1
Spelar storleken någon roll?
– En studie i hur väl kommunikationsteorierna stämmer överens med det dagliga samtalet på ett mindre svenskt företag
Författare: Christopher Damm
Human Resource Management
Johan Landström Health Management
Handledare: Olle Duhlin Examinator: Mikael Lundgren
Ämne: Organisation
Nivå och termin: Kandidatuppsats, HT 2011
2 Förord
Vi vill först och främst tacka vår examinator Mikael Lundgren för väl genomförda seminarier under uppsatsens gång, samt vår handledare Olle Duhlin och de opponenter som har kommit med konstruktiv kritik längs uppsatsens gång.
Därefter vill vi tacka det fallföretag vi fick vara möjligheten att vara på. De fick oss att känna oss välkomna, få möjlighet till att observera samt att intervjua större delen av personalen.
Slutligen vill vi rikta ett tack till oss själva för ett bra utfört arbete och att samarbetet har fungerat utmärkt.
Tack alla!
2012-01-13 Kalmar
________________ _______________
Christopher Damm Johan Landström
3
Sammanfattning
Kandidatuppsats, Ekonomihögskolan vid Linneuniversitetet, Kalmar 2FE45E, HT 2011
Författare: Christopher Damm och Johan Landström Handledare: Olle Duhlin
Examinator: Mikael Lundgren
Bakgrund: Vikten av organisatorisk intern kommunikation beskrivs först på en bred grund för att sedan fokusera mer på kommunikationskanalernas användande. Vi problematiserar vidare i problemdiskussionen att många av de studier som genomförts har fokuserat på större företag.
Syfte: Syftet är att kartlägga hur väl vedertagen teori stämmer överens på ett mindre företag. Genom observationer och kompletterande intervjuer inom ett representativt svenskt företag vill vi i synnerhet belysa organisationsmedlemmarnas syn på den dagliga kommunikationen. Vidare syftar vi att analysera den teoretiska referensramen, vilket möjliggör en djupare förståelse av den interna dagliga kommunikationens förutsättningar i ett mindre svenskt företag. För att besvara uppsatsens syfte har vi framställt följande frågeställning; Är vedertagen teori tillräcklig för att framhäva det dagliga samspelet mellan den kommunicerande ledaren och mottagande medarbetarna på ett mindre svenskt företag?
Metod: För att svara på studiens syfte har vi valt att använda oss av en deduktiv ansats med ett kvalitativt fokus på ett fallföretag.
Vi redovisar för den information som framgick genom en observation och intervjuer på fallföretaget angående den teorin vi ville testa.
Resultat och slutsatser: Analysen visar på hur vedertagen teori stämmer överens med
det dagliga samtalet på fallföretaget. Analysen belyser hur ledaren som kommunikatör,
kommunikationskanaler samt för kanalernas användande. Utifrån analyserna hävdar vi
att den vedertagna teorin till stor del stämmer överens med hur det dagliga samspelet
mellan den kommunicerande ledaren och mottagande medarbetarna artade sig på
fallföretaget!
4
Innehåll
1.Inledning ... 6
1.1 Bakgrund ... 6
1.2 Intern kommunikation ... 6
1.3 Problemdiskussion ... 8
1.4 Problemformulering ... 9
1.5 Syfte ... 10
1.6 Studiens begränsningar ... 10
1.7 Disposition av studieprocessen ... 11
2. Teoretisk referensram ... 12
2.1 Ledaren som kommunikatör ... 12
2.2 Kommunikationskanalerna ... 16
2.2.1 Skriftlig kommunikationskanal ... 17
2.2.2 Muntlig kommunikationskanal ... 17
2.2.3 Elektronisk kommunikationskanal ... 18
2.3 Kommunikationskanalernas användande ... 18
2.3.1 Kanalernas innehållsrikedom (Media Channel Richness) ... 19
2.3.2 Meddelandets förmedling och uppfattning ... 20
2.4 Teoretiskfrågeställning ... 22
3. Metod ... 24
3.1 Metoddisposition ... 24
3.2 Angreppsätt ... 24
3.3 Kvalitativ forskningsmetod... 26
3.4 Forskningsdesign ... 27
3.4.1 Fallstudie ... 27
3.4.2 Val av fallföretag ... 28
3.5 Val av teori ... 29
3.6 Datainsamling ... 30
3.6.1 Primärdata... 30
3.6.2 Sekundärdata ... 39
3.7 Undersökningens kvalitét... 39
3.8 Analys ... 40
4. Resultat och Analys ... 42
4.1 Ledaren som kommunikatör ... 42
5
4.2 Kommunikationskanaler ... 45
4.2.1 Skriftlig kommunikationskanal ... 45
4.2.2 Muntlig kommunikationskanal ... 46
4.2.3 Elektronisk kommunikationskanal ... 47
4.3 Kanalernas användande ... 48
4.3.1 Kanalernas innehållsrikedom (Media Channel Richness) ... 48
4.3.2 Meddelandets förmedling och uppfattning ... 49
5. Slutsats ... 52
5.1 Ledaren som kommunikatör ... 52
5.2 Kommunikationskanaler ... 53
5.3 Kanalernas användande ... 53
5.5 Slutdiskussion ... 53
5.5 Syftets besvarande ... 54
5.6 Rekommendationer ... 55
5.7 Förslag till vidare forskning ... 55
5.7.1 Kommunikation som motivationsfaktor ... 55
5.7.2 Struktur som motivationsfaktor ... 56
Källförteckning ... 57
Appendix 1 – Observationssammanställning ... 61
Appendix 2 – Intervjusammanställning ... 64
Figurbeskrivning Figur 1, Genomförandets disposition ... 11
Figur 2, Kommunikationsprocessen [Ursprunglig titel: Circle Communication Model] (efter: Schramm, 1954) ... 16
Figur 3, Kanalernas innehållsrikedom [Ursprunglig titel: Media Channel Richness] (efter Daft & Lengel. 1986:56) ... 19
Figur 4, Metoddisposition ... 24
Figur 5, Observationsprocess ... 31
6
1.Inledning
Introduktionskapitlet är format för att ge läsare en övergripande bild och uppfattning för studiens röda tråd, genom att beskriva och argumentera för studiens bakgrund med kommunikation som nyckelfaktor vid organisering. Bakgrundens redogörelse mynnar sedan naturligt ut i problemdiskussionen som sedan knyts an i problemdiskussionen som leder till problemformuleringen. Avslutningsvis redogörs studiens syfte samt studiens begränsningar.
1.1 Bakgrund
Vid studier som bedrivits av erkända författare likt Henry Mintzberg, Richard Daft, Jane Webster och Linda Trevino har det visat sig att vid större företag är det vitalt med väl utarbetade rutiner för intern kommunikation. Nilsson och Waldemarson (2005) sträcker sig så långt att de hävdar att organisation är kommunikation. Kommunikation i sig definierar de som att man gör något gemensamt. Deras resonemang medför att en studie med ankoppling till kommunikation är centralt för att på djupet behandla organisationsteori. Vidare definierar Heide (2005) att ”Grunden för alla sociala relationer är kommunikation” (:19).
