Dubbla roller

När intervjupersonerna fått frågor om hur deras arbetssätt har förändrats i och med införandet av Combine samt hur de kombinerar de två olika rollerna har två huvudsakliga teman identifierats som kommer presenteras nedan. Dessa är “Att kombinera den dagliga verksamheten med införandet av Combine” och “Medarbetarnas erfarenheter/upplevelser av att arbeta med införandet av Combine”.

Flera socialsekreterare med särskilt uppdrag beskriver hur deras vardagliga arbete påverkas. De har tidigare haft en tjänst med ett enda fokus, att möta klienter inom den enhet de är verksamma. Nu har de socialsekreterare med särskilt uppdrag som är involverade i implementeringen istället en tvådelad tjänst, och i vissa fall fler delar ändå.

Ett återkommande tema i intervjuerna har varit hur socialsekreterarna med särskilt uppdrag kombinerar de olika arbetsområdena. En intervjuperson skildrar det dagliga arbetet genom att berätta hur det såg ut innan införandet jämfört med hur det ser ut för hen efter införandet:

Jag kunde fokusera på mina arbetsuppgifter, det var (…) punkt. Jag kunde ta emot mina klienter, kunde sitta med dem i lugn och ro och det var liksom inget mer än så. Nu är det mycket mer att folk kommer och knackar på och säger kan du låsa upp en, eller kan du låsa upp ett beslut.

Citatet skildrar hur intervjupersonen upplever att dennes dagliga arbete har förändrats i och med implementeringen av det nya systemet. Svårigheten att kombinera de olika procenten av tjänsterna återfinns flera gånger under intervjuerna. Det förekommer inte bara svårigheter i hur socialsekreterarna rent tidsmässigt ska dela upp sina uppdrag utan även hur de två uppdragen ska prioriteras när de stöter på svårigheter:

Ska jag planera utbildningars i Combine nu eller ska jag ha samtal med barn som befinner sig i en familj där det förekommer våld. Det är klart att jag behöver prioritera dom här barnen, men det blir jättesvårt att hantera den här avvägningen.

Flera av socialsekreterarna visar på en delad roll i deras yrke när de ställer de två uppdragen mot varandra där de behöver ta ställning till, och prioritera, vad som är viktigast i stunden. Det handlar inte endast om prioriteringar och hur socialsekreterarna ska kombinera deras dubbla roller när det kommer till hinder i det vardagliga arbetet. En intervjuperson beskriver svårigheterna hen stöter på kring deras vardagliga processer som kommer att förändras i och med Combine. Istället för att verksamhetssystemet är anpassat efter deras rutiner och processer behöver de på arbetsplatsen ändra rutiner och processer för att matcha det nya verksamhetssystemet. Hen berättar att omarbetandet gällande processer och juridiska delar av handläggningen väcker frågor kring rättssäkerheten. Hen menar att sådana otydligheter skapar ytterligare en tidskrävande process som vidare måste diskuteras med chefer och

kommunjurist. Hen påpekar att: “det är ju inte bara att införa ett nytt system utan det blir att ompröva hela vårt sätt att jobba“.

Under en annan intervju framkommer det att vissa av projektets delar upplevts som onödigt arbete. Hen menar att mycket hade kunnat göras på ett förenklat sätt, genom att exempelvis anamma hur andra kommuner gjort som redan implementerat och är verksamma i Combine. Intervjupersonen menar att den arbetstid som de behövt avsätta till att utforma detaljer i verksamhetssystemet, hade gjort mer nytta på annat håll. “Det känns som att man sitter och uppfinner hjulet flera gånger så när det redan finns kommuner som jobbar med Combine”, menar hen. En annan socialsekreterare med särskilt uppdrag förmedlar sin syn på införandet som leder vidare till ytterligare en viktigt aspekt av införandet. Hen berättar att “jag försökte varna för att det här kommer inte tas emot bra, det här kommer leda till tidsförluster i vår verksamhet, och vi har inte resurser för att täcka upp det”. En projektledare kommenterar vid en annan intervju socialsekreterarnas nya roller genom sitt perspektiv:

Som projektdeltagare, har ju eh… en grundtjänst någonstans, man har en viss procent avsatt för att jobba med det här, vissa har 50%, vissa 20, och funktionerna har olika procent i projektet vilket gör att det har varit ibland lite svårt att få till, få tiden att liksom, att hantera tiden, att fördela tiden, och lägga tiden i projektet på rätt saker har ju folk tyckt olika om liksom.

