Företag D

Företag D som 2018 hade ett medelantal anställda på ca 90 klassas som ett medelstort företag.

Idag bedrivs verksamhet i Mellansverige och företaget arbetar med utförande av byggentreprenader. Verksamheten delas upp i tre verksamhetsområden som är byggservice, entreprenadverksamhet och byggarbeten i egen regi. Informant D var företagets revisor i nästan 30 år innan hen 2017 gick in som delägare och ekonomichef. I grunden har informant D en kandidatexamen inom företagsekonomi med inriktning redovisning.

4.4.1 Budgetering

I Företag D utformas en budget en gång per år under hösten, ”där vi egentligen tror någonting utifrån våra erfarenheter från tidigare år och sen vår ambitionsnivå naturligtvis och det förankras ju i styrelsen då”. Vid detta tillfälle budgeteras omsättningen och vad företaget vill ha för total intjäning under året. Det skapas även en budget för varje projekt gällande omsättning och täckningsbidrag eller resultat. Budgeten för hela företaget fördelas ut och följs upp månadsvis över året. Informant D menar dock att det är svårt att göra budgetar för byggföretag för att sedan ha månadsvis uppföljning eftersom ”det är ju helt och hållet beroende på hur och vilka projekt vi får in, både vad gäller storlek och lönsamhet till projekten skulle jag säga.”

När budgetåret börjar övergår de därför till att arbeta med prognoser. Informant D förklarar att budgeten inte revideras och att ” […] den där budgeten det blir bara en totalsiffra som vi förhåller oss till”, som prognoserna arbetar mot. För att skapa prognoser används ett instrument som gör en slags sannolikhetsbedömning av varje projekt som sedan utmynnar i en förväntad omsättning.

Informant D upprättar även olika delbudgetar varje år när totalbudgeten utformas och nämner budgetar för overheadkostnader och personalkostnader samt att avskrivningar och finansiella kostnader budgeteras separat på en rad. Dessa kostnader ska täckningsbidraget från alla projekten täcka. Informant D anser att delbudgetarna kan vara enklare att fastställa och följa upp månadsvis. ”Det kan man väl kalla för delbudgetar då, och de är lättare att mäta och följa upp utfall mot budget sedan”. Budgeten upprättas för att företaget ska ha något att förhålla sig till, en målsättning för året men det är prognoserna som anses vara det viktiga. ”Nej men budgeten, den är inte jätteviktig för oss. Utan det är prognosen och det som löpande händer

29 hela tiden för det händer så mycket i vår verksamhet också”. Prognoserna mäts dock hela tiden mot budget där de kollar avvikelserna i både omsättning och rörelsemarginal.

4.4.2 Produktkalkylering

I Företag D finns en grupp på två eller tre personer plus en inköpare som arbetar med kalkylering. Kalkylerna upprättas för varje projekt innan de lämnar ett anbud och därmed innan varje projekt startar. De använder ett kalkylprogram där alla mått från projekten läggs in, de kan se hur lång tid en viss specifik arbetsuppgift bör ta att utföra och mängden material som behövs. Utefter detta utformas kalkylen som de går igenom konto för konto där de kollar på kostnad för varuinköp, underentreprenörer, hyrning av maskiner m.m. De kalkylerar även personalen för hur många timmar som bör gå åt.

Kalkylerna arbetar de med löpande och de är kopplade till företagets byggledningssystem. Om de får projektet flyttas kalkylen in till byggledningssystemet där de under projektets gång börjar att arbeta med en slutkostnadsprognos, alltså vad slutkostnaden för projektet kommer att bli.

Under denna process är det budgeten som de förhåller sig till, ”så nu har vi enligt budgeten så här mycket återstående kostnader kvar, tror vi att det håller eller kommer det att kosta mer”.

Skulle en kostnad eventuellt öka måste de därmed höja slutkostnadsprognosen. Uppföljningen av slutkostnadsprognos mot budget sker månadsvis. Det är i byggledningssystemet som de verkligen arbetar med uppföljning mot budget samt prognos. Informant D menar att kalkylerna kan därför ses som en förkalkyl som sedan blir en budget för projektet. De gör även någon form av efterkalkylering men som enligt informant D ”inte är så jättehävig”. De lägger in utfall från projekt i en stor excel-fil för att ta fram nyckeltal som de kan använda i framtida liknande projekt för att slippa utforma en helt ny detaljerad kalkyl.

Informant D menar att de ”tyvärr” inte tar sig tillräckligt med tid åt att analysera utfallet men att det är något de faktiskt bör göra för att utvärdera saker som ”vad gick snett här eller varför blev det som det blev eller kan vi göra bättre nästa gång”, för att kunna ta lärdom av tidigare färdigställda projekt. Informant D lyfter att det är viktigt att kontinuerligt följa projektet, exempelvis för att kunna få betalt vid eventuella prishöjningar eftersom det annars påverkar marginalen negativt. ”Så det är därför det är så viktigt att följa det där hela tiden, budget och prognos och kan vi få betalt för det”.

