Granskning av kommun- kommun-styrelsens uppsiktsplikt
3. Strategier och former för upp- upp-siktsplikten i Växjö kommun
4.6 Uppsiktsplikt avseende intern kontroll
4.6.1 Uppsiktspliktens innehåll och utformning
Kommunfullmäktige beslutade 2003 om ett reglemente för intern kontroll som sedan reviderats under 2005.18 Kommunfullmäktige beslutade även att de kommunala bolagen och Värends Räddningstjänstförbund ska upprätta reglemente och anvisningar för intern kontroll. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll medan nämnderna har ansvaret för den interna kontrollen inom sina respektive verksamhetsområden. Syftet med reglementet är också att säkra en effektiv förvaltning samt att undvika allvarliga fel.
18 Kommunfullmäktige 2003-12-18 § 307 och reviderat 2005-08-18 § 165, Dnr 2005:409 Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlig-het med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten.
De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 § har lämnats över till någon annan. KL 6:7
Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun
Kommunstyrelsen Växjö kommun
22
Kommunstyrelsen utfärdar därutöver årligen anvisningar för det interna kontrollarbetet gällande nämnderna och har även en egen anvisning för internkontrollarbetet för kom-munstyrelsen som nämnd samt ansvaret för den övergripande uppsikten gällande intern kontroll. 19 Årligen tar kommunstyrelsen även kommunövergripande internkontrollområ-den och därutöver beslutar nämnderna själva vilka egna områinternkontrollområ-den som ska omfattas av kontroller.
Enligt reglementet ska kommunstyrelsen, med utgångspunkt i nämndernas uppföljnings-rapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbätt-ringar behövs besluta om sådana. Däremot ska styrelsen enligt reglementet enbart infor-mera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen.
Därutöver finns även ett reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner med till-hörande anvisningar som kommunfullmäktige beslutat om.20 Reglementet avser t ex kon-troll av attestmoment och kommunstyrelsen ansvarar för uppföljning och utvärdering av dessa regler samt vid behov ta initiativ till förändringar. Kommunstyrelsen tar årligen fram en övergripande intern kontrollplan för ekonomiska transaktioner där förvaltning-arna har kontrollansvaret och i kommunstyrelsens internbudget 2015 med verksamhets-plan för 2016-2017 återfinns den övergripande internkontrollverksamhets-planen för år 2015 21. Enligt intervjusvaren har det inte genomförts några utbildningar som riktar fokus mot intern kontroll under de senaste åren.
Av enkäten framgår att merparten av kommunstyrelsens ledamöter gör bedömningen att man säkerställer att nämnderna och bolagen följer reglementet för intern kontroll.
Tabell 6. Kommunstyrelsen säkerställer att nämnderna och bolagen följer reglementet för hur kommunen ska arbeta med intern kontroll.
Tabell 7. Kommunstyrelsen har fått en redovisning av nämndernas och bolagens viktigaste risker och internkontrollplaner för år 2015.
19 Kommunstyrelsen 2011-08-16, Dnr KS/2011:557
20 Kommunfullmäktige 2012-11-20 § 276 KS/2012:870
21 Kommunstyrelsen 2015-02-03 § 37
Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun
Kommunstyrelsen Växjö kommun
23
Tabell 8. Kommunstyrelsens arbete med risk- och väsentlighetsanalyser och den interna kon-trollen för hela den kommunala verksamheten fungerar tillfredsställande.
Utifrån enkätsvaren gör vi bedömningen att risk- och väsentlighetsanalysen är en del som kan vidareutvecklas så att kommunstyrelsens ledamöter känner sig mera delaktiga i vilka risker som organisationen ställs inför.
Vi har tagit del av kommunstyrelsens utvärdering av intern kontroll avseende år 2014 gällande ekonomi och verksamhet.22 Utvärderingen är relativt kortfattad och sammanfat-tar internkontrollarbetet i nämnderna utifrån de kommunövergripande kontrollmomen-ten. Några större avvikelser har inte upptäckts enligt kommunstyrelsens utvärdering.
Förbättringsområden som lyfts fram är attestmoment och representation beträffande ekonomi och vikten av tidiga riskbedömningar i samband med organisationsförändringar.
