4. Dialog och förhandling under en upphandling
4.1.2 FÖRTYDLIGANDE AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG, FRÅGOR OCH SVAR SAMT INFORMATIONSMÖTEN
Förtydligande av förfrågningsunderlag
Det är inte ovanligt att en upphandlande myndighet under en upphandling inser att förfrågningsunderlaget behöver
justeras eller kompletteras. Myndigheten kan själv ha upptäckt något misstag eller oklarhet eller blivit uppmärksammad på det av en leverantör.
Några väsentliga förändringar av förfrågningsunderlaget är dock inte tillåtna under upphandlingen.
En förändring anses vara väsentlig om förändringen kan ha påverkat viljan eller möjligheten att lämna anbud.Om det kan ha funnits leverantörer som avstått från att lämna anbud eftersom de inte ansåg sig kunna eller vilja uppfylla det aktuella villkoret i sin ursprungliga utformning, men som däremot hade kunnat vara intresserade av att delta i upphandlingen om de känt till att villkoret ändrats, är förändringen alltså väsentlig.
Krävs väsentliga förändringar av ett förfrågningsunderlag måste upphandlingen avbrytas och göras om.
EXEMPEL
I ett förfrågningsunderlag hade det angivits att den upphandlande myndigheten genom ett politiskt beslut ensidigt kunde säga upp kontraktet med relativt kort varsel.
Villkoret togs bort under upphandlingen. Domstolen ansåg att förändringen var en sådan otillåten väsentlig förändring som kunde ha påverkat potentiella leverantörers vilja och
möjlighet att delta i upphandlingen. Den upphandlande myndigheten borde därför ha avbrutit upphandlingen och gjort om den.
I förfrågningsunderlaget fanns vidare inget angivet om mervärdesskatt eller om kompensation för mervärdesskatt.
Under upphandlingen införde den upphandlande
myndigheten en möjlighet för den vinnande leverantören att få kompensation med 4 procent som påslag på överenskomna priser/anbud.
Domstolen ansåg att förändringen avseende
momskompensation borde ha haft en viss betydelse för leverantörerna, men att denna förändring inte ensam var av den betydelsen att upphandlingen borde ha avbrutits.
Kammarrätten i Sundsvall, dom den 29 september 2010, mål nr 1829-10
Frågor och svar
Det är viktigt att personal hos den upphandlande
myndigheten är tillgänglig under anbudstiden för att besvara leverantörernas frågor om upphandlingen och att man
meddelar om man eventuellt inte är tillgänglig under en viss period. Vanligtvis besvarar myndigheten frågorna skriftligen genom så kallade ”frågor och svar”. För att alla leverantörer ska få tillgång till samma information samtidigt, begär myndigheten att frågorna ska lämnas skriftligt och besvarar dem på samma sätt och vid samma tidpunkt genom att exempelvis publicera dem i den upphandlingsportal som myndigheten använder eller på myndighetens hemsida.
För en leverantör är det oerhört viktigt att ställa frågor om det finns minsta tvekan eller oklarhet om vad som efterfrågas eller vad den upphandlande myndigheten menar i
förfrågningsunderlaget. Har en leverantör missuppfattat något, kan det innebära att anbudet inte kan antas eller att anbudet inte är konkurrenskraftigt. Felaktigheter i
förfrågningsunderlaget bör givetvis också påtalas direkt.
Outredda oklarheter kan leda till att hela upphandlingen måste göras om.
TÄNK PÅ!
Som leverantör är det viktigt att man ställer frågor till den upphandlande myndigheten om något är oklart i
förfrågningsunderlaget.
Som upphandlande myndighet är det viktigt att man finns tillgänglig och besvarar inkomna frågor på ett klargörande sätt.
Informationsmöten
En domstol har funnit att det varit tillåtet att hålla öppna informationsmöten för leverantörer under anbudstiden.
EXEMPEL
En upphandlande myndighet hade under anbudstiden vid en förenklad upphandling arrangerat informationsmöten vid två tillfällen och därefter publicerat minnesanteckningar från mötena. Mötena var öppna för allmänheten och alla
leverantörer hade haft möjlighet att ta del av inbjudan dels i annonsen om upphandlingen, dels genom en ”frågor och svar”-funktion. En leverantör ansökte om överprövning och ansåg att det strider mot principen om likabehandling att hålla informationsmöten då det inte är säkert att samtliga leverantörer kan delta och då minnesanteckningar med all säkerhet inte kan återge alla delar av informationsmötena.
Domstolen ansåg att det finns en risk för att inte exakt
samma frågor tas upp om det hålls två möten, vilket kan stå i strid med principen om likabehandling. Domstolen ansåg dock att den information som lämnats hade varit tillräckligt tydlig och transparent såväl i förfrågningsunderlaget som i fråga om bakgrundsmaterialet, informationsträffar,
minnesanteckningar samt ”frågor och svar”-funktionen. Den klagande leverantören hade därför inte varit förhindrad att lämna ett konkurrenskraftigt anbud.
Förvaltningsrätten i Stockholm, dom den 29 april 2011, mål nr 4408-11
Kommentar: Det kan noteras att domen avgjordes i första instans av förvaltningsrätten och att kammarrätten efter överklagande inte meddelade prövningstillstånd. Det kan också noteras att det kan vara olämpligt ur
konkurrenssynpunkt att samla konkurrerande leverantörer till ett möte under en upphandling.
Tidsfrister
Kompletterande upplysningar om förfrågningsunderlaget ska, efter begäran av en leverantör, lämnas ut senast sex dagar före den sista dagen för att komma in med anbud. Detta under förutsättning att en sådan begäran har gjorts i god tid.
Vid påskyndade selektiva förfaranden enligt LOU (men inte enligt LUF) ska informationen lämnas ut senast fyra dagar före den sista dagen för att komma in med anbud. Även detta under förutsättning att en begäran har gjorts i god tid.
För att vara tydlig och underlätta för leverantörerna, kan det anges i förfrågningsunderlaget när en begäran senast ska ha kommit in till myndigheten för att myndigheten med säkerhet ska hinna behandla den i tid. Myndigheten kan exempelvis ange att den inte kan garantera att man hinner svara om frågan inte ställs tio dagar före den sista dagen för att komma in med anbud. Kommer en mindre omfattande fråga in efter den tiden svarar myndigheten givetvis även på den.
LAGRUM
8 kap. 9 och 12 §§ LOU, 15 kap. 10 § LOU Kompletterande information 8 kap. 12 § LOU Kompletterande information vid påskyndat selektivt förfarande
8 kap. 10 och 13 §§ LUF, 15 kap. 10 § LUF Kompletterande information