Ska man förhandla med alla som lämnat godkända anbud?
– Förhandla gärna med alla!
Det finns minst två klara fördelar med att förhandla med alla leverantörer som lämnat godkända anbud.
1. Leverantörerna uppskattar att de får tillfälle att
presentera och diskutera sina anbud och också får möjlighet att förklara och tillrättalägga eventuella oklarheter.
2. Det är inte ovanligt att någon eller några faller bort vid förhandlingen. Det kan exempelvis framkomma att vissa krav inte uppfylls trots att det ser så ut i anbudet. Då är det bra att ha med så många alternativa leverantörer som möjligt redan i första förhandlingsomgången.
Försök också att alltid förhandla med minst två leverantörer, även i slutskedet av förhandlingarna, för att alltid ha ett alternativ om förhandlingarna inte når i mål med ”favoriten”.
Vem ska vara med vid förhandlingen?
– Var inte för många runt förhandlingsbordet!
Att ha rätt bemanning/organisation för en förhandling är en förutsättning för att förhandlingen ska lyckas. Förhandlingar kräver ofta särskilt kvalificerad personal.
Se till att de personer som sitter med vid förhandlingsbordet har rätt mandat och rätt kompetens. Man bör i regel vara minst två, möjligen även fler, vid ett förhandlingsmöte.
Undvik dock att vara alltför många från den upphandlande myndigheten; leverantören ska inte känna ett underläge. Ta också gärna reda på vilka som kommer från leverantören så att det blir en balans i förhandlingen. Låt ingen sitta med som inte har en roll att fylla.
Det är både bra och trevligt att vid inbjudan tala om vilka som kommer att delta från den upphandlande myndigheten;
då kan leverantören anpassa sin förhandlingsstyrka efter det.
Skicka en skriftlig inbjudan med en utförlig agenda.
Säkerställ att de som förhandlar på leverantörssidan har mandat att förhandla och sluta överenskommelser.
Hur lång tid i förväg ska man kalla till förhandling?
– Kalla till förhandling i god tid!
Ange gärna redan i förfrågningsunderlaget under vilken tidsperiod eventuella förhandlingar kommer att ske och uppmana leverantörerna att avsätta tid för detta. Tänk på att det är många olika personer som ska samlas. Ge därför
leverantörerna (och din egen organisation) en rimlig chans att samla rätt förhandlingsstyrka bland annat genom att erbjuda ett antal alternativa tider.
Bör man upprätta en agenda/ett förhandlings-PM?
– Att följa en agenda/ett förhandlings-PM säkerställer principen om likabehandling!
Genom att ha en agenda/ett förhandlings-PM som man följer och genom att dokumentera vad som sägs säkerställs att principen om likabehandling följs. Hur detaljerad
agendan/förhandlings-PM:et ska vara respektive hur mycket som behöver dokumenteras får stå i proportion till den aktuella upphandlingen.
Ska man skicka frågorna i förväg?
– En förberedd leverantör leder till en effektiv förhandling!
För att få en effektiv förhandling är det en klar fördel att frågor kring anbudet samt de parametrar som ska förhandlas är kända i förväg av leverantörerna. På så sätt kan de
förbereda sig och ta med rätt personer. Det finns ingen vinst med överraskningsmoment, det leder ofta bara till utdragna förhandlingar. Frågorna kan med fördel skickas i form av ett formulär som leverantören fyller i och tar med till
förhandlingen. Detta gäller framför allt för de delar av anbudet som behöver klargöras. Ett sådant formulär kan sedan ligga till grund för det protokoll som ska upprättas.
Vad är syftet med förhandlingen?
– Var påläst!
Var klar över vad som är syftet med förhandlingen och vilka frågor som ska tas upp vid just det här förhandlingstillfället.
Det är myndigheten som styr agendan och håller i mötet.
De som deltar i förhandlingarna bör vara väl förberedda och eniga om hur förhandlingarna ska föras och vilket mål man vill uppnå.
Alla i förhandlingsgruppen måste också känna till vilket mandat gruppen har och vara väl införstådda med vad
principen om likabehandling och anbudssekretess innebär vid förhandlingar.
Vad får man förhandla om?
– Förfrågningsunderlaget anger ramarna!
Du kan förhandla om i stort sett allt, även priset. Men det som anges i annonsen och i förfrågningsunderlaget sätter ramarna för vad man får förhandla om. Några väsentliga förändringar av de ursprungliga kraven i annonsen eller i förfrågningsunderlaget får aldrig ske.
Vad bör man förhandla om?
– Var försiktig med att pressa priset!
Undvik att pressa priserna i onödan. Detta är särskilt viktigt i de fall man vet att anbudspriset redan är lågt i förhållande till övriga leverantörers priser. Ingen av parterna vinner på ett alltför lågt pris. Acceptera också om leverantören säger att det pris som angivits i anbudet är det som gäller, givet att alla krav ska vara uppfyllda. Det kan snarast vara ett tecken på hög seriositet.
Ordet förhandling leder ofta tankarna till just
prisförhandling, men tänk på att det finns många andra parametrar att förhandla om, exempelvis riskfördelning.
Förändrade villkor kan förstås i sin tur påverka priset, både upp och ner.
Vid hur många tillfällen ska man förhandla?
– Var tydlig med när det sista förhandlingstillfället inträffar!
Antalet förhandlingstillfällen beror på upphandlingens komplexitet. Ett tillfälle kan kännas för lite, det är inte meningen att pressa fram ett resultat, medan det i vissa fall kan vara fullt tillräckligt. Det är emellertid viktigt för leverantören att veta hur många förhandlingstillfällen det blir. Om möjligt kan detta göras upp på förhand. I annat fall ska leverantören alltid i förväg få information om när det sista förhandlingstillfället inträffar.
Hur långa ska förhandlingarna vara?
– Sitt inte för länge vid förhandlingsbordet!
Hur lång tid som ska avsättas hänger naturligtvis samman med hur många frågor som ska diskuteras. Sitt inte för länge vid varje tillfälle och viktigast av allt, bestäm från början hur långt mötet ska vara och håll den tiden.
Ska man skriva protokoll?
– Dokumentera vad som kommer fram vid förhandlingen!
Vid varje förhandlingstillfälle bör ett protokoll skrivas för att säkerställa att båda parterna har uppfattat allt på samma sätt. Om man valt att skicka frågorna i förväg i ett formulär, kan det ligga till grund för åtminstone vissa delar av
protokollet. Det är bra om den upphandlande myndigheten har en särskilt avdelad person som för protokollet. Det är svårt att både delta i förhandlingen och att skriva
anteckningar.
Avsluta förhandlingen med att gå igenom vad ni kommit överens om.
I protokollet bör anges att det som framkommer där har företräde framför uppgifter i leverantörens anbud. Protokollet ska undertecknas av båda parter. Se till att detta sker så snart som möjligt.
Tänk på att anteckningar från förhandlingarna kan komma att begäras ut som allmän handling. Var därför noga med att formulera protokollet väl och att det som framgår faktiskt återspeglar resultatet av förhandlingarna.