Digitaliseringen

Överlag går det att utläsa en trend hos respondenterna där de nästan uteslutande har en positiv uppfattning om digitaliseringens påverkan på revisonen. Mer tid kan läggas på andra arbetsuppgifter som numera hanteras på ett mycket snabbare och mer digitalt sett.

Simpla arbetsuppgifter som revisorer tidigare fick lägga mycket tid på, exempelvis olika avstämningar som fick göras för hand, där olika program nu sköter det åt revisorn istället.

Det mobila arbetet framhävs också av alla respondenter som en väldigt stor fördel med digitaliseringen, att kunna ta med sin dator ut till kund eller att arbete på annan plats än på kontoret underlättar väldigt mycket i det vardagliga arbetet.

Enligt Gotrik så har digitaliseringen inom revisionen blivit lite som en bieffekt från digitaliseringen på redovisningssidan där de har bland annat elektronisk fakturahantering och allting lagras digitalt. På BDO använder de sig av ett datorprogram där alla dokument finns lagrade och som alla inom byrån kommer åt, något som Gotrik anser sparar tid då de inte behöver sitta och bläddra i pärmar för att hitta den informationen de behöver. På PWC berättar Kristian att de har helt lagt av med pärmar och pappersakter och arbetar endast med digitala dokument där de även jobbar aktivt med att deras kunder ska leverera sitt material digitalt vilket gör att de kan granska och göra allt jobb platsoberoende. De har även centralt på PWC instiftat en form av revisionsfabrik som de kallar delivery center där de har anställt studenter i Lund som sitter och samlar in och påminner kunder att lämna in material digitalt.

Ytterligare en sak som beskrivs som väldigt annorlunda i och med digitaliseringen är möjligheten för revisorerna att kunna använda hela datamängder för analys. Något som inte gått tidigare då det har behövts utföras för hand och i de fallen skulle ha tagit enormt mycket tid för revisorn. En faktor som enligt respondenterna har höjt kvalitén på revisionen, där risken för fel har minskat i revisorns arbete med hjälp av det digitala arbetssättet.

På EY gör de idag fler dataanalyser än de gjorde förr i tiden och på de stora bolagen gör de nu dataanalyser på hela populationen och de kan på så sätt skala av de stickprov som behöver göras. På BDO berättar Gotrik att de har interna pilotgrupper med analysverktyg där de bygger sina egna mallar som är menade att spara tid.

Det är en sårbarhet att jobba digitalt eftersom allting kräver ström och att systemen fungerar som de ska. Skulle det ske ett strömavbrott eller att någon av servrarna ligger nere så avstannar allt arbete. Förr i tiden gick det att jobba vidare med papper och penna, idag går det inte. Angående papper och penna och vad man föredrar kan även vara en smaksak och generationsfråga där Kristian i vissa fall har stött på medarbetare som fortfarande finner det lättare att missa saker på en skärm jämfört på ett fysiskt papper. Vilket även de andra respondenterna förklarar att de kan ha förståelse för i vissa sammanhang, där det kan bli ineffektivt att sitta och scrolla genom en väldigt stor fil på datorn i jämförelse med att bläddra och jämföra mellan två olika pärmar. Kristian påpekar även att det finns en risk att nätet eller den molnbaserade servern inte fungerar samt att de skulle kunna bli utsatta för virus eller intrång som gör att de tappar alla dokument.

” Förut har det ju varit den här filen, in med den i arkivet i ett brandsäkert skåp och förvara i sju år. Nu seglar det ju bara iväg någonstans och man hoppas att det funkar.”

– Kristian Lyngenberg, PWC.

Vid fråga angående nackdelar med digitaliseringen av revisionsarbetet så anser respondenterna att de inte kan se allt för många nackdelar. Det som alla nämner lite grann om är säkerhetsfrågan gällande att allt ska finnas lagrat digitalt och huruvida det går att förlita sig blint på datorn. Samtidigt som de nämner det så vänder de sig även emot det då den aspekten är väldigt svår att komma ifrån oavsett om de hade lagrat allt i pärmar eller annan digital lagring. Risken för att alla papper ska brinna upp vid en eventuell brand i lokalerna finns där precis som risken för att en hårddisk med massa lagring ska krascha, sen går det alltid att sia om hur stor risken för en brand är kontra att en hårddisk kraschar såklart. Anonym respondent från EY ser inte heller några direkta nackdelar med digitaliseringen men det kan finnas en risk att en tappar den analytiska granskningen som

ska göras och att en endast förlitar sig på dataprogrammen vilket är något en behöver se upp med.

När frågan om automatisering av olika typer av arbetsuppgifter nämns så har våra respondenter svårt att komma fram till vilka typer av uppgifter som de ser skulle kunna digitaliseras ytterligare eller automatiseras helt.

”Frågan är om vi människor är tillräckligt smarta för att få datorerna tillräckligt smarta.” – Gotrik Ahlberg, BDO.