1.2 Intern kommunikation
Falkheimer och Heide (2003) säger att den interna kommunikationen är minst lika viktig som den externa. De säger att det klassiska synsättet på en organisation och kommunikation missar den mänskliga faktorn i en organisation, det vill säga
kommunikationen. Erikson (2008) nämner att det finns både långsiktig och kortsiktig intern kommunikation. Kortsiktig kommunikation syftar exempelvis till den operativa kommunikationen, det vill säga det dagliga samtalet.
Heide et al (2005) nämner att mål och visioner styrs upp av ledningen, vilket medför att det är ledningen som har störst kunskap inom det valda området. Dock menar de att ledaren kan ha svårt att formulera sitt budskap så att alla i organisationen förstår. Vidare hävdar Falkheimer & Heide (2007) att undersökningar visar på ett generellt missnöje med intern kommunikation, exempelvis svårigheter med att förmedla strategiska idéer.
Berg (2007) säger att ledarens roll kan se annorlunda ut beroende på organisationens
struktur. För att möta en föränderlig marknad bör ledare ta hjälp av medarbetarna för att
söka förslag på lösningar till problem som kan uppstå. Detta eftersom att medarbetarna
7 på den operativa nivån ofta befinner sig närmst de problem som kan uppstå (Berg, 2007). Erikson (2005) säger att teknologisk utveckling ställer krav på uppsåtlig
kommunikation. Från att ledaren har skrivit handfasta brev eller verbalt kommunicerat sin vilja har teknologin gett upphov till en uppsjö nya kommunikationsmöjligheter, det vill säga tillvägagångssätt att framföra sitt budskap. Sedan Mintzberg (1973) redovisade ledaren som kommunikatör har teknologin medfört nya utmaningar för ledaren. Genom att nya kommunikationskanaler har framkommit, måste ledaren i allt större grad ta ställning till vilket medel de ska använda för att agera enligt ledarrollerna (Webster &
Trevino, 1995). Erikson (2005) talar om tre huvudsakliga kanaler för kommunikation;
skriftliga, muntliga och elektroniska. Han förklarar att hur väl mottagaren uppfattar sändarens budskap beror på vald kommunikationskanal. Daft och Lengel (1986) framhäver ytterligare aspekter angående kommunikationskanalerna. De väljer att
fokusera på mediet och kanalens förmåga att effektivt förmedla medelandet till sändaren.
Face-to-face hävdar de som effektiv då sändaren vill ha direkt respons, i motsats till skriftliga rapporter som är mer tidskrävande. “Face-to-face is the riches medium because it provides immediate feedback so that interpretation can be checked” (Daft &
Lengel 1986:560).
Som tidigare nämnts är den interna kommunikationen vital för organisationen och dess existens, oavsett storlek och struktur (Falkheimer & Heide, 2007; Aggerholm et al, 2001;
Bergstedt, 2011; Erikson, 2008). Erikson (2005) tror att behovet av kommunikation och samarbete ökar inom morgondagens organisationer. Han menar att organisationer i ökad utsträckning kommer att ägna sig åt att försöka styra medlemmarna så att de strävar mot samma mål som organisationen.
Många författare riktar in sig främst på att generellt beskriva ledarens roll som kommunikatör, vilket exempelvis Simonsson (2002), före detta biträdande rektor vid Lunds universitet, nämner i sin avhandling. Hon säger att ledaren ägnar 80 procent av arbetstiden åt olika sorters kommunikation. Trots det säger sig många ha svårighet med hur de ska kommunicera på ett tillfredsställande vis (jfr: Daft, 2003; Webster & Trevino, 1995; Mintzberg, 1973). Heide et al (2005) säger att de organisatoriska
förutsättningarna är en viktig aspekt till hur kommunikationen bedrivs. Kopplar man
Simonssons (2002) resonemang till Heide (2005) samt Nilson och Waldermarson (2005)
kan man se att kommunikationen är en viktig del i organisationsprocessen då
8 organisering liknas vid en form av en social interaktion. Vidare nämner Aggerholm et al (2001) att organisationsprocessen samt strukturen är en stark bidragande förutsättning för hur den interna kommunikationen utspelas. De fortsätter att poängtera
kommunikationens centrala roll i nutida organisationer och att intern kommunikation som fenomen bör sättas i rätt kontext (jfr: Falkheimer & Heide, 2007). Vi tycker det är tänkvärt att de teoretiska redogörelser för något viktigt som intern kommunikation och organisation främst talar i allmänna ordalag om den generella organisationen. Frågan blir huruvida teorierna ger en rättvisande bild för ett mindre svenskt företag eller om teoriernas fokus främst är på större organisationer. Kan det vara så att forskningen har lagt för liten vikt vid organisationens storlek och dess inverkan på den dagliga
kommunikationen?
1.3 Problemdiskussion
Utifrån den introducerande redogörelsen ser vi ett behov att studera den interna
kommunikationen vid ett mindre företag. Enligt Ekonomifakta.se (2011) utgör företag i storleken 1-50 medarbetare över 99 procent av de aktiva företagen i Sverige. Vi hävdar att det är otroligt tänkvärt att huvudsaken av den forskning som bedrivits ytterst har fokuserat på multinationella stora organisationer. Simonsson (2002) hade samma tanke som vi då hon skrev sin avhandling. Hon valde då att genomföra två empiriska studier vid Volvo personvagnar AB. Då Simonssons (2002) bedrev sin empiriska undersökning inom ett företag med över 2000 anställda och med en tydlig hierarki anser vi att det är troligt att hon har missat aspekter av intern kommunikation som kan te sig annorlunda i mindre företag. Heide et al (2005) säger att större multinationella bolag med många anställda som kräver omfattande organisering har nytta av strategisk kommunikation då de aktivt söker forma vägar för effektiv organisering. Forskningen fokuserar i regel på vad ledaren gör i form av avsiktlig styrning (jfr: Erikson, 2008; Falkheimer & Heide, 2003; Falkheimer & Heide 2007; Mintzberg, 1973; Simonsson, 2002). Därför hävdar vi det centralt att fokusera och koncentrera forskningen på representativa organisationer i storleksklassen 1-50 anställda. Detta för att tolka teorin mot en rättvisande bild av hur intern kommunikation kan uttryckas vid en genomsnittlig arbetsdag i Sverige. Vi hänvisar då bland annat till reflektionerna ovan som visar på hur
organisationsstrukturens utformning och storlek påverkar hur den interna
kommunikationen kan uttryckas. Vi upplever även att teoretiska författare ofta syftar till
att redovisa en generell bild av hur de upplever organisationsprocesser (jfr: Erikson,
9 2008; Falkheimer & Heide, 2003; Falkheimer & Heide 2007; Mintzberg, 1973). I deras strävan anser vi att de kan ha missat viktiga aspekter av arbetsplatsens dagliga
kommunikation. Vi tror att det är viktigt att belysa hur teorierna redovisar för den interna kommunikationen som sträcker sig längre än just det direkt avsiktliga, in i det dagliga samtalet i organisationen.
Vi anser även att det är viktigt att undersöka huruvida teorierna är tillräckliga för att belysa användandet av kanaler i mindre företag. Vi tänker då på Hamrefors (2009) och Heide et al (2005) som nämner hur den interna kommunikationen beror på
organisationsstrukturen samt framväxten av informations- och kommunikationsteknik.
