Rapporteringens innehåll

Enligt 3 kap 9 § Kommunallagen ska fullmäktige besluta i ärenden av principiell beskaf-fenhet eller ärenden av större vikt exempelvis mål och riktlinjer för verksamheten samt budget, skatt och andra viktiga ekonomiska frågor. I kommunstyrelsens reglemente listas en rad ärenden som är förbehållna kommunfullmäktige. Enligt reglementet åligger det kommunstyrelsen att se till att uppföljning sker till fullmäktige från samtliga nämnder och företag i den kommunala koncernen om hur verksamheten utvecklas och hur den ekono-miska ställningen är under budgetåret.

Enligt intervjusvaren får kommunfullmäktige information från nämnder, bolag och kom-munalförbund vid delårsrapportering och årsbokslut. Kommunfullmäktiges ordförande framhöll under intervjun att interpellationsverktyget används flitigt i Växjö och att det finns ett bra debattklimat i kommunfullmäktige. Likaså beskrivs ledamöternas fråge-stund som en väl fungerande kanal för informationsförmedling till kommunfullmäktige.

Enkätsvaren visar att flertalet av respondenterna enbart i viss mån instämmer i påstående att kommunstyrelsens rapportering till kommunfullmäktige avseende utfallet av uppsik-ten är tillräcklig.

Tabell 13. Jag anser att kommunstyrelsens rapportering till kommunfullmäktige avseende utfallet av uppsikten är tillräcklig.

Sammanlagt 70 % av de styrelseledamöter som svarade på enkäten anser att

ordföran-Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun

Kommunstyrelsen Växjö kommun

29

dena i nämnderna och bolagen kan ha en mera aktiv roll på kommunfullmäktiges sam-manträden genom att regelbundet informera om verksamheten.

Tabell 14. Jag anser att ordföranden i nämnderna och bolagen kan ha en mer aktiv roll på kommunfullmäktiges sammanträden genom att regelbundet informera om verksamheten.

Det står ingenting i själva reglementet för intern kontroll om rapportering och informat-ionsförmedling till fullmäktige. I anvisningarna för kommunstyrelsens övergripande in-ternkontrollarbete framhålls det att kommunstyrelsens uppsikt innebär en rätt att göra påpekanden, lämna råd och anvisningar samt, om det är nödvändigt, lämna förslag till fullmäktige om förändringar.

Enligt intervjusvaren går inte rapporteringen av intern kontroll vidare till kommunfull-mäktige. Uppföljningen av intern kontroll finns inte heller med i den koncernövergri-pande delårsrapporten eller årsredovisningen. Enligt de intervjuade kan det finnas anled-ning att se över informationsförmedlingen till kommunfullmäktige kring intern kontroll.

Kommunstyrelsens samlade redovisning och bedömning borde eventuellt, enligt de inter-vjuade, finnas med antingen i den övergripande rapporteringen av årsredovisningen eller som en separat informationspunkt i kommunfullmäktige.

Enligt företagspolicyn ska fullmäktige hållas väl informerad om bolagens förhållanden och utveckling. Kommunstyrelsen ska vid de tidpunkter och i de avseenden som fullmäk-tige bestämmer svara för sådan information. Bolagens styrelser skall också på anmodan lämna fullmäktige information. Frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt får inte avgöras av bolagen innan de inhämtat fullmäktiges ställningstagande i frågan.

Några av de intervjuade var osäkra på om alla ärenden av principiell beskaffenhet eller av större vikt når kommunfullmäktige. Utifrån protokollen kan vi konstatera att följande ärenden har beslutats i fullmäktige med anledning av att det avser information om kom-munkoncernens ekonomi, verksamhet eller annat:

 Diverse beslut gällande fastighetsförsäljningar

 Beslut avseende ägardirektiv för VKAB med tillhörande dotterbolag ²³

 Årsredovisning 2014 med revisionsberättelse

23 Kommunfullmäktige 2015-02-24 § 17, Kommunfullmäktige 2915-04-21 §§ 63,64,73, 77 samt 78

Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun

Kommunstyrelsen Växjö kommun

30

 Uppföljning av ej verkställda uppdrag som fullmäktige lämnat till nämnder och styrelser samt kommunala bolag ²⁴

 Revidering av bolagsordning för VKAB inklusive dotterbolag

 Revidering av kommunstyrelsens reglemente samt reglementet för arbete- och väl-färd

 Årsredovisning Växjö samordningsförbund samt Värends Räddningstjänstförbund samt Södra Smålands Regionförbund 2014 ²⁵

 Delårsrapporter ²⁶

 Budget 2016 med verksamhetsplan 2017-2018 ²⁷

 Program för mål för uppföljning av privata utförare ²⁸

 Redovisning av obesvarade motioner, görs i april och oktober varje år enligt reg-lementet ²⁹

4.9.2 Bedömning

Vi bedömer att kommunstyrelsens rapportering till kommunfullmäktige gällande utfallet av uppsikten är otillräcklig. Det saknas ett samlat ärende som beskriver hur kommunsty-relsen bedrivit arbetet under året. Det enda som behandlas i kommunstykommunsty-relsen, men inte i kommunfullmäktige, är uppsiktsplikt gällande den interna kontrollen. ³⁰ För att det ska finnas en fullgod dokumenterad uppsikt från kommunstyrelsen krävs en sammanställ-ning av hur lagstiftsammanställ-ning, de egna riktlinjerna och styrdokumenten efterlevts av de olika delarna inom kommunkoncernen. Vi rekommenderar att reglementet för intern kontroll kompletteras så att information om internkontrollarbetet även ska förmedlas till fullmäk-tige.

