D.5 Resultat
D.5.1 Enkät
Svarsfrekvensen på enkäterna var 50% för enkäten riktad till 14 teamledare och 32% i den till de övriga 94 gruppmedlemmarna. Båda parterna redovisade metoder och tekniker som använts för att stärka samarbetet och sammanhållningen i gruppen. Samtidigt råder det kon- sensus kring att distansläget inte haft en större påverkan på gruppernas samarbete och koor- dination. Alla teamledare svarade att det använde Scrum som arbetsprocess och teamledare såväl som gruppmedlemmar redogör att deras arbetsprocess fungerat väl på distans.
D.5.1.1 Enkät till teamledare
Nedan presenteras resultatet från enkäten som skickats till teamledare.
Till vilken grad har distansläget påverkat gruppens koordination och samarbete?
Svar Ingen (1) (2) (3) (4) (5) Stor
Andel svar 0% 28.6% 28.6% 28.6% 14.3%
Anser du att distansläget haft en signifikant påverkan på ditt gruppansvar som team- ledare?
Svar Ja Nej
Andel svar 57.1% 42.9%
Vilken arbetsprocess arbetar din projektgrupp utefter?
Svar Scrum
Andel svar 100%
Hur väl tycker du gruppens arbetssätt / arbetsprocess fungerar på distans? Svar Inte alls (1) (2) (3) (4) (5) Mycket
Andel svar 0% 0% 14.3% 57.1% 28.6%
Har ni instiftat några specifika tekniker, bestämmelser eller metoder i er arbetsprocess till följd av distansläget?
Svar Ja Nej
Andel svar 85.7% 14.3%
Till vilken grad har distansläget påverkat gruppens förmåga att följa den uppsatta ar- betsprocessen.
Svar Ingen (1) (2) (3) (4) (5) Stor
Andel svar 14.3% 42.9% 28.6% 14.3% 0%
Vad har du som teamledare gjort för att koordinera / driva gruppen framåt i distanslä- get?
D.5. Resultat
Svar
Jag försöker se till att det finns en tydlig plan inför varje vecka så att alla har något att göra. Det är inte jag som skriver planen men jag ser till att vi har en diskussion och att den rör sig i rätt riktning.
Under möte försöka vara så tydlig som möjligt samt lämna tystnad för att ge andra tid att prata Jag ser till att vara väldigt uppmärksam under våra dagliga scrummöten för att se vad folk säger att det ska göra och jämför det sedan med det arbete som faktiskt görs via tidrapportering, commits på git, overleaf osv. Om det skiljer sig en hel del tar jag upp detta med personen. Annars försöker jag vara väldigt uppmuntrande och tagga gruppen så mycket som det bara går. Lagt större vikt på team building för att skapa bättre samarbetsförmåga
Försökt driva projektet framåt genom att vara förberedd inför alla möten med ideer om hur vi ska gå vidare.
Försöker hoppa in i interna möten som folk har och prata om hur det går. Vara ständigt uppdaterad
Bygga upp tillit inom gruppen genom att anordna många aktiviteter. Tilltalla specifika personer i mötet så att alla blir hörda
Ge ett antal konkreta exempel på de metoder eller tekniker som utnyttjats Svar
I discord har vi fyra röstkanaler som heter "Utveckling-1", ..,"Utveckling-4" som simulerar att man sitter tillsamans i de par vi arbetar i men som även tillåter andra att joina om de har något de vill att man tar upp. Det liknar alltså att vi skulle vara på plats och kunna gå över till varandras datorer och prata. Alla som har tillgång till kamera ska använda den under möten. Vi har använt Trello för att realisera Scrum
Varje möte börjar med kort statusrapport där alla säger vad de gjort och hur de mår. Vi använder visual studio live share vid parprogrammering för att båda ska få känna sig delaktiga och kunna bidra.
Konstanta möten i olika mötes kanaler så att folk kan hoppa mellan och snabba komma i kontakt med folk. Dela upp arbetet i moduler som ledar till intern kommunikation och minskar behovet för mycket kommunikation mellan alla i gruppen
Skriva gruppkontrakt för att bygga gemenskap. Använder trello för att visualisera mål och aktiviteter samt microsoft teams för möten.
D.5.1.2 Enkät till övriga gruppmedlemmar
Nedan presenteras resultatet från enkäten som skickats till de övriga gruppmedlemmarna.
Till vilken grad har distansläget påverkat gruppens koordination och samarbete?
