Kongressverksamhet

Event är ett begrepp som omfattar många delar och uppsatsen syftar till att undersöka hur planeringsprocessen ser ut i olika eventverksamheter. De undersökta respondenterna arbetar delvis inom kongressverksamhet och därför följer här ett stycke med fokus på just kongress- och mötesverksamhet. Att kunna skapa framgångsrika mötesplatser är ett ständigt växande fenomen och genom att föra samman världens främsta tänkare, studenter och företrädare för näringslivet samt den offentliga sektorn kan kunskapsöverföringen öka markant. Under en kongress samlas alltså världens främsta inom ett område för att diskutera och få utbyte av varandras kunskap (Masuhr 2007). Masuhr (2007) hänvisar till Mats Hulth som menar att kongressdeltagarna är ”tillfälliga skattebetalare” och med det menar han att utländska deltagare betalar moms och skatter på allt de konsumerar men använder sig inte av sjukvård, barnomsorg eller äldreomsorg. Detta är ungefär samma som att påstå (Masuhr 2007, s. 10):

”…att vinna en kongress är som att flyga över staden och strö ut en massa pengar över den…”

International Congress and Convention Association, ICCA, definierar en kongress som följer (Mårtensson et al. 2004, s.49):

”…en kongress är ett möte med minst 50 deltagare som organiseras regelbundet och cirkulerar mellan minst tre länder…”

Affärsresor är resor som sker i samband med arbete, det kan vara alltifrån försäljningsarbete och utbildning till mötesverksamhet. Detta sätt att resa på utgör en stor del av ekonomin inom bland annat transport, inkvartering och servering (Blom & Nilsson 2005).

Masuhr (2007) menar att alla kongresser och möten är i behov av en erfaren projektledare. Denne ska ansvara för att styra och leda uppdraget mot de mål som är uppställda för projektet. Vidare är det komplext att driva en stor kongress från början till slut och det finns ofta inte möjlighet för en enda person att hantera alla bitar inom projektet. Det krävs många olika expertkunskaper av en projektledare än vad som kan anses rimligt. Det kan exempelvis vara allt från momshantering till produktion av hemsida. Bland det viktigaste en projektledare kan göra är att samordna de interna och externa resurser som finns och behövs. Det är stor skillnad på att arrangera en nationell kongress jämfört med en internationell kongress eftersom komplexiteten ökar vid relationer med utländska organisationer och gäster (Masuhr 2007).

3.5.1 Projektledning inom kongressverksamhet

Det är i början av ett projekt viktigt att utföra en noggrann analys av projektets behov för att fortsättningen ska bli så professionell och effektiv som möjligt. Att projektledaren ställer frågor och försöker samla på sig så mycket information som möjligt bör ses som något positivt som medför en bättre bild av vad projektet ska leverera. Koordinering blir allt viktigare ju närmre en kongress är i

31 tiden då fler leverantörer och andra parter är inblandade. Projektledaren spelar i slutfasen en avgörande roll, för ju närmre kongressen är desto mer viktig blir projektledningen. Om arrangören gör alla beställningar själv förväntas den samme också stå för all koordination, exempelvis ringa till bussbolaget om ändringar i sista stund (Masuhr 2007).

Att genomföra en kongress är som tidigare nämnts komplext. Dels på grund av sociala relationer och dels på grund av tidsaspekten. Det är möjligt att det går 3-5 år från det att kongressen bokas in till att den genomförs. I många fall är en kongress svår att koordinera då det inte är möjligt att så långt i förväg boka in hotell, transporter, middagar, teknik samt möteslokaler. Detta beror på att antal gäster, sponsorer och seminarier inte är färdigplanerade. Dock är det viktigt att reservera logi och möteslokaler och detta kanske måste göras innan beslut har fattats från projektbeställarens sida om att genomföra kongressen i staden (Masuhr 2007). Grovt indelat finns det två sätt som kongressbyråer jobbar på, PCO, Professional Congress Organisors, och CVB, Convention Bureau, som beskrivs nedan.

3.5.2 Professional Congress Organisors

En PCO, Professional Congress Organisors, är ett företag som är specialiserat på att anordna kongresser och konferenser. Ofta har en PCO en mängd kunskap om omgivningen och har arbetat många år i branschen. Företaget arbetar fram olika förslag till kunden och lämnar över en offert på dessa. Sedan är det upp till kunden att välja hur de ska gå vidare. En PCO tjänar pengar på: vad de kan, vad de gör och på provisioner (Masuhr 2007).

Det finns olika typer av PCO:er, lokal PCO och kärn PCO. Den lokala PCO:n är specialiserad inom ett avgränsat geografiskt område som till exempel en stad. Genom att ha fullt fokus på den lokala marknaden kan företaget arbeta upp stora nätverk som leder till spetskompetens. Förutsättningarna ökar därför för att få en lyckad kongress då en lokal PCO är mer förankrad i den lokala marknaden och känner till leverantörers styrkor och svagheter (Masuhr 2007).

En kärn PCO har långtidskontrakt med en verksamhet som den följer under en längre tid och är således inte bunden till ett visst land eller en viss stad. Samarbetet sker därför nära verksamhetens ledning och följer på så sätt dess visioner och mål. En kärn PCO följer med sin kund under en längre tid och har därför möjlighet till utvärdering och uppföljning av det genomförda arbetet och kan på så vis effektivisera sitt eget arbete (Masuhr 2007).

3.5.3 Convention Bureau

En CVB, Convention Bureau, har som affärsidé att fungera som ett icke vinstdrivande företag och har heller inga kommersiella avsikter. Dess syfte är att marknadsföra stadens kongressmöjligheter.

En CVB får kommunala bidrag och vidare finansierar de sin verksamhet genom medlemsavgifter samt genom att söka stöd för olika marknadsaktiviteter. Medlemmar i projekten brukar vara hotell, kongressanläggningar, PCO-företag samt andra leverantörer. En CVB erbjuder opartisk information

32 om destinationens service- och facilitetsmöjligheter (Masuhr 2007).

En CVB bör kontaktas i en tidig fas om en kongress ska försöka fås till staden. Arbetet börjar med att CVB:n får information om kongressen, hur många deltagare väntas och hur brukar lokalbehovet se ut. Detta görs för att CVB:n ska få en bra utgångspunkt i planeringsarbetet (Masuhr 2007).

33