En teknikkonsult (med fokus på granskning och

Företaget har kontor i hela Sverige, från norr till söder. Verksamheten bedrivs både i egna lokaler och ute hos kunderna. Till stöd för konsultations- och inspektions- processerna har företaget ett avancerat datorsystem som används av konsulterna. Varje steg i arbetsprocessen dokumenteras i systemet. Efter genomfört uppdrag producerar systemet all nödvändig dokumentation som överlämnas till kunden. Datorsystemet innehåller därmed information om såväl genomförda uppdrag som hur lång tid som lagts på (de olika momenten) i respektive uppdrag.

Varifrån kommer underlaget (data) till kostnadsberäkningen?

Huvuddelen av underlaget till kalkylerna kommer från affärsredovisningen. I redovisningssystemet konteras och attesteras alla inkommande fakturor, vilket gör det enkelt att summera hur mycket resurser som har lagts på olika inköp (fördelat på organisatoriska enheter och över tiden).

För att bedöma lönsamheten i genomförda uppdrag, samt för att kunna sätta priser för produkterna i sortimentet, summeras kostnaderna på relevanta kalkylobjekt (huvudsakligen produkter). Vid analys av realiserad lönsamhet fördelas kostna- derna på den verkliga produktionsvolymen. För framåtriktad prissättning fördelas kostnaderna på budgeterade produktionsvolymer.

Företagets datorsystem gör att det finns mycket detaljerad information om hur verksamheten bedrivs, med fokus på vad som har producerats.

Vilka kostnader ingår i kalkylerna?

Företagets samtliga kostnader fördelas ut på kalkylobjekten (som huvudsakligen är produkter). Företaget upprättar en självkostnadskalkyl och kan därmed se varje

produkts lönsamhet. Kalkylen är uppställd som en trappa med olika TB-nivåer. Självkostnadskalkylerna bryts inte ner på region eller kontor, utan mäter genom- snittskostnaden. På TB1-nivån dras kontorskostnaderna och de direkta kostnaderna för personalen i produktionen från intäkten. Varje produkt definieras huvudsak- ligen efter hur lång tid den tar att genomföra, samt vilken ”produktionsapparat” som används för att producera den. Därvid dras direkta kostnader (personal, lokal och utrustning) från intäkten. För TB2 dras överkapacitet (som räknas fram som differensen mellan möjlig produktionskapacitet och verklig volym) samt kostnader för produktionsorganisationen (regionchefer och personal på huvudkontoret som enbart jobbar med produktion). Därefter fördelas övriga huvudkontorskostnader ut i förhållande till ”produktionstiden” för respektive produkt.

Hur hanteras samkostnader? Vad fördelas och vad behålls centralt?

Alla samkostnader fördelas ut på kalkylobjekten (produkterna) i förhållande till hur lång tid de tar att producera. Naturligtvis skulle det gå att utveckla mer raffine- rade metoder för kostnadsfördelningen, men företagets erfarenhet är att mer pre- cisa fördelningsnycklar kan väcka motstånd internt. I och med att fördelningen görs på uppenbart godtycklig grund, hanteras kalkylerna därefter. Kalkylerna gör inte anspråk på att vara den absoluta sanningen, utan utgör snarare ett diskus- sionsunderlag. För vissa kostnadsposter blir godtyckligheten mer uppenbar än för andra. Samtliga IT-kostnader (som ”tas” på huvudkontoret) bakas t.ex. in i den allmänna overhead-kostnaden och fördelas ut på kalkylobjekten i proportion till hur hårt de belastar produktionsprocessen. Det är däremot inte självklart att det är de uppdrag som tar längst tid att utföra som driver IT-kostnaderna mest. Det skulle t.o.m. kunna vara så att alla produkter driver IT-kostnaderna lika mycket (eller rent av att det är företagets strategi som driver IT-kostnaderna) och att IT-kostnaderna därför bord fördelas lika (med samma belopp) på samtliga produkter. Företaget har dock avstått från den typen av mer avancerade kostnadsallokeringar.

