Förbättringsförslag av PPU och återkoppling till produktionen . 45

färdigt. Man upplevde att PPU fungerar bra och de intervjuade trodde inte på att man ska ta bort uppföljningen, främst eftersom PPU skapar engagemang inom projektet. Man upplevde att folk börjar prata om planeringen utanför

planeringsmötena, men även på grund av funktionen med återkoppling till det egna arbetet. En av de intervjuade uttryckte sig att man alltid vill ha feedback på det arbete man har genomfört och hade gärna sett att någon annan gav honom den feedbacken i sitt arbete.

Alla mätningar över 80 % ansågs vara godkända av de intervjuade, men man anser inte av den anledningen att man ligger 20 % efter i tidplanen. Man menade att mätningarna är bara en del av huvudtidplanen, där man bland annat har delmål och milstolpar. Man ansåg att PPU är ett mått på hur väl man klarar av att arbeta med varandra. Planeringen överlappar inte med varandras arbete och att varje

yrkeskategori ges möjligheten till en mer detaljerad planering då man har kunskap i vad de andra yrkeskategorierna gör. Meningen de intervjuade ville förmedla är att man ska få folk engagerade i sin egen planering. Genom att redovisa anledningarna till varför varje aktivitet inte blev genomförd blir det lätt genomskådligt vilka anledningar som tar störst utrymme och kan man senare åtgärda dem.

En annan person som intervjuades ansåg att man skulle hålla en högre nivå än 80 % och tyckte att man skulle ligga mellan 85 till 90 %. Detta för att man måste ha lite stress och press på sig för att driva projektet framåt. Man får inte bli för bekväm i siffrorna och tro att allting är bra bara för att man ligger ovanför den godkända gränsen.

Flera av de intervjuade uttryckte sig att den främsta nyttan av PPU ligger på

platsledningsnivå och det är främst platsledningen som ser de omedelbara fördelarna med uppföljning. NCC projektplanering tillfredsställer de konkreta behoven som de har och finns i produktionen. Uppföljningen menade de intervjuade dock hade varit svårare att förankra eftersom det är svårt att se den direkta nyttan och vinsten av den. Möjligheten med feedback och utvecklingsmöjligheter tilltalas främst av personer som vill få ut någonting mer av sin arbetsuppgift på arbetsplatsen och metoden motiverar personer som vill utvecklas och bli bättre på det de gör.

4.5.3 Förbättringsförslag av PPU och återkoppling till produktionen

En av de intervjuade ansåg att man kan förbättra mätningarna genom att koppla dem till entreprenörsnivå, det vill säga, koppla uppföljningen ännu närmare de som arbetade ute på arbetsplatsen. Förslaget innebar att man låter varje enskild yrkesgrupp alternativt underentreprenör genomföra likadana mätningar och uppföljning för deras grupp. Hela tanken bakom förslaget är att man ska bli

Resultat

46

engagerad i sin egen planering och att inte den ska vara toppstyrd av general- eller totalentreprenören.

Den gemensamma planeringen, NCC Projektplanering, har landat väl i företaget upplevde flera av de intervjuade. Däremot hade man svårare att förankra uppföljningen och syftet bakom att mäta sin egen arbetsprestation. Ordet uppföljning har inneburit att flera inblandade upplevde att man var på jakt efter syndabockar. En av de intervjuade trodde detta berodde på att arbetskulturen har varit vana vid sådana möten, att man ska hitta den skyldige och ansvarige när ett fel eller problem uppstått. En av de intervjuade undrade om frågan är om problemet ligger i verktygen eller i vanan att arbeta med processen och reflektera över den. Den personen menade att man inom byggbranschen generellt haft en ovana att inte diskutera eller reflektera över sin egen arbetsprocess. Samma person menade även att det inte finns någon gemensam kultur hur man kan bli bättre med hjälp av uppföljning. En lösning till problemet som framfördes under intervjun är att man helt enkelt vänder på problemet och bestämmer att det inte ska vara en ovana. Man göra det helt enkelt till någonting som man ser som en naturlig och självklar del av

arbetsprocessen.

