2.5.1. Styrdokument och värdegrundsarbete
Ett bra skydd mot olika former av otillåten påverkan förutsätter att det finns genomtänkta och sammanhängande styrdokument och rutiner samt att dessa bygger på en
medvetenhet om risker. Det fanns vid granskningstidpunkten ingen policy eller riktlinjer i kommunen med rubriken mutor eller oegentligheter. Det centrala dokument som de intervjuade hänvisar till är riktlinjen för representation och gåvor samt rutin för hantering av omsorgarens medel och ekonomi. I samband med intervjuerna framhålls att det ibland kan vara svårt att avgöra vad oegentligheter och förtroendeskadligt beteende är och var gränsen går mellan det tillåtna och det otillåtna. Vid tveksamhet bör medarbetaren
14 Omsorgsnämnden 2015-02-09 § 4
Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll
januari 2016 11 av 13
Växjö kommun PwC
rådgöra med närmaste chef. Växjö kommun har utarbetat följande styrdokument relaterade till ämnesområdet oegentligheter:
Styrdokument Fastställd eller senast
uppdaterad
Upphandlings – och inköpspolicy för Växjö kommun Antagen av KF 2014-08-26 § 185 Reglemente för internkontroll Fastställd KF 2005-08-18 § 165 Representation och gåvor för anställda i Växjö kommun Beslutad av kommunchef 2012-06-28
Policy för bisyssla Fastställd KF 2013-05-21 § 122.
Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner Fastställd KF 2012-11-20, § 276
Flertalet av ovan nämnda styrdokument finns tillgängliga via kommunens hemsida men har inte uppdaterats under de senaste åren.
Växjö kommun har inte utarbetat några skriftliga rutiner eller riktlinjer för hur anställda ska rapportera olika former av misstänkta oegentligheter eller förtroendeskadligt
beteende. Någon kommungemensam värdegrund har inte upprättas för Växjö kommun.
Arbetet kring detta beskrivs pågå. Omsorgsnämndens vision ”Vi är omsorg på väg med nöjda omsorgstagare, stolta medarbetare och trygga medborgare”. Nämnden har utformat grundläggande värderingar utifrån bl.a. följande perspektiv när det gäller människosyn, omsorgstagare, närstående, medarbetare, ledare och ekonomi. Syftet är att ge medarbetaren vägledning och stöd i etiska ställningstaganden och stimulera till etisk diskussion.
Enligt intervjuerna beskrivs det att det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende har sin grund i förvaltningens värdegrund. Vartannat åt anordnas ”omsorgens dag” för alla personal och där samtal om bl.a. värdegrunden och dess innehåll diskuteras. Samtliga chefer träffas två gånger per år för att diskutera
förhållningssätt och värderingar och där tanken är att arbetet förs ner på respektive enhet.
Förvaltningen har sedan ca 10 år ett etiskt råd som försöker skapa en samsyn kring värderingar och arbetar dels förebyggande men även vid akuta situationer.
När det gäller förtroendeskadligt beteende hänvisar förvaltningsledningen till nämndens arbete med avvikelserapportering, lex Sarah och lex Maria. Rapportering av detta sker i nämndens patientsäkerhetsberättelse.15
När det gäller riktlinjer för registerutdrag har kommunstyrelsen (2010-02-12) fattat beslut om att begära utdrag från belastningsregistret inför anställning i
omsorgsförvaltningen. Beslutsunderlaget består av rutiner som tagits fram av arbetsgivaren efter diskussioner med Vårdförbundet och Kommunal.
Riktlinjer avseende hantering av omsorgstagares medel och ekonomi har tagits fram och beslutats av förvaltningschefen 2015-04-01.
För att förebygga oegentligheter krävs det en tillräcklig kännedom om samarbetspartners och anställda. Det är av central vikt att risken för jäv och intressekonflikter förebyggs. När det gäller bisysslor är arbetstagaren skyldig att på arbetsgivarens begäran anmäla en
15 Omsorgsnämnden 2015-02-09, § 4
Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll
januari 2016 12 av 13
Växjö kommun PwC
bisyssla och lämna de uppgifter som behövs får att arbetsgivaren skall kunna bedöma denna. Samtliga nyanställda arbetstagare, som har en anställning om minst 6 månader, ska fylla i blanketten Redogörelse över bisysslor för anställd inom Växjö kommun och få den prövad. Enligt checklista för det årliga medarbetarsamtalet ska frågan om bisyssla ställas.
2.5.2. Bedömning
Utifrån samtal med nämnden och förvaltningsledningen uppfattar vi att det är en nolltolerans avseende oegentligheter och förtroendeskadligt beteende i verksamheten.
Vi bedömer att nämndens arbete med att förebygga och upptäcka förtroendeskadligt beteende och oegentligheter delvis är tillräckligt. Vi bedömer att det förekommer ett visst arbete avseende det förebyggande arbetet avseende ekonomiska oegentligheter genom de kommunövergripande kontrollmoment som fastställts av kommunstyrelsen. Vi bedömer att nämnden i flera fall arbetar med att förebygga förtroendeskadligt beteende i
verksamheten genom värdegrundsarbetet samt rutiner för att begära in registerutdrag samt riktlinjer för hantering av omsorgstagares medel och ekonomi
Vi rekommenderar att arbetet utvecklas när det gäller riskanalyser och att eventuella rutiner och åtgärder utarbetas i verksamheten för att ytterligare förebygga arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende. Nämnden har inte utarbetat någon handlingsplan om oegentligheter skulle inträffa.
Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll
januari 2016 13 av 13
Växjö kommun PwC
3. Sammanfattande revisionell bedömning
Revisionsfrågan för denna granskning är: Sammanfattningsvis, fungerar styrningen, upp-följningen och kontrollen över verksamheten i omsorgsnämnden på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande?
Utifrån bedömningar för de olika kontrollområdena gör vi följande sammanfattande revisionella bedömning:
Vår sammanfattande bedömning är att omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten huvudsakligen fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande.
Vi konstaterar att nämnden tillämpar kommunens styrdokument styrsystem för Växjö kommun. Ett område för utveckling är att förtydliga vilka åtgärder som krävs för att uppnå verksamhetsmålen. Detta mot bakgrund av att verksamhetsmålen utgör en viktig del av nämndens styrning.
Andra områden för utveckling är intern kontroll samt hur nämnden arbetar förebyggande för att upptäcka oegentligheter och förtroendeskadlig beteende i organisationen. I
rapportens sammanfattning ges ett antal rekommendationer som syftar till att förbättra styrningen, kontrollen och uppföljningen gällande nämnden.
2016-02-02
Lena Salomon Carl-Magnus Stenehav
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen
2016-05-31
1 (1)