• No results found

Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll

januari 2016 1 av 13

Växjö kommun PwC

Innehåll

Sammanfattning ... 2 1. Inledning ... 3 1.1. Bakgrund ... 3 1.2. Syfte och Revisionsfrågor ... 3 1.3. Revisionskriterier ... 4 1.4. Avgränsning ... 4 1.5. Metod ... 4 1.5.1. Sakavstämning ... Fel! Bokmärket är inte definierat.

2. Iakttagelser och bedömningar ... 5 2.1. Organisationsstruktur ... 5 2.2. Nämndens styrmedel ... 5 2.2.1. Styrande dokument och dess tillämpning ... 5 2.2.2. Bedömning ... 7 2.3. Nämndens uppföljning ... 7 2.3.1. Ekonomi och verksamhet ... 7 2.3.2. Bedömning ... 8 2.4. Nämndens arbete med intern kontroll och risk- och väsentlighetsanalyser . 9 2.4.1. Reglemente intern kontroll ... 9 2.4.2. Nämndens arbete ... 9 2.4.3. Bedömning ... 10 2.5. Nämndens arbete med att förebygga och upptäcka oegentligheter samt förtroendeskadliga beteende ... 10 2.5.1. Styrdokument och värdegrundsarbete ... 10 2.5.2. Bedömning ... 12 3. Sammanfattande revisionell bedömning... 13

Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll

januari 2016 2 av 13

Växjö kommun PwC

Sammanfattning

Revisorerna i Växjö kommun har gett PwC i uppdrag att granska omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll. Sammanfattningsvis bedömer vi att

omsorgsnämnden styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten delvis fungerar på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande.

Under respektive avsnitt redovisas skälen för vår bedömning. En tydligare styrning, uppföljning och kontroll skapar möjlighet att vidareutveckla verksamheten. Nedan följer några rekommendationer:

Rekommendationer

1.

Uppföljning

Vi rekommenderar att nämndens redovisning i samband med delårsrapporten förtydligas gällande vilka åtgärder som krävs för att uppnå nämndens verksamhetsmål. Detta mot bakgrund av att verksamhetsmålen utgör en viktig del av nämndens styrning.

Värdighetsgarantierna är att betrakta som ett löfte till kunderna och vi menar att dessa bör åtföljas av en regelbunden uppföljning och återkoppling till fullmäktige i form av delårs- och årsrapportering.

2.

Intern kontroll

Vi rekommenderar att risk- och väsentlighetsarbetet tydliggöras och dokumenteras för att säkerställa spårbarhet samt att nämnden i högre utsträckning involveras i risk- och väsentlighetsanalysen. Vid granskningstidpunkten fanns det ingen dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. Vi rekommenderar att återrapportering av att vidtagna åtgärder görs till nämnden så fort åtgärder vidtagits.

3.

Det förebyggande arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende Vi rekommenderar att arbetet utvecklas när det gäller riskanalyser och att eventuella rutiner och åtgärder utarbetas i verksamheten för att ytterligare förebygga arbetet mot oegentligheter och förtroendeskadligt beteende.

Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll

Kommunens revisorer ska enligt kommunallagen 9 kap 9 § granska om kommunstyrelsen och nämnderna har en tillräckligt god intern kontroll i verksamheten. Motsvarande granskning ska göras hos kommunens företag och kommunalförbund av vald lekmannarevisor respektive revisor. Granskningen är initierad med anledning av revisorernas risk- och väsentlighetsanalys.

Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen 6 kap 1 § ha uppsikt över kommunens nämnder, kommunens företag och de kommunalförbund som kommunen är medlem i.

Kommunstyrelsen har ett omfattande ansvar att se till att verksamheterna fungerar väl och i det allmännas intresse och initiera åtgärder när det omvända inträffar. Det interna reglementet för kommunstyrelsen innehåller en detaljerad uppräkning av

ansvarsområden.

