Visit Karlstad

Visit Karlstad arbetar med kongress- och konferensverksamhet regionalt, nationellt och internationellt. I nuläget byggs en ny arena för att möta det växande behovet av mötesplatser och det arbetas intensivt med att sätta Karlstad på kartan inom denna nisch. För att få en inblick i Visit Karlstads verksamhet hölls ett möte med försäljnings- och marknadsföringschefen, Maria Larsson, den 7 januari 2010. Mötet resulterade i ett väckt intresse kring event så som kongresser och konferenser. Med utgångspunkt i detta formulerades ett syfte för uppsatsen. En intervju genomfördes med försäljnings- och marknadsföringschefen samt verksamhetens kongressäljare, Birgitta Sefastsson, den 16 mars 2010. En sammanställning av intervjumaterialet följer i detta kapitel.

4.1.1 Bakgrund Visit Karlstad

AB Visit Karlstad bildades i oktober 2003 som en ekonomisk förening med syfte att marknadsföra och sälja Karlstad som destination för kongresser, konferenser och event. 2008 avvecklades AB Visit Karlstad då Karlstad kommun köpte varumärket Visit Karlstad för att bilda ett nytt bolag. AB Visit Karlstad drev fastigheten Carlstad Conference Centre som mellan 2006-2008 ägdes av Mötesplatsen KB. De sålde fastigheten i december 2008 till Storebrand. Fastighetsägarna tillsammans med andra aktörer bestämde sig för att starta projektet att bygga en ny arena för kongresser, konferenser och event. Den största lokalen i den nya arenan rymmer 1600 personer och marknadsförs som en av nordens största och modernaste kongressanläggningar. Det nya bolaget Visit Karlstad samägs av Karlstad kommun, Mötesplatsen KB, Färjestad BK, Löfbergs Lila Fastigheter, Konsum Värmland, Visit Members, The Paper Province, Compare och Folkets Hus.

4.1.2 Intervju

Maria Larsson arbetar som försäljnings- och marknadsföringschef på Visit Karlstad med uppgift att leda försäljning och hitta rätt målgrupper. Hon har arbetat i verksamheten, genom ombildningar, i cirka fem år. Birgitta Sefastsson arbetar som kongressäljare inom verksamheten sedan 15 februari 2010. Hon har sedan tidigare stor erfarenhet av branschen samt ett brett kontaktnät.

Visit Karlstads främsta fokus i nuläget är att få bolaget att fungera genom olika strategi- och affärsplaner samt visioner. Ett gediget arbete läggs ner på att finna stora event och för detta finns olika strategier även om Visit Karlstads strategiplan inte är helt färdigställd. Genom att kontakta gamla kunder och informera dem om vad som är på gång har de kommit en bra bit på vägen enligt Birgitta Sefastsson och Maria Larsson. I dagsläget pågår projektet med att organisera

34 landsbygdsriksdagen i Sunne där Visit Karlstad har ansvar för att sköta alla bokningar från hotell till studiebesök och middagar.

”…varje större möte blir ett projekt men med olika innehåll…”

Birgitta Sefastsson, kongressäljare, Visit Karlstad

En strategi för att få dessa möten till Karlstad är att försöka hitta personer med stora nätverk som själva deltagit i stora evenemang, möten och kongresser. Dessa kan vara den förlängda armen och hjälpa Visit Karlstad att locka hem affärer. Dessutom är Visit Karlstad medlem i ICCA som tillhandahåller en databas där företag och verksamheter världen över kan registrera sig och söka potentiella kunder. Det gäller att hitta ambassadörer för Värmland som kan marknadsföra destinationen ytterligare. Vidare berättar respondenterna att de alltid vill hitta rätt lösning för kunden och finna en helhet utifrån kundens krav. Visit Karlstad erbjuder allt från administration till ren projektledning där budgetering och tidsplaner ingår.

4.1.3 Definition

Ett event definierades av Maria Larsson som menar att det till ett event i den nya arenan måste uppvisas en biljett. För att det ska få kallas event i den nya arenan måste det alltså finnas en köpt biljett till eventet. När det gäller begreppet kongress hänvisar respondenten till ICCA:s definition som nämns på sidan 30.

