3. Metod
3.6 Datainsamling
Holme och Solvang (1997) säger att processen för val av källa till datainsamlingen kommer naturligt ur den valda frågeställningen. Datainsamling kan ske på två olika sätt enligt Olsson och Sörensen (2011), primärt och sekundärt. Holme och Solvang (1997) trycker på vikten av att förklara forskarens förhållande till insamlat material. De menar på att i vissa fall kan det vara svårt att avgöra vad som anses vara primär respektive sekundärdata. Andersen (2008) nämner att datainsamlingens typ styrs till stor del av de tidigare metodvalen som exempelvis ansats, metod och forskningsdesign. Vidare pekar man även på att praktiken ofta skiljer sig från den tänkta metoden, vilket medför att fastlagd metod kan tänkas variera genom arbetets gång. Insamlad data behandlas som antingen sekundär- eller primärdata beroende på hur de har kommit till stånd.
Definitionen på de olika typerna av data kommer ur huruvida det är egenhändigt komponerad data eller “lånat” av källor. (Andersen, 2008; Olsson & Sörensen, 2011) 3.6.1 Primärdata
Primärdata är vad forskaren själv åstadkommit genom studien. Den formen av data kan också delas in i undergrupper som stimulidata och icke-stimulidata. Kvalitativ
stimulidata sägs vara ett resultat av bland annat progressiva intervjuer. Vidare förklaras icke-stimulidata som observationer. (Andersen, 2008)
31 Vi har valt att utgå från en delvis delaktig observation, som sedan kompletteras med kvalitativa intervjuer på det valda fallföretaget. Detta för att besvara frågeställningarna på ett rättvisande sätt. Kontakt med företaget togs i samband med att vi ansåg den teoretiska och metodologiska efterforskningen var avklarad. Vi hävdar att tack vare rigorös efterforskning och förberedelse kan vi redovisa en väl genomför insamling av kvalitativ primärdata.
Observation
Vi valde att göra en observation på fallföretaget eftersom vi ville finna ett naturligt svar, det vill säga i motsats till intervjuer som kan bli begränsade då de ofta är mer eller mindre strukturerade. Observationen möjliggör att man kan se beteendet från ett annat perspektiv (Fangen, 2005). Observationen ligger som grund för de kompletterande intervjuerna som gjordes för att få fram ett trovärdigt resultat.
Figur 5, Observationsprocess
Figur 5 visar en översiktsbild över processen till vår valda observationsroll vilket kommer framhävas i denna kapiteldel. Holme och Solvang (1997) förklarar observationer som en kvalitativ datainsamlingsteknik och hävdar att observationer medför tungt arbetet för forskaren. Centrala element vid observationsförfarandet för forskaren sägs vara att se, höra och fråga. Eftersom vi väljer ett mindre svenskt fallföretag som har en stark gruppkemi väljer vi detta tillvägagångssätt då Holme och
32 Solvang (1997) säger att observationer är utomordentliga vid strävan att uppfatta uttryck och interaktioner inom ett kollektiv, framförallt i slutna system. Vi håller med Holme och Solvang (1997) angående att slutna system kan vara en liten grupp individer med blandad kemi. Rent praktiskt går vi in i objektet, i detta fall fallföretaget, för att lyfta och tolka observationer. Holme och Solvang (1997) pekar på att momentet med observation ställer krav på forskaren om god moral, då detta omfattar mer eller mindre intima interaktioner mellan forskaren och valt objekt. Ser man till observationer kan de framställas i en kvalitativ och en kvantitativ studie. Man kan omöjligt observera allt som händer samt att det är beroende på individ vad denne observerar. Eftersom vi är två forskare som gör denna studie kommer vi tolka vissa saker olika, eftersom olika
individer tolkar, ser, observerar olika (Olsen & Sörensen, 2011).
Det finns tre olika typer av observationer; deltagande, direkt och indirekt observation.