Flertalet av tidigare nämnda forskare pekar på att nutida organisationer agerar i en snabbt föränderlig omvärld där intern kommunikation är vitalt för att beslut inte ska förvrängas. Detta kan medföra problem med hur chefer kodar sitt budskap till de interna mottagarna och hur dessa tolkar budskapet. Heide et al (2005) förklarar hur intern kommunikation skiljer sig något beroende på om det är mellan en överordnad och underordnad, där hierarki och auktoritet spelar in, eller mellan jämlikar.
Simonsson (2002) säger att ledare behöver stöd och rekommendationer till hur de ska kommunicera. Vi tycker att det då är viktigt att belysa huruvida teorierna kan redogöra för ledaren kommunicerar effektivt med sina medarbetare. Daft och Lengel (1986) är de främst internationellt vedertagna forskarna som fokuserar på
kommunikationskanalernas innehållsrikedom. Deras forskning är främst riktad på allmän användning av kanalerna beroende på storlek av målgrupp och meddelandet innehållsrikedom. Även där anser vi att det är viktigt att belysa hur väl teorierna redovisar för den dagliga kommunikationen i ett mindre företag. Detta då vi tror att det dagliga samtalet inte ger utrymme för ledaren som kommunikatör att göra ett rationellt val vid användandet av kommunikationskanalerna.
1.4 Problemformulering
I problemdiskussionen har vi belyst hur vedertagen teori har fokuserat på större organisationer och formell kommunikation, vilket mynnar ut i nedanstående frågeställning:
Hur tillräcklig är den vedertagna teorin för att framhäva det dagliga samspelet mellan
10 den kommunicerande ledaren och mottagande medarbetarna på ett mindre svenskt företag?
1.5 Syfte
Syftet med studien är att kartlägga hur väl vedertagen teori stämmer överens på ett mindre företag. Genom observationer och kompletterande intervjuer inom ett
representativt svenskt företag vill vi i synnerhet belysa organisationsmedlemmarnas syn på den dagliga kommunikationen. Vidare syftar vi till att analysera den teoretiska referensramen för att möjliggöra en djupare förståelse av den interna kommunikationens förutsättningar i ett mindre svenskt företag.
1.6 Studiens begränsningar
Vi argumenterar för att teorin vinner på att testas mot ett mindre svenskt företag. Valet
att studera ett fallföretag medför dock att vi ej kan generalisera resultatet. Trots det
anser vi resultatet är av värde och lyfter aspekter som kan ligga till grund för fortsatt
forskning.
11
1.7 Disposition av studieprocessen
Figur 1, Genomförandets disposition
Figur 1 visar genomförandet av studieprocessen, där frågeställningen från inledningen hämtas från teorin, vilket testas på fallföretaget. Detta genom först en observation som i sin tur kompletteras med intervjuer (se Appendix 1 och 2). Där igenom bearbetas en analys som i sin tur bidrar till en slutsats, vilket svarar på studiens syfte och
frågeställning. Avslutningsvis väljer vi att ge rekommendationer till fallföretaget.
12
2. Teoretisk referensram
Här väljer vi att redovisa den teori som ligger till grund för detta arbete och som ska analyseras för att avslutningsvis svara på den uttalade frågeställningen. Inledningsvis redovisas två grundläggande teorier för att skapa en förståelse för de andra teorierna.
De grundläggande teorierna syftar till tanken om kommunikation som ledarens viktigaste aktivitet samt redogöra för kommunikationskanalerna. Avslutningsvis i teorikapitlet redovisar vi för de främst centrala tankarna angående kanalernas användande.
2.1 Ledaren som kommunikatör
Ledarskap beskriver Jacobsen och Thorsvik (2002) som en kombination av beteenden som syftar till att påverka tankar och idéer för att driva individer mot avsiktliga mål.
Hamrefors (2009) förklarar grunden till framgångsrikt ledarskap som kommunikation vilket även Lind Nilsson och Gustafsson (2006) trycker på när de förklarar
kommunikation och ledarskap som beroende av dess symbios (jfr: Erikson, 2008).
Falkheimer & Heide (2007) pekar på en dansk undersökning som visar på att många företagsledare lyfter vikten kommunikation med organisationens medlemmar. Vidare hänvisar Simonsson (2002) till tidigare studier av bland annat Mintzberg (1973) där det framgår att drygt 80 procent av ledarens arbetstid ägnas åt kommunikation på något vis.
Tankar om kommunikation som stor del av ledarens aktiviteter nämns även upprepande gånger av forskare som Daft (2003) samt Jacobsen och Thorsvik (2002). En av de främsta teoretikerna som behandlar ämnet är Mintzberg (1973) där tanken på ledarskapet är likt en uppsättning av roller som redovisar vad en ledare gör.
Mintzberg (1973) delar upp rollerna i tre grupper; interpersonell, information och beslut.
De två senare grupperna anser vi berör området kommunikation i allra högsta grad.
Mintzberg (1973) talar här om ledaren som en hanterare och fördelare av information.
Han talar även om ledaren som en förmedlare. Webster och Trevino (1995) förtydligar redogörelsen genom att konstatera att Mintzberg (1973) ser kommunikation som en av ledarens främsta aktiviteter. Engquist (1994) nämner att olika persontyper
kommunicerar på olika vis. Det antagandet sägs medföra att kommunikationen även
varieras enligt ledartyp. Engquist (1994) vill med sitt antagande om persontyper
framhäva tanken om att det finns många olika sätt att leda på och likväl lika många
olika typer av organisationer. Han talar om hur olika typer av ledare har varierande
13 förmåga till pedagogisk kommunikation. Mintzberg (1973) hävdar dock att ledarens personlighet påverkar hur rollerna utförs men inte vad som utförs. Rollerna antas därmed vara konsekventa.
Enligt Engquist (1994) var ett av de största orosmomenten under början på 90-talet angående ledarskapskompetens, bristen på förmågan att kommunicera. Författaren talar om hur organisationerna och omvärlden förändras, angreppssättet har skiftat från tanken att på hantera medarbetaren som en maskin till att fokusera på relationshantering.
Engquist (1994) redogör för vad han anser är de två ytterligheterna av personligheter som främst förekommer som ledare. Först nämner han ledaren som arbetar likt en tekniker, denne söker vägar för att effektivisera medarbetarna. Engquist (1994) liknar den personligheten med en rationell ledare som kan tyckas ha svårighet med att tala med människor. Denna strävar efter att hålla kommunikation till ett minimum och den kommunikation som genomförs är ofta distanserad och opersonlig. Engquist (1994) lyfter även fram ledartypen vilken befordrats inom leden, där individen har flyttats från att vara medarbetare till att bli den som leder medarbetarna. Engquist (1994) hävdar att det medför att ledaren får svårt att se sig själv och bli sedd av sina medarbetare som en auktoritet.
Mintzberg (1973) förklarar ledarens kommunikationsroller som aktiviteter som går ut på att mottaga och fördela information inom organisationen. Informationen kan bestå av exempelvis rapporter, nyheter, tankar och idéer. Han trycker även på att
kommunikationen kan användas som ordergivning, beslut och förhandlingar. Jacobsen och Thorsvik (2002) menar att ledarens främsta syfte är att leda medarbetare genom kommunikation, detta för att nå samordning och kunna förmedla organisationens mål och vision (jfr: Falkheimer & Heide, 2007; Heide, 2005). Erikson (2008) säger att det kan vara svårt för en ledare att skapa en meningsfull arbetsplats för alla individer i en organisation, exempelvis om medarbetaren är yngre nyanställd eller en äldre individ som har varit organisationen trogen under flera decennier. Han säger att olika
generationer av medarbetare förhåller sig till organisationen på olika vis. En nyanställd har ofta inte stor kännedom om organisation och dess aspekter (Erikson, 2008).
