Förutsättningar för ett bra förändringsarbete

Enligt Bolman och Deal (2019) har människor behov av att vara med och fatta beslut. Genom att socialförvaltningen i Sjöping har valt att använda sig av befintlig kompetens vid införandet av Combine kan det vara en framgångsfaktor för att få ett gott resultat i förändringsprocessen. Å ena sidan föreligger en tanke om att den fördjupade kunskapen om Combine kommer stanna kvar i verksamheten när socialförvaltningen använder sig av befintlig kompetens. Detta kan tänkas vara ett försök till att säkerställa att kunskapen stannar inom myndigheten. Å andra sidan berättar Socialsekreterarna att de upplever att de får vara ett bollplank åt kollegorna och deras missnöje. Socialsekreterarna vittnar om den ökade arbetsbördan, konflikt mellan de dubbla rollerna samt kommunikationsproblem mellan de involverade. Några förutsättningar som kan likställas med vad tidigare forskning pekat på är motivation, delaktighet och kommunikation.

Inom HR-perspektivet finns det en tanke om att delaktighet och medbestämmande stärker medarbetarnas motivation till förändringen (Bolman & Deal, 2019). En positiv aspekt som har identifierats är att implementeringen blir mer anpassad till verksamhetens behov då medarbetarna spelar stor roll i införandet och kan därefter anpassa implementeringen efter sina egna och kollegors behov. En annan positiv aspekt är att medarbetarna som involveras

besitter kunskap som inte en konsult hade haft. Det är kunskap om myndighetsprocessen samt de lagar och regler en medarbetare inom socialförvaltningen måste följa.

Det som studiens resultat belyser avseende för- och nackdelar med delaktighet i ett förändringsarbete stärker tidigare genomförd forskning ytterligare. Det belyser att medarbetares inflytande krävs för ett lyckat förändringsarbete. Forskare menar att det är viktigt att ge medarbetaren utrymme för delaktighet i syfte att stärka dennes motivation men också att bibehålla och stärka denna genom kontinuerlig kommunikation och information (se Angelöw, 2010; Bringselius, 2010; Kock och Reineholm, 2020). Samtidigt påvisar forskare med fokus på digitaliserade förändringsarbeten att delaktighet i sådana implementeringar även kan upplevas som en ökad arbetsbelastning för yrkesgrupper med begränsade tekniska kunskaper (Garcia-Castilla et al., 2019). Den tidigare forskningen inom både generella förändringsarbeten och digitaliseringsprocesser kan tillsammans bilda en bakomliggande orsaksförklaring till intervjupersonernas både positiva och negativa upplevelser avseende delaktighet i implementeringen av Combine.

En ytterligare förutsättning för ett lyckat resultat har visat sig vara information och kommunikation. Kommunikation är en viktig del för att samspelet ska fungera och medarbetarens delaktighet liksom motivation ska stärkas (se Bringselius, 2010; Kock och Reineholm, 2020). En del av rollen som socialsekreterare med särskilt uppdrag kan anses vara att agera som ett kommunikationsverktyg för ledningen. I en intervju har det framkommit att kommunikationsledet i projektet består av flera olika steg med många medarbetare inkluderade. Socialsekreterare med särskilt uppdrag spelar därmed en avgörande och central roll för informationsflödets gång mellan ledning och övriga medarbetare. Kommunikationsflödet teoretiskt sett anses vara en betydande aspekt vad gäller delaktighet. Angelöw (2010) påvisar i tidigare forskning att motivationen hos medarbetarna stärks genom ett kontinuerligt informationsflöde genom hela processen. Bolman och Deal (2019) menar att för att skapa delaktighet med ett gott medinflytande från medarbetarna bör chefer, eller projektledare, vara transparenta och effektiva med att dela information med medarbetarna. I intervjuerna framkommer det skilda meningar kring informationsöverföringen mellan socialsekreterare med särskilt uppdrag och projektledning. En socialsekreterare med särskilt uppdrag upplever att informationen har fungerat bra, när projektledningen själva haft information, medan en annan socialsekreterare med särskilt uppdrag upplever att hen inte fått