Under en intervju diskuterades det vad man egentligen vill uppnå med uppföljning, om det är en bättre process eller om det är en bättre dialog. Ett förslag var att man istället för mätningarna skulle ha obligatoriska frågor man reflekterar över på

arbetsplatsen. Tanken var att reflektionsfrågorna skulle trigga igång en diskussion. Till exempel att man har man fem frågor som behandlar viktiga punkter och problem som har uppkommit. Senare under projektets gång och veckomötena behandlar och utvecklar man en av dessa frågor per veckomöte. Efter fem veckor börjar man en ny cykel och undersöker fem nya frågor. Detta för att undvika problemet med att hitta syndabockar som det lätt kan bli när man använder sig av mätningar av prestationer.

Ett annat förslag var att man under varje nytt uppstartsmöte ställer frågan, vad är nyckeln till ett lyckat projekt för dig? Alla frågor som uppkommer kan man senare använda som grund till reflektionsfrågor. Samtliga delaktiga får möjligheten att arbeta med vad de tror är förutsättningarna för att projektet ska lyckats. Detta trodde de intervjuade skulle kunna vara ett mot en bättre uppföljning och att det inte blir övermäktigt för de inblandade. Det är en lösning till att undvika att PPUn förblir en procentsats som inte används vidare i arbetsprocessen.

PPU ingår i verksamhetsmålen för företaget, men ute på de besökta och intervjuade arbetsplatserna upplevde man inte det. De intervjuade sa att de övriga delarna i projektplaneringen var lätta att ta till sig eftersom de löser de konkreta och omedelbara behoven för platsledningen. PPU upplevde man gör inte det utan blir

Resultat

47

bara en punkt på arbetsordningen utan direkt koppling till arbetet som utförts. Ett förslag från en av de intervjuade var att man tydligare redogör orsaken och verkan av PPU i verksamhetsmålen. Ledningen måste vara tydligare med att förklara och utbilda i vilka effekter PPU har och målet med PPUn.

Under en av intervjuerna diskuterades att användningen av partnering kombinerat med NCC projektplanering skulle kunna vara fördelaktigt. Diskussionen gällde de paralleller man kan dra mellan NCC projektplanering och partnering. Eftersom partnering inte är en aktiv del i granskning i rapporten uppmärksammades enbart möjligheten till förbättring.

4.6 Sammanfattning

Samtliga intervjuade tyckte att PPU var bra för att det skapade engagemang hos de som var delaktiga och det fick folk att tänka mer på planering. Inte bara hur de själv skulle planera, men även hur det påverkar andra. Alla ansåg att mätningar var nödvändiga eftersom man behövde konkreta bevis på vad man har åstadkommit och för att sedan diskutera varför man har misslyckats med vissa aktiviteter och

undersöka förslag till förbättring.

Fördelar med PPU:

o Man måste kunna redovisa sitt arbete i siffror för att få konkreta bevis på vad som genomförts.

o Det är ett verktyg så att folk inte säkrar upp sin egen planering och kapar därigenom tidplaneringen.

o Engagerar folk i planeringen även utanför mötena.

Nackdelar med PPU:

o Otydliga definitioner av aktiviteter.

o Mätningar ses ibland som kritik mot de individuella prestationerna.

o Byggbranschen är ovan vid att reflektera, diskutera och följa upp arbetsprocessen.

o Man ser inte hur PPU ingår verksamhetsmålen till företaget.

Förbättringsförslag för PPU:

o Lyfta ner uppföljningen från projektnivå till respektive entreprenör/yrkesgrupp.

Resultat

48

o Göra en sammanställning av varje veckas PPU som presenteras vid varje fasplanering.

o Skapa reflektionsfrågor som återkopplar till PPUn som man tar upp på veckoplaneringsmötena.

o Erfarenhetsåterföring en till två veckor efter projektavslut för att diskutera framgångar och misslyckanden i projektet.

o Ta bort PPU som en inledande del när man presenterar NCC Projektplanering som ny arbetsmetod för att senare när metoden fungerar plocka in det.

o Koppla PPU tydligare till verksamhetsmålen.

Analys

49

5 ANALYS

I detta kapitel diskuteras skillnaderna mellan vad som är skrivet i teorin och hur man upplever PPU i praktiken. Det förs även en diskussion angående förbättringsförslagen som presenterade under Resultat.