6.1 Kvantitativ analys
Analys av korrelation i inköpsdata
Korrelationen i inköpsdata säger som bekant från resultatet en hel del om de naturliga sambanden i denna typ av inköpsdata. Det som blev intressant för denna forskning var att se hur olika parametrar korrelerade med avtalsparametern. Mycket föll sig naturligt medan det gick att identifiera en extra utmärkande parameter, vilken var inköpsväg. Som bekant finns det några olika inköpsvägar att ta beroende på vilken typ av inköp som ska göras. Detta resultat påvisar att de inköp som görs genom organisationens beställningssystem på de mest kontrollerade artiklarna minimerar risken att inköp ska ske utanför avtal. Däremot ökar risken markant om inköp görs på artiklar som inte köps den vägen. Det går alltså att kategorisera inköpen efter inköpsväg och på så vis identifiera om det köps mycket eller lite på avtal. Här uppstår dock en problematik om detta analyseras med hjälp av forskningens glasögon. I denna situation finns det mycket som kan gå fel. Först och främst är den här situationen starkt kopplat till beställarkompetens som tidigare studier lyfts fram som bristfällig (Finndahl & Lind, 2009). Om inte beställaren har koll på huruvida produkten är avtalad eller ej lämnas det till de på inköpsavdelningen som inte heller alltid kan svara på det här. Risken blir därför stor att det via denna väg kan genomföras köp utanför avtal vilket kan bero på den beställarkompetens som råder (Finndahl & Lind, 2009).
Beställarkompetensen kan i sin tur ge upphov till det som kan analyseras teoretiskt, vilket är leverantörens beteende i denna situation. Det går nästan på förhand att koppla an till det informationsövertag leverantören kan tänkas ha i denna situation vilket då ger möjligheter att fatta beslut som är mest lämpat för leverantören själv (Akerlof, 1970; Laffont & Maskin, 1982; Scott, 2000). Det går inte på förhand att förutspå utfallet men leverantören kan tänkas ha ett övertag i situationen.
Det som blir tokigt här är också att de som är i behov av produkten på avdelning vänder sig nu till inköpsavdelningen som vänder sig till leverantören. Här finns utrymme för informationsasymmetri till följd av bristande signalering (Spence, 1973; Connelly, et al., 2011). Det stora problemet med bristande eller otillräcklig signalering är nog snarare att det köps en produkt som inte går att använda snarare än att det sker utanför avtal.
Det uppstår ett problem med att beställande avdelning tror att detta köp sker inom ramarna för hur ett inköp ska gå till när de vänder sig till inköpsavdelningen. Problematiken är att det fortfarande finns utrymme för fel då även inköpsavdelningen kan göra köp utanför avtal. Här fyller signaleringen genom hela organisationen en viktig del för att undgå den problematiken (Connelly, et al., 2011). En intressant tolkning är också att nyttja den agent-principalrelation som uppstår mellan avdelning och inköpare.
Avdelningen lämnar på ett sätt över ansvaret till inköpsavdelningen att agera utifrån vissa önskemål.
Om inköpsavdelningen då vet om att det som önskas inte finns på avtal och istället väljer en avtalad produkt fungerar faktiskt agent-principalrelationen som en tänkbar lösning på problematiken (Eisenhardt, 1991).
Analys av stickprov hos leverantör
De stickprov som genomfördes hos leverantörer påvisade att det var en relativt låg andel av det totala antalet köp av dem från organisationen som gick via inköpsavdelningen. Det var också vanligt att köp gjordes utanför avtal. Nu var det endast två stickprov vilket innebär att det inte ger en helhetsbild, bara en indikation. Främst kommer en leverantör att diskuteras, vilket är den största och där en låg andel gick via inköpsavdelningen och det inte gick att utläsa om inköpen var gjorda på avtal eller ej. Tidigare har nämnts att leverantörer kan förväntas nyttja situationer som uppstår där det blir direkt fördelaktigt för dem själva (Eriksson & Hane, 2014), vilket säkert hänger ihop med att individen ofta fattar beslut som gynnar sig själv före andra (Scott, 2000; Laffont & Maskin, 1982).
