjärnered & Nygren 2009, s. 50):
”…ett projekt där genomförandefasen är av eventkaraktär…”
Bjärnered och Nygren (2009) menar att ett eventprojekt har tre tydliga karaktärsdrag som är återkommande för eventprojekt. Dessa karaktärsdrag är att de är fixerade i tiden, genomförande och överlämning sker samtidigt och de har en pulserande organisation. Denna definition går att vidareutveckla och genom den empiriska studien söker uppsatsens författare bidra med en definition på event och eventprojekt som är mer fokuserad på planeringen av ett projekt.
5
1.5 Målgrupp
Uppsatsen vänder sig främst till personer som är involverade i eventprojekt och som vill få ett perspektiv på hur begreppet uppfattas av olika aktörer, som till exempel kongressbyråer. Dessutom vänder sig uppsatsen till aktörer som är intresserade av hur ett eventprojekts planering kan se ut.
Vidare är uppsatsen även till för andra som är intresserade av denna komplexitet som begreppet event innebär. Uppsatsen kan också användas som en stimulation för stundenter som ska skriva uppsats inom projektledning och som har ett ytterligare intresse av turism och kopplingen däremellan.
1.6 Disposition
Kapitel 1 inleds med en bakgrund till eventprojekt för att sedan presentera uppsatsens syfte och frågeställning. För att utreda eventuella feltolkningar när det gäller begrepp finns också ett avsnitt för centrala begrepp.
Kapitel 2 sammanfattar uppsatsens tillvägagångssätt och beskriver de metodval som gjorts.
Kapitel 3 presenterar den litteraturforskning som ligger till grund för uppsatsens teoretiska referensram. Detta kapitel består av två grundstenar; projekt och event.
Kapitel 4 återger de undersökta verksamheterna som arbetar med event samt redovisar de intervjuer som utförts.
Kapitel 5 innehåller analysen som utgår från teori samt empiri och väver samman dessa i en analyserande text.
Kapitel 6 redogör för vilka slutsatser som kan dras utifrån studien. En diskussion kring författarnas egna reflektioner om uppsatsen redovisas. Här ges även förslag på vidare forskning kring ämnet eventprojekt.
De källor som använts i uppsatsen redovisas under rubriken källförteckning där det också följer en figurförteckning. De intervjumallar som använts presenteras under bilagor.
6
2. Metod
I detta kapitel redovisas uppsatsens tillvägagångssätt, dess metod, och hur denna har påverkat uppsatsen. Vald metod för uppsatsen är kvalitativ i form av intervjuer. Genom att metoden beskrivs kan läsaren själv få en uppfattning om uppsatsens tillförlitlighet.
2.1 Förberedelser och tillvägagångssätt
Som en förstudie till datainsamlingen gjordes ett besök på Visit Karlstad, som satsar stort på event, för att få en inblick i deras verksamhet samt om intresse fanns för ett samarbete inför uppsatsen.
Efter mötet gjordes en sökning av tidigare uppsatser kring event och det framkom att detta var ett relativt outforskat område. Därför valdes det att fokusera på event och lärande mellan olika verksamheter. Dock var det svårt att få respondenter till en jämförande studie av lärande kring event och därför flyttades fokus till planering av eventprojekt. Under den efterföljande intervjun med Visit Karlstad upplevdes tolkningen av begreppet event skilja sig från studerad litteratur. På grund av detta reviderades intervjumallen för att innefatta respondenternas definition på event. Detta är anledningen till att definitionen av event finns med i frågeställningen.
Det finns främst en sak som särskiljer ett eventprojekt från andra projekt, nämligen att det är beroende av framgång vid första försöket, när konserten varit går den inte spelas om. Detta är en av anledningarna till valt ämne då event är ett begrepp som är så vitt och spännande. Det krävs också en gedigen planering för att hålla deadline för eventet vilket gör det intressant att studera olika verksamheters planering när det gäller eventprojekt. För att få fram empiri har därför intervjuer valts som metod för insamlingen då denna metod anses ge en djupare förståelse för hur verksamheterna arbetar med planeringen av sina projekt.
2.2 Urval
Uppsatsens urval styrs av den för uppsatsen tillgänglig tid samt av tillgängligheten på olika respondenter. I Karlstad pågår en ständig utveckling för att försöka attrahera människor att antingen besöka staden eller flytta hit. Genom satsningar på bland annat olika grenar inom näringslivet hoppas Karlstad kommun nå sin vision på 100 000 invånare. Visit Karlstad arbetar hårt för att locka kongresser och konferenser till Karlstad och bygger i skrivande stund en ny stor arena för framtiden. Verksamheten ska driva denna nya arena och jobbar med eventprojekt vilket gör de högaktuella i kommunens satsningar och blir därmed intressanta att studera. Valet av respondent föll naturligt på chefen för försäljning och marknadsföring som har gedigen erfarenhet inom området och även visat ett intresse för uppsatsämnet. Även den nyanställda kongressäljaren har arbetat många år inom relevant bransch vilket också ansågs viktigt i valet av respondent.