Jacobsen och Thorsvik (2002) framhåller ledarens uppgifter som styrande med sociala
relationer och resursallokering, medan Lind Nilsson och Gustafsson (2006) samt
Erikson (2008) trycker på att ledarens kommunikation handlar mer om
14 informationsfördelning, samordning och beslutsfattande (jfr: Mintzberg, 1973).
Erikson (2008) nämner olika områden att förmedla fakta beroende på innehåll. Det finns både långsiktiga och kortsiktiga perspektiv på intern kommunikation. Förstnämnda syftar på vad organisationen vill uppnå, medan det kortsiktiga fokuserar på dagens agenda. (Erikson, 2008)
Operativ kommunikation: Information och tankar angående det dagliga samtalet, exempelvis: Vad ska vi göra idag?
Informell kommunikation: En icke styrd kommunikationen som utspelar sig exempelvis på lunchrasten. Informell kommunikation kan bidra till att skapa rykten och kan vara till en stor nackdel om den formella kommunikationen inte sköts på ett bra sätt. Bergstedt (2011) visar på att stor del av kommunikationen sker informellt genom att ledaren interagerar med medarbetarna vid exempelvis fikarum och kringlokaler.
Nyhetskommunikation: Angående vilka nyheter som har uppstått inom organisationen, exempelvis genom personaltidningar.
Styrkommunikation: Framhäva organisationens mål, exempelvis budgetar och manualer.
Förändringskommunikation: Det regelbundna nyhetsflödet, exempelvis förändringsprocesser av olika slag. Under det området kan de vanliga kommunikationsvägarna behöva kompletteras med projektbaserade kanaler.
Man måste ha kunskap om hur stor förändringen är för medarbetarna samt att olika kommunikationskanaler passar bättre än andra.
Erikson (2008) nämner även att organisationens attribut påverkar användandet av intern kommunikation, exempelvis organisatorisk kompetens och tillgängliga
kommunikationskanaler. Falkheimer & Heide (2007) berättar att ledarens användning av kommunikationskanaler har utvecklats på senare tid.
Daft (2003) relaterar till ett praktiskt exempel som han väljer att benämna som
managing by wandering around, vilket betyder att ledaren går runt bland medarbetarna
för att framhäva en positiv atmosfär och relation med medarbetarna. Undviker ledaren
att bedriva någon form av socialt sampel med medarbetarna kan det leda till att ledaren
15 isoleras från gruppen. Att man går runt bland medarbetarna kan förklaras som en del av den informella kommunikationen. Erikson (2008) nämner att den informella
kommunikationen är det viktigaste informationsflödet inom organisationen. Han förklarar att aspekter som annars inte tas upp i den formella kommunikationen
diskuteras exempelvis på kafferasten eller i lunchrummet, vilket även Daft (2003) syftar till med managing by wandering around. Då den informella kommunikationen inte går att styra anser Erikson (2008) att organisationen istället skall ta tillvara på den, att ledaren aktivt ska följa det informationsflödet.
Kapiteldelen ovan angående ledaren som kommunikatör, speglar en relativt likvärdig bild från alla nämnda författare. Det som är viktigt att beakta är just ledarens kunskap att kunna kommunicera, oavsett om det handlar om att styra eller leda. Hur Mintzbergs (1973) tre roller fortfarande är aktuellt, även till andra forskare, framhäver en tyngd i studien och hur relevant ledarens kommunikationsförmåga är. Ledaren som
kommunikatör är ett brett begrepp vilket vi ämnar kontrollera mot ett mindre svenskt företag med platt organisationsstruktur. Vi vill främst belysa det som Erikson (2008) benämner operativ respektive informell information, det vill säga dagens agenda respektive den informella kommunikationen.
Jacobsen och Thorsvik (2002) hävdar att en ledare generellt föredrar verbal
kommunikation framför skriftlig. Detta leder oss in på vilka kommunikationskanaler
som finns tillgängliga.
16
2.2 Kommunikationskanalerna
Fisk (2004) förklarar begreppet kanal som den väg kommunikationen transporteras från sändare till mottagare. Själva kommunikationsprocessen förtydligar denna (se figur 2).
Figur 2, Kommunikationsprocessen [Ursprunglig titel: Circle Communication Model] (efter: Schramm, 1954)
Någon kodar ett budskap och i detta fall är det sändaren. Det kodade budskapet framförs då genom vald kommunikationskanal till mottagaren, som i sin tur tolkar budskapet.
Det är beroende på hur bra budskapet är kodat samt om rätt kommunikationskanal är vald, som resulterar i hur väl mottagaren tolkar det. Även andra faktorer spelar in då det gäller mottagarens tolkningsförmåga, exempelvis vilken personlighet, attityd eller kunskap sändaren har (Maltèn, 1998). Figur (2) visar på en tvåvägskommunikation där respons är inkluderat. Tvåvägskommunikationen syftar till Maltèns (1998) definition av kommunikation som ett “utbyte av kunskap”. När man har färdats ett varv kan den som har kodat ett budskap se om mottagaren tolkat det korrekt (se figur 2).
Jacobsen och Thorsvik (2002) förtydligar begreppet kommunikationskanaler som
17 tekniker eller sätt att förmedla sitt budskap och vilja genom. De hävdar att det finns en uppsjö med uttryck som kan fungera som kanal, exempelvis icke verbala uttryck som kroppsspråk. Men de främst vedertagna begreppen som redogör för
kommunikationskanalerna sägs vara skriftlig och muntlig kommunikation. Erikson (2008) nämner att på senare tid har även begreppet elektronisk kanal tillkommit, som ett resultat av explosionen med ny informationsteknologi. Fisk (2004) anser dock att olika kanaler mer eller mindre berör varandra. Här nedan redogörs de tre olika
kommunikationskanalerna enligt Erikson (2008).
2.2.1 Skriftlig kommunikationskanal
Tryckt information i pappersform är en typisk förklaring på denna kanal. Exempel på tryckt information är rapporter, personaltidningar, nyhetsbrev och protokoll. Inom denna kanal är risken för missförstånd minimal om skriften är förståelig (Erikson, 2008;
Heide et al, 2007). En annan fördel är att läsaren kan återgå i texten om man har missat något och läsa det när man vill. Nåbarheten för denna kanal är stor. Nackdelar inom skriftliga kanaler är att det är en enkelriktad kommunikation där ingen direkt respons är tillgänglig, vilket förklaras som tidsperspektivet mellan förmedling till respons.
Jacobsen och Thorsvik (2002) förklarar att den främsta nackdelen med skriftlig kommunikation är svårigheter med rättvisande utformning. De menar att det kan
upplevas svårt att förmedla innehållsrika uttryck på en begränsad yta likt exempelvis ett brev. Vidare trycker de på problem med återkoppling på skrivna meddelanden på grund av att kontakten blir indirekt.
