Granskning av kommun- kommun-styrelsens uppsiktsplikt
3. Strategier och former för upp- upp-siktsplikten i Växjö kommun
4.3 Kommunstyrelsens uppsikt gällande de kommu- kommu-nala bolagen
4.3.1 Uppsiktspliktens innehåll och utformning
Kommunfullmäktige har antagit en företagspolicy för Växjö kommuns bolag.11 Syftet med företagspolicyn är att förtydliga det gemensamma regelverket för att utveckla kommunens verksamhet och att lägga fast rollfördelningen mellan kommunen som ägare och bolagen, dels att tydliggöra styrelsens roll och ansvar i de hel- och delägda bolagen. För att kom-munstyrelsen skall kunna fullgöra sin uppsiktsplikt är bolagen, enligt företagspolicyn, skyldiga att fortlöpande på kommunstyrelsens begäran informera om bolagets ekono-miska och verksamhetsmässiga utveckling. Informationen kan lämnas antingen vid sam-manträden som kommunstyrelsen kallar bolagens företrädare till eller skriftligt. Enligt policyn åligger det bolagen att löpande informera kommunstyrelsen om väsentliga hän-delser i verksamheten samt i frågor som eventuellt kan bli föremål för kommunfullmäkti-ges ställningstaganden innan beslut fattas av bolaget. I bolagsordningarna kommunfullmäkti-ges kommun-styrelsen även rätt att inspektera bolagen och deras verksamhet om inte hinder för detta finns.
Växjö Kommunföretag AB (VKAB) är moderbolag för fem dotterbolag. Moderbolaget be-driver ingen egen verksamhet och har, enligt företagspolicyn, till uppgift att fungera som fullmäktiges och kommunstyrelsens formella styrinstrument för dotterbolagen. Moderbo-laget ska genom direktiv se till att få den information rörande dotterbolagen som kom-munstyrelsen bestämmer. Komkom-munstyrelsen är dock oförhindrad att inhämta
11 Fastställd av kommunfullmäktige 2011-12-20 § 329
Styrelsen ska i årliga beslut för varje sådant aktiebolag som avses i 3 kap. 16 a § pröva om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Om styrelsen finner att så inte är fallet, ska den lämna förslag till fullmäktige om nödvändiga åtgärder. KL 6:1 a
Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun
Kommunstyrelsen Växjö kommun
17
ion direkt från dotterbolagen. Det finns även enligt de intervjuade en dialog inom koncer-nen och bolagen förmedlar kunskap och information mellan varandra.
VKAB arbetar enligt ägardirektiven med samordnings- och utvecklingsfrågor inom kon-cernen. VKAB ska löpande följa upp och kontrollera koncernens resultatutveckling, inve-steringsplaner, finansieringsbehov och övriga ekonomiska förhållanden som är förknip-pade med dotterbolagens verksamhet. 12 Enligt ägardirektivet för VKAB ska bolaget av-lämna rapporter och bokslut enligt de föreskrifter som fastställs av kommunstyrelsen.
VKAB har enligt intervjusvaren avlämnat bokslut enligt de föreskrifter som fastställts av kommunstyrelsen.13 Dotterbolagen lämnar sina uppföljningar av intern kontroll direkt till VKAB. Vi konstaterar att kommunstyrelsen dock inte fastställt några föreskrifter för detta utan informationen återfinns i ekonomikontorets delårs- och bokslutsanvisningar. VKAB har lämnat rapport och bokslut enligt ekonomikontorets anvisningar. VKAB lämnar tre gånger per år rapportering till kommunstyrelsen gällande bolagskoncernens lån, upplå-ningskostnad och löptid. Budget och verksamhetsplan för Växjö kommunföretag AB och dotterbolagen har överlämnats till kommunfullmäktige.
VKAB svarar också för att dotterbolagen antar en verksamhetsplan och en affärsplan. Do-kumenten ska genom moderbolagets försorg överlämnas till fullmäktige senast under ja-nuari månad. I samband med granskningen av Växjöbostäder konstaterades att en affärs-plan saknades men en affärsaffärs-plan kommer utarbetas under 2016.
Kommunstyrelsens uppsiktsplikt i praktiken gällande bolagen fungerar enligt vad som beskrivits under avsnitt 3. Det finns en personunion mellan VKAB och kommunstyrelsen genom VKAB:s ordförande som även sitter i kommunstyrelsen.
VKAB informerar kommunstyrelsen vid varje sammanträde (stående punkt) och inform-ationsförmedlingen till kommunstyrelsen gällande bolagen har enligt intervjusvaren för-stärkts under året. På VKAB:s styrelsemöten finns också en stående punkt med informat-ion om beslut som tagits av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige som berör bolaget liksom information från dotterbolagens protokoll. Flera av de intervjuade betonar vikten av att det finns en bra informationsförmedling mellan VKAB och kommunstyrelsen.
Enligt ägardirektiven för VKAB ska bolaget senast i juni varje år till kommunstyrelsen överlämna en skrivelse om hur verksamheten i de egna bolaget samt dotterbolagen har bedrivits utifrån bestämmelserna i KL 6 1 a. Enligt kommunallagen och ägardirektiven för VKAB ska kommunstyrelsen pröva om de kommunala bolagens verksamhet under föregå-ende år är förenligt med det fastställda kommunala ändamålet och har utförts inom ra-men för de kommunala befogenheterna. Kommunstyrelsen kan i samband med pröv-ningen lämna förslag till kommunfullmäktige om eventuella åtgärder.