Svar Ingen (1) (2) (3) (4) (5) Stor
Andel svar 3.3% 33.3% 36.7% 23.3% 3.3%
Till vilken grad har distansläget påverkat gruppens sammanhållning och teamkänsla?
Svar Ingen (1) (2) (3) (4) (5) Stor
Andel svar 6.7% 16.7% 43.3% 23.3% 10%
D.5. Resultat
Svar Ingen (1) (2) (3) (4) (5) Stor
Andel svar 0% 3.3% 30% 53.3% 13.3%
Har gruppen eller teamledaren infört tekniker, bestämmelser eller metoder i arbetssät- tet / arbetsprocessen som är specifika till distansläget?
Svar Ja Nej
Andel svar 46.7% 53.3%
Ge ett antal konkreta exempel på de tekniker, bestämmelser eller metoder som utnytt- jats
Svar
Ha kamera på möten. Arbeta tillsammans via videosamtal. Individuella samtal med teamledare.
Kamera på möten, discordregler
Reaktioner på chatt/svar på alla meddelanden i chatten. Kamera inget krav, men är praxis.
Arbeta tillsammans i vscode live share( google drive för programmering) Digitala (skriftliga) standups
pauser mellan möten, så inte man går från ett möte 09:59 till ett nytt möte 10:00. Teamskanaler med olika ändamål
Krav på kamera under möten
Vi har använt oss av Scrums Dagliga ståuppmöten, detta är inte specifikt för just distansläget men har hjälpt mycket i situationen för att veta hur alla ligger till. Vi har även använt oss av Microsoft Teams för att hålla olika möten där man kan utveckla sida vid sida och ansluta till andras möten om man har en fråga. Detta har fungerat bra under distansläget nästan som att man skulle sitta i smågrupper i plugget och ta en sväng förbi en annan grupp och prata lite.
Teams rum, FB messanger, mail lista
Trello och dagligt scrum-möte. (mycket möjligt att det hade använts utan distansläge men det har varit till hjälp)
Morgonmöte på distans
Vilka andra metoder eller tekniker har gruppen / teamledaren utnyttjat för att främja koordination och samarbete?
D.5. Resultat
Svar
Kick-off
Krav på kamera. kick-offs, Regelbunda möten för att känna en "vi-känsla", individuella samtal med teamledaren.
kick-off
Gruppkontrakt som alla medlemmar skrivit på. Innefattar obligatoriska pauser ’och obligatoriska moment varje veckodag där varje gruppmedlem läser merge request på gitlab. Kick-off har såklart utförts vid 2 tillfällen. Möten med hela gruppen sker med video kamera
Vi hade en kick-off utomhus där alla kunde träffas vilket gav en god bas. Med resten kör vi vad som känns bäst, kodar man blir det utan kamera men att diskutera blir med kamera.
kick-offs
Kick off, Scrum, sprinter kick-off, kamera på möte Kickoff
Kick-off, mid-off och fuck-off. Pair-programming och korsgranskning av varandras dokument/kod.
Online kick-off
Vi har haft några mindre kick-offs samt ser till att ta raster och prata och lära känna varandra mer vilket har hjälpt lagandan mycket i min ögon. kick-off, mid-off, må runda
Digital kick-off över videolänk där det spelades spel kick-off och midd-off
D.5.2
Litteraturstudie
Att arbeta på distans kan till en början upplevas som en enkel övergång men det är svårt att förutse det problem som medförs av omställningen. För virtuella team finns det ofta inga guidelines eller tydliga regler, dina kollegor är helt främmande och projektets mål är tvety- digt. Cassandra J. Smith (2014) beskriver i sin bok Working at a Distance: A Global Business Model for Virtual Team Collaboration [50] vilka svårigheter som kommer med att arbeta i en virtuell miljö. Asynkron kommunikation som e-post och Facebook Messenger leder lätt till brist i kommunikation eller missförstånd. Med synkron kommunikation i form av videosam- tal eller Teamsmöten riskerar samtal att bli ensidiga och engagemanget hos en större del av samtalets medlemmar fallerar. Ytterligare ett bekymmer är vad man kallar glipan i prestanda, skillnaden mellan det eftersökta och det levererade resultatet. Detta mellanrum uppstår ofta till följd av de kommunikationsproblem som beskrevs tidigare och accelereras i en virtuell miljö som ofta existerar utan en tydlig process eller modell. JS Olson och GM Olson (2014) hamrar vidare på vikten av kommunikation i artikeln How to make distance work work [50], de beskriver distansarbete som ett blint och osynligt arbetssätt i det att man helt saknar insikt i ens kollegors sysslor. All nödvändig information måste explicit kommuniceras genom val- fritt medel, gruppmedlemmar bör beskriva vad det för tillfället arbetar med och vara tydliga med när de stötter på problem. Koordination måste vara förutbestämt, det går inte att förlita sig på spontana möten. Medvetenheten kring andras arbete är nästintill obefintligt i ett di- stansläge. Insikt i medlemmarnas arbete måste explicit dokumenteras i form av till exempel GitHub commits eller Google Docs revisionshistorik [51] [52].
