Ett nytt språk

Von Platen (2006) menar att ledare vid förändringar kan använda sitt språk för att forma tolkningar och förklara vad receptet betyder och på så vis skapa meningsfulla sammanhang åt medarbetarna. ”Frustrationer” är ett ord som de båda Leancoacherna i studien har börjat använda mer frekvent under arbetet med Lean. Ordet används för att fånga upp förbättringsmöjligheter men istället för att tala om förbättringar direkt frågar de efter medarbetarnas frustrationer. Att ställa frågan ”varför” är också något de har börjat göra medvetet i samband med att receptet Lean införts. Detta för att inte nöja sig med svaren och för att få medarbetarna att gå steget längre i sina reflektioner och tankar. Således har Lean även rent retoriskt skapat mening för de båda Leancoacherna i hur de uttrycker sig i sitt ledarskap.

Sandberg och Targama (1998) skriver om att medarbetarnas förståelse för sitt arbete kontinuerligt utvecklas efter hur arbetet förändras och kommuniceras. Vår tolkning är att det dagliga språket har förändrats, vilket har skapat ny mening och förståelse hos medarbetarna eftersom även de har börjat söka frustrationer, lyfta problem och blivit öppnare mot varandra. IT-enheten har även börjat använda ordet ”Leana” för att beskriva hur de till exempel ska förbättra en process. Alla medarbetare vet vad ordet innebär och vad som förväntas när de ska Leana något. Det nya språket har gett dem en ny förståelse och skapat en gemensam mening för ordet. Liknande det Røvik (2000) skriver så har vi sett att receptets införande gjort uttryck i medarbetarnas språk genom nya begrepp och sätt att uttrycka sig på. Gemensamma ord kan även de ses som symboler som kan hjälpa medarbetarna att skapa ordning i sin verklighet och

genom språket kan receptet tolkas och få en betydelse. Att Leana något har även det blivit en symbol och metafor för Leanarbetet vilket kan, i enighet med det Von Platen (2006) skriver, skapa meningsfulla sammanhang åt medarbetarna. Att medarbetarna har fått en gemensam och ny förståelse för ett ord som att Leana, samt ändrat sitt språkbruk, kan även ses som en del i en kulturell förändring. Som tidigare nämnts kan en kultur definieras som att människorna i organisationen skapar mening och tolkar saker på liknande sätt vilket gärna beskrivs genom symboler (Alvesson &

Sveningsson, 2008). I båda verksamheterna har de börjat använda ett gemensamt språk och på IT-enheten tolkar de innebörden av att Leana något på liknande sätt. Vår tolkning är att det har skett någon form av kulturell förändring i grupperna och att språket har skapat mening för dem i deras dagliga arbete.

5.1.4 Utbildning

Det som varit det primära i Växjö kommuns Leanarbete har varit att tillhandahålla utbildningar i Lean för att verksamheterna därefter ska genomföra implementeringen på egen hand. Utbildningen kan ses som ett kollektivt meningsskapade, liknande det Ericson (1998) skriver om angående att organisationer kan ses som uppbyggda system av gemensam mening. Vi tolkar det som att utbildningen har varit ett system som har gett medarbetarna en gemensam innebörd av vad Lean är. Både IT-enheten och Miljö- och hälsoskyddsförvaltningen har dessutom vidareutvecklat innebörden i sina egna verksamheter. De har haft samma grund att stå på men har kunnat anpassa arbetet till sina respektive verksamheter.

Enligt The toyota way ska man i arbetet med Lean utveckla ledare som verkligen förstår arbetet, lever efter Toyotas filosofi och lär ut den till andra (Liker, 2009). Vår tolkning är att utbildningen har varit meningsskapande på flera olika sätt. När det gäller de fyra ledarna i verksamheterna så väckte utbildningen ett engagemang kring Lean. Anneli förstod att Lean var något de kunde ha nytta av och även för Peter så föll arbetet på plats och han kunde börja arbeta med det i sin verksamhet.

Engagemanget visade sig även tydligt hos Petter som verkligen kände sig motiverad till att börja arbeta med receptet och många idéer och tankar väcktes hos honom. För Maria blev utbildningen meningsskapande i bemärkelsen att hon fick ett ”kvitto” på att det hon tidigare arbetat med hade genomförts på ”rätt sätt”. Vår tolkning är att utbildningarna skapade engagemang och förtydligade deras arbete. Genom att de fick verktygen, samt fick reflektera och utbyta erfarenheter med andra, har de upplevt en trygghet och fick ett självförtroende i Leanarbetet. Utbildningen har således skapat mening eftersom den bidrog till att de och enklare kunde applicera och arbeta vidare med Lean i sina respektive verksamheter. Utbildningen väckte även ett engagemang som de kunde ta med sig i verksamheterna för att inspirera medarbetarna i gruppen.