7 För att få bredd på hur projektledning inom stora eventprojekt fungerar togs kontakt med konferens- och arrangemangsenheten på Karlstads Universitetet. Denna avdelning jobbar främst med konferenser men även med andra event. Ett återkommande event är examenshögtid som genomförs två gånger om året och är en ceremoni för studenter som tagit examen. Just nu arbetas det för fullt med kongressen ”World Summit”. World Summit är en kongress med cirka 1500 deltagare från hela världen. På hemsidan (www.wskarlstad2010.se) går att läsa följande om kongressen: ”Kongressen är en mötesplats för människor inom olika områden där kunskaper ska delas, debatt och diskussion uppmuntras och förståelse skapas för de olika förutsättningar som finns för att göra världen till en bättre plats för våra barn och unga.” Kongressen hålls var tredje år och har besökt städer som Melbourne, Rio de Janeiro, London och Johannesburg och kommer alltså 2010 till Karlstad. På grund av arbetet med World Summit och även på grund av sin långa erfarenhet från eventverksamhet föll valet av respondent på en av enhetens konferenskoordinatorer.
För att ytterligare förstärka kunskapen om olika eventprojekt var det dessutom av intresse att se hur ett återkommande eventprojekt på Karlstads Universitet hanterar sin planering. Detta eventprojekt har som syfte att planera och genomföra en av Sveriges största samlade arbetsmarknadsdagar, HotSpot. HotSpot genomförs i år, 2010, för trettonde året i rad och har cirka 100 utställare som alla har något att erbjuda studenterna. Varje år anställs en projektledare för att sätta sin prägel på HotSpot och valet av respondent föll naturligt på projektledaren för HotSpot 2010.
Karlstad kommun har en arrangemangsenhet där det arbetas med bland annat eventsamordning. En utvecklingsledare inom enheten som arbetat en längre tid på avdelningen ansågs kunna bidra med relevant information och kontaktades för en intervju. Denne respondent har arbetat i turismbranschen i ca 30 år och bedömdes som en person med mycket erfarenhet inom området.
Vid urval av intervjupersoner är det alltid frågeställningen som avgör om personen blir aktuell för intervju. Det är också personens kunskap och erfarenhet som styr urvalet (Repstad 1999). Därför valdes ovanstående respondenter då de alla anses kunna bidra med relevant information för att leda till att uppsatsen når sitt syfte. Urvalets representativitet anses vara styrt av den mängd kunskap som respondenterna besitter. Urvalet är icke-slumpmässigt och respondenterna har valts då de alla arbetar med att utveckla Karlstad och Universitetet i eventsammanhang. Därför anses urvalet vara representativt för Karlstad. Det finns en medvetenhet att detta innebär begränsningar för uppsatsen och generaliseringar bör därför undvikas.
2.3 Litteraturstudier
Första steget i uppsatsens arbete var att utföra en grundlig litteraturstudie. Till att börja med studerades tidigare uppsatser inom liknande områden och källförteckningarna i dessa. De källor som stämde överens med uppsatsens syfte och återkom i flertalet uppsatser undersöktes närmre.
Även sökningar av andra böcker och uppsatser utfördes för att samla in en bra grund att utgå från.
Sökmotorer på internet användes, dels olika biblioteks hemsidor men även www.google.se där
8 sökorden var event, projekt, eventprojekt, event management, project management, projektplanering och eventplanering. Databaser så som Leisure Tourism och Internation Journal of Project Management användes, dock utan några större resultat. Det finns en mängd information om projekt och projektledning men däremot var det svårare att finna en bredd på event och eventprojekt då det anses vara ett fåtal författare som studerat fenomenet event. Med utgångspunkt i detta anses det intressant att studera detta fenomen närmare och försöka uppmuntra till vidare forskning inom området. Nackdelen med litteraturstudier är att informationen är så kallad sekundärdata och därför är det viktigt att ha ett kritiskt förhållningssätt till den insamlade informationen (Björklund &
Paulsson 2003). Genom att intervjuer genomförs får uppsatsen ändå tillgång till primärdata.
