En data och telekomleverantör

Företaget är en etablerad aktör i sin bransch och erbjuder såväl taltelefoni (fast och mobil) som datakommunikation. Företaget säljer både till företag och privatperso- ner. Fokus i intervjun ligger på de kalkylsituationer som respondenten (business controller i företaget sedan 2005) anser vanligast.

Varifrån kommer underlaget (data) till kostnadsberäkningen?

Det informationsunderlag som används i företagets kalkyler kommer huvudsak- ligen från affärsredovisningen. Uppgifterna är därmed tillbakablickande, dvs. beskriver kostnader som företaget har haft och som har fördelats på konton i affärs-

redovisningen och allokerats till någon ansvarsenhet. Denna kontering sker genom företagets attestrutiner.

Utöver klassificeringen av utbetalningar (kostnader) enligt kontoplanen och den interna organisationsstrukturen har företaget också inventerat och beskrivit sina verksamhetsprocesser. Utgångspunkten för denna verksamhetsbeskrivning är en branschgemensam klassificering av typ-processer som antas ingå i alla telekom- företag. Huvudprocesserna är av tre olika slag: operativa verksamhetsprocesser, långsiktiga ”utvecklingsprocesser” och processer som utgör en grundläggande administrativ infrastruktur för företaget. Inom ramen för dessa tre områden finns totalt 15 processer (4 st + 4 st + 7 st). Varje sådan process bryts i sin tur ner i delpro- cesser, som ytterligare specificeras i ett antal typiska aktiviteter. För att teckna en bild av hur personalkostnaderna ska fördelas mellan de 15 huvudprocesserna har företagets mellanchefer (inom avdelningar som arbetar inom flera områden i stan- dardmodellen) ombetts uppskatta hur mycket deras medarbetare jobbar i respek- tive process. För avdelningar som uteslutande jobbar i en process (t.ex. kundtjänst) kan personalkostnaderna allokeras dit fullt ut.

För att kunna allokera de verkliga kostnaderna på kalkylobjekt, i relevanta voly- mer, hämtas uppgifter i företagets produktionssystem om hur mycket telefoni och datakommunikation som har producerats. Företagets data- och telekomnät är helt datoriserat, så det innehåller mycket detaljerad information om hur mycket nätet har använts och till vad.

Vilka kostnader ingår i kalkylerna?

En uttalad ambition i företaget är att alla kostnader ska föras ut på kalkylobjekten. Den enda kostnadspost som inte alltid drabbar kalkylobjekten är kostnaden för företagsledningen (som ibland behålls centralt och ibland fördelas ut, beroende på kalkylmetod och kalkylsituation). Samtliga övriga kostnader allokeras antingen ut direkt på kalkylobjekten (huvudsakligen produkter) eller placeras på kostnads- ställen (som kan vara ansvarsenheter eller processer), som i sin tur fördelas ut på kalkylobjekten.

För varje produkt (och aggregerat på produktområde) upprättas en självkostnads- kalkyl. Dessa kallas ibland ”kalkyler” (självkostnadskalkyler, med olika TB nivåer), men oftare för P/L:s. Sista raden kallas då inte för resultat, utan EBIT (earnings before interest and tax).

Hur hanteras samkostnader? Vad fördelas och vad behålls centralt?

Kostnadsinformationen kommer, som nämnts ovan, från affärsredovisningen. Där konteras alla inkommande fakturor (genom attest) på en organisatorisk enhet och ett konto i huvudboken. Vissa konton är mer produktnära och kan ”enkelt” knytas direkt till ett kalkylobjekt.

För kostnader som inte går att knyta direkt till en produkt görs någon typ av för- delning. Först genom att kostnaderna, där så är nödvändigt, fördelas på företagets standardprocesser. Därefter fördelas dessa ut på de produkter som hanteras av/i processen. Fördelningen av samkostnaderna i processerna görs med hjälp av nyck- lar, t.ex. hur stora trafikvolymer respektive produkt genererar i systemet. Uppgifter om produktionsvolymen hämtas relativt enkelt ur företagets produktionssystem

För vilka kalkylobjekt beräknas kostnader?