2.2.2 Muntlig kommunikationskanal
Det här är den muntliga delen av kommunikationen och sägs vara exceptionellt när man vill ha en tvåvägskommunikation där responsen är direkt (Daft, 2003). Exempel på muntliga kanaler är konferenser, föreläsningar och vanliga samtal. Erikson (2008) hävdar att möten möjliggör, rent psykologiskt, att den eventuella tomheten på arbetsplatsen minskas radikalt. Jacobsen och Thorsvik (2002) hävdar att muntlig
kommunikation är en starkt uttryckande kanal då den väl täcker själva meddelandet men även andra annars implicita uttryck likt kroppsspråk och tonlägen. Fisk (2004) menar på att vid muntlig kommunikation är meddelandet direkt kopplat till sändaren och
kommunikationen sker ögonblicksvis.
18 2.2.3 Elektronisk kommunikationskanal
Den elektroniska kanalen är en kanal som framkommit genom teknologins utveckling.
Exempel på elektroniska kanaler är e-post, intern-tv, Skype, intranät, TV, radio, bloggar, Facebook och listan kan göras lång. Fördelen med exempelvis TV är att meddelandet blir mer levande då bilder säger mer än vad text gör. E-mail och intranät förklaras som ett snabbat sätt att nå ut till sina sändare och enkelt att vidarebefordra. Nackdelar med elektroniska kanaler är att man kan missuppfatta ett bildligt meddelande och att alla inte har tillgång till en dator under arbetet, exempelvis lastbilschaufförer. Viktigt att beakta är att elektroniska kanaler kan utföras på ett skriftlig samt muntligt tillvägagångssätt.
(Erikson, 2008)
De tre kommunikationskanalerna som belyses i ovanstående kapiteldel är skriftlig, muntlig och elektroniskt. Den elektroniska är svår att skilja från de andra två då exempelvis en telefon kan vara både muntlig och elektronisk kanal. Vi ämnar att testa den här teorin och se om de är likvärdiga med situationen ett mindre svenskt företag.
Teorin förklarar att om man väljer rätt kanal kommer budskapet att nå fram lättare till mottagaren. Här nedan redogör vi kanalerna i ett annorlunda perspektiv, inte bara själva kanalen utan kanalens effektivitet och innehållsrikedom.
2.3 Kommunikationskanalernas användande
Fisk (2004) trycker på samspelet och beroendet mellan meddelande och kanal. Kanalen sägs behöva anpassas efter vad som avses uttryckas i meddelandet. Kanalens lämplighet förklaras av Jacobsen och Thorsvik (2002) om huruvida det finns möjlighet att redovisa alla önskade uttryck. Vidare nämner de möjligheten till snabb respons som avgörande.
Daft (2003) hävdar även att meddelandets art och träffgrupp är avgörande för val av
kanal. Avslutningsvis hävdar Jacobsen och Thorsvik (2002) att centralt för den valda
kanalen är möjlighet till anpassning av meddelandet till mottagaren. Detta för att alla
individer sägs uppfatta kommunikationen på olika sätt.
19 2.3.1 Kanalernas innehållsrikedom (Media Channel Richness)
Figur 3, Kanalernas innehållsrikedom [Ursprunglig titel: Media Channel Richness] (efter Daft & Lengel. 1986:56)
Daft och Lengel (1986) samt Daft (2003) redovisar för kanalernas “richness”, det vill säga att hur pass innehållsrik information som en kommunikationskanal kan förmedla är beroende på dess förmåga. Det kan vara förmågan att hantera flera olika saker simultant, dess förmåga att anpassa meddelandet enligt mottagaren samt möjlighet till snabb
tvåvägskommunikation. Daft och Lengel (1986) samt Daft (2003) menar att skriftlig kommunikation har direkta svårigheter med att förmedla innehållsrika budskap. Den främst utgörande faktorn till antagandet sägs vara svårigheter med att uppfatta den direkta responsen och anpassa meddelandet enligt uttrycket. De hävdar främst att direkt kontakt är det bästa redskapet för att förmedla och behandla information. Här illusteras skalan för kanalernas innehållsrikedom (se figur 3).
Som figur (3) visar, har face-to-face-kommunikationen förmågan att förmedla högst innehållsrikedom. Detta eftersom den kan hantera flera olika aspekter simultant.
Därefter följer telefon, e-mail, brev och slutligen formella rapporter.
Innehållsrikedomen avtar steg för steg tills man till slutligen når det sistnämnda,
20 formella rapporter. Jämför vi Face-to-face, det vill säga öga mot öga mellan två eller flera personer, med de formella rapporternas innehållsrikedom, ser vi att styrkan hos den ena kanalarten är den andras svaghet. Vilken av kanalerna man bör använda sig av hävdar Daft (2003) är beroende på vilka fördelar respektive nackdelar man vill ta i beaktning, exempelvis om man vill ha något dokumenterat eller nå en större målgrupp bör man använda sig av de lägre kanalerna i innehållsrikedom (jfr: Jacobsen och Thorsvik (2002).
Vi har nu preciserat oss mer angående Dafts (2003) bild av kanalernas innehållsrikedom, där det fokuseras mer på själva kanalens förmåga att förmedla innehållsrik
kommunikation istället för vilken kommunikationskanal som skall användas. Det förklarar som tidigare nämnt de tre kommunikationskanalerna på ett lite annorlunda sätt än det direkt uppenbara. Vi vill inte bara se på vilken kanal som används utan hur det förmedlas med bäst innehållsrikedom. Sen får man inte glömma att faktorer som kroppsspråk och attityd spelar in i förmedlingen av ett budskap, vilket Jacobsen och Thorsvik (2002) samt Erikson (2008) med flera väl argumenterar fram i avsnittet som följer.
2.3.2 Meddelandets förmedling och uppfattning
Den väg man väljer att förmedla budskapet genom, hävdar Jacobsen och Thorsvik (2002) påverkar hur det framställda meddelandet uttrycks. Det kan vara problematiskt med meddelanden som tappar ”känslan” då kanalen inte är vald med omsorg. I regel talas det om variationen skriftlig och muntlig kommunikationsform. Jacobsen och Thorsvik (2002) lyfter även fenomenet med teknologisk inverkan på kommunikationen som ställer nya krav på hur man formulerar meddelandets avsikt. ”Selecting the wrong channel or medium for sending a communication can be a problem” (Daft, 2003:603).
Det Daft (2003) säger är att vald kanal är viktigt att beakta, i synnerhet då meddelandet ska uttrycka eller förmedla en känsla. Han menar att face-to-face är bättre än skriftlig kommunikation. Jacobsen och Thorsvik (2002) ser dock vissa problem med muntlig, face-to-face-kommunikation, eftersom sändaren kan ha emotionella svårigheter att uttrycka sin strävan i direkt samvaro med mottagaren. Enligt Jacobsen och Thorsvik (2002) finns det ytterligare brister med kanalerna som kan leda till missförstånd.
Nilsson och Waldermarsson (2005) säger att missförstånd inom kommunikation ofta är
en rot till att konflikter skapas. Det sägs inte bero på att mottagaren har svårt se förstå
21 vad som står skrivet. De hävdar att det beror på vilket vis som budskapet levereras.
Jacobsen och Thorsvik (2002) menar på att endast en liten del av all kommunikation uttrycks genom ord och meningar. De anser att kroppsspråket är en avgörande del för hur meddelandet uppfattas (Jfr: Erikson, 2008). Nilsson och Waldermarson (2005) menar att attityder och tonläge är avgörande för hur mottagaren kan tolka de
underliggande budskapen felaktigt (Jfr: Erikson, 2008; Jacobsen & Thorsvik, 2002).