2.4 Genomförande av intervju
Uppsatsen syftar till att använda en kvalitativ metodansats i form av intervjuer då ämnet anses kräva en djupare förståelse för att slutligen uppnå sitt syfte. Den kvalitativa metodens styrka ligger i dess förmåga att förstå ett fenomens mening och kontext (Kaplan & Maxwell 1994). En intervju kan ses som en ”utväxling av synpunkter” mellan två personer som samtalar om ett visst tema (Dalen 2008). För att få en bra bild av hur olika verksamheter planerar sina eventprojekt anses en kvantitativ metodansats inte generera samma förståelse av ämnet som en kvalitativ metod. Syftet med uppsatsen är att utreda hur projektplanering hanteras inom eventverksamhet och för att förstå detta krävs att det finns möjlighet till följdfrågor om något oklart skulle uppkomma.
Intervjumetoden anses därför vara mer lämplig än exempelvis en enkätstudie där följdfrågor inte kan ställas direkt. Tanken med uppsatsen är att se om informationen från intervjuerna kan ge ett önskat bidrag kring hur planering av eventprojekt skiljer sig från traditionell planering av projekt.
Innan intervjuerna kunde genomföras studerades flertalet metodböcker, bland annat Gillham (2008), Björklund och Paulsson (2003) och Bell (2000), för att fastställa vilken intervjumetod som skulle tillföra studien mest. Intervjuernas karaktär skulle vara så öppen som möjligt då målsättningen var att respondenterna fritt skulle berätta om deras uppfattning kring uppsatsens tema. Slutligen föll valet på semistrukturerad intervju vilket innebär (Gillham 2008):
samma teman till alla inblandade
att typen och formen av frågor genomgår en viss utvecklingsprocess för att säkerställa ämnesfokus
för att säkerställa att likvärdiga saker täcks in leds intervjupersonerna vidare med hjälp av följdfrågor om någon av de relevanta underrubrikerna inte spontant tagits upp
ungefär lika lång intervjutid avsätts i varje fall
Insamlingen av empiri inleddes med att de tänkta respondenterna kontaktades via e-post eller telefon. Här redogjordes uppsatsens syfte för respondenterna så att de redan nu fick inblick i vad uppsatsen ämnade undersöka. Därefter bokades intervjuer in med respondenterna, vissa i god tid
9 och andra mer spontant. Innan intervjuerna genomfördes utformades olika teman som efter första intervjun modifierades en aning för att säkerställa att övriga intervjuer skulle generera så mycket information som möjligt. De modifierade temana bestod av definitioner, projektprocessen, arbetssätt och möten. Intervjumallen, se bilaga 1 och 2, innehållande teman och frågor skickades till respondenten i förväg och vid själva intervjun ställdes följdfrågor om detta ansågs nödvändigt.
Fördelen med detta var att respondenten kan ta fram relevant material inför intervjun samt hinna reflektera över frågorna. Nackdelen kan vara att respondentens svar blir mindre spontana och mer anpassade. Respondenten på Karlstad kommun fick inte intervjumallen och syfte skickade i förväg eftersom intervjun bokades in med väldigt kort varsel. Alla intervjuer tog minst en timme och trettio minuter i anspråk.
Under samtliga intervjuer användes en semistrukturerad intervjumall med i stort sett samma frågor vid varje tillfälle. Denna metod kan vara till fördel för uppsatsen då respondenten ges mer utrymme att svara fritt. Nackdelen med en semistrukturerad intervju kan vara att om olika frågor ställs till de olika intervjupersonerna kan resultatet bli svårare att analysera, därför har författarna utgått från en och samma intervjumall vid samtliga intervjutillfällen. Efter intervjun på Visit Karlstad ströks dock vissa frågor då de inte ansågs relevanta för den justerade frågeställningen. En ny fråga dök upp efter den första intervjun som berörde definitioner av event, detta på grund av att respondenten definierade begreppet. Frågorna var öppna vilket gjorde att det blev diskussioner som ledde till följdfrågor från båda parter. De intervjuer som genomförts syftar till att, tillsammans med litteratur, ge kunskap för att besvara frågeställningen och uppfylla uppsatsens syfte. Vid planeringen av intervjuerna fanns en tanke kring hur svaren skulle analyseras på bästa sätt. Genom att följa intervjutemana även i analysen anses strukturen bli mer överskådlig. Under de olika temana kan sedan viktiga citat lyftas ut.
Ledande frågor är något som bör undvikas för att inte påverka respondenten (Björklund & Paulsson 2003). Likväl som följdfrågor kan ställas ges respondenten också utrymme för frågor om något är oklart för att undvika missförstånd. Intervjumetoden är flexibel och tolkningar som inte kan fås genom exempelvis enkäter kan bli avgörande för resultatet, ett exempel på en sådan tolkning är respondentens tonfall, gester och ansiktsuttryck (Ekholm & Fransson 1992).
