I detta kapitel följer en diskussion kring om syftet uppfyllts, om resultatet är generaliserbart samt hur studien kan utvecklas.
6.1 Om syftet uppfylls
Syftet med examensarbetet är att studera intern kommunikation inom projekt för att se om strukturering av kommunikation kan minska slöserier och därmed öka
kommunikationens effektivitet. Effektiv kommunikation avser underlätta arbetet för medarbetarna, vilket leder till en mer effektiv projektprocess.
Att mäta effektivitet i samband med kommunikation är svårt, då det inte finns några konkreta mätetal kopplade till kommunikation. Teorierna i arbetet styrker att
strukturering av kommunikation är mycket viktigt, men ger inget svar i konkreta siffror.
Vår förhoppning vid början av arbetet var att kunna konkretisera denna effektivitet genom en fallstudie, men då projektet som granskats var så gott som avslutat hann inte detta arbete påverka projektets processer och det gick således inte att mäta någon konkret förbättring. Dock kan detta arbete ligga till grund för vidare studier inom projektkommunikation, där effektiviteten kan mätas med hjälp av teorierna.
För en fullständig bild av projektets kommunikation gällande ändringar hade det varit nyttigt att inkludera leverantörer då även dem har stor betydelse för processens
genomloppstid. Detta var något som kom fram under intervjun med projektledaren. Han menade att det är av största vikt att samarbeta med leverantörer med flexibla
egenskaper samt är effektiva i kommunikationen. På grund av begränsningar gällande examensarbetets storlek gjordes avgränsning att enbart undersöka den interna
kommunikationen, därmed uteslöts kommunikation till leverantörer. En vidare syn på kommunikationen inom projekt hade med stor sannolikhet skapat en tydligare bild av de faktorer som spelar roll för kommunikationen i dess olika steg inom projekt.
Då syftet var att se hur strukturering av den interna kommunikationen kan minska slöserier och därmed öka kommunikationens effektivitet, och detta examenarbete innefattar begränsningar i tid var utfallet svårt att avläsa under tiden för studien. Vad studien gjorde var att överblicka nuläget samt framställa en handlingsplan med relevanta rekommendationer att bepröva i denna typ av verksamhet.
6.2 Resultatets generaliserbarhet
De typiska problem och brister som uppstår gällande projektkommunikation som teorin beskriver stämmer i många fall väl överens med de brister i arbetssätt som går att se hos fallföretaget. Tack vare detta utfall tros resultatet av denna studie även gälla andra
företag i samma verksamhetsmiljö. Förhoppningen med detta examensarbete är att väcka uppmärksamhet för den interna kommunikationens betydelse, samt vilken kraft den har att påverka arbetet. Kommunikation finns överallt och inom alla organisationer, mindre förbättringar kan ge stor effekt. För att kommunikation ska bli allmängiltigt är det viktigt att det inte handlar om vad som sägs, utan hur det sägs. Hur det tros vara applicerbart även på andra verksamheter. Arbetet är även allmängiltigt då
värdeflödeskartläggningen inte har genomförts på detaljnivå. Nu genomfördes den på en mer överskådlig nivå, vilket gör att det som uppmätte lättare är överensstämmande med andra verksamheter.
Då teorin visar att antal företag ökar, och likaså konkurrensen sinsemellan, är intern effektivisering ett högaktuellt ämne. Trots att ett företag inte anser sig behöva det idag finns det stor risk (eller chans, beroende på hur man ser på saken) att resultatet i denna rapport kan komma till användning i framtiden.
6.3 Resultatets relation till hållbar utveckling och arbetsmiljö
Att se över den interna kommunikationen och ständigt arbeta med dess
förbättringsmöjligheter inom projekt påverkan med stor sannolikhet även arbetsmiljön och dess klimat. Att fokusera på kvalité av kommunikation i form av att minskar
omotiverade och irrelevanta arbetsmoment som bristande kommunikation orsakar stimulerar medarbetarna samt är en faktor som troligtvis skulle öka trivsel hos de anställda. Att minimera slöserier och därmed skapa luft, är förebyggande för att undvika stress. En arbetsplats med stressförebyggande aktiviteter ses idag som en arbetsplats med fokus på hållbarutveckling. En verksamhet som är stark i det långa loppet och inte slutar i sjukskrivningar eller dåligt arbetsklimat på grund av stressad och omotiverade medarbetare.
6.4 Etiska aspekter
Resultatet i fallstudien visar komplikationer vid nyanställningar då få
kommunikationssteg är standardiserade, och inte heller dokumenterade. För att ge alla anställda på företaget samma förutsättningar, oberoende av hur länge denne har varit anställd, skulle ett mer strukturerat kommunikationssätt varit etiskt försvarbart.
6.5 Potentiell utveckling av studien
Då studien kartlägger vikten av kommunikation och sedan bekräftar teorierna med hjälp av en fallstudie kan nästa steg vara att genomföra en ny fallstudie i realtid. Den fallstudie som ingår i denna rapport innefattar ett projekt som nästan är avslutat, och det hade
varit intressant att applicera de rekommendationer som företaget får i denna rapport för att sedan genomföra ett nytt projekt med dessa verktyg från start.
Ytterligare en fortsatt studie i detta arbete hade kunnat innefatta externa aktörer, till exempel kunder och/eller leverantörer. Då kommunikation är svårt att mäta i siffror hade kundnöjdheten kunnat vara ett avgörande betyg på hur stor förbättring en väl planerad kommunikation faktiskt är.
Då denna rapport i mångt och mycket fokuserar på företag som arbetar med Lean hade det även varit intressant att göra fortsatta studier på företag som inte arbetar med Lean, för att se om processerna då skiljer sig åt. Lean handlar mycket om att standardisera och strukturera, och det hade därför varit intressant att se om en strukturerad
kommunikation hade varit svårare att tillämpa i en verksamhet som inte arbetar med strukturering i lika hög grad i övrigt.
Sist men inte minst hade man kunnat se på andra delar i projektprocessen än genomförandefasen. Kan kundnöjdheten till exempel höjas om kommunikationen effektiviseras i en inledande fas i projektet?
6.6 Förbättringsförslag till fallföretaget
Fallföretaget skulle först och främst behöva bekräfta kommunikationen och vilken förbättringspotential den innehar. För att ett förbättringsarbete ska kunna genomföras är det viktigt att alla anställda på företaget förstår potentialen, och inte bara styrelsen.
Detta för att samtliga anställda själva ska välja att avvara tid till förbättringsarbetet, vilket lätt annars enbart blir ytterligare en börda.
Därefter skulle diverse olika verktyg behöva användas, vilket har skrivits om i diskussionen. Företaget skulle till exempel behöva ha en utarbetad
kommunikationspolicy samt arbeta utefter lean kommunikation, vilket tidigare tycks vara ett okänt begrepp.
6.7 Uppmärksammade fenomen utanför forskningsfrågan
Brister i implementeringen av lean har uppmärksammats under arbetets gång, detta då olika avdelningar på företaget ser på lean med väldigt olika åsikter.