Nämnderna ska enligt kommunallagen 6 kap 7 § driva verksamheten i förvaltningarna enligt de mål och regelverk som gäller för varje verksamhet. Den interna kontrollen ska vara tillräcklig och verksamheten ska drivas på ett tillfredsställande sätt. Samma krav ställs på de företag som fullmäktige beslutat lämna över skötseln av kommunala angelägenheter till med stöd av kommunallagen 3 kap 16 §.

Kommunens styrdokument gäller i normalfallet för kommunstyrelsen, nämnderna och de helägda bolagen.

1.2. Syfte och Revisionsfrågor

Granskningen är en fördjupad granskning med syftet att ge underlag till revisorernas bedömning av den interna kontrollen, resultaten och rapporteringen.

Granskningen ska besvara nedanstående revisionsfrågor:

 Vilka styrmedel använder nämnden? (avsnitt 2.2)

 Vad omfattar den uppföljning som nämnden gör? (avsnitt 2.3)

 Hur går uppföljningen till och med vilken frekvens sker uppföljningen? (avsnitt 2.3)

 Hur utvärderar eller bevakar nämnden den interna kontrollen i verksamheten?

(avsnitt 2.5)

 Hur arbetar nämnden med risk- och väsentlighetsanalyser? (avsnitt 2.5)

 Hur arbetar nämnden för att förebygga och upptäcka oegentligheter i verksamheten? (avsnitt 2.6)

 Hur arbetar nämnden för att förebygga och upptäcka förtroendeskadliga beteenden hos chefer och medarbetare? (avsnitt 2.6)

 Sammanfattningsvis, fungerar styrningen, uppföljningen och kontrollen över verksamheten i nämnden på ett tillfredsställande sätt med avseende på innehåll, omfattning och genomförande? (avsnitt 3)

Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll

januari 2016 4 av 13

Växjö kommun PwC

1.3. Revisionskriterier

Reglerna som är relevanta för de områden som ingår i granskningen finns framför allt i följande dokument:

 Kommunallagen

 Reglemente för omsorgsnämnden

 Reglemente för intern kontroll

 Styrdokumentet Styrsystem för Växjö kommun

 Policy för bisyssla, representation, resor, upphandling och inköp

 Riktlinjer för informationssäkerhet

 Kommunfullmäktiges budget för Växjö kommun 2015

 Internbudget för omsorgsnämnden och verksamhetsplan 2015

 Internbudget för omsorgsnämnden och verksamhetsplan 2016

 Delegationsordning för omsorgsnämnden

 Miljöprogram för Växjö kommun, 2014-06-17

 Patientsäkerhetsberättelse för omsorgsförvaltningen 2014

 Delårsrapport för omsorgsnämnden augusti 2015

 Årsrapport 2014

 Riktlinjer för budget, ekonomiska rapporter, bokslut och årsrapporter 2013-03-19

 Program för mål och uppföljning av privata utförare. 2015-09-15

 Hantering av omsorgstagarens medel och ekonomi.

 15 nycklar för omsorgen

1.4. Avgränsning

Granskningen genomförs inom flertal av kommunens verksamheter. Denna granskningsrapport avser omsorgsnämnden.

Granskningen hör till revisionsåret 2015.

1.5. Metod

Granskningen har genomförts genom dokumentanalyser och intervjuer. Genomgång av protokoll för perioden 2015 har även skett.

Intervjuer har genomförts med:

 Nämndens ordförande

 Förste vice ordförande i nämnden

 Andra vice ordförande i nämnden

 Förvaltningschef

 Avdelningschef för Äldreomsorg, Hemvård

 Avdelningschef för avdelningen Uppdrag och uppföljning

 Avdelningschef för Ekonomi- och personalavdelningen

Granskningen har varit föremål för sakkontroll av de intervjuade.

Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll

januari 2016 5 av 13

Växjö kommun PwC

2. Iakttagelser och bedömningar

2.1. Organisation

Omsorgsnämnden ansvarar för stöd, omsorg och vård för äldre personer, för personer med utvecklingsstörning, för personer med fysisk eller psykisk funktionsnedsättning samt för dem som är berättigade till hemsjukvårdsinsatser. Nämnden har tillsammans med nämnden för arbete och välfärd ett gemensamt ansvar för personer med psykisk funktionsnedsättning.