Enkelhet är ledstjärnan för företagets kalkyler. Med alltför avancerade beräkningar riskerar kalkylerna att möta motstånd från olika intressenter i företaget. Likaså blir det administrativa arbetet för att förvalta kalkylerna alldeles för tungt (och dyrt). För ett tiotal år sedan arbetade företaget med mycket avancerade kalkylmodeller för att säkerställa att olika produkter i sortimentet inte korssubventionerade varandra. Men nyttan av denna ökade precision åts upp av mer administrativt arbete. De avancerade kalkylerna gick helt enkelt inte att underhålla. Av den anledningen har också företaget valt att tillämpa samma avskrivningstider i de interna kalkylerna, som de gör i de externa boksluten.

För vilka kalkylobjekt beräknas kostnader?

Företagets kalkylobjekt är dess produkter. Kalkyler upprättas dels i planeringssyfte, dels för uppföljning av verksamhetens prestationer (och analys av lönsamheten). De framtidsorienterade kalkylerna upprättas dels i samband med budgeten (då ekonomiska krav ställs på företagets olika kontor). I budgetprocessen görs anta-

ganden om vilka volymer som varje kontor förväntas leverera. De budgeterade kostnaderna fördelas på den förväntade produktionsvolymen och ger en indikation om vilka intäkter kontoret måste sikta mot för att generera önskad lönsamhet. Kal- kyler upprättas också i samband med att nya produkter ska utvecklas och lanseras.

Kalkylerna används också för att analysera verksamhetens prestationer. Huvud- sakligen används en genomsnittskostnad för respektive produkt, multiplicerat med den producerade volymen. Varje lokalkontors intäkter belastas därefter med denna kostnad multiplicerat med den volym produkter som de har levererat. Kalkylerna är därmed en central komponent i utvärderingen av lokalkontorens prestationer. Företaget prioriterar den marknadsorienterade ansvarsuppföljningen (dvs. hur lönsamma de lokala kontoren är) och gör inte lika noggranna analyser av hur lön- samma de enskilda produkterna är; över tiden och i olika delar av landet. Produk- tens självkostnad är en genomsnittskostnad, baserat på hela företagets kostnader (per produkt) fördelat på hela företagets produktionsvolym för den produkten.

I vilka kalkylsituationer och för vilka beslut används kostnadsinformationen?

Företagets kalkyler används huvudsakligen för utvärdering av kontorens lönsam- het, i efterhand. ”Lönsamheten” är central för att känna igen vad/vem som är bra. Därav är det också en viss dragkamp internt om vilka kalkylmodeller som ska gälla, eftersom kalkylmodellen i praktiken definierar vilka enheter och produkter som uppfattas som vinnare respektive förlorare. ”Kampen” om kalkylerna är en kamp om att sätta agendan. Av den anledningen är organisationen också försiktig med att vara allt för ”smart” i kostnadsfördelning. Ju högre precision i någon viss fördelning (av samkostnaderna), desto större motstånd från de produktägare (och kontorschefer som säljer mycket av dessa produkter) mot att just de drabbas av ett omotiverat (!) stort påslag. Precisionen, som ibland signaleras med decimalangivel- ser, kan leda till turbulens i dialogen, snarare än ett bättre underlag för gemensamt beslutsfattande.

Istället har företaget valt att göra grova fördelningar, som är uppenbart schabloni- serade. Ingen enskild befattningshavare behöver därför känna sig hotad av lön- samhetsdecimalen. De TB-baserade självkostnadskalkylerna är standardiserade, så de används i många olika kalkylsituationer. Snarare än att göra olika rapporter för olika situationer, rekommenderar ekonomiavdelningen läsarna att medvetet titta på olika rader i kalkylen. Ibland är sista raden viktig, och då påtalar de det. Ibland är det bara TB1-nivån som ska fokuseras och då säger de det (för beslut och upp- följning på kort sikt).