Olsen och Sörensen (2011)
Den deltagande observationen innebär att man agerar som deltagare och observerar ett visst beteende som är viktigt för resultatet och dess giltighet. Denna observation bör göras utan någon förvarning för att erhålla ett bättre resultat (Fangen,
2005). Huvudsyftet med en deltagande observation är att kunna ”beskriva vad människor säger och gör i kontexter” (Fangen, 2005:33). Man får beakta vilka aktiviteter som startas av de anställda och i så fall vilken position dessa har inom organisationen. Fördelen med en deltagande observation är att man får en direkt erfarenhet till problemet, inte någon information i andrahand. Fältarbetet framhäver reflektion som en vital del, samt att man kommer kunna öka sin förståelse när man observerar individerna (Fangen, 2005). I en deltagande observation kan man, i vissa fall, få information som man inte får ut av exempelvis intervjuer. Det kan vara svårt för individerna att sätta ord på sina tankar och en deltagande observation öppnar nya möjligheter till detta (Fangen, 2005). Deltagande kan observeras på heltid för att få en ännu större förståelse av forskarens problemformulering.
Den direkta observationen utspelar sig i vår omgivning och kan inkludera inspelningar av olika slag. Fördelar med denna är att man kan få ett mer precist resultat eftersom dessa inspelningar, exempelvis video och TV, går att ses på flera gånger om. Inom denna observation ser man till hur försökspersonen agerar, inte helt säkert varför den
33 agerar som den gör. Dock kan en direkt deltagande observation störa den dagliga
arbetsmiljön då man väljer att spela in, vilket gör denna observation olämplig för vår studie. Likaså indirekta observationer, vilket innebär att man observerar något slags mätvärde på dess instrument, exempelvis bullermätare (Olsen & Sörensen, 2011).
Nackdelar med de två sistnämnda observationerna är att direkt observation kan störa den dagliga arbetsmiljön då man väljer att spela in. Indirekta observationer innebär att man observerar något slags mätvärde på dess instrument, exempelvis bullermätare. Vi anser att direkt och indirekt observation är olämpligt för vår studie, dels tror vi att observationsobjekten skulle blir störda i den dagliga kommunikationen genom att de blir hämmade när exempelvis mikrofon eller videokamera spelar in deras aktioner.
Observationsroll
Inom deltagande observationer finns det olika roller; delvis deltagande observation, icke-deltagande observation och fullt deltagande observation. Vår valda
observationsroll är den förstnämnda. Vid delvis deltagande observationer menas att man befinner sig bland deltagarna. Man observerar och samtalar till viss del med deltagarna, men inte till den grad att ens närvaro stör gruppen. Ska man försöka smälta in krävs det att man småpratar men dock är det viktigt att följa de sociala reglerna som finns i deltagarnas miljö (Fangen, 2005). Vi anser att denna roll passar in eftersom vi vill observera ett beteende. Den delvisa deltagande observationen möjliggör att vi kan få vara delaktiga under arbetsdagen men ändå inte vara i vägen. Vi följer Fangen´s (2005) uttalande om att delvis deltagande observationen är ett mellanting av den
icke-deltagande observationen och den fullt icke-deltagande observationen. Det resulterar i att man varken får en för objektiv eller för subjektiv syn på fältstudien. Man behöver vara delvis delaktig för att känna av verkligenheten men ändå kunna behålla sin relativt objektiva syn på fältstudien (Fangen, 2005). Det är viktigt att inte komma för nära inpå deltagarna, vilket Whyte (1981) menar kan vara svårt. Man vill ju observera men inte bli för subjektiv.
Vi avstår från den icke-deltagande observationen och fullt deltagande observationen.
Den förstnämnda ”lyssnar till kommunikationen till exempel genom ett fönster” (Fangen, 2005:145), vilket kan leda till att man får en missvisande bild av verkligheten. Icke-deltagande observatören får en extremt objektiv syn vilket kan vara missvisande för förståelsen, samt att deltagarna kan känna att observatörens närvaro är skrämmande
34 (Fangen, 2005). Motsatsen till icke-deltagande observation är som sagt den fullt
deltagande observationen, vilket innebär observatören ska vara en i gruppen.
Observatören får en mer subjektiv känsla och detta tillvägagångssätt kan vara svår vid opassande miljöer, exempelvis våldsamma miljöer. Eftersom vi varken vill vara en i gruppen eller stå helt utanför gruppen föll vårt val till den delvis deltagande
observationen.
