4.1 Forskningsobjekt
Organisationens upphandling- och inköpsprocess
Forskningen kommer beröra en specifik upphandling- och inköpsprocess för att utifrån denna sedan kunna skapa mer generella resultat. För att arbetet ska bli begripligt beskrivs därför denna process i detta stycke.
Organisationen har som sagt många olika typer av avdelningar där två blir extra utmärkande i detta arbete, nämligen en avdelning som gör upphandlingar (Upphandlingsavdelningen) och en avdelning som gör inköp (Inköpsavdelningen). Dessa två avdelningar fungerar som stödfunktioner till övriga delar av organisationen när det kommer till upphandling och inköp. Tanken är att det är hit övriga avdelningar vänder sig vid olika behov. Beroende på digniteten, mer specifikt beloppet på inköpet, behöver inte alltid alla produkter/tjänster handlas upp och kan då beställas direkt via inköpsavdelningen. Även det som redan är upphandlat kan beställas därigenom. Däremot om det finns ett stort behov, eller ett återkommande, ska det först göras en upphandling i syfte av att delvis konkurrensutsätta marknaden men också säkerställa bra produkter/tjänster. När upphandlingen sedan är gjord är det fritt fram för avdelningar att köpa det upphandlade via inköpsavdelningen. Ett viktigt tillägg är att tjänster ej avses att köpas via inköpsavdelningen utan har en egen gren i processen vilket inte tas med i detta arbete.
När en upphandling startar sker ett grundligt arbete med att konstatera vad för behov som finns och vad avdelningar i organisationen efterfrågar. Detta görs genom att bilda en referensgrupp som tillsammans med upphandlare skapar underlag som ska ligga till grund för upphandlingen. Här görs exempelvis en kravspecifikation med olika krav på produkten. Det sker således ett gediget arbete långt innan det finns ett färdigt avtal i hamn och det krävs god kommunikation med de som förväntas använda produkten.
Det löper sedan vidare med många steg i det som är en nationell upphandlingsprocess innan ett färdigt avtal finns på plats att användas (Upphandlingsmyndigheten, 2019).
På inköpsavdelningen köps lagerfört material, ej lagerfört material, upphandlat och ej upphandlat, med mera. Detta inom många olika områden och av olika leverantörer. Inköp via inköpsavdelningen sker via olika inköpsvägar beroende på produkt.
Ett viktigt tillägg för att förstå de olika kopplingar som finns i organisationen är att beskriva samspelet som finns mellan upphandlingsavdelningen och övriga avdelningar. Vid upphandling är som sagt dessa endast en stödfunktion. Dess syfte är att genomföra upphandlingen. Till sin hjälp har upphandlingen den avdelning/-ar som förväntas använda produkten för att kunna ställa krav som gör att upphandlingen möter den produkt som efterfrågas. Här ställer alltså användande avdelning kraven, inte upphandlaren.
Upphandlaren genomför sedan upphandlingen baserat på den information som givits av beställande avdelning för att sedan lämna över ett färdigt avtal till inköpsavdelningen.
När ett avtal sedan är i hamn tillkommer också arbete men inte i samma utsträckning då det mest handlar om avtalsförvaltning. Det är dock önskvärt att vara duktiga på detta då det bland annat handlar om att öka avtalstroheten, det vill säga, att se till att avtal nyttjas där dessa finns.
Sedan har vi också de avdelningar som nyttjar alla dessa produkter som upphandlas och köps in. De får såklart också en viktig roll i denna studie då dessa gör en stor del inköp.
4.2 Beskrivande data
Empirin i denna rapport har som bekant samlats in på två olika sätt, dels en mängd kvantitativa data som sedan analyserats med analysmetoder i analysprogrammet SPSS. Vidare har också en intervjustudie genomförts som genererat mer kvalitativa data. Anledningen till att det finns en kvantitativ del och en kvalitativ del beror på önskan att addera ytterligare en nivå till forskningen genom att kunna fånga upp flera påverkande faktorer som inte återfinns i den kvantitativa data (Malterud, 2014). I och med kvalitativa data ökar också förutsättningarna till att förstå varför vissa faktorer driver köp utanför avtal, vilket således går att koppla ihop med studiens syfte och forskningsfråga. Att samla in data kring en verklig process får anses bidra till ett mer intressant arbete. Dels för forskaren personligen dels för deltagande organisation. I Figur 4 nedan visualiseras organisationens samtliga källor för datainhämtning gällande vad som skulle kunna bidra i denna typ av studie. Tillsammans skulle dessa kunna skapa en helhetsbild, men då dessa ser olika ut samt att leverantörsdata finns med går denna inte att sätta samman till en mängd. Kvantitativa data i denna forskning kommer i huvudsak från system 1: inköp samt lite från system 5: leverantörsstatistik.
