5.1 Kvantitativa resultat – dataanalyser av inköpsdata
Överblick av inköp och korrelation
Totalt har 3821 st artiklar analyserats, där samtliga köpts någon gång under 2019. Dessa artiklar har variation i inköpskvantitet, pris och mer där till. Det finns heller inget som säger att samtliga av dessa finns på avtal. Då det fortfarande är möjligt och lämpligt att ibland köpa utanför avtal kan det för att underlätta arbetet för inköpare vara bra att skapa ett artikelnummer i inköpssystemet för att lättare kunna söka och hitta artikeln. I Tabell 2 nedan presenteras en bild över hur stor andel av 3821 st artiklar under 2019 som hade ett avtal. Det innebär att det finns ett avtalspris med tillhörande information som kan tänkas bli användbar vid inköp. Det som kännetecknar dessa 3821 artiklar är att de köps via rätt kanaler.
Alltså via inköpsavdelningen, organisationens mest kontrollerade inköpsväg.
Tabell 2. Överblick av avtalsläge för analyserade artiklar.
Avtal Frekvens Procent Nej 1225 st 32,1%
Ja 2596 st 67,9%
Tabell 3. Pearson´s korrelationskoefficient för samtliga inköpsparametrar i inköpsdata.
Avtal Sig.
Avtal 1
Inköpskvantitet 0,068 0,000 Artikelansvar 0,380 0,000 Produktgrupp 0,068 0,000 Inköpsbelopp 0,068 0,000 Antal inköpsordrar 0,135 0,000 Styckpris -0,215 0,000 Inköpsväg för kund -0,497 0,000
Det går att se i Tabell 3 ovan att av de 3821 st artiklar återfinns 2596 av dessa på ett avtal, motsvarande 67,9%. Genom att sortera datafilen på inköpskvantitet går det tydligt att se hur inköpskvantitet och huruvida avtal eller ej följer varandra. De artiklar med högst inköpskvantitet är i större utsträckning på avtal i jämförelse med de som har låg inköpskvantitet där avtal inte är lika vanligt, vilket också stöds av ett korrelationsvärde om 0,068 i Tabell 3. Då det signifikanta värdet visade 0 kan vi med 95% säkerhet säga att avtal och inköpskvantitet korrelerar positivt med varandra vilket innebär att en hög inköpskvantitet hänger ihop med att dessa produkter är på avtal. Även totala inköpsbeloppet korrelerar positivt med avtal vilket även det innebär att de produkter som köps till höga totala inköpsbelopp även dessa ofta finns på avtal. Vidare går det att tolka den negativa korrelationen mellan avtal och styckpris som att avtalade produkter ofta har lägre priser. Slutligen går det också att konstatera att inköpsväg via organisationens inköpssystem ofta medför köp av avtalade artiklar om rätt inköpsväg väljs. Samtliga signifikansvärden är mindre än 0,05 vilket indikerar att det med säkerhet går att lite på korrelationen (Sundell, 2010).
Ovan resultat är önskvärt och får anses vara ett gott resultat då organisationen lyckats fånga upp de artiklar där avtal är mest nödvändigt. Tilläggas ska att det fortfarande finns artiklar med stora inköpskvantiteter som inte är avtalade. Det blir också viktigt att poängtera att trots låg inköpskvantitet är detta inte synonymt med att organisationen gör bra affärer. Det finns fortfarande artiklar som inte köps så ofta där priset är högt och avtal saknas. Det medför stor förlust rent ekonomiskt.
Något som kan uppfattas som mer beskrivande av situationen och köp utanför avtal är genom att betrakta det totala inköpsbeloppet och hur stor andel av detta som går att koppla till köp utanför avtal. I Figur 4 nedan presenteras förhållandet där 26,5% av det totala inköpsbeloppet via inköpsavdelningen sker utanför avtal medan resterande 73,5% sker på avtal.
Figur 4. Procentuell andel köp som är gjorda utanför avtal. Procenten mäter den procentuella andelen av det totala inköpsbeloppet.