Det pågår en utredning där socialpsykiatrin ska överföras från omsorgsnämnden till nämnden för arbete och välfärds verksamhet. Det är vid vår granskning fortfarande oklart om vilken verksamhet inom socialpsykiatrin som ska överföras.

2.2. Nämndens styrmedel

2.2.1. Styrande dokument och dess tillämpning

Omsorgsnämndens ansvarsområde utgår ifrån nämndens reglemente som fastställts av Kommunfullmäktige 2011-05-17.

Enligt kommunens styrande dokument Styrsystem för Växjö kommun fastställd i kommunfullmäktige 2011-04-19 beskrivs att kommunens styrsystem utgår ifrån målstyrning. Förutsättningar för att åstadkomma detta är att:

 Det finns en röd tråd från kommunens ledstjärna, övergripande mål och strategier till nämnds/bolagsmål och aktiviteter på verksamhetsnivå och om möjligt på arbetsplatsnivå.

 Att målen är levande och rimliga i antal.

 Det ska finnas ett samband mellan tillgängliga resurser och verksamhetsmål.

 Det finns väl fungerande rapporterings- och uppföljningsstruktur.

Omsorgsnämndens styrning sker utifrån kommunfullmäktiges budget och som i sin tur brutits ner till nämndsmål och aktiviteter. Utifrån nämndens uppdrag har följande vision formulerats: ”Vi är OMSORG PÅ VÄG med nöjda omsorgstagare, stolta medarbetare och trygga medborgare.” I internbudget 2015 har nämnden fastställt 11 verksamhetsmål samt två mål med koppling på målområdet Ekonomi och effektivitet. Nämndens

verksamhetsmål berör flertalet av fullmäktiges målområden. Till respektive målområde har ett antal nyckeltal kopplats för att bedöma måluppfyllelsen, i flera fall saknas fastställda målnivåer. Inför 2016 har nämnden delvis beaktat detta.

De intervjuade anger att nämnden har goda ekonomiska förutsättningar för att kunna leverera en god vård och omsorg. Nämnden har gått med överskott i några år i rad. En av de största anledningarna till detta är att prognoser gällande demografi skiljt sig från det faktiska utfallet.

Nämnden har i möjligaste mån beaktat kommunens miljöprogram vid upprättande av mål i internbudgeten (2015). Förvaltningsledningen beskriver att planerna är finansierade i verksamhetens budget. I delårsrapporten per augusti beskrivs att det är osannolikt att

Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll

januari 2016 6 av 13

Växjö kommun PwC

årets utfall kommer innebära en så pass markant förbättring att målet uppnås. Åtgärder har dock genomförts bl.a. att hemtjänstpersonalen i större utsträckning använder sig av cyklar. En övergång till bilar med andra bränsletyper beskrivs som nödvändig för att nå målet.

Ytterligare styrmedel som nämnden nyttjar är ”15 nycklar för omsorgen” som utarbetats för att enklare precisera och tydliggöra vad enheterna ska arbeta gentemot och vad enheterna förväntas göra. Dessa 15 nycklar härstammar från ett tvärprofessionellt teamarbete som skedde inom nämnden för cirka tre år sedan. I detta arbete bildades tvärprofessionella analysteam mellan olika enheter. Analysteamen fick diskutera goda och dåliga exempel från verksamheterna och fick även i uppgift att konkretisera

framgångsfaktorer i verksamheten i syfte att uppfylla målen.

Förvaltningen har under 2015 arbetat med Omsorg i toppklass som en del av

kvalitetsstyrning. Syftet är att åstadkomma så bra och kvalitetssäkrad omsorg och vård som möjligt för den enskilde. Arbetet sker bl.a. genom egenkontrollen som ger

verksamheten en god bild av utvecklingsområden.

Förutom ovan nämnda styrmedel utgör resursfördelningssystemet ett viktigt styrmedel för nämnden. Inom hemtjänsten och särskilda boenden nyttjas ett rörligt

resursfördelningssystem som baseras på vårdtyngd per brukare.