Figur 3. Visuell bild över organisationens olika källor till inköpsdata som tillsammans bildar den perfekta datamängden för denna typ av analys.
Kvantitativa data
Den process som betraktats innefattar en mängd kvantitativa data från organisationens inköp. Totalt har 3821 artiklar och dess data samlats in för analys. Dessa inköp är gjorda under 2019. Tillgången till dessa har möjliggjorts genom forskarens närvaro vid organisationen och är hämtade från organisationens inköpssystem. Detta medför en tydlig avgränsning i data då endast en del inköp via inköpsavdelningen finns i datamängden. Det innebär också att denna data speglar de mest kontrollerade inköpen som görs via organisationen. Den kvantitativa data har satts samman till en analysvänlig fil som inkluderar följande parametrar; artikelnummer, benämning, avtal, artikelansvar, produktgrupp, enhet, inköpskvantitet, inköpsbelopp, antal inköpsorder, styckpris samt inköpsväg för kund. Samtliga parametrar är kopplade till varje individuell produkt vilket innebär att varje produkt har ett eget värde för samtliga parametrar. På så vis skapas ett bra underlag som går att analysera om totalt 3821 st artiklar.
Datamängd
System 1: inköp
System 2:
upphandling
System 3:
statistik System 4:
ekonomi System 5:
leverantörsstatis tik
Baserat på Fotnot 1 på är samtliga parametrar nedan normalfördelade förutom produktgrupp1. För att få en bra överblick av vad för data som analyserats presenteras nedan varje enskild parameter med tillhörande förklaring och beskrivning. Först beskrivs de parametrar som kodats för att hållas anonyma.
Dessa blir svårast att förstå och beskrivs således mer ingående.
Avtal
Största värde = 1 Minsta värde = 0 Medelvärde = 0,68
Standardavvikelse = 0,467
Denna parameter beskriver endast om en produkt köps på ett avtal eller ej. Om denna antar 0 köps produkten inte på avtal. Om denna antar 1 köps den på avtal. Det innebär att ett medelvärde om 0,68 indikerar att ca 68% köps på avtal. Anledningen till att avtal finns med som parameter är för dess förmåga att beskriva om produkten köps på avtal eller ej vilket utgör grunden i studien.
Artikelansvar Största värde = 4 Minsta värde = 1 Medelvärde = 1,93
Standardavvikelse = 1,102
Artikelansvar kategoriserar produkterna efter hur de hanteras samt vilken typ av artiklar det är. Det finns totalt 4 olika artikelansvar som en produkt kan ha och detta är ett sätt att kategorisera in olika produkter i grupper. Det finns således artikelansvar 1, 2, 3 och 4. Ett medelvärde kring 1,93 medför att många produkter tenderar att ligga i produktgrupp 2. Genom att analysera artikelansvar skulle antalet problematiska artiklar kunna minskas och istället för att undersöka en större mängd artiklar vore det önskvärt att istället kunna fokusera på ett artikelansvar för att i denna gruppering kunna finna svar på problematiken som råder. Detta gör den attraktiv för analysen.
Produktgrupp Största värde = 4 Minsta värde = 1 Medelvärde = 1,51
Standardavvikelse = 1,051
Produktgrupp kategoriserar produkterna i grupper kopplat till dess användningsområde. Alltså återfinns produktgrupp 1, 2, 3 och 4 där samtliga står för ett användningsområde. Baserat på medelvärde är det främst produktgrupp 1 och 2 som är representerat. Valet av produktgrupp föll sig naturligt då det skulle vara högst fördelaktigt om köp utanför avtal skulle var möjliga att koppla till ett en viss produktgrupp.
Då skulle problematiken gå att ringa in på ett tydligare sätt likt önskan om att undersöka artikelansvar.
En produktgrupp skulle också kunna leda till att det går att härleda köp utanför avtal till specifika avdelningar och även till specifika upphandlare. Således är den av värde för analysen.
Inköpsväg för kund användaren köper in produkten. Det finns inköpsväg 0, 1, 2, 3 och 4, sammanlagt 5 olika inköpsvägar
1 För att undersöka om data är normalfördelad har ett Spearman rank-test körts för att mäta korrelation.
Samtliga parametrar utom produktgrupp visade på samma signifikansnivå som Pearson-test vilket innebär att dessa parametrar troligt är normalfördelade eftersom ett Pearson-test tar hänsyn till normalfördelning medan ett Spearman-test inte gör det. Det går dock inte att säga att parametern Produktgrupp är normalfördelad då dess
för en kund att ta. Medelvärde kring 1,94 indikerar på att inköpsväg 2 är den mest använda. Valet att ha med inköpsväg som parameter att analysera grundar sig i att det fanns en teori utan bevis att det skulle kunna vara möjligt att påvisa att en viss inköpsväg skulle kunna vara drivande av både inköpsbelopp och köp utanför avtal.