Det första steget mot ett fungerande virtuellt team bygger på att finna en gemensam grund. Om gruppmedlemmar härstammar från olika discipliner eller har varierande kunskapsbak- grund är det viktigt att bygga tillit och gemenskap inom gruppen. Tillit utvecklas synner- ligen långsamt i en distribuerat projektgrupp, det är upp till ledaren i gruppen att annord-
D.6. Diskussion
na övningar och aktiviteter som driver detta förlopp framåt. Efter detta steg betonas vik- ten av att definiera en tydlig rutin för alla medlemmar i gruppen, detta underlättas av ex- plicita roller med förväntade ansvarsområde. Artikeln framställer även värdet av en tydlig kommunikation- och samarbetsrutin som underlättar medlemmarna arbete .
Möten är en aktivitet där ledarens har en viktigt roll. Att genomföra möten på distans för- svåras av de sociala ledtrådar man går miste om, ledtrådarna indikerar vem som talar näst, hur folk reagerar och betonar sitt språk. Ledaren bör uttryckligen värva svar och kommen- tarer från alla medlemmar i mötet. Detta säkerställer att man inte går miste om information och att alla i gruppen känner att de tillför värde. Regelbundna e-post och chatmeddelande mellan ledare och de interna grupperna inom projektet driver denna typ av arbete vidare. Vanligtviss hade denna typ av information naturligt hamnat hos ledaren då hen rör sig runt kontoret men nu måste man explicit kontakta grupperna.
Artikeln avslutar med att återge det två viktigaste koncepten i distansarbete, tillit och kom- munikation. Utan närvaro av kollegor runt om en måste all kommunikation ske avsiktligt och när man är osynlig till sina medarbetare så kräver pålitlighet betydligt mer ansträngning [51].
D.6
Diskussion
I detta avsnitt diskuteras den metod som används och resultatet som uppnåtts.
D.6.1
Metod
Studien som fullföljts var tvådelad i sin metodik, först genomfördes en enkätstudie som rik- tade sig mot teamledare och gruppmedlemmar i årets kandidatprojekt. Samtidigt utfördes en litteraturstudie med referenser från Google Scholar och Linköpings Universitets bibliotek. Då man valde att skicka två separata enkäter minskade man antalet totala svar på respektive enkät, den som skickades till teamledare fick bara 7 svar vilket representerade 50% av alla teamledare. Att dra slutsatser från en enkät med 7 svar uppfattas som osäkert och det var en av anledningarna till varför studien kompletterades med en litteraturstudie. Frågorna i enkätstudien krävde att man jämförde erfarenheterna från detta projekt med tidigare projekt som inte gått på distans, här finns risk att de svarande inte lyckats göra en rättviss jämförelse. Ett alternativ hade varit att be alla svarande att jämföra sina erfarenheter med samma projekt. I ett antal frågor angavs exempel på vilket typ av svar som frågan sökte, i dessa frågor var exemplena överrepresenterade bland svaren vilket indikerar att exemplen lett till partiskhet. Genom att utforma entydliga frågor hade man inte behövt dessa exempel och därmed inte påverkat de svarande.
Litteraturstudien bestod endast av högst akademiska källor, relevansen till vår situation kan dock diskuteras. Detta projekt utfördes i ett distansläge påtvingat av en rådande pandemi- situationen medan de angivna artiklarna båda utgick från ett virtuellt team där medlemmar befinner sig på olika platser runt om i världen. Det hade varit relevant att utnyttja en källa som var skriven ur ett COVID-19 sammanhang men en sådan artikel hittades inte.