För att stärka medarbetarnas möjlighet till påverkan ytterligare gäller det inte bara att

kommunikationen fungerar mellan de olika parterna, utan också att informationen som ges är riktig (Angelöw, 2010). Detta stärker de röster i resultatet som önskar en mer tillgänglig informationsöverföring och tillgång till direkt kommunikation. En socialsekreterare med särskilt uppdrag lyfte förslaget om att socialsekreterarna med särskilt uppdrag hade gynnats av att kunna kommunicera direkt med Pulsen AB, istället för att kommunikationen har gått i flera led. Det föreligger en risk för att socialsekreterarnas åsikter och tankar blir misstolkade när kommunikationen sker i flera led, vilket är en faktor som kan komma att påverka vilken information som når fram, och i sin tur känslan av delaktighet.

Enligt Heggen et al. (2017) är delaktighet en av de mest betydande faktorerna för medarbetarnas upplevelse av ett meningsfullt arbete. En aspekt som är betydande för delaktighet är att få sina åsikter uppmärksammade. Detta ämne har berörts i intervjuerna då en socialsekreterare med särskilt uppdrag berättar att hen har kommit med förändringsförslag som “hamnat lite i skymundan”. När socialsekreteraren med särskilt uppdrag presenterade förändringsförslaget beskrev hen en känsla av att förslagen inte togs på allvar. Bringselius (2010) liksom Angelöw (2010) belyser vikten av att tillåta medarbetarna att vara med i processen och påverka beslutsfattandet. Bringeslius (2010) menar att om medarbetaren inte upplever att ledningen är lyhörd för den kritik hen kommer med kan det påverka huruvida medarbetarna kommer att signalera om problem i fortsättningen.

I en av intervjuerna som presenterats i resultatdelen hävdar en av projektledarna att vissa delar av Combine bör vara lika enkla för medarbetarna att lära sig som dagens telefonappar. Detta kan förstås som en positiv inställning, men kan även tänkas medföra viss problematik. Det kan antas att det föreligger en förväntan ovanifrån att medarbetarna ska kunna behärska vissa delar av verksamhetssystemet lika enkelt som den uttalade själv anser att dagens telefonappar är. Projektledaren berättar detta i ett sammanhang där hen samtidigt förklarar problematiken av att inte ha en sansad inställning, vilket kan medföra en större spänning än vad det praktiskt kommer innebära när systemet sätts i bruk. Det skulle också kunna innebära att vissa röster bland medarbetarna tystas eller skyls över i tron om att allt kommer lösa sig och upplevas hanterbart i slutändan. Ett sådant förhållningsätt skulle kunna innebära att medarbetaren i en sådan situation berör, både upplever en begränsad delaktighet genom att inte känna sig hörd, och att dennes motivation till förändringen sinar. Det skulle med andra ord kunna innebära att

den medarbetarens mänskliga resurser i form av exempelvis kunskap, inte nyttjas av organisationen. Istället bör de mänskliga resurserna återspeglas och bidra till ett hållbart förändringsarbete som både gynnar medarbetare och organisation. För att undvika en sådan situation visar tidigare forskning att medarbetarens förutsättningar för delaktig istället kontinuerligt behöver ses över och att medarbetarens engagemang belönas. I sådana fall kan organisationen anses ha tillhandahållit medarbetaren alla förutsättningar till engagemang och ökad motivation, för att sedan lämna resten upp till den enskilde själv (se Bringeslius, 2010; Angelöw, 2010; Kock och Reineholm, 2020; Svensson et al., 2008 och Mayo, 1933).