Samtliga intervjuer utfördes på respektive respondents arbetsplats. Detta för att ha tillgång till information som endast finns där som respondenten lätt kan plocka fram under intervjuns gång.
Intervjun med Maria Larsson och Birgitta Sefastsson på Visit Karlstad spelades in och minnesanteckningar togs. Efter intervjutillfället transkriberades materialet och sändes vid senare tillfälle över till respondenterna för att upptäcka eventuella missförstånd. Intervjuerna med Kenneth Axelsson (Karlstad kommun), Maria Kull (Karlstads Universitet) och Malin Eide (HotSpot) spelades inte in då det ansågs, efter erfarenhet, att transkribering tar lång tid i anspråk och då dessa intervjuer kom en lång tid efter den första ansågs det inte finnas tid till inspelning och transkribering. Bell (2000) menar att om det är en relativt liten studie är det inte värt att lägga tid på
10 inspelning och transkribering, om det inte finns hjälp att tillgå. Därför togs utförliga anteckningar och vid sammanställningen av dessa anteckningar visade det sig att mycket kom med, då författarna kompletterar varandra. För att säkerställa detta skickades även här sammanställningarna till respondenterna som fick möjlighet att fylla på med information om de ansåg att det saknades relevant fakta.
2.5 Metod i analysen
De genomförda intervjuerna med Visit Karlstad, Konferens- och arrangemangsenheten på Karlstads Universitet, HotSpot samt arrangemangsenheten på Karlstad kommun redovisas i empirikapitlet. En del av underlaget valdes bort då det inte ansågs intressant för studiens syfte, som till exempel ingående detaljer som specifika projekt. Det material som ansågs väsentligt strukturerades upp efter teman för att underlätta för uppsatsens läsare. Efter den första intervjun tillkom temat definitioner då detta kom på tal och ansågs vara relevant. De olika teman som användes utvecklades innan intervjuerna genomfördes och har sedan följt med i arbetet fram till analysen. Detta gjordes för att skapa en struktur i studien som är lätt att följa.
För att kunna återge korrekta citat i empirikapitlet tog de båda författarna utförliga anteckningar när intervjuerna genomfördes och hade i förväg bestämt att göra citattecken vid intressanta citat.
Jacobsen (2002) menar att citat skapar kombination mellan överblick och systematik samt detaljer och nyanser. Att citat återges anses ge mer liv åt texten och gör den intressantare att följa. Materialet har i övrigt redovisats i löpande text indelat i olika teman.
Eftersom intervjufrågorna var kategoriserade utefter ovan nämnda teman var det naturligt att även följa dessa teman i analysen. Författarna redogjorde för intervjuerna var för sig, men valde att väva ihop materialet i analysen för att på så sätt ge en bättre överblick över verksamheterna och varje respondents åsikter. Samtidigt har de teorier som uppsatsen utgått ifrån analyserats för att även de vävas in i analysen. Med stöd från den teoretiska referensramen har en förståelse skapats kring hur planeringen i olika eventprojekt ser ut i de studerade verksamheterna.
Metoden syftar till att kartlägga de studerade verksamheternas planeringsfaser för att sedan ställa dessa mot varandra för att hitta likheter och skillnader som visar vad som är utmärkande för denna fas i eventprojekt. Metoden används även för att kartlägga hur projekt hanteras inom eventverksamhet. Intervjuerna genomfördes inte i någon speciell ordning då det för studien inte spelade någon roll vilken intervju som kom först. Inte heller i analysen spelade detta någon roll, vilket gjorde det möjligt att väva samman materialet som tidigare nämnts.
11
2.6 Avgränsning
Uppsatsen fokuserar på att ta reda på hur olika eventverksamheter arbetar med planering av projekt, dels genom litteratur men också genom att studera fenomenet i sin egen kontext. En avgränsning som gjorts är att fokus läggs på just planeringsfasen. Detta är kopplat till projekttriangeln där kostnad, tid och resultat är de olika variablerna som projektet vilar på (Jansson & Ljung 2004).
Eventprojekt är främst beroende av tidsvariabeln då det är svårt att skjuta ett inplanerat event framåt i tiden. En avgränsning är också gjord på antalet respondenter som ingår i studien, detta beror delvis på att våren är en intensiv period för många som arbetar inom event och de har således inte tid att avvara för intervjuer. Det beror också på att de intervjuer som genomförts anses ha fångat in personer som besitter erfarenhet kring eventprojekt.