Stickprov hos leverantörer
För att få en överblick kring hur stor del av organisationens inköp som går via inköpsavdelning och andra lämpliga inköpsvägar i förhållande med inköp som inte är lika lätta att kontrollera har stickprov gjorts hos 2 leverantörer för att få en överblick hur stor andel som går via inköpsavdelningen. De två leverantörerna som undersökts levererar helt olika typer av produkter och är av två olika storlekar sett till mängden produkter som levererats. Den ena leverantören har under 2019 registrerat att ca 17% gjorts via inköpsavdelning. I övrigt ser dessa inköp ut att ha gått direkt från avdelning till leverantör. I dessa fall är det viktigt att poängtera att trots köp direkt från avdelning till leverantör betyder detta inte att det görs köp utanför avtal. Det kan exempelvis finnas avtal som innebär att leverantörer ska tillhandahålla produkter direkt till avdelningar för att underlätta hantering. Det som däremot försvårar är det faktum att möjligheten till en korrekt överblick av organisationens totala inköp försämras då data från inköp inte samlas på ett och samma ställe. Den andra leverantören som undersökts är en något mindre leverantör. Här har ca 80% gjorts via inköpsavdelning medan resterande gjorts direkt från avdelning till leverantör. Däremot är samtliga dessa inköp gjorda utan avtal då det tidigare avtal som funnits löpt ut.
Dessa stickprov får anses ge en bild av förmågan att sammanställa samtliga inköp hos organisationen.
När inköp görs utanför inköpsavdelning blir det svårt att få en bra bild av situationen. Det blir således spekulationer kring exempelvis hur mycket utav de totala inköpen från en leverantör som sker på avtal.
Informationen finns hos leverantören och inte hos organisationen, där det egentligen borde vara önskvärt att den finns. På så vis hade det varit möjligt att skapa en bättre överblick. Stickprov ger också en indikation på hur representativa inköpsdata från organisationens inköpsavdelning är. Stickproven framhäver exempelvis att det kan göras köp utanför avtal direkt via leverantör vilket medför att den tidigare presenterade bilden av hur mycket som köps på avtal inte är helt pålitlig.
ANDEL K ÖP UTANFÖR AVTAL
26,5%
73,5%
Regressionsanalys
5.1.3.1 Linjär regressionsanalys med totalt inköpsbelopp som beroende variabel
Denna linjära regressionsanalys är körd med totalt inköpsbelopp som beroende variabel samt inköpsväg, artikelansvar, produktgrupp, styckpris, antal inköpsordrar, inköpskvantitet och avtal som oberoende variabler. Alltså har effekten hos de oberoende på den beroende variabeln undersökts. I Tabell 4 nedan presenteras en summering av hur väl de oberoende variablerna förklarar den beroende variabeln.
Variabeln R^2 i Tabell 4 nedan ger en indikation på hur väl de oberoende variablerna förklarar variansen hos den beroende variabeln totalt inköpsbelopp (Sundell, 2011). I detta fall går det alltså att säga att 42,8% av variationen hos den beroende variabeln förklaras av de oberoende variablerna (Sundell, 2011).
Alltså så förklaras 42,8% av variationen hos totalt inköpsbelopp av inköpsväg, artikelansvar, produktgrupp, styckpris, antal inköpsordrar, inköpskvantitet samt avtal. Justerat R^2 tar hänsyns till hur många variabler som inkluderas i analysen. I detta fall utgör det inte ett problem då antalet inte är så många, därför stämmer dessa också väl överens i Tabell 4 nedan. Detta bedömer alltså förklaringskraften i modellen.
Tabell 4. Sammanfattning av modell med totalt inköpsbelopp som beroende variabel.
Modell R R^2 Justerat R^2
1 0,654 0,428 0,427
I Tabell 5 nedan går det att utläsa hela modellens signifikans, alltså på en övergripande nivå. Genom att undersöka signifikansvärdet som i detta fall är 0, alltså mindre än 0,05 innebär det att modellen är statistiskt signifikant. Detta innebär att avvikelserna inte beror på slumpen, vilket även detta förklarar modellens förklaringskraft (Sundell, 2011).