Omsorgsnämnden har beslutat att införa LOV i särskilt boende för äldre. Nämnden beslutade även att avveckla befintliga entreprenader efterhand som kontrakten löper ut.

Nämnden har inför beslutet att införa LOV, fått ta del av analyser och utredningar som gällt gällande möjligheter och risker. 1 Utifrån granskning av protokoll har vi noterat att nämnden beslutat att förlänga avtal gällande särskilda boenden.2 Förlängning har i huvudsak fattats för att kunna fastställa ändamålsenliga rutiner för en övergång till LOV.

Förutom detta styrs verksamheten av lagar och förordningar bl.a. följande:

 Socialtjänstlag (SoL)

 Patientsäkerhetslag (PL)

 Lag om särskilt stöd till unga (LSS

 Arbetsmiljölag (AML)

 Kommunallag (KL)

Vi har i samband med granskningen gått igenom samtliga protokoll för år 2015 och bl.a.

noterat att nämnden beslutat om följande som en del av nämndens styrning.

 Justerat timpris ordinärt boende, privat regi. 3

 Förlängning av avtal med Medigrupp gällande hemvård enligt LOV. 4 Nämndens delegationsordning har upprättats och fastställts av nämnden.5

Attestordningen upprättades och fastställdes av förvaltningschefen den 8 januari 2015.

1 Omsorgsnämnden 2014-03-12 § 17

2 Omsorgsnämnden 2015-03-11 § 14-15, 2015-12-16 § 97

3 Omsorgsnämnden 2015-06-17 § 49

4 Omsorgsnämnden 2015-06-17 § 51

Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll

januari 2016 7 av 13

Växjö kommun PwC

Förvaltningen har genomfört olika utbildningsinslag för nämnden avseende nämndens verksamhetsområden.6

2.2.2. Bedömning

Vi bedömer att nämndens styrning i huvudsak är tillräcklig. Styrningen sker utifrån kommunfullmäktiges budget och gällande lagstiftning. Vi bedömer vidare att nämnden i huvudsak tillämpar kommunens styrdokument ”Styrsystem för Växjö kommun”.

Vi bedömer att det finns en kännedom om diverse policys som fullmäktige beslutat om och det finns en spårbarhet i nämndens internbudget.

2.3. Nämndens uppföljning

2.3.1. Ekonomi och verksamhet

Verksamheten följer löpande upp sin verksamhet genom att varje enhet fyller i en särskild uppföljningsmall och som rapporteras till förvaltningen. Uppföljningen sker utifrån ekonomi och kvalitet, där enheternas resultat markeras med grönt, gult eller rött beroende på dess resultat. Förvaltningen kan därefter genomföra så kallade

extrauppföljningar på de enheter där ekonomin eller kvalitetsuppföljningarna påvisar en avvikelse.

Det sker ett antal formella och systematiska uppföljningar av verksamheten inom omsorgsnämndens område. Uppföljning och rapportering av delårsrapport och

årsredovisning är den mest centrala uppföljningen som sker till nämnden. I delårsrapport för omsorgsnämnden per augusti 2015 redovisas nämndens mål per målområde. Även en kortfattad prognos för måluppfyllelsen lämnas gällande helår samt till viss del åtgärder.

Avvikelser redovisa bl.a. avseende sjukfrånvaro, genomförda genomförandeplaner, vårdhygien och andel registrerade i Senior alert.

Omsorgsnämnden har antagit tre ”värdegarantier” för äldre inom särskilt boende.

Värdegarantierna innefattar att omsorgstagaren har rätt att få en kontaktman utsedd inom tre dagar efter inflyttning till särskilt boende, omsorgstagaren har rätt att komma ut minst två gånger i veckan samt har rätt att vara delaktig i planeringen av hur det beviljade stödet ska utföras. Vi noterar att värdegarantierna varken följs upp i nämndens

delårsrapport år 2015 och årsrapport år 2014.