Tillvägagångssätt delvis deltagande observation
När man studerar visst beteende är viktigt för resultatet och dess giltighet, att observationen bör genomföras utan någon förvarning. Detta för att erhålla ett lyckat resultat. Man gör en så kallad fältanteckning på det man observerar (Olsen & Sörensen, 2011). Genomförandet av observationen bör tas på allvar och det är vitalt att följa de förberedelser man har kommit fram till, vilket eftersträvas för att genomförandet ska bli gjort på bästa sätt. För att förbereda sig bör man se över vilken typ av material som skall samlas in. Det är även centralt att man behandlar insamlandet av material genom dessa fältanteckningar (Fangen, 2005; Holme & Solvang, 1997).
Vi valde att förbereda oss på bästa sätt innan vi observerade. Beroende på vad
observationen resulterar i var vi öppna för att ändra problemställningen allt eftersom, om vi kände att det var nödvändigt. Detta kan liknas med en priori-hypotes, vilket definieras som förhandsantaganden som inte är helt formulerade, men som ”tillåts växa fram efter hand” (Fangen, 2001:37). Vi har avgränsat observationen på så sätt att det inte är strikt anpassad till att observera just en hypotes, då det strikta tillvägagångssättet kan skapa tunnelseende och missa en del av verkligheten (Fangen, 2005). Dock var vårt observationsschema konkret uppsatt för att möjliggöra en lättare observation. Vi visste vad vi ville leta efter och valde organisationsfältet efter det. Vi hade förberett oss med några väldigt öppna frågor om man skulle vilja samtala med någon på organisationen vi observerade. Innan vi tog kontakt med organisationsfältet valde vi att studera företaget.
Detta för att få en förförståelse av organisationen och visa en professionell sida av oss själva. Fangen (2005) nämner förförståelse och överblick över fältet som två viktiga aspekter angående förberedelser innan observationen utförs.
Vi har valt att studera ett mindre företag. Den organisation vi valde att observera tycker
35 vi var representativt för studiens syfte. Vi tog kontakt med det berörda företaget och presenterade vårt forskningsprojekt. Vi fick tillgång till att göra vår observation.
Eftersom vi valde detta fallföretag anser vi att det var lättare att skapa förtroende bland de vi observerade. Anpassning till kultur, språk och förtroende anser Fangen (2011) vara viktiga faktorer i en observation. Fangen (2011)menar på att skapar man inget förtroende får man inte veta något beteende på djupet. ”Att observera gör det enklare att ställa bra frågor” (Fangen, 2011:77). Vi valde en delvis deltagande observation eftersom vi varken ska vara ”ett med gruppen” men inte heller stå utanför och observera.
“Det är relativt vanligt att kombinera deltagande observation med kvalitativa intervjuer”
(Fangen, 2011:188). Tanken var att efter vi hade genomfört observationen skulle vi komplettera observationen med kvalitativa intervjuer. Vi anser att helhetsbilden blir bättre eftersom man under observationen har byggt upp en tillit som skapar en mer betydelsefull intervju. Helhetsbilden blir bättre eftersom man har möjlighet att intervjua angående det man har observerat om. Det visar att vi har införskaffat oss kunskap som vi inte hade haft om vi enbart hade genomfört en kvalitativ intervju (Fangen, 2011).
Kvalitativ intervju
Från enkla och raka frågor till komplexa svar sägs vara gången för den kvalitativa intervjun. Trost (2010) hävdar att resultatet av kvalitativa intervjuer ofta är omfattande.
Han menar att efter bearbetning av materialet går det att se uttryck, tankar och idéer hos respondenterna. Trost (2010) styrker även antagandet om kvalitativt förhållningssätt för att se mönster. I kvalitativa intervjuer väljer forskaren att referera till respondenten i allmänna och inte specifika termer, exempelvis ung kvinna snarare än specifik ålder.
Enligt Trost (2010) är det förfarandet relevant då kvalitativa intervjuer refererar till kategorier av respondenter snarare än mätbara variabler. Förberedelse sägs vara nyckeln till en framgångsrik intervju. Strukturerade intervjuer med ett uttalat tema är att föredra enligt Trost (2010). Han förklarar begreppet strukturering av intervjun som
standardiserade frågor som tillåter öppna varierande svar. Vidare trycker han på att temat styr intervjun in mot arbetets syfte, arbetets uttalade syfte och problemställning.
Trost (2010) hävdar att tanken på en helt ostrukturerad och öppen intervju är problematiskt då syftet med stor sannolikhet försvinner.
