Planering av eventprojekt

I den undersökta litteraturen har olika tycke om hur planeringsprocessen ska se ut visat sig. De flesta är, trots olika sätt att uttrycka sig, någorlunda överens om hur planeringen bör se ut när det gäller event. En förstudie leder till att ett beslut om att fortsätta med eventprojektet eller ej tas, det kan också leda till att konceptet modifieras. Många event som producerats har följt olika rutiner för affärsbeslut av kunder och eventmanagement företag. När väl ett avtal är slutet, bör ett kontrakt skrivas på och eventet kan börja planeras (Getz 2005).

En eventplan, Event Strategic Plan, visar de olika stegen, resurserna, tidsramen och andra viktiga moment i eventplaneringen. En plan av detta slag görs för att öka chanserna att nå ett lyckat resultat av eventet. Enligt Goldblatt (2005) är det svårt att nå de mål som satts upp för eventprojektet utan en utförlig projektplan. Planen måste dock vara realistisk och visa att projektet levererar det kunden vill ha. Under planeringsfasen är det viktigt att involvera de ansvariga för varje del samt de som har mandat att ta viktiga beslut för att planen ska bli verklighetstrogen och möjlig att följa (Goldblatt 2005).

Genom att följa det avtalade konceptet och förstudiens utvärdering utformas en preliminär projektplan som visas för kunden som i sin tur ska godkänna den. Då påbörjas en mer detaljerad planering av eventprojektet. Följande punkter bör tas i beaktande (Getz 2005):

 genomförbarhet i termer av arenor, målgrupper, kostnader och intäkter etcetera.

 ett program för eventet

 en trolig budget

 planer och tidsplan

27

När den mer detaljerade eventprojektplaneringen startar bör en uppgiftsanalys samt arbetsplan utföras vilka ska leda till tidsplaner och slutgiltig budget. En av de svåraste uppgifterna i projektplanering är att bryta ner aktiviteter i så kallade arbetspaket där det så småningom ska gå att utläsa den kritiska linjen som är den minsta möjliga tid som projektet kan genomföras på.

Aktiviteterna ska kunna utföras av en eller flera personer med kända resurser inom en avgränsad tid.

När det gäller event behövs också en specificerad plats som då är en egen aktivitet. Exempelvis måste en kongressbyrå hitta den bästa lokalen för kongressen, lokalen får inte vara för stor eller för liten. För att göra en gedigen planering av arbetspaketen kan som sagt tiden som varje aktivitet tar läggas in samt resursåtgång och kostnader (Getz 2005).

En betydande del av ett eventprojekt är dess planering som är en process för att få alla komponenter att passa ihop. Det handlar om att förutse problem och ha lösningar för dessa även om det är omöjligt att upptäcka alla problem så kan i alla fall några risker minimeras. Under tiden som ett event planeras kommer det med största sannolikhet att förändras. Det går att använda ett events livscykel som en metafor för dess tillväxt och förändring under planeringsfasen. I figur 11 visas ett eventprojekts livscykel.

Figur 11: Ett eventprojekts livscykel (omarbetad från O’Tooles hemsida http://www-personal.usyd.edu.au)

28 O´Toole skriver på sin hemsida (http://www-personal.usyd.edu.au) att eventet startar med en idé eller ett koncept och första frågan som ställs är ”är det genomförbart?”. Detta leder till en diskussion och feedback som kan återföras in i konceptet vilket i sin tur kan komma att modifieras.

När det ser genomförbart ut påbörjas en planering av eventet. Under planeringen finns chans att upptäcka risker och ytterligare modifiera konceptet om det skulle behövas. Vissa aktiviteter i planeringen kan påbörjas medan resten av planeringen fortlöper. Vissa delar måste ses över under hela livscykeln, det kan till exempel vara budget samt tidsplan. Detta betyder att tidsplanen inte är ett statiskt dokument utan förändras under projektets gång. Under planeringen måste hänsyn tas till budget, risker, lagar och etik, detta är sedan något som följer hela projektets process. Delarna i modellen överlappar varandra.

Watt (2000) menar att det finns ett antal nyckelsteg för att ett event ska vara framgångsrikt. Stegen kan ses som en projektprocess där förstudie, planering, genomförande samt avslut finns med.

Stegen är följande och bör ske i ordningsföljd (Watt 2000):

 Ställ inledande frågor om eventet.

 Klargör och etablera eventets mål och fokus.

 Gör en förstudie och utvärdera resultatet; producera en skriven rapport.

 Utför en planering och metoder kring genomförandet samt rita en tidsplan.

 Säkra tillgångarna och behövda godkännanden.

 Lansera eventet.

 Etablera strukturer och rekrytera personal.

 Delge alla planeringsdokument och etablera fungerande kontrollsystem.

 Utför test-event genom förberedelser med bra personal samt bra kommunikation.

 Offentliggör eventet.

 Genomför en sista minuten dubbelkoll av checklistan på alla arrangemang.

 Genomför eventet enligt planerna och möjlig strategi.

 Recensera och utvärdera eventet efter genomförandet.

 Förbered en detaljerad rapport för personal samt för framtida användning.

Att planera för ett event är att förutsäga vad som måste göras och hur. Mängden planering som läggs ner i ett eventprojekt kan variera avsevärt men en viss planering är ändå nödvändig. Genom att planera utvinns syfte och mål med eventet. Watt menar att eventindustrin har mycket att lära av andra industrier när det gäller planering. Watt (2000) illustrerar eventets process i figur 12.

29 Figur 12: Eventprojektets process (omarbetad från Watt 2000 s. 9)

Modellen illustrerar hela eventets process från förstudie till genomförande och avslut. För att event ska vara så effektiva som möjligt är det viktigt att de ingår i en verksamhet och dess planering.

Oavsett storlek på verksamheten så bör event vara en del av hela verksamhetens mål och struktur, inte enbart en idé som genomförs slumpmässigt (Watt 2000).

Det är också av relevans att projektet har ett tydligt syfte som sedan kan brytas ned i mätbara prestationer i form av mål. Det är viktigt att ha klara och tydliga mål som alla i projektgruppen förstår. Alla bör också ha ett klart fokus och engagemang samt ett enat syfte. Målen bör enligt Watt (2000) vara “smart”:

Målen ska dessutom vara enkla och lättförståeliga och kommunicera rätt budskap. Event kan enligt Watt (2000) helt klart ledas av mål så länge de är klara och uppnåeliga. När alla behov och önskemål som projektet ska uppfylla är fastställda går det att ställa dessa mot denna smartteknik och på så sätt se om målen är uppnådda eller ej. När målen genomgått ”smart” principerna kan de skrivas in i projektplanen. Detta kan vara en av de svåraste delarna av projektet, att få alla inblandade parter nöjda med projektets mål (Haughey, www.projectsmart.co.uk).

External

30