Vidare finns de parametrar som är lätta att förstå och där det som blir viktigt att förstå är varför dessa valts att användas i analysen. Dessa beskrivs mer övergripande då en mer invecklad beskrivning snarare skulle lyfta fram data som inte är relevant för fortsättningen av studien.
Inköpskvantitet
Inköpskvantitet beskriver hur många till antalet som är köpt av varje produkt under 2019. Denna finns med i analysen för att förklara om det finns något samband mellan antal inköpta av en viss produkt går att koppla till ökade kostnader eller köp utanför avtal. För att en produkt ska få vara del i analysen behöver minst 1st ha köpts. Inköpskvantitet blir intressant för att undersöka om det finns artiklar som köps mer eller mindre frekvent som det går att härleda till köp på eller utanför avtal. Det ger också en indikation om organisationen är bra eller dålig på att avtala ofta köpta produkter, vilket är ett välkommet bidrag till denna forskning.
Inköpsbelopp
Beskriver det totala inköpsbeloppet per artikel under valt tidsspann för analysen (år 2019). Denna parameter finns med i syfte att förklara om produkter som köps för stora belopp driver totala inköpsbelopp eller köp utanför avtal. Det blir intressant för att veta hur inköpsbeloppet ställer sig till exempelvis kvantitet då produkter med väldigt höga inköpsbelopp som köps få gånger kan ha stor påverkan på om dessa köps på avtal eller ej.
Antal inköpsordrar
Beskriver frekvensen i inköp, alltså hur många inköpsordrar som görs under valt tidsspann för analysen (år 2019). Denna parameter blir viktig för att förstå om produkter som köps ofta har betydelse för utfallet av analyserna. Hur ofta skiljer sig exempelvis från kvantitet och belopp då antal och pris ej blir relevant för utfallet här. Denna medför också svar på om organisationen lyckats avtala produkter som köps med hög frekvens.
Styckpris
Styckpris beskriver priset för en styck produkt. Denna syftar till att förklara om dyra eller billiga produkter påverkar utfallet av analyserna. Denna parameter blir av intresse för att se om priset beror på avtalet, alternativt om höga eller lågar pris driver köp på eller utanför avtal. Då detta är en av målsättningarna vid upphandling, att just sänka priser, blir denna parameter viktig för analysen.
För att vidare se uppställning av data, ta del av Bilaga 2 som ger en överblick kring hur data satts samman.
Utöver ovan presenterade data har även data direkt från leverantör hämtats. Totalt hämtades data från två leverantörer i avsikt att beskriva hur stor andel av det totala antalet inköp till leverantören som var registrerat från organisationens inköpsavdelning. Data från leverantörer var konstruerad så det tydligt gick att utläsa via vilken väg inköp skett. Tilläggas bör att det inte går att kontrollera eller diskutera säkerheten i leverantörens data.
Kvalitativa data
Den kvalitativa data från intervjuer baseras på intervjumall som återfinns i Bilaga 1. Mallen utgör en grund men det semi-strukturerade förhållningssättet medför utsvävningar från mallen (Lantz, 2007;
Malterud, 2014). Resultaten från intervjuerna kommer presenteras i tematiserad löpande text med information som antytts vara väsentliga för forskningen. Resultatet kommer vara förklarande och motiverande i så stor utsträckning som möjligt. Det resultat som presenteras i rapporten har som målsättningen att spegla den upplevelse som intervjupersoner delgivit, och därför har informationen
försökt bibehållas så likt som den som delgavs vid intervjuerna (Malterud, 2014). Att tolka och analysera den blir angeläget först vid analysen av arbetet.
Data är efter transkribering presenterad i tematiserad text som är uppdelad i underrubrikerna otydlighet och information, relationer och informationsövertag, uppföljning av upphandling och inköp, kompetens i organisationen samt inköpsprocessen. Anledningen till denna gruppering är för mer lättöverskådliga data vilket underlättar vid analys (Malterud, 2014).
5 R ESULTAT
I detta avsnitt kommer resultaten att presenteras. Det kommer således bli en del siffror blandat med konstateranden som speglar verkligheten. Inledningsvis kommer kvantitativa data att presenteras utefter dataanalysmetoderna som presenterats tidigare. Vidare i detta kapitel kommer också resultaten från intervjustudierna presenteras i tematisk löpande text. Detta avsnitt ligger således till grund för vidare analys och diskussion senare i arbetet.