Tabell 5. ANOVA med totalt inköpsbelopp som beroende variabel.
Modell F Sig.
1 Regression 407,072 0,000
I Tabell 6 nedan går det att se den individuella påverkan från varje oberoende variabel på den beroende variabeln. Utgångspunkten är att B ger en indikation på hur den beroende variabeln förändras när det sker en förändring om 1 hos de oberoende variablerna. Om det är minus framför innebär det en minskning hos den beroende variabeln. För att veta om det går att lita på den presenterade förändringen undersöks det signifikanta värdet på varje oberoende variabel (Sundell, 2011). I detta fall går det att se att styckpris, antal inköpsordrar, inköpskvantitet och avtal är signifikanta då dessa antar ett värde under 0,05 vilket är ett standardvärde för att avgöra om det är signifikant eller ej.
Tabell 6. Oberoende variabler med totalt inköpsbelopp som beroende variabel.
Modell B Sig.
1 (Konstant) 4049,222 0,706
Inköpsväg -4372,493 0,097
Artikelansvar 1504,910 0,515
Produktgrupp -1784,038 0,279
Styckpris 7,589 0,000
Antal inköpsordrar 4399,291 0,000
Inköpskvantitet 0,215 0,000
Avtal -8761,488 0,032
För att utläsa resultaten i Tabell 6 går det att säga att för varje steg uppåt på styckpriset kommer också det totala inköpsbeloppet öka med 7,589. Om antal inköpsordrar ökar med 1 kommer det totala inköpsbeloppet öka med 4399,291. Om inköpskvantiteten ökar med 1 kommer totala inköpsbeloppet
öka med 0,215. Vidare kan också konstateras att ett steg från 0 till 1 på avtal minskar totala inköpsbeloppet med 8761,488. Det är rimligt att inköpsbeloppet ökar om styckpris, antal inköpsordrar och inköpskvantitet ökar. Det medför en naturlig ökning i totalt inköpsbelopp. Då meningen med att ha produkter på avtal bland annat är för att minska kostnaderna är det också rimligt att produkterna på avtal hjälper till att minska på total inköpskostnad. Det indikerar på god förmåga att dels få bra avtalade priser dels lyfta fram vikten av avtalade produkter.
5.1.3.2 Logistisk regressionsanalys med avtal som beroende variabel
Denna logistiska regressionsanalys är körd med avtal som beroende variabel. Anledningen till att två regressionsanalyser är körda är för att det är av värde att veta dels vad som driver upp totalt inköpsbelopp, dels vad som driver köp utanför avtal. Det blir fördelaktigt att använda logistisk regression i avtalsregressionen då det här endast antar värde 0 eller 1. 0 för inget avtal och 1 för avtal.
Från Tabell 7 nedan utläses 3 olika värden som samtliga indikerar hur väl modellen fungerar. Desto lägre ”-2 Log Likelihood” desto bättre samt desto högre ”Cox & Snell R^2” samt ”Nagelkerke R^2”
desto bättre. De två sistnämnda påminner om R^2 från den linjära regressionen vilket då kan förklara variansen hos den beroende variabeln avtal (Sundell, 2011). I detta fall förklaras då mellan 26,2 och 36,6% av variansen hos den beroende variabeln avtal av de övriga oberoende variablerna artikelansvar, produktgrupp, inköpskvantitet, inköpsbelopp, antal inköpsordrar, styckpris och inköpsväg för kund. Det är dock viktigt att poängtera att dessa värden inte ger en lika bra bild som R^2 i den linjära regressionsanalysen men ger ändå en indikation på modellens förklaringskraft (Sundell, 2011).
Förklaringsgraden är svår att bedöma huruvida den är hög eller låg, men det blir önskvärt att ha så hög förklaringsgrad som möjligt. I detta fall innebär det att de oberoende variablerna inte förklarar variationen huruvida produkter köps på avtal eller ej vilket blir något bekymmersamt då det resultat är viktigt för forskningen.