4.1.4 Projektprocessen

Visit Karlstads projekt löper efter en viss process, där förstudien görs i samarbete med kunden där dennes önskemål tydligt ska framgå. Här bollas idéer fram och tillbaka och det gäller för Visit Karlstad att få så mycket information som möjligt om kunden. I planeringsfasen ingår offertförfrågan som pendlar mellan kunden och verksamheten så att alla krav och önskemål tillgodoses. Här preliminärbokas även hotell och lokaler in så att dessa finns till förfogande om kunden väljer att genomföra kongressen i Karlstad. Samarbetet med hotellen är därför viktigt och en ständig dialog måste föras så inga missförstånd uppstår. När kunden godkänt offerten skrivs ett avtal. I nuläget följer Visit Karlstad med in i genomförandefasen men när den nya arenan står färdig är tanken att personalen där ska ta över i denna fas. Anledningen till att Visit Karlstad inte kommer att följa med i genomförandefasen beror på att de måste jobba vidare med försäljningsbiten för att få hem fler affärer. Det är inte nödvändigtvis den nya arenan som övertar genomförandet utan andra aktörer runtom i Karlstad är även de viktiga samarbetspartners. Eftersom Visit Karlstad lämnar över ansvaret för genomförandet av ett event är det av största vikt att ett ömsesidigt förtroende råder. För att få ett avslut så sker återkoppling till kunden efter varje event.

35

”…vi tar emot ris och ros och för det sedan vidare. Man kan ju aldrig bli bättre om man inte får kritik…”

Maria Larsson, försäljnings- och marknadsföringschef, Visit Karlstad

Tanken i framtiden är att verksamheten kommer att växa ju närmre eventprojektet är sitt genomförande. Personalen som kallas in när verksamheten växer måste ha hög kompetens inom området för att garantera en hög kvalitet. Det är verksamhetens kapacitet som avgör hur många projekt som kan hållas löpande samtidigt.

Alla kunder är unika i sitt sätt att tänka kring event och för att tydliggöra detta följer ett konkret exempel: när projektet av en läkarkongress startar är en projektledare redan tillsatt som under två år följt läkarkongresser på andra orter. Detta för att få erfarenhet kring hur denna typ av kongress genomförs. Det ingår också att medverka två år efter att uppdraget som projektledare är över för att föra kunskapen vidare. Sammanfattningsvis är personen projektledare under ett år, men delaktig i sammanlagt fem år. Under projektets process är den anlitade kongressbyrån mer delaktig i början av projektets gång, samt ju närmare kongressen är i tiden. En del av Visit Karlstads kunder föredrar att de deltar på en kongress i en annan stad året innan den hålls i Karlstad för att se vad som krävs av dem som arrangör.

4.1.5 Arbetssätt

I nuläget arbetar Visit Karlstad som en PCO där de tar en lägre avgift för sina medlemmar jämfört med en CVB. Maria Larsson berättar att de tar ut en provision för att göra det mer rättvist för sina medlemmar. Den som får mest affärer och flest kunder betalar högst provision till Visit Karlstad.

Hur mycket Visit Karlstad marknadsför Karlstad beror på försäljningsgraden samt hur mycket finansiellt stöd de får in av sina medlemmar. Med största sannolikhet kommer detta arbetssätt att förändras när arenan står klar. Verksamheten kommer att arbeta mer åt arbetssättet CVB när den blivit mer etablerad, det vill säga icke provisionsbaserat.

4.1.6 Möten

Just nu arbetar tre personer med att sälja in Karlstad som eventstad. Dessa tre har varannan vecka så kallade säljmöten där de uppdaterar varandra om status på olika projekt. Dessutom har de veckomöten där även VD:n deltar. Dessa möten förekommer genom hela projektprocessen. I uppstartsprocessen av verksamheten är det viktigt att alla kan stå bakom det material som tas fram för marknadsföring och planering av verksamheten. Därför är kommunikationen viktig och genom tydliga rutiner kan arbetet underlättas. Personalen använder sig av en gemensam databas där exempelvis beslut i olika frågor finns dokumenterade.

36