Enligt framställningen har de kommunala bolagen genomfört intern kontroll inom samma övergripande områden som nämnderna. Dock följs inte internkontrollarbetet i Värends Räddningstjänst upp i kommunstyrelsens utvärdering.
Tabell 9. Kommunstyrelsen gör regelbundet en utvärdering av den interna kontrollen och tar tydligt ställning i frågan hur väl den interna kontrollen fungerar i kommunens verksamheter.
22 Kommunstyrelsen 2015-08-11 § 259 Ks/2015:421
Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun
Kommunstyrelsen Växjö kommun
24
Intervjusvaren och enkätresultatet förmedlar en bild av att det finns en fungerande grundstomme för arbetet med intern kontroll men att kommunstyrelsens utvärdering och bedömning av den interna kontrollen kan stärkas ytterligare. I fritextsvaren understryks det även att arbetet med intern kontroll kunde vara uppe på dagordningen vid fler till-fällen under året. Granskningen har även identifierat ett behov av att förstärka arbetet med dokumenterade risk- och väsentlighetsanalyser.
Vid granskningstidpunkten pågick det en processkartläggning vars resultat troligtvis, en-ligt de intervjuade, kommer att medföra förändringar i arbetet med intern kontroll.
4.6.2 Bedömning
Vi bedömer att kommunstyrelsens uppsikt gällande den interna kontrollen delvis är till-räckligt gällande nämnder och bolag men att det behöver vidareutvecklas till att även om-fatta kommunalförbunden.Vi rekommenderar att kommunstyrelsen gör egna dokumen-terade riskanalyser i syfte att utgöra en grund för vilka områden som kommunstyrelsen behöver prioritera gällande uppsikten På så sätt skulle kommunstyrelsen få en mera sam-lad bedömning av problem och riskområden vilket i sig skulle kunna öka handlingsbered-skapen för framtiden. Utifrån de nämnder vi granskat finns också ett utvecklingsarbete gällande risk- och väsentlighetsanalyser och politikerna bör i högre utsträckning involve-ras i detta arbete.
Vi rekommenderar också att den riskanalys som tagits fram gällande de kommunövergri-pande kontrollmålen ses över då denna är svåröverskådlig. De kommunövergrikommunövergri-pande kon-trollerna har också en tonvikt åt det ekonomiska området varför kommunstyrelsen bör säkerställa att tillräckliga kontrollmoment som ska testas tas fram gällande själva verk-samheten. Detta mot bakgrund av att en kostnadseffektiv verksamhet är ett av syftena med beslutat reglemente för intern kontroll.
Vi konstaterar att kommunstyrelsen har följt upp nämndernas internkontrollarbete i en sammanfattande utvärdering men vi bedömer precis som flera av de intervjuade att ut-värderingen kan fördjupas. Det är i nuläget svårt att få en sammanfattande bild av hur internkontrollarbetet fungerar hos nämnder och styrelser då rapportering från ekonomi-kontoret är relativt kortfattad. Utifrån en analys av resultatet av den sammanfattande ut-värderingen bör därefter riktlinjer dras upp för kommande års internkontrollarbete inom kommunkoncernen.
Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun
Kommunstyrelsen Växjö kommun
25
Genomfört internkontrollarbete liksom risker bör även dokumenteras och lyftas fram i årsredovisningen. Enligt vår uppfattning bör det årligen minst göras två sammanfattande utvärderingar av internkontrollarbetet. På så sätt finns en ökad möjlighet för nämnder och bolag att korrigera eventuellt upptäckta brister redan tidigt i processen. Av besluts-paragrafen i protokollet bör också tydligt framgå vilka åtgärder som vidtas.
Vi konstaterar också utifrån intervjuer att det pågår ett arbete med processorientering och koncernstyrning som har till uppgift att identifiera, kartlägga och utveckla processer-na inom koncernen. Arbetet kan om det omsätts från teori till praktik, vara en del i att utveckla internkontrollarbetet. Vi rekommenderar att utbildningsinsatser avseende intern kontroll genomförs för tjänstemän och förtroendevalda i samband med förändrings- och utvecklingsarbetet inom intern kontroll. Det är enligt vår bedömning viktigt att det finns ett engagemang och en medvetenhet kring internkontrollarbetet i hela kedjan från ansva-riga politiker till enskilda medarbetare inom verksamheterna.