Tabell 7. Sammanfattning av modell med avtal som beroende variabel.
Step -2 Log likelihood Cox & Snell
R^2 Nagelkerke R^2
1 3638,773 0,262 0,366
I Tabell 8 nedan presenteras en överblick av samtliga oberoende variabler i ekvationen samt dess påverkan på den beroende variabeln. B indikerar hur stor påverkan samt om den är positiv eller negativ (Sundell, 2011). I detta fall har produktgrupp, styckpris samt inköpsväg negativ påverkan medan övriga har positiv påverkan. Negativt värde indikerar att den oberoende variabeln driver köp utanför avtal samtidigt som positivt värde driver köp på avtal. Detta med anledning av att avtal benämns som 1 och utan avtal benämns som 0. Signifikansvärdet i Tabell 8 nedan har samma funktion som i tidigare regression, alltså beskriva om effekten B är orsakad av slumpmässig variation eller är pålitlig (Sundell, 2011). I detta fall är inköpskvantitet, antal inköpsordrar, styckpris och inköpsväg för kund signifikanta.
Då inköpskvantitet antar B = 0 sker här ingen påverkan på avtal. Antal inköpsordrar är signifikant med ett positivt B om 0,006 vilket indikerar på att desto högre frekvens inköp desto mer troligt att dessa inköp sker på avtal. Styckpris har ett negativt B om -0,001 vilket indikerar att högre styckpris driver köp utanför avtal. Inköpsväg för kund antar ett negativt B om -0,930 vilket indikerar på en större påverkan mot köp utanför avtal. Det innebär att vilken väg kund väljer har stort utfall beträffande om produkten köps på avtal eller ej vilket går att härleda till många utav de produkter där avtalsbilden många gånger är oklar vilket kan resultera i många köp utanför avtal.
Tabell 8. Oberoende variabler i ekvation med avtal som beroende variabel.
B Sig.
Step 1 Artikelansvar 0,137 0,057
Produktgrupp -0,030 0,492
Inköpskvantitet 0,000 0,022
Inköpsbelopp 0,000 0,075
Antal inköpsordrar 0,006 0,049
Styckpris -0,001 0,000
Inköpsväg för kund -0,930 0,000
Konstant 2,719 0,000
Resultatet innebär med andra ord att det går att konstatera parametrar ur inköpsdata som påverkar köp på och utanför avtal.
Inköpskvantitet
Även om inköpskvantitet är signifikant så presenteras här ingen påverkan. Det finns alltså ingen bild av åt vilket håll den beroende variabeln rör sig om man flyttar den oberoende variabeln ett steg.
Antal inköpsordrar
Denna parameter har som bekant positiv påverkan vilket indikerar att desto fler ordrar desto större sannolikhet att dessa köp görs på avtal. Det stämmer överens med den visuella överblick som ges vid granskning av inköpsdata. Upplevelsen är att det flesta produkter utan avtal är de produkter som det inte köps speciellt mycket utav, vilket här då stöds av Tabell 8 ovan. Eftersom det heller inte går att skapa avtal för allt som köps in är detta ett logiskt utfall.
Styckpris
Styckpris har ett negativt B vilket innebär att ett högre styckpris driver köp utanför avtal. Det är en liten påverkan om -0,001 men indikerar ändå att påverkan finns. Ett högre styckpris kan bero på olika anledningar. En tänkbar anledning är att avtalade produkter normalt får ett lägre styckpris i jämförelse om det skulle vara utan avtal. Det kan då förklara att produkter utan avtal tenderar att ha något högre pris.
Inköpsväg för kund
Inköpsväg är det med störst påverkan. Det visar tydligt att valet av inköpsväg är kopplat till köp utanför avtal. I detta fall indikerar på att en viss inköpsväg tenderar att leda till inköp utan avtal. Det resonemanget stämmer överens med att de produkter som är nog kontrollerade innan inköp också oftast är avtalade. Således går det att ringa in en inköpsväg där de flesta köp utanför avtal görs.