I arbetsgrupperna har Leanutbildningen skapat en förståelse för innebörden av Lean.

De tyckte att spelet var roligt och genom att visualisera arbetet kunde de lättare förstå vad arbetet innebar och vilka effekter arbetet kunde skapa. För några var utbildningen även meningsskapande eftersom den bidrog till att de vågade börja komma med förslag på förbättringar.

5.1.5 Hot

Rosengren (2000) menar att en definition av mening är det sammantagna sätt som individer förstår, förklarar, känner, och agerar i relation till ett visst fenomen. I studien tolkade vi det som att Livsmedelsgruppen har upplevt ett behov av att skydda sig mot Leanarbetet. Vi tolkar det inte som att de har motsatt sig Leanarbetet men att de ändå har uttryckt en viss distans till det. Gruppen upplevde att de hade satt igång Leanarbetet på egen hand och vår tolkning är att de hade byggt upp en stolthet och en mening kring sitt eget förbättringsarbete. Att kommunen sedan genomförde en Leanimplementering, och att det utåt kanske såg ut som att det var kommunens förtjänst att de genomfört förbättringarna, verkar ha upplevts som ett hot mot det arbete som de själva startat. Det kan alltså visa på ett visst motstånd i enligt med det Huzell (2005) framhåller och kan bero på att medarbetarna upplevde receptet som ett

hot. Medarbetarna uppgav även att de arbetade självständigt och en tolkning av deras meningskapade kan vara att det i gruppens kultur finns ett behov av att vara oberoende och genomföra förändringar på egen hand. Den kulturella aspekten i gruppen kan därför ha, liksom Bergström (2002) framhåller, varit avgörande för hur Lean har skapat mening och tagits emot av gruppen.

Under utbildningen fanns det medarbetare i arbetsgrupperna som upplevde att Leanspelet gick ut på att rationalisera bort människor. Trots att ledarna stillade oron genom att berätta att det inte handlade om uppsägningar så var det ändå något medarbetarna valde att belysa för oss. Vi tolkade deras yttrande som att de, trots att de kanske inte tror att receptet Lean kommer leda till uppsägningar, ändå inte kan släppa att det finns en liten chans att det är det som receptet handlar om. Lean utgör därmed enligt vår tolkning ett hot för dem även i denna bemärkelse. Det kan även vara en underliggande faktor till att det finns en viss skepsis kring huruvida Lean skulle kunna fungera för vissa utav respondenterna i gruppintervjun. Det här skulle man även kunna knyta till ovanstående diskussion om stolthet och kultur eftersom de själva ansåg sig ha ett naturligt ”Leantänk” där de dagligen rationaliserar, förtydligar, förbättrar, förenklar, granskar, ifrågasätter och ställer krav på andra organisationers flöden. En annan orsak till skepsisen kan vara att de inte vill att Lean ska bli ett tidskrävande recept i raden av många andra som succesivt glöms bort och försvinner.

Vi tolkar medarbetarnas upplevelser som att de ser Leanarbetet som ett hot eftersom ett Leanarbete i deras fall skulle ta tid från det ordinarie arbete och kanske inte ge dem så mycket i längden. Det här kommer vi diskutera vidare i nästa avsnitt.

I gruppintervjun framkom det att några av medarbetarna inte upplevde att de fått någon introduktion till Leanimplementeringen. De uttryckte att de inte heller fått veta något om motiven till implementeringen, var ledningen sett behovet eller varför, och inte heller tagit del av förstudien eller något officiellt beslut. Inte heller syftet med tavlan hade förklarats fullt ut. De fick bara presenterat att de skulle börja arbeta med

Lean och några av medarbetarna såg det som ett påhitt och förstod inte nyttan av receptet. Även utifrån dessa upplevelser så tolkar vi att Lean har fått meningen av att vara ett hot för respondenterna. I deras fall verkar det ha funnits ett behov av en introduktion och en förklaring till förändringen och precis som Burke (2009) skriver är det betydande för att medarbetare ska acceptera och engagera sig i förändringen.