En annan projektledare menar att när det innebär att skära ner på en socialsekreterare med särskilt uppdrags tjänst har de till fördel att det är en relativt stor kommun. Projektledaren förklarar att de arbetsuppgifter som den involverade behöver avlastas ifrån medför en mindre belastning på övriga medarbetare ju fler dem är i arbetsgruppen, då de delar på den involverades arbetsuppgifter.

5.4.2 Medarbetarnas erfarenheter av att arbeta med införandet av Combine

En viktig aspekt för att svara på våra forskningsfrågor är hur socialsekreterarna med särskilt uppdrag organiserats av ledningen samt upplevts av dem själva under förändringsarbetet. Frågor som hur deras arbetssätt förändrats under processen samt vad deras ansvar som socialsekreterare med särskilt uppdrag inneburit kommer besvaras nedan.

Socialsekreterarna med särskilda uppdrag har fått avsätta en viss procent av sin tjänst för att arbeta med Combine, i vissa fall 25% och i vissa fall mer. En intervjuperson berättar om hur hens dagliga arbetssätt förändrats genom att skildra de uppgifter hen kan möta under en dag på kontoret. Det kan handla om direkt support till kollegorna kring systemet eller möten med Pulsen AB som är de som äger Combine. En annan intervjuperson berättar om att hen i sitt vardagliga arbete driver på frågor för att förbättra Combine, med speciellt fokus på användarvänlighet. Hen berättar vidare att hens mål med att driva liknande frågor har fokus på att klienten ska kunna ha en relation med goda förutsättningar för kontinuitet. Hen menar att denna relation inte byggs upp genom att “systemet bråkar och man är frustrerad på systemet och tar ut det över kanske klienten”. Hen skildrar det vidare och berättar att ”vi ska inte sitta och va administratörer på en socialtjänst utan vi ska va mer socialarbetare (…) vi ska hjälpa folk att komma härifrån och de gör man inte på bästa sätt genom och titta på en dataskärm”.

Socialsekreteraren med särskilt uppdrag fortsätter att berätta om hur det i början kändes positivt i och med förändringen. Hen återberättar hur processen gick till i början av införandet, hur det gick från en positiv inställning samt förväntningar om en god förändring till något som snarare gav en negativ mening till det hela. Intervjupersonen menar att hen tog på situationen “lite naivt sådär kan man väl säga”. Detta citat utvecklar sedan intervjupersonen genom att berätta hur det uppstod problem som hen fick till svar att det var på grund av långsamt internet i lokalerna.

En annan socialsekreterare med särskilt uppdrag skildrar det arbete som implementeringen medfört. Intervjupersonen berättar att hen, tillsammans med andra socialsekreterare med särskilt uppdrag, lagt ner många timmar och mycket energi på att framställa kompletterande, skriftliga dokument. Hen förklarar att de bland annat skrivit lathundar innefattande både text och bilder, i syfte att vägleda kollegor i systemet. Socialsekreteraren med särskilt uppdrag berättar också att de tillsammans lagt ner mycket tid och engagemang på att planera och hålla i utbildningar, för både kollegor och chefer och att de likaså tagit sig tid att delta. Arbetet som socialsekreteraren med särskilt uppdrag beskriver, gjordes inför första försöket till implementering. Hen berättar att de inte vet om arbetet de genomfört kommer att vara till någon nytta framöver, i och med att verksamhetssystemet görs om genom en ny version i skrivande stund:

Så det är jättesurt, det arbetet man lagt ner så sjukt mycket tid och energi på...det var inte helt användbart eller det kan man inte använda nu på samma sätt, eh.. så det är det sura, det är riktigt surt!