6.4 Dubbla roller

För att lyckas med en sammanhållen helheltsstrategi bör alla involverade faktorer fungera (Bolman & Deal, 2019). Förutsättningar som ovan nämnts kan ses som nödvändiga för att socialsekretarens dubbla roller ska parallellt fortlöpa. På samma gång som de ska fortsätta handlägga klienter ska de även arbeta med sin nya roll i och med införandet av Combine. Om faktorer som kommunikation och information inte fungerar så kan det tänkas leda till att hela införandet fallerar, vilket även blir viktigt när socialsekreteraren med särskilt uppdrag ska hantera och planera sina dubbla roller. Socialsekreteraren med särskilt uppdrag kan hamna i en situation där hen inte vet hur hen ska prioritera vad som är viktigast att fokusera på i stunden. En fråga som socialsekreterarna med särskilt uppdrag kan ställas inför är huruvida hen bör fokusera på att utbilda sina kollegor eller handlägga sina klienter. En av studiens intervjupersoner berättar om sin svårighet med att hantera den avvägningen som uppstår när hen både behöver planera utbildningar i Combine och ha samtal med barn som misstänks fara illa.

I och med socialsekreterarnas dubbla roller medföljer även ett dubbelt ansvar. Å ena sidan behöver hen finnas där för kollegor, å andra sidan för sina brukare. Heggens et al. (2017) beskriver att ansvarstagande förutsätter handlingsutrymme, men att ett för stort handlingsutrymme kan upplevas som frustrerande och stressigt. Flera av våra intervjupersoner har upplevt svårigheter med att kombinera dessa två roller, vilket kan antas bero på ett för stort handlingsutrymme där gränsdragningarna mellan rollerna inte är tydliga. Heggens et al. (2017) menar att det är ledarens ansvar att anpassa miljön för den anställde i syfte att

utgår från ledningens ansvar att utforma och leda arbetet till den anställdes fördel. I studien framkommer det att socialsekreterare med särskilt uppdrag på olika sätt har blivit avlastade i sin grundtjänst, för att kunna hantera ytterligare en roll och det ansvar som den medför. Däremot lyfter flera av dem att uppdraget kommit att bli större än vad som förväntats, både av dem själva och av chefer och att det varit svårt att hålla sig till den arbetsdelning som är tänkt. Detta är även något som en intervjuperson ur projektgruppen bekräftar när hen säger att projektet hade mått bättre av en mer tydlig plan från första början. Samtidig visar tidigare forskning att uttalade strategier inte enbart är fördelaktigt, då det kan medföra en alltför stor tilltro till sådana dokument (Kock & Reineholm, 2020). En sådan upplevelse bland deltagarna kan dock innebära att det föreligger en risk att en så kallad sammanhållen helhetsstrategi inte upplevs av arbetsgruppen.

Samtliga deltagare i studien har lyft att den utbildning de erhållit inför implementeringen upplevts som ytterst bristfällig och att de fått lära sig själva under processens gång. Med andra ord har socialsekreterarna med särskilt uppdrag haft ett nästintill obegränsat handlingsutrymme vad gäller att utbilda både sig själva, chefer och kollegor. En socialsekreterare med särskilt uppdrag lyfter att det medfört ett stort ansvar och en press på att lyckas utforma, ta till sig och förmedla ett nytt arbetssätt vidare till andra. Det skulle det gå att diskutera vidare i och med den upplevda bristen av utbildning och hur det svarar på att “investera i människan” (Bolman & Deal, 2019). Att erbjuda de involverade i projektet mer och tillräcklig utbildning skulle kunna anses vara en investering i den anställda och därigenom även för organisationen. Mer utbildning skulle innebära tydligare riktlinjer för det nya arbetssättet, en bättre förståelse för sammanhanget och därmed även skapa bättre förutsättningar för att dela med sig av färdigheterna. Det skulle likaså kunna tänkas avgränsa socialsekreterarna med särskilt uppdrags handlingsutrymme och medföra en känsla av trygghet för den enskilde. Betydelsen av utbildning vid organisatoriska förändringsarbeten är ett tidigare studerat ämne som påvisar att det kan likställas som en avgörande resurs för förändringens framgång (Galambos et al., 2008). Det är dock något som går att vidare studera, i och med att socialsekreterarna med särskilt uppdrag i denna studie verkar klarat sig bra, trots den bristfälliga utbildningen.