Vidare beskriver Erikson (2008) att attityden är en utav de främst influerande
egenskaperna hos individen vid intern kommunikation. Han menar att organisationen måste ha god kännedom om vilka attityder som finns hos medlemmarna. Ytterliggare framhäver Daft (2003) att etniska bakgrunder och uppväxt även bör beaktas.
Det kan därmed vara svårt för sändaren att finna de korrekta orden eller uttrycken när man vill sända ett budskap, speciellt vid direkt fysisk kontakt eller det Daft (2003) relaterar som face-to-face-kommunikation, där ingen dokumentation sker. Rogers och Agarwala-Rogers (1976) säger att för mycket information kan skapa problem då de överordnade har för mycket information att hantera. En balans bör hittas, speciellt på större organisationer, för att få fram den mest relevanta informationen (Rogers och Agarwala-Rogers, 1976). Som reaktion på mängden av information i relation till använda kanaler kan mottagaren enligt Jacobsen och Thorsvik (2002) agera problematiskt genom att de:
· Ignorerar meddelandet
· Tolkar innehållet fel
· Tidsförskjutning, osäkerhet när det kommer fram.
· Prioriterar enligt egen uppfattning
Under denna kapiteldel har vi beskrivit att det inte bara är vad man säger utan även hur
man säger det. Att faktorer som exempelvis attityd, kroppsspråk, tonläge och etnisk
tillhörighet spelar in när man vill kommunicera. Vi har även redovisat att till följd av för
mycket information kan kommunikationen försvåras. Det är viktigt för ledaren att
deltaga även i det informella samtalet för att på det sättet få ingående kunskap vilket kan
skapa en bättre arbetsmiljö.
22
2.4 Teoretiskfrågeställning
Teorierna visar på avgörande aspekter som påverkar kommunikationens uttryckande och uppfattande, exempelvis beroende på kroppsspråk och tonläge. Teorin argumenterar även för hur budskap förmedlas beroende på kanal och dess innehållsrikedom. Face-to- face hävdar Daft (2003) är den form av kanal som besitter högst förmåga att förmedla innehållsrik information. Sedan lyfter vi fram hur teorierna beskriver utbudet av kanaler.
Vi väljer att redovisa för teorier som belyser tanken på ledaren som kommunikatör och vilka aspekter som utgör dessa aktiviteter och attribut. Kommunikation påstår
Simonsson (2002) utgör en betydande del av ledarskapet. Hon hävdar att en betydande del av de teorier som redovisar för intern kommunikation och ledarskap har bedrivits på stora multinationella bolag. I syftet redovisar vi för hur studien ämnar testa hur
vedertagen teori stämmer överens med hur det dagliga samtalet i ett mindre svenskt företag uttrycks.
Grundat på teorin, vill vi belysa tre fokusområden:
Ledaren som kommunikatör:
Vi vill se hur väl teorin stämmer överens med den kommunikationsroll som ledaren har på fallföretaget. Aspekter som vi i synnerhet vill belysa är vilken typ av kommunikation som är dominerade och om kommunikationsteoriernas redogörelser för ledarens
egenskaper stämmer överens med respondenternas uttryck. Vi vill även se hur väl teorin stämmer överens med den kommunikation som ledaren för med medlemmarna på fallföretaget. Aspekter som vi i synnerhet vill belysa är hur teorin stämmer överens med ledarens delaktighet i dagliga informella samtalet på fallföretaget.
Kommunikationskanaler:
Vi vill se hur väl teorin stämmer överens med den skriftliga, muntliga och elektroniska kommunikationen som används på fallföretaget. Aspekter som vi i synnerhet vill belysa är hur teorin stämmer överens med hur medlemmarna ser på hur användbar kanalen är på fallföretaget.
Kommunikationskanalernas användande:
Vi vill se hur väl teorin stämmer överens med hur kanalerna används i kommunikation
på fallföretaget. Aspekter som vi i synnerhet vill belysa är hur teorin stämmer överens
23
med vilken kanal som anses främst användningsbar i den dagliga kommunikationen på
fallföretaget. Vi vill även se hur väl teorin stämmer överens med den kommunikation
som medlemmarna för på fallföretaget. Aspekter som vi i synnerhet vill belysa är hur
teorin stämmer överens med hur meddelandet förmedlas och uppfattas samt de uttryck
som anses vara nyckeln till god kommunikation på fallföretaget.
24
3. Metod
I metodkapitlet behandlas de metodologiska val som tillämpas i uppsatsen.
inledningsvis illustreras en modell över dispositionen av uppsatsens metodväg, därefter förklaras vårt angreppssätt, forskningsmetod, forskningsstrategi, val av teori och datainsamlingsteknik.
3.1 Metoddisposition
Figur 4, Metoddisposition
3.2 Angreppsätt
Holme och Solvang (1997) hävdar att vetenskap kommer ur en strävan att förstå uttryck vilket leder till teoriutveckling med syfte att förstå och förklara. Alvesson och
Sköldberg (2007) nämner tre olika vägar till konkretisering av forskningen; induktion, deduktion samt abduktion. Induktion och deduktion förklaras som motsatser då
forskarens strävan antingen är förståelse eller förklarande. Vi har valt att utgå från ett teoretiskt perspektiv och har därmed valt att utgå från en deduktiv ansats, vilket Patel och Davidsson (2003) förklarar som grundat i teori. Vid en induktiv ansats är empirin språngbrädan, vilket inte är relevant till denna studie. Den gyllene medelvägen abduktion, nämner Patel och Davidsson (2003) går ut på att forskaren väljer att utföra studien genom att kombinera de båda angreppssätten induktion och deduktion.
Andersen (2010) hävdar att utifrån lämpligt vald ansats ges det möjlighet att finna vetenskapligt hållbara slutsatser. Enligt Alvesson och Sköldberg (2007) är abduktion och induktion irrationella vis för att angripa studien då de utgår från individuella antaganden som syftar till att styrkas, vilket inte vi ämnar i vår studie. Vi styrker vårt val av ansats genom Alvesson och Sköldbergs (2007) uttalande om att deduktion sägs vara det logiska valet då studien underbyggs i en teoretiskt förankrad bas.
Holme och Solvang (1997) hävdar att teorierna aldrig är slutgiltiga, de argumenterar för
25 att teorier är uppkomna på en svag grund. De menar att genom deduktionen tillförs nya idéer som inte räknats med tidigare. Ett förfarande där en studie anpassas efter ett tidigare studerat fenomen benämns deduktivt. Andersen (2008) beskriver deduktion som vägen att gå vid företagsskådning, då man utgår från en omfattande teoretisk referensram, vilket vi tidigare nämnt. Alvesson och Sköldberg (2007) anser att en deduktiv ansats blir mindre riskfylld då forskningen går ut på att kontrollera regeln.
Detta anser vi gör studien mer trovärdig då vi väljer att testa andra forskares teorier.