36
”In short, a more open-ended, conversational interviewing style generated more engaged personal narratives and more candid opinions. It also tended to humanize the interviewer and diminish her power and control of the process”. (Foley, 2002/2005:223)
Enligt Trost (2010) sägs det vara centralt vid intervjun att försöka lyfta begrepp som upplevelse och känslor. För att svaren inte skulle bli korta valde vi att formulera frågor som syftar till förklarande svar, exempelvis “vad hände?” snarare än “hur kändes det?”.
Eftersom observationen gjordes innan intervjun, kunde vi koppla våra tankar om observationen till intervjun med respondenterna. Vi anser att det skapade mer
förstående och en levande intervju från båda parter. Trost (2010) nämner att intervjun främst ska sträva efter att låta respondenten tala utifrån fastlagda frågeställningar.
Frågeställningarna bör vara övergripande och inte specifika. Vi övade in frågeställningen så att vi kunde recitera utantill vid genomförandet, detta för att intervjun skulle ”flyta” naturligt (Trost, 2010). ”The idea should be to put the
respondent at ease, so that he will talk freely and fully” (Selltiz et al, 1965:576/2005) Lofland (1971/2005) säger att många forskare skiljer på djupa, öppna ostrukturerade intervjufrågor och delaktig observation. Han nämner dock att dessa två tillvägagångssätt går att förena eftersom båda är uppbyggda på ett mindre strukturerat och formellt sätt.
Där någon slags hierarkisk antydan finns på arbetsplatsen man intervjuar, bör man hålla ett ödmjukt, snällt och trevligt angreppssätt till respondenten. Trost (2010) tycker att intervjuaren bör vara väl påläst inför genomförandet. Exempel på utformning av frågeställning enligt Trost (2010):
Yrkesbenämning och kön
Arbetsuppgifter
Erfarenheter av ”syftet”
Tankar om problem
Förslag till lösning
Genomförande
Andra dagen på observationsföretaget fick vi möjligheten att genomföra intervjuer. När det var tid till intervjuer på företaget fick vi tillgång att använda ett kontor att utföra våra intervjuer på. Kontoret var uppbyggt som ett klassiskt kontor med ganska ljusa
37 färger och en massa material genom papper och pärmar. Från kontoret fanns ett stort fönster riktat ut mot arbetsplatsen vilket kunde likna mer eller mindre ett kontor byggt på Fayols principer. Med det menar vi att man kunde se alla jobba. Mitt i kontoret fanns ett bord med frukt och man kunde prata ostört. Respondenternas intryck var att de mer än gärna blev intervjuade då det till och med bildades en kö utanför kontorsdörren.
Detta anser vi delvis kan vara beroende av en lyckad observation. Under själva intervjun med de anställda valde vi att bära vardagliga kläder för att inte sticka ut på något sätt, vilket Fontana (1977/2005) nämner som ett bra tillvägagångssätt.
Det sägs vara viktigt att intervjuaren leder intervjun och ställer alla frågor. Men för att hålla intervjun levande anser Trost (2010) att intervjuaren skall lyfta iakttagelser som respondenten inte lagt större vikt vid. Vi valde att ha intervjuerna uppbyggda på en dialog vilket Foley (2002/2005) anser uppmuntrar respondenten till att vara mer delaktig i sina svar. Under intervjun höll vi ett informellt intervjusynsätt, för att kunna skapa en öppen och trevlig intervjumiljö. Marcus och Fischer (1986/2005) nämner att intervjuer som är helt strukturerade, passar bättre in om man samlar in kvantitativ data.
