Företag H

Företag H är verksamma främst inom Dalarna med små och stora byggnadsentreprenader samt byggservice. Under 2018 hade företaget ett medelantal anställda på ca 30 men klassas trots detta som ett medelstort företag då de omsätter över 10 miljoner euro. Under denna intervju deltog två informanter. Informant H1 är sedan tre år tillbaka ekonomiansvarig på företaget.

Informant H1 har inte någon formell ekonomisk examen men har studerat ekonomi två år på högskola och har arbetat med ekonomi i flera former. Informant H2 började på företaget 2006 efter att ha tagit en ingenjörsexamen. Idag är informant H2 projektledare, kalkylator och delägare.

4.7.1 Budgetering

Företag H har en verksamhet som är uppbyggd utefter projekt. Det innebär att varje projekt har sin egen budget som stäms av varje månad. Dessa budgetar är vanligtvis detaljerade och baseras på företagets kontoplan. Informant H2 förklarar: ”Vi har en mall som vi utgår ifrån med alla våra konton. Hela företaget är ju uppbyggt efter projekt, så vi gör en budget för varje projekt.”

40 När det kommer till mindre arbeten, där löpande räkning appliceras, förklarar informant H2 att de oftast är enklare då de använder en generell procent i påslag på nedlagda kostnader.

I och med att företaget är uppbyggt efter projekt och varje projekt ser olika ut blir budgetering för hela företaget svårt. De förklarar att det är lättare för dem att se månad för månad och genom det skapa en bild av verkligheten. Dock lägger Företag H en resultatbudget för hela företaget utifrån förväntad nettoomsättning och på kostnadssidan ser de till hur fördelningen har sett ut tidigare år och vad som kan förväntas. Löpande under året menar informant H1 att de arbetar mer med prognos, ”löpande under året så har vi ju en prognos för hur mycket jobb vi får in och hur mycket jobb vi kommer att göra i år”.

4.7.2 Produktkalkylering

Företag H arbetar med att lägga anbud på annonserade projekt. Det är vid detta skede som en kalkyl för projektet upprättas och om de tilldelas projektet justeras kalkylen och en produktionskalkyl tas fram. ”När vi sedan fått en tilldelning på anbudet justerar man andbudskalkylen och upprättar en produktionskalkyl” (Informant H2). Det är denna produktionskalkyl som ligger till grund för en projektbudget. För att upprätta kalkyler använder Företag H ett kalkylprogram där det de kan få fram kostnader och uppgifter om hur mycket tid som krävs för att utföra en viss arbetsuppgift. I programmet arbetar de med bland annat nettokalkyl som innehåller allt material och omkostnadskalkyl där de samlar kostnader för maskiner, hjälpmedel m.m. Sedan sammanställs allt i en slutsida för projektet. Arbetet kan variera beroende på om det är ett projekt med fast pris eller löpande räkning både gällande hur de tar fram en budget och hur de gör avstämningar på projektet. Avstämningar görs på alla pågående projekt varje månad och utgår från budgeten för respektive projekt. När kalkylerna upprättas måste de även ta hänsyn till gemensamma kostnader vilket medför att även dessa stäms av månadsvis. Informant H2 förklarar att: ”Gemensamma kostnader eller overheadkostnader är sådana kostnader som inte kan bokföras direkt i projekt, såsom företagsledning, administration, ekonomi, kostnader för lokaler m.m.”

Att använda sig av kalkyler är något som är väldigt viktigt för företaget, informant H2 beskriver att ”vi måste ha det för att kunna bygga och ha kontroll på ekonomin i projektet”. Om det tillkommer delar i ett projekt eller om någon del ska tas bort blir det ett krav att det finns en riktig välgjord kalkyl från början. Det är därmed kalkylerna som är centrala för hur projekten följs upp och stäms av.

41 4.7.3 Prestationsmått

När det kommer till prestationsmått tar Företag H fram en del nyckeltal till flerårsjämförelsen i årsredovisningen som t.ex. soliditet, för att visa hur dessa nyckeltal har förändrats de senaste åren. De arbetar även med olika dokument för att kunna följa upp och kontrollera verksamheten.

Dessa är bland annat likviditetsplan, faktureringsplan, tidplaner och anbudsammanställningar.

Genom projektens månadsavstämningar får de även fram färdigställande grad och kan räkna ut en vinstmarginal på de olika projekten. Några prestationsmått som följs upp på de styrelsemöten som hålls var fjärde månad och inför ledningsgruppen är förfallna kundfordringar, garantier och säkerhet till kund, bevakning garantitider, antal anbud som lett till projekt samt personalsituationen där sjukfrånvaro ingår. Informant H2 beskriver även att de inom företaget har låg personalomsättning.

De arbetar även med traditionella medarbetarsamtal som sammanställs och de ger de anställda möjlighet att besöka företagshälsovården. Genom detta får företaget återkoppling på hur nöjda deras medarbetare är. I och med att Företag H arbetar i en bransch med mycket risker arbetar de kontinuerligt med arbetsmiljö. Varje år sammanställs en rapport utifrån deras systematiska arbetsmiljöarbete som redovisas till styrelsen och ledningsgruppen för eventuella åtgärder och förbättringar. Informant H2 menar att denna rapport är ett viktigt verktyg för att kunna analysera verksamheten och ständigt arbeta med förbättringar enligt deras ledningssystem. Kundnöjdhet är inte något som Företag H mäter, enligt informant H1 är detta då de inte har så många kunder och att de löpande har en dialog med kunderna. Informant H2 tydliggör att, ” […] vi har ju inte riktigt resurser att sitta och göra för mycket sådana jobb heller utan vi försöker att göra det som är relevant för vår verksamhet”.

4.7.4 Övrigt

Under de senaste åren har Företag H arbetat fram nya mer effektiva rutiner gällande ekonomi för bland annat uppföljning på företaget. Tidigare kollade de hur det gick i ett projekt i slutet, men idag har de en helt annan koll i och med den månadsvisa uppföljningen. De har även bytt bokföringsprogram sam gått över till en digital tidrapportering för varje anställd som underlättar företagets totala arbete.

42