Deduktion fungerar som teoretisk förändringsprocess då teoretiska antaganden provas i situationer där resultatet kan ge upphov till revidering utav vedertagna teorier (Föllesdal et al, 2001; Holme & Solvang, 1997). Vidare pekar Ruane (2006) på tanken som syftar till teoretiska beskrivningar av samhällets funktioner. Föllesdal et al (2001) hävdar att förfarandet innebär att hypotesen provas med syftet att nå förklaring på en observation, det vill säg hypotetisk-deduktivt system. Hypotesen förklaras utifrån kriterierna, att vedertagen uppfattning inte antas vara helt utstakad. Vidare nämner de att syftet ofta kan härledas då det blir mer eller mindre uppenbart om forskaren vill revidera eller styrka vedertagen teori. Ofta handlar deduktion om att söka förklaring på iakttagelser som inte reds i vedertagna antaganden. Vid deduktionsprocessen väljer forskaren utgångspunkt i teorin, ifrån vilket denne vidare formulerar frågeställningar. Vi valde att formulera en frågeställning för att sedan följa Föllesdal et al (2001) tanke att teorin testas empiriskt, som i vårt fall är en enfallstudie, vilket sedan resulterar i en analys och slutsats. Patel och Davidsson (2003) hävdar att deduktion belyser studien objektivt genom att antaganden och frågeställningar kommer ur vedertagna tankar och idéer. Vi håller delvis med föregående resonemang men att objektivitet är svårt att uppnå då vi anser att alla studier bedrivs subjektivt enligt forskarens strävan. Alvesson och Sköldberg (2007) lyfter problemet med att deduktion kan anses vara platt och
intetsägande då denne inte strävar efter att utveckla nya teorier och forskningsområden.
Oavsett om den är platt och intetsägande tycker vi detta angreppssätt borgar för studiens trovärdighet. Vidare nämner de att deduktion inte handlar om att förklara, utan att fastslå, exempelvis när ett barn frågar sin stressade förälder efter svar. “Varför har fjärilar vingar? Därför att alla fjärilar har vingar” (Alvesson & Sköldberg, 2007:55).
Detta är ett fastslående, inte en förklaring till varför en fjäril har vingar.
Deduktion anser vi som den främst användbara ansatsen för att väl fullfölja arbetets
26 syfte, eftersom vi utgår från vårt teoretiska material för att behandla vald frågeställning.
Vi hänvisar då till Holme och Solvang (1997) som hävdar att teorierna aldrig är slutgiltiga och pekar på deduktion som den främst vedertagna metoden för utveckling av teorier.
3.3 Kvalitativ forskningsmetod
Andersen (2008) säger att arbetets syfte ligger till grund för vilken eller vilka metoder som ska användas. Metoden kan då sägas vara vilken väg som forskaren väljer att följa för att uppnå ett gott resultat (Andersen, 2008; Corbin & Strauss, 2008).
Holme och Solvang (1997) säger att val av metod är vitalt för att genomföra en studie och pekar på kvalitativ respektive kvantitativ metod. Vidare nämner Holme och
Solvang (1997) att det inte finns någon absolut differens mellan de båda metoderna. De hävdar även att de båda metoderna går kombinera om syftet kräver det (Holme &
Solvang, 1997). Corbin och Strauss (2008) förklarar användningen av kvalitativ metod som metoden för studier som syftar till att nå djupare förståelse i en helhet. Andersen (2008) nämner forskningsprocessen inte gynnas av koppling och användning utav statistik och matematik. Vidare förklara Andersen (2008) skillnaden mellan den kvalitativa metoden och den kvantitativ metoden. Han säger att vid en kvalitativ studie är det högst lämpligt att använda sig utav statistisk undersökning för att styrka ett generaliserbart resultat genom statistisk säkerställning. Andersen (2008) förklara dock att kvantitativ studie medför att mindre uttryck kan mistas då man ämnar att
generalisera.
Corbin och Strauss (2008) nämner att kvalitativ metod är svår att definiera men att den
bedrivs med hög intensitet på grund av att datainsamlingen ofta är omfattande. De
styrker även sitt resonemang med att en kvalitativ studie är anpassningsbar enligt
studieobjektet, vilket medför mer eller mindre flexibilitet till skillnad från den
kvantitativa studien där struktur eftersträvas. Holme och Solvang (1997) förklarar
flexibiliteten utifrån två perspektiv. Första perspektivet riktar sig till undersökning och
informationsinsamlingsfasen där forskaren kan anpassa angreppsättet beroende på vad
som kan visa sig under undersökningens gång. Det andra perspektivet sägs vara
uppläggning av frågor som även de kan anpassas (Holme & Solvang, 1997).
27 Då vi inte ämnar skapa ny teori utan främst att testa vedertagen teori anser vi den
kvalitativa forskningsmetoden som mest relevant till arbetets syfte. Vi trycker på Corbin och Strauss (2008) resonemang angående användningen av kvalitativ metod, när vi syftar till att nå djupare förståelse för teorins resonemang. Vi tänker även på Andersens (2008) resonemang där han hävdar att kvantitativ studie missar mindre uttryck. Då vi främst vill se på en kommunikativ helhetsbild faller kvantitativ metod till stor del bort.
Kvalitativ metod som utgång hävdar vi som den mest centrala metoden för att besvara arbetets problemställning.
3.4 Forskningsdesign
Vi har valt att utgå från ett mindre svenskt fallföretag som vi studerar genom en observation som sedan kompletteras med intervjuer. Eftersom vi vill veta hur det dagliga samtalet ser ut är fallstudier ett bra tillvägagångsätt när man vill bearbeta frågor som hur eller varför (Yin, 2007).
3.4.1 Fallstudie
Det som fallstudie har gemensamt med en deltagande observation är att man har ”fokus på aktuella händelser” (Yin, 2007:22) i ett verklighetsperspektiv. Det som är viktigt att beakta är att det går att använda sig av flera undersökningsstrategier, exempelvis enkät- och fallstudie (Yin, 2009). Yin (2009) skriver att fallstudier går att använda då man vill samla in data för analys av sina teoretiska hypoteser. Vi valde att använda en fallstudie eftersom det hjälper oss att kunna styrka vår tillförlitlighet i våra teoretiska
utgångspunkter. Därför hävdar Yin (2007) att man bör ha en någorlunda
uppstrukturerad teori innan man beger sig ut och gör sin fallstudie, vilket vi anser att vi tillförskaffat oss innan vi fallstudien trädde i kraft. Detta tillvägagångsätt säger Yin (2009) skiljer sig ifrån exempelvis grundad teori. ”I samband med fallstudier är teoriutvecklingen avgörande som en del av designfasen, oberoende av om fallstudiens syfte är att utveckla eller pröva en teori” (Yin, 2007:48). Vi har följt Yins (2007) uppmaning om att insamla den litteratur man vill studera.
Yin (2009:51) nämner fyra olika typer av teorier vilket kan antas vara aktuella till studien.
Individteorier: Vilket syftar till individens kognitiva beteende, personlighet,
attityd och förmågan att samspela.
28
Gruppteori: Vilket inkluderar grupper som exempelvis arbetslag, relation mellan två organisationsnivåer (ledare och medarbetare) eller ”mellanmänskliga
nätverk” (Yin, 2007:51)
Organisationsteori: Åberopar teorier om hierarki, organisationskultur, organisationsstruktur och samspel mellan olika organisationer.
Samhällsteori: Vilket ser mer till det teknologiska, kulturella och internationella relationer.