Företagets produkter är de mest grundläggande kalkylobjekten och utgör den lägsta nivån av självkostnadskalkyler (profit-and-loss-statements per produkt). Produkternas P/L:s kan sedan aggregeras till bredare produktområden. Likaså kan kostnadsinformationen (och intäkterna för en produkt) ligga till grund för en kundlönsamhetskalkyl (där en viss kunds hela produktportfölj läggs ihop till en P/L), vilket visar EBIT för den kunden. All underliggande data för att räkna ut ”lönsamhet”, t.ex. för en kund eller på produktområdesnivå, är de självkostnads- kalkyler som upprättats för respektive produkt. Kalkyler för kunder och produkt- områden är således bara aggregat, inte egna kalkylobjekt.

Utöver analysen av den realiserade lönsamheten, används också kalkylobjekten för mer framåtriktade affärsbeslut. Varje produkts P/L finns inlagd i företagets sälj- system, där både prisnivåer och kostnadsnivåer finns. Säljaren får besked om för- väntad lönsamhet i en offert innan hon skickar iväg den. Säljkostnaderna (per kund) bedöms inte specifikt för varje unik offert. Istället kommer de in i offert- kalkylen via den schabloniserade fördelningen av marknadsförings- och säljkost- nader som förs ut på produkter, via t.ex. allokeringen av säljorganisationens arbetstid via de 15 standardprocesserna. Dessa kostnader dyker sedan upp i offer- ten (bakvägen), via produktkostnaderna.

I vilka kalkylsituationer och för vilka beslut används kostnadsinformationen?

Den mest centrala kalkylsituationen är att producera underlag för offerter. Mycket av arbetet med att upprätta en specifik produktkalkyl (P/L) sker i säljstödsystemet. I detta har kostnader för de olika produkterna matats in. I säljstödet/offertverktyget finns vissa möjligheter för säljarna att justera prisnivån för varje produkt. Vanligt- vis handlar det om att de vill sänka priset för att fånga affären. Vid en viss nedre gräns måste säljaren kontakta företagets business controllers, eller produktägaren, för att ha rätt att sätta ett lägre pris än det aktuella gränsvärdet. Inom företaget förekommer naturligtvis diskussioner om vad som är den korrekta kostnaden för en viss produkt (vilket i praktiken får konsekvenser för vilka prisnivåer som är önskvärda). Den kostnadsnivå som har definierats för varje produkt (kalkylobjekt) avgör dess lönsamhet och lönsamheten för hela affären, vilket innebär att företagets kalkyllogik också får ”internpolitiska” konsekvenser. Genom kalkylmodellen defi- nieras vad som är/har varit framgångsrikt och vad som är misslyckanden.

På senare år har frågan om vad 1 MB data (för mobila bredband) verkligen kostar varit uppe till diskussion. Särskilt som många telekomoperatörer erbjuder fast pris på mobilt internet. Uppfattningarna kan gå radikalt isär, t.ex. beroende på kalkyl- situation. Informationsbehovet är olika om kostnadsuppgifterna ska användas som underlag för kortsiktig prissättning eller för att veta vad en viss mängd datatrafik faktiskt har kostat att producera.

Controlleravdelningens ambition är att förenkla produktionen av kalkylrappor- terna så mycket som möjligt genom att begränsa antalet kalkylrapporter som pro- duceras. Istället för att ta fram olika kalkylrapporter för olika ändamål, hjälper controllern kalkylanvändarna att titta på ”rätt” rad i P/L-rapporten, beroende på vilken sorts beslut som ska fattas. Ibland bör hon titta långt upp i rapporten (att produkten ger ett positivt bidrag), ibland är det viktigt att titta på sista raden (EBIT). För att försäkra sig om att produkten kommer att vara lönsam på lång sikt.