Kommunstyrelsen beslutade i augusti 2015 att godkänna redovisningen från de kommu-nala bolagen och konstaterar att den verksamhet som bedrivits i de kommukommu-nala bolagen föregående år har varit förenlig med de fastställda kommunala ändamålen och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. 14 Vid vår granskning konstaterar vi att
12 Fastställd av kommunfullmäktige 2015-02-24 § 17
13 Kommunfullmäktige 2015-02-24 § 17
14 Kommunstyrelsen 2015-08-11 §§ 278-279
Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun
Kommunstyrelsen Växjö kommun
18
ärendet inte är komplett då det delägda bolaget AB Regionteatern (ägarandel 22 %) först behandlades vid kommunstyrelsens möte i december 2015 d v s ca fyra månader efter kommunstyrelsens beslut i samma ärende., efter att Region Kronoberg begärt materialet, i december 2015. 15 Vi saknar därutöver dokumentation för att kommunstyrelsen tagit ställning till det helägda Växjö teateraktiebolaget gällande ändamål och befogenheter.
Enkätsvaren visar att det finns viss tveksamhet när det gäller om kommunstyrelsens upp-sikt över de kommunala bolagen är tillräcklig. Under intervjuerna framhölls det att in-formationsförmedlingen från bolagen stärkts under den nya mandatperioden men att den kan utvecklas ytterligare.
Tabell 5. Jag anser att kommunstyrelsens uppsikt över bolagen är tillräcklig
4.3.2 Bedömning
Vi bedömer att uppsiktsplikten gällande de kommunala bolagen delvis är tillräcklig och att den har utvecklats i positiv riktning under de senaste åren. Det råder däremot delade meningar bland de intervjuade kring vilka styrdokument som gäller för de kommunala bolagen. Vi rekommenderar att det direkt i ägardirektiven listas vilka styrdokument som de kommunala bolagen ska följa.
Fler intervjuade efterfrågar mer och tydligare information gällande bolagen så att det sä-kerställs att bolagen arbetar tillräckligt integrerat med övriga delar av den kommunala koncernen samt att det finns en balans mellan den informella och formella informations-förmedlingen.
Under intervjuerna framhölls att uppsiktplikten skulle underlättas om protokoll och an-nan formell dokumentation var mer enhetligt utformad i kommunkoncernen. Vi bedömer att kommunstyrelsen bör se över kommunkoncernens riktlinjer avseende protokollens utformning. Detta är särskilt viktigt mot bakgrund av den snabba utvecklingstakten i kon-cernen och av effektivitetsskäl. Det finns kommuner som också har utvecklat s k bolags-styrningsrapporter där all denna information finns samlad från respektive styrelse gäl-lande t ex information om måluppfyllelse, kund- och brukarnöjdhet och andra aktuella framtidsfrågor från bolagen. Vi vill här framhålla möjligheten att kommunstyrelsen kan inhämta information direkt från dotterbolagen i de fall snabb information erfordras.
15 Kommunstyrelsen 2015-12-01 § 440
Granskning av Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Växjö kommun
Kommunstyrelsen Växjö kommun
19
Då lagstiftningen i 6 kap 1a KL kring ändamål och befogenheter är relativt ny är praxis under utveckling. Kommunstyrelsen fattar ett årligt beslut gällande bestämmelserna från ett underlagsmaterial från respektive bolag. Vi gör bedömningen att rapporteringen sker utifrån lagstiftarens intentioner men det är otillfredsställande att inte samtliga ingående bolag bedöms vid ett och samma tillfälle samt att vi helt saknar bedömningen gällande ett helägt bolag. Vi föreslår att den tjänsteskrivelse som ligger till grund för själva beslutet inte enbart redovisar VKAB:s bedömning utan att respektive bolag listas i skrivelsen och en systematisk bedömning dokumenteras för respektive bolag. På så sätt säkerställs att alla bolag är med som ska bedömas.
Ägardirektiven innehåller en bestämmelser gällande kommunal ändamål men däremot skulle ägardirektiven kunna förtydliga innehållen i den särskild handling som ska över-lämnas separat eller i samband med årsredovisningen gällande det kommunala ändamå-let och befogenheterna. Några kommuner låter även sina lekmannarevisorer uttala sig i granskningsrapporten kring detta och då har kommunstyrelsen möjlighet att använda detta material som ett underlag i utövandet av uppsiktsplikten gällande bolagen.
Vår uppfattning är också att det med fördel kan ske en utvecklad dialog med bolagen och kommunstyrelsen kring den praktiska innebörden i skrivelserna. Enligt vår uppfattning bör redovisningen av hur bolagen efterlevt det kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna kunna beslutas på kommunstyrelsens möte före sommaren gällande före-gående år. En snabb rapportering är särskilt viktigt i de fall uppföljningen skulle redovisa en avvikelse från gällande regelverk och kommunstyrelsen behöver informera fullmäktige och föreslå åtgärder.