2.7 Förväntade resultat
Uppsatsens författare förväntar sig att få reda på hur verksamheter inom event bedriver och hanterar sin planering av projekt dels utifrån den kunskap som författarna fått genom utbildning i ämnet projektledning och dels genom empiriska studier. Kunskapsbidraget som uppsatsen syftar att bidra med är att belysa hur planeringsfasen ser ut i ett eventprojekt. Då det finns begränsad forskning kring hur eventverksamheter hanterar sin projektplanering anses studien kunna bidra med en intressant vinkel på ämnet samt uppmuntra till vidare forskning inom området.
2.8 Felkällor
Det är viktigt att vara medveten om att misstolkningar kan uppstå både från respondenternas sida och de som utför intervjun. Finns möjlighet så är det bra om intervjupersonerna får läsa igenom utskrifter av insamlat intervjumaterial (Bell 2000). Det är viktigt att vara medveten om att feltolkningar kan uppstå när det gäller kroppsspråk och tonfall. Uppsatsens författare har försökt att ställa neutrala, öppna frågor som inte påverkas av tidigare förförståelse. Då författarna varit medvetna om att förförståelse finns har detta eliminerats i så stor utsträckning som möjligt.
2.9 Källkritik
Alla källor som har använts i uppsatsen har kritiskt granskats av författarna. Då källor har hittats som motsäger varandra har fler källor som styrker den ena sidan tagits fram, har inte detta gått så har dessa källor uteslutits helt. Författare som Donald Getz, Björn Masuhr, Tomas Jansson och Lennart Ljung har använts flitigt. Getz nämns i flera olika böcker rörande event och anses därför ha stort inflytande i branschen. Masuhr ses som en guru inom kongress- och konferensverksamhet med sin gedigna erfarenhet inom området och således är hans kunskap en viktig del av uppsatsen.
Författarna anser att Jansson och Ljung (2004) på ett tydligt och bra sätt beskriver grunderna i projektledningsmetodik och har därför valt dem som utgångspunkt. Detta först efter att ha studerat andra källor inom samma område för att se att de överrensstämmer med varandra. Jansson och Ljung (2004) sammanfattar den litteratur som finns kring projektledning samt använder ett lättbegripligt språk som underlättar litteraturstudien. Internetkällor har använts i uppsatsen men har
12 tagits från välkända sidor, men dessa källor har även granskats. Getz (2005) hänvisar till författaren O´Toole vars hemsida en del information tagits från, dock anses denna källa vara tillförlitlig då välkända författare hänvisar dit.
Det finns en medvetenhet om att den information som fåtts från intervjuerna kan ha misstolkats samt att informationen delvis kan ha varit vinklad. Intervjuerna har i första hand varit primära men när de senare har analyserats har det funnits risk för egna tolkningar, vilket innebär att de blivit mer sekundära, detta har minimerats då respondenterna fått ta del av sammanställningen av materialet.
2.10 Tillförlitlighet
Oavsett vilken metod som används vid informationsinsamling krävs det att den kritiskt granskas för att avgöra om den är tillförlitlig och giltig. Reliabilitet är ett mått på hur ett tillvägagångssätt eller instrument ger samma resultat vid olika tillfällen men med i övrigt lika omständigheter. Vid exempelvis intervjumetoden där åsikter efterfrågas finns det faktorer som kan påverka svaren.
Respondenten kan exempelvis ha sett ett TV-program eller tagit fasta på sin överordnades åsikter och tankar. Reliabilitet är således hur tillförlitlig metoden är (Bell 2000). Författarna är medvetna om att respondenterna kan vara påverkade av andras åsikter och tankar. Begreppet event är som tidigare nämnts ett svårdefinierat begrepp vilket kan medföra att uppsatsens reliabilitet kan minskas då ingen allmänt accepterad tolkning finns.
Validitet är ett mått på om en viss fråga mäter eller beskriver det den är avsedd att mäta eller beskriva. Ett annat ord för validitet är giltighet (Thomsson 2002). Om en fråga inte är reliabel är den heller inte giltig, dock är det inte så att om reliabiliteten är hög är automatiskt validiteten det (Bell 2000). För att öka validiteten i studien har frågorna som ställts varit öppna och tydliga, detta motverkar till viss del att respondenterna påverkas. Författarna har kritiskt granskat sin information och sina frågor. Målet är att få ett så representativt urval som möjligt, detta för att uppfylla uppsatsens syfte och få svar på frågeställningarna. Urvalet anses vara representativt för Karlstad då respondenterna tillhör viktiga delar av Karlstad kommuns näringsliv och alla har erfarenhet när det gäller event.
