Företag E

Företag E arbetar med husbyggnationer där de erbjuder byggentreprenad och byggservice inom bostäder, samhällsbyggnader, handel, industri och offentlig verksamhet. Företaget är ett småföretag vars medelantal anställda 2018 var ca 20. I grunden har informant E en gymnasieutbildning som snickare och arbetade därefter på ett och samma företag där hen började som snickarlärling och har sedan haft titlar som tjänsteman, platschef, inköpare och slutligen arbetschef där hen ansvarade för ca 80 personer. Informant E började på Företag E 2018 som VD och är även delägare tillsammans med två andra personer i företaget. Informant

32 E:s kunskaper om ekonomistyrning kommer därmed från praktiska erfarenheter och inte från någon formell utbildning.

4.5.1 Budgetering

Informant E börjar med att förklara att Företag E arbetar med budgetering på olika sätt. Först har de utformat en femårsplan för hela företaget där de ser till omsättning och har en målsättning vad gäller resultatet på sista raden. ” […] företagsmässigt så sätter vi en målsättning på hur mycket vi förväntar oss, vi har en femårsplan”. Den planen används t.ex. när de ska presentera företaget för banker i bland annat finansieringssammanhang. Ett annat sätt de arbetar med budget är inom företagets projekt, informant E förklarar att de måste utforma en budget utifrån projektets förutsättningar och att det i och med detta blir väldigt detaljerat. ”Sen finns ju projektet och ja den är ju oftast jävligt detaljerad då med olika konton, vi har en omkostnadsserie, vi har material och vi har tjänster och vi har löner på kollektiv och tjänstemän”. Det handlar alltså om att veta hur mycket pengar de har för varje post inom projektet. Gällande planering och arbetet med budget förklarar informant E även att:

”Den går ju egentligen inte att styra med mer än vad man […] vet för stunden. Vi räknar ju på projekt. Vi vet att vi har ramavtal som man bedömer kan ge en viss omsättning […] och det är mer när man har fått projekten man vet vad det landar i […]”.

Företag E följer sedan upp de större projekten varje kvartal och sammanställer då även en kvartalsrapport för hela företaget. Vid uppföljningen används även prognoser som arbetats fram för varje projekt ” […] vi brukar göra prognoser på projekt, det är beroende på hur stort det är”. Informant E förklarar att små servicejobb endast följs upp i företagets ekonomisystem, medan de vid större mer komplexa projekt prognostiserar och gör avstämningar kvartalsvis.

Avstämningar sker då mot den budget som finns för varje projekt men även kvartalsrapporterna stäms av mot företagets femårsplan. Informant E berättar också att företagets femårsplan kommer att revideras då verksamheten gått bättre än vad de räknat med. ”Vi håller väl på och ska revidera den för vi sköt lite över målen redan första året”. Budget och uppföljningar är något som används i företaget för att ha kontroll, informant E menar att det är det som är styrning.

4.5.2 Produktkalkylering

Arbetet med produktkalkyler inom Företag E sker på projektnivå där det inför varje anbud upprättas en kalkyl. Det är sedan den kalkylen som ligger till grund för det pris som kunden får

33 och projektets budget. Informant E förklarar att kalkylarbetet ser olika ut beroende på vilka förutsättningar de ges. Om de ska lämna anbud till kommuner har de ofta en handling som anger vad de har att förhålla sig till medan vissa andra kunder kan förklara ” […] jag vill bygga ett hus och de här funktionerna ska det innehålla”. I dessa fall får Företag E själva ta fram och lämna ett förslag. För att upprätta kalkyler använder Företag E ett kalkylprogram som hjälper till i beräkningarna. Där kan de knappa in om det är nyproduktion, ombyggnation eller välja själv utifrån en lista med ”recept” för att få fram kostnaden för de olika delmomenten i byggnationen. I detta steg behöver företaget även ta in offerter från bland annat underentreprenörer för att ha möjlighet att färdigställa kalkylen.

Informant E förklarar att de är ett litet företag och att de därför kan ha många olika roller i olika projekt ”det kan ju till och med vara den som gör kalkylen, som driver projektet sedan”.

Informant E menar dock att det i huvudsak är en av delägarna som upprättar företagets kalkyler och jämför detta med sin tidigare arbetsgivare, som är ett större företag, där de har olika personer för varje arbetsuppgift. Uppföljningsarbetet på Företag E innefattar därför inte lika många personer, men informant E förklarar att de kvartalsvis stämmer av projekten och skapar en slutkostnadsprognos för varje enskilt projekt. Informant E beskriver vikten av kalkylerna:

”En dålig kalkyl för ett stort projekt kan göra att man går ju i konkurs. Så enkelt är det […]

det får inte förekomma. Man måste säkra den, kalkylen ifrån början då man lämnar ett anbud.

Så är det.”

4.5.3 Prestationsmått

Inom prestationsmått förklarar informant E att företaget mest kontinuerligt arbetar med likviditetsrapporter där de gör en fyraveckorsplan och kollar ”hur mycket finns på kontot, […]

hur ser det ut med de betalplanerna vi har som ligger ute mot kund, hur ser det ut med de fakturor som har kommit in till oss, leverantörsskulder då som kommer att gå ut”. Som hjälp i detta arbete använder sig Företag E av en modul där alla fakturor skannas in som ger möjlighet att ”snabbt gå in och kolla på hur mycket kostnader har vi fått från en viss leverantör”. De arbetar även med ögonblicksbilder från affärssystemet för att följa hur mycket som fakturerats på varje projekt samt vilka kostnader som bokförts. Utöver det lyfter informant E kvartalsrapporterna samt avstämning av projekt som färdigställts mellan dessa.

Slutkostnadsprognoserna blir viktiga för att ta lärdom av projektet ”vad gjorde vi bra här eller hur kan vi förbättra det här”.

34 I övrigt mäts produktivitet som en del av avstämningar för arbetarnas prestationsbaserade löner.

Informant E utvecklar att de i Företag E har ett lite unikt sätt att arbeta. Hos dem är prestationslönen uppdelad i två delar där första delen är den vanliga, som mäter om snickarna har arbetat in någon tid jämfört med vad som kalkylerats för det delmomentet. Den andra delen handlar om projektekonomin, där omkostnaderna och lönekostnaderna är den del som hantverkarna själva kan påverka mest. ”Lämnar man tillbaka hyresmaskiner i tid, kan man minimera spill på byggarbetsplatsen”. För projekt över 900 timmar är avstämningen ett krav genom facket, men även vid mindre projekt stämmer företaget av detta. Informant E beskriver syftet med just den mätningen ”är att det ska finnas en morot att känna sig delaktig och prestera, att tillsammans göra ett bra resultat”.

4.5.4 Övrigt

Ekonomistyrning används enligt informant E för att ” […] få kontroll. Man baserar ju sina beslut på ekonomistyrningen”. Vidare förklarar hen att anledningen till att de arbetar som de gör delvis beror på att det är vedertagna sätt att arbeta inom branschen ”jag är väl skolad i grund och botten att just använda ett visst avstämningsverktyg t.ex. i prognoser”. Men även om det finns många typer av hjälpmedel för ekonomistyrningsarbetet ”så är fortfarande själva metodiken för den ganska lika”.