Baserat på ovanstående benämningar anser vi att det går att behandla flera av dessa teorier som grund till studien. Vi kommer att se till en grupp på en organisation och se hur individen handlar. Vi anser att det går hand i hand med den teori vi vill testa. Yin (2009) talar om att man kan tillämpa en fallstudie som forskningsdesign vid en enfallstudie grundad på använd teori. Vi kommer därmed använda oss av en
enfallsstudie med flera analysenheter beroende på de iakttagelser vi kommer fram till, exempelvis ledaren som kommunikatör, kommunikationskanaler samt
kommunikationskanalernas innehållsrikedom. Vi avser alltså inte att använda oss av en flerfallstudie. Yin (2009) framhäver att en enfallsstudie kan uppfylla önskat resultat då man vill “bekräfta, ifrågasätta eller utveckla teorin” (Yin, 2007:61). Huvudsyftet i vår studie är att se om teorin stämmer överens med fallföretaget, vilket resulterade i en så kallad enfallsstudie. Baserat på Yins uttalande anser vi att en enfallsstudie skapar en synergi med studiens syfte. Yin (2009) talar om enfallsstudien som lämplig för att bekräfta eller dementera teori medför att vi anser att denna forskningsdesign ökar studiens trovärdighet.
3.4.2 Val av fallföretag
Vi har valt att hålla studieobjektet anonymt för att inte vikt ska läggas vid den specifika organisationen eller respondenterna. Vi hävdar att arbetets syfte inte tjänar på en fullständig redogörelse för organisationens namn, produkter och årsredovisning. Det hävdar vi då studien syftar till att göra en teoretisk analys mot vardagen i ett mindre svenskt företag.
Företaget som grundades tidigt 2000-tal säger sig vara regionsledande inom sin bransch.
Antalet anställda på företaget uppgår till 11 stycken, De specialiserar sig på att leverera produkter till främst mindre och medelstora kunder. Företaget drivs med
dygnetruntbemanning. Det dagliga arbetet går ut på att sammanställa och leverera
29 beställningarna till kunden. Leverans sker med hjälp av egna lastbilar som körs av egen personal. (företagets egen hemsida)
90 procent av de anställda är män
10 procent av de anställda är av utländsk härkomst
50 procent av de anställda är över 40 år gamla
20 procent av de anställda är specialanställda (timme, ams och så vidare.)
3.5 Val av teori
Vikten av en bra teoretisk referensram sägs vara vitalt vid deduktion. Detta grundar sig i ansatsens strävan att i det yttersta falsifiera teori. Det är viktigt att man inte lägger för mycket vikt vid massvis med observationer, intervjuer med mera (Alvesson &
Sköldberg, 2007). Den teoretiska referensramen är även viktig för att man ska möjliggöra rättvisa tolkningar. Det krävs att man tänker igenom vedertagen teori i forskningsprocessen, för att skapa en meningsfullhet i det man beaktar. “En bra tolkning tvingar människor att tänka till - och tänka om. Tolkningen skall alltså i viss mening bygga på och bekräfta människors föreställningar men också utmana och problematisera dessa” (Alvesson & Sköldberg, 2007:333)
Arbetets strävan är att ifrågasätta och revidera vedertagna teoretiska antaganden, vilket kräver att valet av teoretisk referensram är gjort enligt grundlig efterforskning. Vi
hävdar att vi till största förmåga har efterforskat kring ämnet och redogjort för vald teori.
För teoretisk efterforskning har vi använt oss utav tillgängliga databaser över artiklar
och litteratur. I den teorietiska eftersökningen utgick vi från begrepp som ledarskap,
organisation, kommunikation, intern kommunikation och kommunikationskanaler. För
att få övergripande och delvis fördjupad uppfattning om den teoretiska referensramen
valde vi att vrida och vända på sammansättningar av de olika nyckelbegreppen. De
databaser vi främst utgick från var Linnéuniversitets biblioteketskatalog och
Libhub.com. Givetvis har vi även gjort omfattande efterforskningar genom diverse
sökmotorer på Internet, exempelvis Google. Resultat som funnits genom sökningar på
Internet har främst används som referensmaterial i strävan att finna publikationer i
original. Vi hävdar att resultatet av den teoretiska efterforskningen är mer än tillräcklig
för att leda till en väl genomförd analys.
30 Den litteraturstudie som genomförts har resulterat i ett antal ständigt återkommande författare. För att ge läsaren ett större förtroende för våra litteraturval väljer vi här nedan att kortfattat redovisa för de främst betydande författarna.
Björn Nilsson universitetslektor i socialpsykologi och Anna-Karin Waldemarson arbetslivspedagog
Richard L. Daft, professor i management på Vanderbilt universitet
Peter Erikson, VD på ett ledande konsultföretag inom kommunikation
Anders Engquist, Fil dr, och legitimerad psykolog och psykoterapeut
Mats Heide, fil dr och Jesper Falkheimer, även han fil dr samt lärare inom strategisk kommunikation och organisation på Lunds Universitet
Dag Ingvar Jacobsen, professor inom bland annat ekonomi och management samt docenten Jan Thorsvik, båda delaktiga i Högskolan i Agder, Norge.
Henry Mintzberg, professor i ledarskapsstudier
3.6 Datainsamling
Holme och Solvang (1997) säger att processen för val av källa till datainsamlingen kommer naturligt ur den valda frågeställningen. Datainsamling kan ske på två olika sätt enligt Olsson och Sörensen (2011), primärt och sekundärt. Holme och Solvang (1997) trycker på vikten av att förklara forskarens förhållande till insamlat material. De menar på att i vissa fall kan det vara svårt att avgöra vad som anses vara primär respektive sekundärdata. Andersen (2008) nämner att datainsamlingens typ styrs till stor del av de tidigare metodvalen som exempelvis ansats, metod och forskningsdesign. Vidare pekar man även på att praktiken ofta skiljer sig från den tänkta metoden, vilket medför att fastlagd metod kan tänkas variera genom arbetets gång. Insamlad data behandlas som antingen sekundär- eller primärdata beroende på hur de har kommit till stånd.
Definitionen på de olika typerna av data kommer ur huruvida det är egenhändigt komponerad data eller “lånat” av källor. (Andersen, 2008; Olsson & Sörensen, 2011) 3.6.1 Primärdata
Primärdata är vad forskaren själv åstadkommit genom studien. Den formen av data kan också delas in i undergrupper som stimulidata och icke-stimulidata. Kvalitativ
stimulidata sägs vara ett resultat av bland annat progressiva intervjuer. Vidare förklaras
icke-stimulidata som observationer. (Andersen, 2008)
31 Vi har valt att utgå från en delvis delaktig observation, som sedan kompletteras med kvalitativa intervjuer på det valda fallföretaget. Detta för att besvara frågeställningarna på ett rättvisande sätt. Kontakt med företaget togs i samband med att vi ansåg den teoretiska och metodologiska efterforskningen var avklarad. Vi hävdar att tack vare rigorös efterforskning och förberedelse kan vi redovisa en väl genomför insamling av kvalitativ primärdata.
Observation
Vi valde att göra en observation på fallföretaget eftersom vi ville finna ett naturligt svar, det vill säga i motsats till intervjuer som kan bli begränsade då de ofta är mer eller mindre strukturerade. Observationen möjliggör att man kan se beteendet från ett annat perspektiv (Fangen, 2005). Observationen ligger som grund för de kompletterande intervjuerna som gjordes för att få fram ett trovärdigt resultat.
Figur 5, Observationsprocess