13
3. Teoretisk referensram
I detta kapitel redovisas den teoretiska ansatsen som uppsatsen utgår ifrån. Kapitlet bygger på två grundstenar: projekt och event. Dessa ger sedan information om bland annat planeringstekniker och eventprojekt.
3.1 Projekt
Ordet projekt har många betydelser men har inte alltid använts på samma vis. Förut användes det främst för att beskriva att något var ett förslag eller utkast (Jansson & Ljung 2004). Numera uppfattas nästan allting som ett projekt, det kan vara att utveckla en ny prototyp eller att klippa gräset. Projektledning däremot var ett begrepp som uppkom i USA under 50-talet när stora försvarssatsningar startades. Det var också under denna tid som många tekniker uppkom som idag används som verktyg för projektplanering (Berggren 2001).
För att uppmuntra till att skapa innovation och förändring har EU och statsmakterna främjat projektarbetsformen genom exempelvis bidrag. Klangen på ordet projekt är oftast positiv och för tankarna till nyskapande, experimenterande och entreprenörskap. Ordet utlovar också kontroll och ordning likaväl som frihet och gränsöverskridande (Jensen et al. 2007). Enligt Lööw (2003) blir det allt vanligare att använda ordet projekt och i många fall tål detta inte en närmare granskning eftersom det är många kriterier som ska uppfyllas för att det ska kvalificeras som projekt. Vidare menar Lööw (2003) att ett projekt ska vara avgränsat i tid och omfattning, alltså ett tydligt start- och slutdatum samt ha en klar målsättning. Det bör även finnas en resurs- och åtgärdsplan samt en tydlig projektbeställare som kan samarbeta med projektorganisationen. Projektledning innebär styrning, planering och samordning både externt och internt inom projektorganisationen (Wisén &
Lindblom 2004).
Nyckeln till ett framgångsrikt projekt är planering, att utforma en projektplan är det första som bör göras så fort ett projekt är tänkt att genomföras. Ofta blir projektplaneringen bortglömd då en ivrighet finns att komma igång med projektet. En gedigen projektplan kan spara mycket tid och resurser (Haughey, www.projectsmart.co.uk). En projektplan likställs ofta med ett tidsplan, men det är viktigt att inse att en projektplan faktiskt innehåller betydligt mer än denna tidsplan. En projektplan bör också innehålla (Roberts, www.projectsmart.co.uk):
Projektmål
Krav
Kvalitetskriterier
Resurser
Ledningsstruktur
14
Etappmål
Toleranser
Beroenden
Risker
Projektmålet innebär en blandning av vad projektet ska åstadkomma samt vilka fördelar som förväntas av det. Utifrån projektmålet kommer de krav som projektet ska uppnå. Det som produceras bör också vara av en viss kvalité och det ska tydligt framgå vad som menas med just den kvalitén. Efter att detta är bestämt behövs en lista på de resurser som projektet behöver samt de resurser som redan finns tillgängliga. Med resurser menas arbetskraft, ekonomiska medel etcetera.
Vidare är det viktigt att projektet har en tydlig struktur på ledningen, vem som fattar vilka beslut och vem som har övergripande ansvar. Etappmål hjälper till att bryta upp projektet i mindre, mer hanterbara delar. Utifrån resurser och etappmål är det också viktigt att sätta en ribba för toleransen.
Detta innebär att det ska finnas en i förväg bestämd toleransnivå på när något gått snett och behöver ses över. I ett projekt finns det saker som måste göras före nästa steg kan påbörjas, detta kallas ofta för beroenden. En riskanalys kan vara bra att genomföra då den upplyser om vilka risker projektet kan råka ut för. En sådan analys kan i ett tidigt skede ge en uppfattning kring hur risker ska hanteras och möjligen undvikas. Slutligen behövs en tidsplan för att avgöra hur lång tid projektet kommer att ta i anspråk. Dessa tidsplaner, eller Gantt-scheman, kan innehålla mängder med information men också vara mer övergripande (Roberts, www.projectsmart.co.uk).