30 4.4.3 Prestationsmått

Det nyckeltal som Företag D arbetar allra mest med enligt informant D är vinstmarginal. De arbetar med marginalen från start för hela företaget samt i varje projekt. Informant D menar att

”tricket” är att försöka budgetera omsättningen och vad de kommer ha för marginal på projekten som fortfarande är ovissa, ”kommer vi ha 5, 8 eller 10% marginal på dem som sen ska täcka våra overheadkostnader då och avskrivningar och finansiella kostnader”. Om de t.ex. har fasta kostnader på 30 miljoner brukar informant D förmedla till alla interna att ”[…]

ska vi gå på plus minus noll så behöver vi ha in projekt och omsätta 300 miljoner som lämnar en marginal på 10%”. Informant D menar vidare att verkligheten kanske inte är så enkel men att det är på detta sätt de även mäter när de kommer in i året och börjar arbeta med deras prognoser där de följer den tänkta marginalen i varje projekt löpande. Det handlar om att ”hålla ner kostnaderna så mycket som möjligt så att vi får så bra marginal som möjligt” och att de

”säkerställer att vi har rätt eller och bra marginal i våra större byggprojekt. Det är det vi följer”.

De genomför även kundundersökningar och medarbetarundersökningar med jämna mellanrum.

Kundundersökningar skickas ut två till tre gånger per år samt till vissa avslutade projekt. Syftet med dessa är att ständigt kunna förbättra sig och att varje projekt ska vara ett referensprojekt,

”det vill säga att vi ska ha en nöjd kund som vill göra affärer med oss en gång till i framtiden och som vi då också kan referera till i andra sammanhang sedan när vi ska lämna nya anbud”.

På motsvarande sätt arbetar de med medarbetarundersökningar som skickas ut en till två gånger per år. Svaren sammanställs och de går igenom dem en gång per år när de har en Företag D-dag där alla anställda samlas. ”Vi går igenom bland annat den här medarbetarundersökningen och sedan vad vi i ledningen har vidtagit för åtgärder för att möta upp eventuell kritik eller förslag på förändringar och så vidare som medarbetarna i företaget vill få till då”.

I övrigt har de inga andra specifika nyckeltal som de följer upp eller andra saker som de mäter.

Informant D nämner dock att hen i månadsrapporteringen brukar räkna ut soliditeten och rapporterar det till styrelsen men att det är ”mer våra externa intressenter som är intresserade av sådant, som bankerna framförallt”. Informant D anser att de kanske borde mäta olika effektivitetsmått med hur mycket de får ut till projekten och hur effektiva snickarna är m.m.

”Men vi mäter inte, vi tittar på projekten som sådana. Och den här slutkostnadsprognosen, det är egentligen den, den vi jobbar mest med intensivt med”.

31 Företag D är ISO-certifierade sedan två år tillbaka inom kvalité och miljö. Det innebär att de arbetar i ett kvalitetsledningssystem där de dokumenterar hur de ska arbeta och hur alla processer ska gå tillväga vilket är något de måste förhålla sig till. ”Sen ska man naturligtvis försöka leva efter det där också och det är väl inte så lätt alla gånger”. Detta system används löpande och där rapporteras olika avvikelser i projekten, t.ex. ekonomiska eller om någon kanske skadar sig. Syftet med detta är att fånga upp avvikelserna ” […] så att vi kan göra saker och ting bättre nästa gång”. Arbetet inom kvalité och miljö är en viktig fråga för Företag D eftersom de måste arbeta med detta för att behålla certifikatet, vilket gör att ”det är definitivt ett styrmedel. I många avseenden”.

4.4.4 Övrigt

Arbetet med styrmedlen handlar, ur ett ekonomiskt perspektiv, om att ha kontroll eftersom det långsiktigt kan handla om företagets överlevnad. De värnar mycket om deras personal och vill se till att de trivs och att allt fungerar på ett bra sätt, vilket stärks i att de har låg personalomsättning och höga resultat på medarbetarundersökningar. ”Men det handlar ju om att få ut så mycket som möjligt av varje individ naturligtvis”. Det är samtidigt en utmaning att nå ut till alla och att få dem att känna den gemenskap Företag D vill försöka uppnå.

Informant D tycker att det är bra att få en genomgång av företagets styrning då det får hen att tänka till och att det alltid finns utvecklingspotential. ”Vad jobbar vi med egentligen och vad är bra och vad är dåligt […]”. Avslutningsvis inflikar informant D att:

Men jag tycker, jag tycker ändå att vi har ett bra systemstöd för att mäta och följa upp vår verksamhet med de här olika systemen som jag har pratat om. Det är ju mera att, att vi måste kanske har någon som ägnar mer tid åt det. Från och med nu och i framtiden så att säga.