Detta är ett ämne som flera intervjupersoner berör. Två socialsekreterare med särskilt uppdrag berättar att de blivit garanterade färdiga lathundar från Pulsen Combine till nästa version. Båda intervjupersonerna framför dock tvivel om de kommer vara tillräckligt djupgående och beskrivande, med hänvisning till leverantörens begränsade kunskap om handläggning inom socialförvaltningen. Samtidigt nämner flera av socialsekreterarna med särskilt uppdrag att beslutet om att inte implementera den dåvarande versionen var den bästa utvägen. En intervjuperson förklarar att det hade orsakat ytterligare merarbete om versionen hade implementerats i en vardaglig basis, för att sedan behöva göras om igen.

I intervjuerna med socialsekreterarna med särskilt uppdrag framkommer det vidare att den första, och tilltänkta, versionen av Combine bristfälligt uppfyllde deras behov i arbetet som handläggare. En av intervjupersonerna förklarar att en del av deras tidiga roll var att hitta programfel, så kallade buggar, i systemet. Flera av intervjupersonerna menar på att det inte kunde gått att arbeta i verksamhetssystemet på ett funktionellt eller rättssäkert vis i den dåvarande versionen. Förseningen beskrivs ha medfört en ovisshet och påfrestning för flera av intervjupersonerna. En socialsekreterare med särskilt uppdrag berättar att hen enbart fått ta del av mycket begränsad information om den nya versionen. Hen menar att det varit en stressfaktor, då det ligger en uttalad förväntan om att hen ska utbilda sina kollegor.

Att projektet blivit större under processens gång, är något som även projektledningen tar upp under en intervju. Intervjupersonen förklarar att hen upplevt att Combine vuxit fram som en påföljd av en annan implementering i kommunen. Hen berättar att det dels kan ses som naturlig del i organisationens utveckling i takt med nya och förändrade behov, men att det av samma anledning även kan upplevas som en rörig process. Involverade personer i projektet förväntas hantera två uppdrag i en och samma yrkesroll i en märkvärdigt pressad situation. Det menar intervjupersonen har haft en stor påverkan på hela implementeringen och hur projektet tas emot och påverkar berörda:

ju skiten för det när andra saker inte funkar så är det systemets fel tror jag, och det kan ibland vara lite felaktigt kan jag tycka.

I intervju med en i projektledningen berättar hen om upplevd anspänning bland medarbetare i kommunen avseende implementeringen. Hen menar på att det är nödvändigt att ha en god och sansad inställning, både inom projektgruppen, bland användare i kommunen och i kommunikationen däremellan. Hen berättar att det kan medföra en större spänning än vad det praktiskt kommer innebära när systemet sätts i bruk. Intervjupersonen menar att vissa delar av Combine bör vara lika enkelt att lära sig och hantera som dagens telefonappar, medan andra delar kommer kräva mer förberedelser och nya färdigheter:

Vi försöker liksom att tillsammans hålla nere det och inte hamna i något katastrof-tänk… Ta det här i lugn och ro och en sak i taget liksom, omge oss med kompetenta personer så kommer det gå bra.

En annan projektledare berättar att i början av införandet har de nu i efterhand sett att det fanns vissa svårigheter där socialsekreterarna kan ha upplevt sin arbetssituation som ensam. Hen menar att de i början av implementeringen knöt för få socialsekreterare med särskilt uppdrag till projektet där hen berättar att de såg att situationen blev för svår för socialsekreterarna med särskilda uppdrag. Hen säger att svårigheterna berodde på att “de facto hade missat en del kring processen och liknande”. I senare skede av införandet har projektledningen dock knutit fler verksamhetsresurser till projektet.