3.2 Projektarbetsformen
För att bedöma hur och om projektarbetsformen ska användas finns det fem olika karaktärsdrag som kan ses som en bra utgångspunkt. Dessa är om uppgiften är temporär, om syftet är att skapa något nytt, är en engångsuppgift, uppgiften är omfattande eller komplex och är viktig. Dock handlar det inte om att avgöra om uppgiften är ett projekt eller ej, utan att kunna bedöma vilka fördelar eller risker det skulle innebära att genomföra den i projektarbetsform (Jansson & Ljung 2004). Inom projektledningslitteratur hänvisas det flitig till den så kallade projekttriangeln, se figur 2, som ska illustrera vad som är viktigast för projektet; tid, kostnad eller resultat. I många fall är redan tid och kostnad bestämt i förväg av projektbeställaren, dock skiljer det sig åt beroende på vad för typ av projekt som det handlar om. Om projektbeställaren har satt en tidsgräns
och en kostnadsram blir detta de primära kraven och i många fall måste resultatet underordnas dessa (Jansson & Ljung 2004). Detta är särskilt tydligt i eventsammanhang då tiden är extra viktig, en konsert måste genomföras på utsatt datum även om resultatet inte är tillfredsställande, det kan till exempel handla om dålig ljudanläggning.
Figur 2: Projekttriangeln (Jansson & Ljung 2004 s. 32) Resultat
Tid Kostnad
15 För att skapa framgångsrika projekt krävs det bland annat en samsyn på hur projektet ska genomföras. Genom en gemensam bild formas en röd tråd med projektets olika faser som då blir centrala för projektets beslutspunkter och den dokumentation som behövs. Detta underlättar arbetet för chefer, projektledare och projektmedlemmar. Att använda sig av en och samma projektmodell i en verksamhet underlättar arbetets gång. Generellt kan en projektmodell ses som ett sätt att samla in, lära och paketera yrkeskunskap. Modellen syftar till att visa på det som verksamheten för tillfället bedömer vara det effektivaste sättet att arbeta. En accepterad projektmodell kan därför bli en form av kulturbärare då den kan sprida verksamhetens värderingar och syn på projektarbetet.
Allt fler verksamheter utvecklar en modell för sin projektverksamhet, för att underlätta arbetet. I många fall utgår projektgruppen från modellen men måste omarbeta och anpassa den efter den specifika situationen (Wenell 2001).Projektmodellen får inte stå och samla damm utan måste med jämna mellanrum ses över för att följa verksamhetens utveckling. Är projektmodellen lättförståelig samt har tydliga kopplingar till ordinarie verksamhet blir den grunden för ett ökat lärande (Blomé 2004). Projektmodellen ska genomsyras av de för projektet viktiga faserna.
3.2.1 Projektfaserna
Alla projekt ser naturligtvis olika ut men trots olikheter så följer alla projekt en kedja av faser som är likartad. Alla projekt drivs framåt genom olika typer av affärsbeslut. Dessa kan vara beslut om avtal med leverantörer etcetera. I projektsammanhang handlar dessa beslut om åtaganden som påverkar de möjligheter som verksamheten har för att uppnå verksamhetsmålen, att gå från tanke till handling för att sedan gå vidare till nästa fas. De fyra affärsbesluten följs av tre tydliga faser, där den sista fasen går att dela in i olika etapper. Dessa tre faser är förstudie, planeringsfas och genomförandefas. Genomförandefasen delas in i etapperna realisering, överlämning och avslut. I figur 3 syns de olika faserna tydligt, här framställs projektet som om en ny fas tar vid när föregående fas är slut, men detta är inte möjligt i verkligheten då faserna ofta överlappar varandra (Jansson & Ljung 2004).
Figur 3: Projektfaserna (omarbetad från Jansson & Ljung 2004 s. 83)
3.2.2 Förstudie
Enligt Jansson och Ljung (2004) finns fyra generella affärsbeslut som är relevanta i alla projekt.
Affärsbeslut 1 innebär att projektet går från om till hur. Detta första beslut är en viktig förändring av attityden i arbetet. Nu utreds inte längre om det ska bli ett projekt utan en lösning på hur projektet ska genomföras tas fram. Att skaffa underlag för att besluta om projektet ska genomföras eller inte är förstudiens syfte. Ofta genomförs en förstudie utan tankar på att starta ett projekt, det är först när beslutsunderlaget tagits fram som möjligheten att arbeta i projekt framkommer. Vid dessa tillfällen blir inte projektet tydligt förrän planeringsfasen tar vid. Vid andra tillfällen är förstudiearbetet så
Förstudie Planeringsfas Genomförandefas
Realisering Överlämning Avslut
16 omfattande att detta blir ett projekt i sig, som förberedelser inför stora projekt. Förstudien är ofta informell men bedrivs formella förstudier kan det vara bra med ett tydligt skrivet dokument att följa under studiens gång. Dokumentet blir ett så kallat förstudiedirektiv, alltså en uppdragsbeskrivning för den som ska leda förstudiearbetet (Jansson & Ljung 2004).