Grundat på detta valde vi att ha några öppna huvudfrågor för att möjliggöra en
dynamisk intervju där fokus ligger vid respondenten och dess delaktighet. Vidare valde vi även att använda oss av inspelningsapparater för att garantera att intervjuerna blir fullkomligt redovisade, i empirikapitlet, där inga för arbetet vitala delar glöms bort. Vi började alla intervjuer med att beskriva vad vår observation gick ut på och ställde sedan våra frågor. För att minska förekomsten av frågor från respondenten valde vi även att förklara vissa för arbetet grundläggande begrepp, exempelvis intern kommunikation och kommunikationskanaler. Detta för att respondenterna skulle bli mer införstådda i
studiens syfte samt att minska förekomsten av frågor som kan resultera i att intervjuerna blir osammanhängande. Genom att ställa öppna frågor kring ämnet upplever vi att respondenterna fick möjlighet att beskriva sin syn på fenomenet utan att vi styrde dem dit vi ville. Vi ställde även följdfrågor vid behov för att ytterligare leda intervjuerna. Vi upplevde att respondenterna väldigt gärna ville bli intervjuade vilket blev tydligt då den ena var klar stod den andra utanför dörren och väntade. Vi har använt oss av mallen för intervjufrågor som redovisas av Trost (2010). Utifrån mallfrågorna formulerade vi relevanta och kvalitativa frågor som är kopplade till arbetets syfte. För att hålla intervjun flytande enligt en kvalitativ intervju valde vi att undvika direkta frågor.
38 De frågor som vi valde att leda intervjun kring var:
Hur går dina tankar angående användandet av kommunikationskanaler inom organisationen?
Hur upplever du kommunikationen på arbetsplatsen?
Upplever du att kommunikationen kan misstolkas och på vilket sätt?
Vad anser du borgar för en god kommunikation på arbetsplatsen?Respondentgruppen utgjordes av såväl ledarperspektiv som medarbetarperspektiv. För att lyfta en varierande demografisk bild, valde vi att intervjua respondenter av båda könen, varierande åldrar samt nationalitet. Vi har valt att namnge respondenterna enligt kodnamn som betecknar deras position inom företaget. Inledningsvis betecknas deras position med antingen bokstaven L för ledare eller M för medarbetare. Vidare har lagt till en siffra med syfte att underlätta sökning i empirin till vem som redovisar vad.
Ledare utgörs av respondenterna L1 och L2. Respondenterna M1, M2 och M3 utgör de intervjuade medarbetarna.
Intervjuerna genomfördes i ett avskilt rum då respondenterna fick möjlighet att föra sitt resonemang utan risk för störande moment. Då intervjuerna genomfördes löpande under en del av dagen medförde det tyvärr att vi som intervjuledare inte fick möjlighet att följa med under lunchrasten. Vi är medvetna om att man kan anta att respondenterna öppnar sig och att mönster visar sig på rasten som vi annars inte skulle få möjlighet att se. De tillfällen då respondenterna samlas i grupp är vi övertygade att saker och ting som sägs kan vändas och modifieras för att passa gruppens jargong, vilket vi hävdar som mindre centralt för arbetets syfte. Det är respondenternas subjektiva uppfattning som arbetet vädersätter, inte den sociala uppfattningen. Vi inledde intervjuerna med att förklara att allt som sades var anonymt, vilket respondenterna uppskattade och gjorde att de uppfattades som mer avslappnade.
Vi väljer att under bilagor redovisa det empiriska resultatet enligt svaren på intervjufrågorna.
39 3.6.2 Sekundärdata
Kvalitativ sekundärdata sägs vara information som förskansats genom studier av allmänna dokument om forskningsobjektet (Andersen, 2008). Sekundärdata sägs medföra viss fördel mot primärdata, främst rent kraftansträngningsmässigt. Andersen (2008) hävdar att om forskaren lånar data från källor sparas tid och resurser. Han nämner tre former av sekundärdata; processdata, bokföringsdata och forskningsdata.
Processdata förklarar Andersen (2008) som exempelvis brev, video och filmer.
Sekundärdata som springer ur olika typer av register benämns som bokföringsdata.
Forskningsdata är som det låter kunskap som kommer från andra forskares resultat (Andersen, 2008).
Vi har valt att hålla användandet av sekundärdata till ett minimum. Detta då arbetet är deduktivt med kvalitativt fokus som främst ämnar se på specifika fenomen inom organisationen och inte på organisationen i stort. Den sekundärdata som har redovisas i arbetet är främst ämnat att redovisa bakgrundsfakta om den fokuserade organisationen.
Detta för att läsaren ska ges möjlighet att övergripande förstå runtom liggande
omständigheter till den studerade organisationen. Då vi anser att en organisation är ett system av uttryck, tror vi att en mindre organisationsbeskrivning är viktig för att sätta syftet och fokusområdet i en helhet. De källor som utgör sekundärt redovisade data, är företagets Internetsida samt årsredovisningar.