Vi bedömer att rapporteringen till fullmäktige från nämnder och bolag i flera avseende är tydlig och bra. Formerna för informationsförmedlingen mellan kommunalförbund och fullmäktige bör däremot förtydligas i de övergripande styrdokumenten. Detta för att full-mäktige ska kunna göra en samlad bedömning av den kommunala verksamheten, obero-ende av juridisk form. Vi konstaterar samtidigt att medlemskommunerna inte har begärt någon ytterligare information av Värends Räddningstjänst under 2015.

Vi konstaterar att fler av de intervjuade inte är säkra på att alla ärenden av principiell ka-raktär bereds av kommunstyrelsen och når kommunfullmäktige. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen, inom ramen för sin uppsiktsplikt, ett par gånger per år genomför en

24 Kommunfullmäktige 2015-04-21 § 73 samt 2015-11-17 § 273

25 Kommunfullmäktige 2015-06-15 § 145 samt Kommunfullmäktige 2015-05-19 § 111, Kommun-fullmäktige 2015-10-20 § 231

26 Kommunfullmäktige 2015-05-19 § 108, 2015-10-20 § 229

27 Kommunfullmäktige 2015- 06-16 § 155

28 Kommunfullmäktige 2015-09-15 § 178

29 Kommunfullmäktige 2015- 04- 21 § 74 och Kommunfullmäktige 2015-11-17 §§ 272-273

30 Kommunstyrelsen 2015-08-11 259

Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun

Kommunstyrelsen Växjö kommun

31

utvärdering av att ärenden av större vikt eller principiell beskaffenhet når kommunfull-mäktige.

Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun

Kommunstyrelsen Växjö kommun

32

5 Sammanfattande revisionell bedöm-ning

Revisionsfrågan för denna granskning är: Sammanfattningsvis, fungerar kommunstyrel-sens uppsikt på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och ge-nomförande? Utifrån bedömningar för de olika kontrollområdena gör vi följande sam-manfattande revisionella bedömning:

Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsens uppsiktsplikt delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande.

Växjö kommun saknar en dokumenterad och uttalad strategi för uppsikten samt anvis-ningar för hur den ska utövas i kommunkoncernen. Kommunstyrelsen har idag inte nå-gon samsyn för vad som menas med uppsiktsplikt och hur den ska genomföras. Kommun-styrelsen tar för närvarande del i information från ett flertal styr- och uppföljningsproces-ser, men det saknas ett sammanfattande ärende på dagordningen där utförd uppsikt och resultatet av uppsikten redovisas. I rapportens sammanfattning ges ett antal rekommen-dationer som syftar till att förbättra kommunstyrelsens uppsiktsplikt inom kommunkon-cernen.

2016-02-02

Lena Salomon Carl-Magnus Stenehav

Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun

Kommunstyrelsen Växjö kommun

33

Bilaga 1

Relevanta dokument för granskningen:

 Kommunallagen

 Kommunstyrelsens reglemente

 Kommunfullmäktiges budget för Växjö kommun 2015 med verksamhetsplan 2015-2017

 Kommunfullmäktiges budget för Växjö kommun 2016 med verksamhetsplan 2016-2017

 Årsredovisning för Växjö kommun 2014

 Årsrapport för 2014 Kommunstyrelsen

 Delårsrapport mars och augusti 2015

 Styrdokumentet Styrsystem för Växjö kommun

 Internbudget 2015 Kommunstyrelsen

 Arbetsformer för nämnder och styrelser i Växjö kommun

 Upphandlings- och inköpspolicy

 Säkerhetspolicy

 Risk- och sårbarhetsanalys 2015

 Riktlinjer för budget och ekonomiska rapporter, bokslut och årsrapporter

 Reglemente för intern kontroll

 Representationer och gåvor

 Policy för bisysslor

 Personalpolicy

 Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner

 Mall för riskanalys och anvisningar för intern kontroll

 Kommunstyrelsens utvärdering och beslut för intern kontroll 2014

 Företagspolicy

 Ägardirektiv

 Bolagsordningar

 Uppföljning enligt kommunallagen - bolagen i Växjö kommun

 Principer för styrning av kommunala bolag, SKL

 God revisionssed, SKL

Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun

Kommunstyrelsen Växjö kommun

34

Bilaga 2

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen

2016-05-31

1 (1)

§ 230 Dnr 2016-00210

Kommunens revisorers granskningsrapport rörande