Kommunikationskanaler

4.2.1 Skriftlig kommunikationskanal

Den skriftliga kanalen är det som kommer i pappersform, exempelvis rapporter, protokoll och nyhetsbrev. Erikson (2008) och Heide et al (2007) nämner fördelar samt nackdelar med denna kanal. Fördelarna är att man kan återgå till texten så risken för missförstående minskar. Nackdelarna är att den skriftliga kanalen är en

envägskommunikation och responstiden är lång. En annan nackdel är att det är svårt att uttrycka sig helt då kroppsspråk med mera inte inkluderas.

Under det dagliga samtalet på fallföretaget används inte nyhetsbrev och protokoll till lika stor del som teorin exemplifierar. Fallföretaget använder den skriftliga

kommunikationskanalen väldigt lite då det endast gäller tillrättavisningar av exempelvis skötslen på arbetsplatsen samt orderlistorna som medarbetarna behandlar till kunden. På fallföretaget visar det sig dock vara som teorinredovisare angående tidsperspektivet till respons. Fallföretaget får egentligen sin respons av kunderna om exempelvis ordern har utförts korrekt eller inte. Respondent M1 förklara att skriftliga tillrättavisningar finns uppsatta på flertalet ställen över arbetsplatsen och är ett resultat av fruktlöst “tjatande”.

Intressant är att teorin skiljer sig ifrån fallföretaget angående användandet av de skriftliga kanalerna men inte angående för- och nackdelarna. Teorin stämmer dock överens angående tidsperspektivet till respons. Man kan alltid gå tillbaka till orderlistan för att kunna granska den ännu en gång vilket även teorin argumenterar för. Vi anser att

46 på fallföretaget ligger grunden i själva arbetet på de orderlistorna som de behandlar och sedan levereras till kunden. Där har de tillgång och möjlighet att gå tillbaka till

informationen för att bekräfta att ordern har behandlats korrekt. Angående de skriftliga tillrättavisningarna tror vi att de är formulerade på ett felaktigt sätt vilket medför att budskapet framhävs och därmed uppfattas på ett felaktigt vis. Vi anser att det beror på att mängden text, men främst på grund utav dess ordval vilket vi anser inte har med tillrättavisningen att göra. Vi tror även att respondent M1 argument till varför att hans tillrättavisningar har uppkommit, det vill säga därför att medarbetarna inte följer hans tidigare muntliga tillrättavisningar, vilket vi anser vara ett felaktigt tillvägagångssätt.

“Jag är trött på att tjata på folk som inte lyssnar så jag kände mig tvungen att skriva lappar”. Vi anser att skriftligt tillrättavisande inte är mer verksamt än muntligt. Om medarbetarna har lyssnat på M1s muntliga tillrättavisning anser vi inte att en skriftlig tillrättavisning inte skapar en större förståelse, utan mer att man stör sig mer på den skriftliga informationen eftersom den alltid finns uppsatt.

4.2.2 Muntlig kommunikationskanal

Den muntliga kommunikationskanalen exemplifierar Eriksson (2008) som konferenser, dialoger och seminarium. Kanalens fördelar är att den ger en tvåvägskommunikation och snabb respons, vilket enligt Fisk (2004) sker på ett ögonblick. Nackdelar är att det inte blir dokumenterat och andra faktorer som kroppsspråk och tonläge spelar in men det analyseras längre ner i kapitlet.

På fallföretaget är den muntliga kommunikationen att föredra. Enligt flertalet respondenter och vad observationen visar på är den muntliga kanalen den främst använda. Enligt respondent L2 “Att prata med någon öga mot öga tycker jag är det bästa sättet att kommunicera. Man får svar direkt och man kan diskutera saker som dyker upp”. Respondenterna talar om hur närheten på den mindre arbetsplatsen medför att dialogen sker snabbare och mer effektivt med face-to-face-kommunikation. Under observationen såg vi mönster på hur den muntliga kommunikationen innehöll till en stor del icke arbetsrelaterade ämnen.

Intressant är att empirin stämmer överens med teorin angående att den ger

tvåvägskommunikation och man får en snabb respons. Flertalet respondenter säger även att det är lättare att föra en muntlig dialog om problem uppstår. Dock anser vi att de

47 exempel Erikson (2008) framhäver inte är aktuellt i fallföretagets dagliga samtal utan man skapar en muntlig dialog om arbetsrelaterade eller icke arbetsrelaterade saker. Den muntliga kanalen är en kanal som en av respondenterna anser stärker arbetsmiljön och samvaron. Vi tror att det beror på att fallföretaget förhåller sig delvis som en familj. På fallföretaget står den muntliga kommunikationen i form av face-to-face-kommunikation i centrum. Vi anser att det till stor del beror på att fallföretagets ringa storlek. Vi tror att det medför att alla medlemmar använder sig av muntlig kommunikation då de befinner sig nära varandra på arbetsplatsen. Det vi vill framhäva är att eftersom man är så pass nära varandra på fallföretaget så används denna kanal mest, likt en familj eller en grupp av något slag. Vi tror även att tidsaspekten är en del som är centralt vid val av kanal i det dagliga samtalet på fallföretaget. Detta efter som att alla medarbetare befinner sig inom samma lokal, tror vi att den muntliga kanalen möjliggör en snabbare respons än de övriga kanalerna.

4.2.3 Elektronisk kommunikationskanal

Elektronisk kommunikationskanal har som tidigare nämnts, framkommit genom ny teknologi. Denna kanal syftar Erikson (2008) till exempelvis intern-TV, Skype och Facebook. Erikson (2008) nämner även att alla inte har tillgång till dator på jobbet.

Flertalet av respondenterna anser att de elektroniska kommunikationskanalerna blir överflödiga i deras företag. Observationen visar på att endast ledarna har tillgång till en dator vilken helt naturligt gör att det dagliga samtalet inte speglas av denna kanal. Vi såg även tydliga mönster på hur den elektroniska kanalen övervägande användes för icke arbetsrelaterat informationssökande. Telefon används dock om något allvarligt händer och att man inte är på samma plats som varandra, vilket några respondenter anser vara väldigt sällan.

Vi ser det intressant hur teorins redogörelser inte är relevant i fallföretaget, då de använder sig av de elektroniska kanalerna endast vid nödfall. Vi tror att det beror på att fallföretaget speglar hur nära inpå medarbetarna är med varandra. Inom fallföretagets bransch finns det inte tillgång till en varsin dator och eftersom man samtalar med varandra så anser vi att denna kanal är av mindre betydelse. Dock visar observationen på att den elektroniska kanalen främst används för rekreation och extern

48 kommunikation. Detta tror vi främst beror på att datorutrustning och dylikt främst används av ledarna vilka har den främsta kontakten med kunder.