D.6.2
Resultat
Litteraturstudien visar på flera faktorer i ett virtuellt sammanhang som påverkar gruppers koordinationen och samarbetet, detta resultat understryks i enkätsvaren från alla gruppmed- lemmar. Situationen kräver överlag mer arbete, teamledare såväl som övriga gruppmedlem- mar måste lägga mer energi på att stärka gruppdynamiken då viktiga beståndsdelar som
D.7. Slutsatser
pålitlighet, kommunikation och respekt inte utvecklas lika naturligt. Enkäterna från de övri- ga gruppmedlemmarna visade att kick-offs och ett krav på kamera vid möten var tekniker som teamledare instiftat för att stärka gruppdynamiken.
Litteraturstudien pekar upprepande på hur kommunikation är den största fallgropen för vir- tuella team, teamledare måste fastställa explicita kommunikationsrutiner och försäkra sig om att gruppens medlemmar ständigt förser varandra med statusuppdateringar. I enkätsvaren från teamledarna uppgav alla att de arbetade utefter Scrum, en iterativ process med många tillfällen för feedback och kommunikation. En majoritet av teamledare såväl som övriga gruppmedlemmar rapporterade att deras arbetsprocess fungerade väl på distans, något som går i linje med vikten av kommunikation. Ett koncept inom Scrum är de dagliga statusmötena där gruppmedlemmar ges möjlighet att återge vad som åstadkommits under gårdagen och vad som planeras för dagens arbete. Precis denna typ av explicit kommunikation beskrevs som en nödvändighet av Olson och Olson [50].
Möten på distans berördes både i litteraturstudien och enkätsvaren. Litteraturen beskriver möten som ett kritiskt tillfälle för gruppens ledare att involvera alla medlemmar och säker- ställa att man inte går miste om information. Man nämner även att möten och kommuni- kation inte längre är spontant utan att explicita tillfällen måste annordnas för att se till att information förmedlas genom gruppen. Flera teamledare lyfte att det var särskild uppmärk- samma under möten för att engagera alla medlemmar i samtalen samtidigt som de själva såg till att förstå var alla grupper låg till. Det fanns även teamledare som beskrev hur det med hjälp av öppna röstkanaler undankommit problemet med att man inte annordnar spontana möten virtuella grupper, på så sätt kan medlemmar smidigt diskutera lösningar eller ställa frågor till varandra utan besväret av att annordna ett bestämt möte.
D.7
Slutsatser
I detta avsnitt besvaras de frågeställningar som ställdes i kapitel D.1.2 utifrån presenterat resultat samt påföljande diskussion.
1. Hur påverkas en teamledare i sin koordinationsförmåga av ett distansarbete?
Att leda projektgrupper på distans påverkar signifikant teamledarens koordinations- förmåga. Att bygga tillit till varandra och säkerställa att samma mängd information kommuniceras inom gruppen kräver extra åtgärder och rutiner från ledaren. Man kan inte förlita sig på att dessa faktorer faller på plats av sig själv eller att man som ledare inte behöver anpassa sin ledarestil.
2. Vilka praktiska åtgärder kan teamledare ta för att underlätta utvecklingsprojekt på distans? Teambuilding aktiviteter är extra viktiga i ett virtuellt team, annordna flera kick-offs om möjligt. Som teamledare är det viktigt att alla i gruppen känner sig värdefulla och lyssnade på vilket betyder att man måste ta ett extra stort ansvar under möten. Kom- munikation kräver tydliga rutiner och standarder, kommunicera mycket och ofta. För mer förslag på åtgärder se kapitel D.5.2
E
Iterativ utveckling och dess för-
och nackdelar -
Ludvig Erlander Klein
E.1
Introduktion
Iterativ utveckling har i teorin många fördelar, och en del nackdelar, men hur ser det faktiskt ut i praktiken? Projektet som denna rapport behandlar genomfördes med en version av en iterativ arbetsprocess, och denna fallstudie ska undersöka hur denna arbetsprocess imple- menterades och vilka teoretiska fördelar och nackdelar som kunde observeras i projektet i praktiken.
E.1.1
Syfte
Syftet med den här undersökningen är att se vilka fördelar och nackdelar som en iterativ arbetsprocess kan ha i praktiken.
E.1.2
Frågeställning
1. Hur kan man implementera en iterativ process i ett litet projekt med en deltagande extern kund?
2. Vilka förväntade för- och nackdelar med iterativ utveckling kunde vi observera i vårt projekt?
3. Vilka förväntade för- och nackdelar med iterativ utveckling kunde vi inte observera i vårt projekt?
4. Hur mycket tid lade vi på möten jämfört med ett litet projekt genomfört med V- modellen?