3.2.3 Planeringsfas
Planeringsfasen syftar till att ta fram planer och förbereda verksamheten inför projektets genomförandefas. När projektet går från förstudie till planeringsfas tas affärsbeslut 1. Har förstudien varit formell har redan en projektledare utsetts, annars utses denne nu. I detta skede beslutar en chef att starta projektet och det är denne chef som blir projektbeställare (Jansson &
Ljung 2004).
Projektplaneringen i ett projekt görs i huvudsak under planeringsfasen, men det krävs även planering under projektets genomförande och avslut eftersom förutsättningarna för projektet hela tiden ändras. Planeringen tar lång tid, men tiden tjänas ofta in flera gånger om under genomförandet. Syftet med planeringen är att skapa en tydlig överblick över vad som ska göras och i vilken ordning arbetsuppgifterna ska utföras. Planeringsfasen ska generera en tidsplan som projektgruppen kan följa under projektets gång. Tidsplanen är viktig för att gruppen lätt ska kunna bedöma hur de ligger till i arbetet och avgöra om målet kommer att nås i tid (Tonnquist 2008).
Det finns metoder för att lägga upp planeringen på bästa möjliga sätt. En metod kallas närzonsplanering, se figur 4, vilket innebär att detaljplaner görs för de inledande delarna i projektet, i närzonen. I fjärrzonen däremot finns en grovplanering över vad som komma skall. Figuren består av etappmål, de vita romberna, och övergripande aktiviteter, de vita rektanglarna. När projektet sedan fortskrider görs detaljplaner efterhand för att på så sätt kunna väga in omvärlden och förändrade förutsättningar. Nackdelen med denna metod är att det är svårt att få en exakt uppfattning om kostnaderna då inte alla aktiviteter är planerade än (Tonnquist 2008).
Närzon Fjärrzon
Figur 4: Närzonsplanering (omarbetad från Tonnquist 2008 s. 106)
17 En stor fördel med planeringsmetoden parallellutvecklingen, se figur 5, är dess förmåga att spara tid då många aktiviteter utförs samtidigt. Behöver projektgruppen tjäna in tid kan det därför vara bättre att arbeta utefter denna metod. Flera olika delar görs samtidigt i den mån det går, sedan sammanförs allting och ett test utförs innan projektet kan gå vidare. Nackdelen med denna metod är att stora risker tas då mycket arbete har utförts innan testet genomförs. Vidare kan detta innebära att de olika delarna inte passar ihop. Riskerna kan minimeras med olika avstämningspunkter som fungerar som referensramar för projektet (Tonnquist 2008).
En annan metod är vattenfallsmetoden, se figur 6, som innebär att en seriell utveckling sker i projektet. Varje del i projektet påbörjas och avslutas innan gruppen går över till nästa del, som till exempel att kravanalysen och kravspecifikationen färdigställs innan offertarbetet av eventet påbörjas. Det är viktigt att få ut så mycket information som möjligt av kunden för att kravspecifikationen ska bli komplett. Denna metod kräver dock mycket tid då varje steg måste verifieras innan arbetet med nästa steg tar vid. Varje steg måste klara av ett visst antal, på förhand bestämda, punkter för att kunna ha kontroll på att allt genomförts. Metoden är dock relativt riskfri då ingen aktivitet påbörjas förrän det är helt klart att den kan genomföras. Den ger en bra överblick över vad som kan göras och på det viset utförs inget steg i onödan (Tonnquist 2008).
Figur 5: Parallellutveckling Figur 6: Vattenfallsmetoden
(omarbetad från Tonnquist 2008 s. 108) (omarbetad från Tonnquist 2008 s. 107)
I ett projekt är det viktigt att både projektledare och projektbeställare är tydligt identifierade för att på så vis underlätta arbetet. De båda aktörerna ska komma överens om projektledarens uppgift, ansvar och handlingsfrihet. Det är en stor fördel om dessa gemensamma beslut dokumenteras i ett projektdirektiv (Jansson & Ljung 2004). Planeringen av ett projekt är viktigt då det ofta har snäva tidsramar, knappa resurser och arbetar ofta med en ”ny” eller krävande uppgift. Genom att planera så kan osäkerhet om vad som ska utföras reduceras (Wisén & Lindblom 2004). Planeringsfasen handlar om att analysera vilka förutsättningar som finns för projektet och avgränsa det, skapa de
Inledande kontakt med kund
Kravanalys &
kravspecifikation
Offertarbete
Genomförande av event Kundkontakt
Försäljning
Utveckling av plan
Test Test
Dokumentation
Genomförande av event
Slutrapport