Nämnden får även en ekonomisk uppföljning enligt riktlinjer för budget, ekonomiska rapporter, bokslut och årsrapporter. Den ekonomiska uppföljningen redogör för samtliga enheters resultat (avidentifierade) samt det samlade ekonomiska resultatet för nämnden.

En patientsäkerhetsberättelse upprättas och redovisas för nämnden årligen. I berättelsen redovisas resultatet av det patientsäkerhetsarbete som har bedrivits i verksamheten under året. Inom ramen för denna uppföljning redovisas även resultatet av den egenkontroll som genomförts i verksamheten samt vilka åtgärder som har genomförts för ökad

patientsäkerhet med mera. Lex Maria och Lex Sarah anmälningarna följs upp inom ramen

5 Omsorgsnämnden 2015-05-20 § 35

6 Omsorgsnämnden 2015-02-09 § 3, 2015-03-11 § 12, 2015-04-15 § 22, 2015-11-25 § 81

Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll

januari 2016 8 av 13

Växjö kommun PwC

för patientsäkerhetsberättelsen.7 Nämnden följer även upp anmälningarna löpande under året genom att förvaltningschefen informerar på nämndsmötena.8

Vidare sker uppföljningar utifrån Öppna jämförelser där Växjö kommuns resultat analyseras och jämförs med jämförelsekommuner, riket och länet. Uppföljningen sker i samband med nämndens årsrapport.

Kommunfullmäktige har beslutat om ett program för mål och uppföljning av privata utförare.9Det är nämndernas ansvar att följa den verksamhet som bedrivs av privata utförare och kommunstyrelsen ska enligt dokumentet ansvara för uppsikten av den verksamhet som lämnas till privata utförare. Insyn och kontroll hos privata utförare regleras enligt uppgifter i avtal. Förvaltningen genomför oanmälda tillsynsbesök både hos de privata och de kommunala verksamheterna. Återrapportering till nämnden görs sammanfattningsvis två gånger per år samt att det redovisas i samband med beslut om eventuell förlängning av avtal.

Förvaltningen håller för närvarande på att utveckla en app benämnd ”verksamhetskollen”, vilket är ett webbverktyg. Denna app ska innehålla de viktigaste nyckeltalen inom

verksamheten såsom antal timmar, beläggning, antal nya brukare, uppföljning av beslut, snittid beviljad tid/beslut, arbetsmängd per handläggare, timanställd tid/total arbetad tid, sjukdagar/anställd, antal genomförandeplaner med mera. De intervjuade hyser stora förhoppningar kring att detta nyckeltalsverktyg ska komma att underlätta uppföljningen av verksamheterna för såväl enhetschefer, förvaltning och nämnd.

Vi har i samband med granskningen gått igenom samtliga protokoll för år 2015 och bl.a.

noterat följande verksamhetsuppföljningar som redovisats till nämnden:

 Tillsyn räddningstjänst särskilda boenden och bostäder med särskild service.10

 Tillsyn uppföljning privata utförare.11

Ej verkställda beslut SoL och LSS redovisas under ärendepunkten meddelanden omsorgsnämnden.12 Rapportering skickas även till kommunfullmäktige och kommunens revisorer.

Vid samtliga nämndsmöten redovisas delegationsbeslut.

2.3.2. Bedömning

Vi bedömer att den uppföljning gällande ekonomi och verksamhet som sker till nämnden i huvudsak är tillräcklig.

Redovisning av nämndens styrkort sker på ett pedagogiskt sätt, vilket innebär att såväl verksamheten och nämnden har förutsättningar att vidta åtgärder vid bristande

7 Omsorgsnämnden 2015-02-09 § 4

8 Omsorgsnämnden 2015-02-09 § 9, 2015-05-20 § 43, 2015-11-25 § 90

9 Kommunfullmäktige 2015-09-15 § 178

10 Omsorgsnämnden 2015-05-20 § 43

11 Omsorgsnämnden 2015-10-14 § 68

12 Omsorgsnämnden 2015-06-17 § 55, 2015-10-14 § 79, 2015-11-25 § 92

Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll

januari 2016 9 av 13

Växjö kommun PwC

måluppfyllelse. Vi rekommenderar att nämndens redovisning i samband med

delårsrapporten förtydligas gällande vilka åtgärder som krävs för att uppnå nämndens verksamhetsmål. Detta mot bakgrund av att verksamhetsmålen utgör en viktig del av nämndens styrning.