Respondenterna anser att revisionsarbetet har kommit en bit på vägen men i dagsläget så är det väldigt många komplexa uppgifter inom yrket som ett eventuellt program inte skulle kunna lösa istället för den mänskliga revisorn. Många analyser och avstämningar görs digitalt men kontrolleras av revisorn samtidigt som kundrelationerna fortfarande är en väldigt viktig del i arbetet, vilket gör att revisorns uppgifter kan vara svåra att effektivisera mer med hjälp av digitala lösningar.

”Grejen är att i varje revisionsmoment så har du ju en analytisk del och den är ju svår att automatisera på det sättet för då tappar man ju lite revisionssyftet också. Frågan är vilka delar som skulle kunna automatiseras helt för som sagt, det är ju en granskningsinsats på i princip alla moment man gör och att automatisera den då riskerar man ju lite att tappa syftet med revisionen.” – Anonym, EY.

Kristian på PWC förklarar att det finns en möjlighet att ju mer automatisering man bygger in desto mindre tänker personen som sitter med det. Personen förlitar sig på att denne fått in det som ska in, det lyser grönt och går då vidare. Det finns då en risk att en tappar lite av det kritiska tänkandet.

5.2.2 Revisionsprocessen

Revisionsprocessen delas in i tre olika delar, planering, granskning och rapportering.

Detta framgår i studiens revisionsstycke, processen var även känd för alla respondenter

även om de i praktiken ansåg att indelningen inte alltid är lika tydlig som i teorin. Alla respondenterna är eniga i att processen går snabbare och har förenklats i och med det mer digitaliserade arbetet. Däremot så tycker de inte att arbetet i sig har förändrats så jättemycket, arbetsgången ser ut på ett liknande sett som tidigare, de utför liknande typer av uppgifter men där skillnaden är att de nu istället gör det via sin dator, surfplatta, mobil etc. Kristian menar på att själva processen i sig inte har förändrats men metodiken har utvecklats på grund av digitaliseringen med alla granskningsprogram och verktyg som har utvecklats.

En förutsättning som framgår i intervjuerna för att processens delar ska vara mer effektiva med digitaliseringen, är att kunderna även bidrar med data digitalt till byråerna. Anonyma respondenten på EY uppskattar det till att 80% av deras kunder skickar allting digitalt till dem och att de förväntar sig att inom ett till två år nå nästan 100%, med reservation för något undantag.

5.2.3 Förväntningsgap

Respondenterna delar den generella uppfattningen kring att kunderna i stor utsträckning inte har speciellt bra koll på vad revisionsbyråerna egentligen gör. Stämpeln kunderna får av byråerna där de godkänner deras arbete är i många fall tillräckligt för kunderna. Det vill säga att respondenterna sällan upplever en konflikt i deras arbete där kunderna förväntar sig mer än vad de får. Däremot är de alla beredda att hålla med om att det finns ett gap mellan kund och byrå, där kunskapen om vad kunden egentligen betalar för inte alltid finns i den utsträckning som den borde. Vanligt förekommande är att kunderna inte kan skilja på vad en redovisningskonsult och en revisor utför för arbete.

Anonym respondent menar på att det skiljer sig mellan stora och mindre bolag. De större bolagen har mer krav på byrån och de kräver att de kör dataanalyser på specifika case och att revisionen ska innefatta vissa delar som även ska förmedlas till dem. Gotrik upplever istället att det är väldigt få som är intresserade. Kristian upplever att de flesta är

intresserade och framförallt de som äger sitt bolag, de vill vara med i revisionsprocessen och veta lite mer vad de gör, vad de hittar och vad de tittar på.

Vid frågan om respondenterna har kunnat se någon skillnad i kundernas intresse och kunskap i och med att båda parternas arbete har digitaliserats mer så kan respondenterna inte se någon direkt förändring. Kristian tror att det mer har att göra med åt vilket håll yrket drar sig mot, att revisorn mer och mer går mot konsultarbete och rådgivning, vilket i sin tur har gjort att kundkontakten har förändrats under åren. Men Kristian förklarar också att det inte är en extrem skillnad men att det går att utläsa en liten förändring, för när det gäller att få hjälp med förbättring och ökad förtjänst så är kunderna allt som oftast mer intresserade och nyfikna än när det kommer till rättelser från revisorn. När det kommer till att arbeta digitalt förklarar Kristian att det inte är jättemånga kunder som förväntar sig att de ska bli digitala utan det är de själva som försöker få kunderna att arbeta mer digitalt.

”Förr skickade vi ut en önskelista på saker de skulle förbereda innan besöket. Numera har vi ett annat webbgränssnitt där vi kan lägga upp den här typen av förfrågningar och så kan de ladda upp dokumenten mot det här i en portal som vi delar med klienten” – Kristian Lyngenberg, PWC.

Kristian fortsätter berätta att när kunderna väl är med på den digitala fronten så tycker de att det är mycket bättre då de slipper att kopiera upp samma pärm, som de redan har producerat, en gång till.