Värdighetsgarantierna är att betrakta som ett löfte till kunderna och vi menar att dessa bör åtföljas av en regelbunden uppföljning och återkoppling till fullmäktige i form av delårs- och årsrapportering.

Tillsyn av privata utförare sker och rapporteras till nämnden. Vi rekommenderar att nämnden på ett tydligare sätt beslutar om resultatet av tillsynen föranleder eventuella åtgärder.

2.4. Nämndens arbete med intern kontroll och risk- och väsentlighetsanalyser

2.4.1. Reglemente intern kontroll

Fullmäktige har antagit reglemente för intern kontroll (2005-08-18). Enligt reglementet är intern kontroll en process där såväl den politiska som den professionella ledningen och övrig personal samverkar och som utformas för att med rimlig grad av säkerhet kunna uppnå följande mål:

-ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet

-tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten -efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.

Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i KL 6:7 och 9:7. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll.

Nämnden ska inom sin organisation tydliggöra ansvaret för den interna kontrollen och innebörden av denna. Nämnden ska också planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner för att stärka den interna kontrollen. Som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet ska en risk- och väsentlighetsanalys göras.

2.4.2. Nämndens arbete

Arbetet med intern kontroll utgår ifrån reglementet för intern kontroll. Underlag till intern kontrollplanen finns en dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys avseende nämndens kontrollområde för ekonomi. När det gäller nämnden processer avseende personal och verksamhet bygger kontrollerna på tidigare års kontroller och brister (ingen dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys). Enligt förvaltningsledningen har en

verksamhetscontroller rekryterats för att arbeta med intern kontroll.

Nämnden har inte vara delaktig i processen med riskvärderingen. Nämnden har antagit en internkontrollplan för 2015.13

Nämnden har att efterleva flertal kommunövergripande kontrollmoment som fastställts av kommunstyrelsen. Dessa avser avtalskontroll, återsökning av bidrag från

13 Omsorgsnämnden 2015-04-15 § 24

Granskning av omsorgsnämndens styrning, uppföljning och kontroll

januari 2016 10 av 13

Växjö kommun PwC

Migrationsverket, samverkansavtal samt ekonomiska kontroller. Nämnden har kompletterat med följande kontrollmoment:

 Ekonomi, budget, ekonomistyrning och resursfördelning

 Fakturering exklusive avgiftsfakturering

 Personal

 Anställning

 Arbetsmiljö

 Genomförandeplaner

 Myndighetsutövning

 Åtkomst till verksamhetssystem

 Uppföljning externa leverantörer

Under 2015 har ingen löpande återrapportering av 2015 års plan skett till nämnden.

Återrapportering sker i samband med bokslutet.

Intern kontrollplan för år 2014 har återrapporterats till nämnden i samband med årsrapport 2014.14 Någon återrapportering av vidtagna åtgärder har inte vid granskningstillfället redovisats till nämnden.

2.4.3. Bedömning

Nämndens arbete med intern kontroll bedöms som delvis tillräckligt. Vi grundar vår bedömning på att nuvarande risk- och väsentlighetsarbetet behöver tydliggöras och dokumenteras för att säkerställa spårbarhet samt att nämnden i högre utsträckning involveras i risk- och väsentlighetsanalysen. Detta då nämnden enligt kommunallagen 6:7 och 9:7 ansvarar för den interna kontrollen.

Vi kan inte uttala oss om årets kontroller då dessa inte genomförts vid granskningstillfället.

Vi rekommenderar att återrapportering av att vidtagna åtgärder rapporteras till nämnden så fort åtgärder vidtagits.

2.5. Nämndens arbete med att förebygga och

upptäcka oegentligheter samt