Det har också tidigare funnits bra exempel på där leverantören nyttjar situationen för ökad ekonomisk vinst (Thorell & Grill Pettersson, 2017). Om nu avdelningar i organisationen köper direkt från leverantören går de miste om den kontrollfunktion som inköpsavdelningen ändå fungerar som. Även om inköpsavdelningen inte stoppar allt utanför avtal så går det att sätta stopp för vissa felaktiga köp.
Dessutom kontrollerar inköpsavdelningen att leverantören fakturerar det avtalade priset. Om avdelningar som köper direkt från leverantör saknar kunskap om vad som finns på avtal och vad dessa produkter kostar uppstår här en informationsasymmetri som kan leda till agent-principalproblematik baserat på att leverantören besitter informationsövertaget och kan nyttja det till sin fördel (Eisenhardt, 1991). Detta är något som kan jämföras med den bristande beställarkompetens som lyfts fram i tidigare studier (Finndahl & Lind, 2009; Klang, et al., 2018). Ett tydligt incitament för leverantören kan vara att tjäna pengar (Hart & Holmström, 2016; Laffont & Maskin, 1982), vilket det finns goda möjligheter till om en kund inte känner till vad en produkt kostar. Denna typ av incitament är något som visat sig påverka en situation där agent-principalproblematik råder (Hart & Holmström, 2016). Om då avdelningar inte har egna kontrollfunktioner finns det en risk att de betalar mer än nödvändigt och går miste av fördelarna med upphandlade produkter.
Den mindre leverantören är också värd att nämna för att förtydliga leverantörers informationsövertag och nyttjande av det. Hos denna leverantör gick mycket av inköpen via inköpsavdelningen vilket är positivt. Däremot hade avtalet löpt ut vilket resulterar i ej avtalade priser. Poängen är att leverantören inte har skäl till att informera om att avtalet löper ut vilket blir ett tydligt nyttjande av informationsövertaget som är till egen vinning och något som kopplar an till informationsasymmetri och agent-principalrelationer (Eisenhardt, 1991). Kontentan är att bristen på uppföljning av sådana här situationer medför köp utanför avtal vilket speglar resultat av tidigare studier som hävdar att offentliga myndigheter är dåliga att hålla sig till avtal (Wijkman, 2013). Det här ger ett bra exempel på där organisationen enkelt skulle kunna finna goda möjligheter till att generera fördelaktiga konsekvenser av att följa upp bättre och börja köpa på avtal. Det går att koppla an till den bristande uppföljning som också lyfts fram i tidigare studier (Wijkman, 2013) och som presenteras i denna forskning som bidragande orsak till köp utanför avtal. Granskning av leverantörsdata på detta vis är en del i en mer grundlig uppföljning och något som bör appliceras för en bättre kontroll.
Analys av resultat från regressionsanalyser
6.1.3.1 Analys av parametrar som driver totalt inköpsbelopp
I tidigare regressionsanalys visade det sig att det fanns parametrar som hade påverkan på det totala inköpsbeloppet.
Tabell 6. Oberoende variabler med totalt inköpsbelopp som beroende variabel.
Modell B Sig.
1 (Konstant) 4049,222 0,706
Inköpsväg -4372,493 0,097
Artikelansvar 1504,910 0,515
Produktgrupp -1784,038 0,279
Styckpris 7,589 0,000
Antal inköpsordrar 4399,291 0,000
Inköpskvantitet 0,215 0,000
Avtal -8761,488 0,032
Det känns betryggande att parametrar som styckpris, antal inköpsordrar och inköpskvantitet visar sig vara signifikanta och att dessa kan sägas påverka det totala inköpsbeloppet. Med sunt förnuft går detta att konstatera utan regressionsanalys. Det blir däremot svårt att säga något om inköpsväg, artikelansvar och produktgrupp då dessa inte är signifikanta. Dessa är variabler som annars kan tänkas ha påverkan på det totala inköpsbeloppet.
Det som blir intressant i denna analys är huruvida avtal eller ej påverkar det totala inköpsbeloppet.
Parametern avtal var även den signifikant vilket tyder på att beroende av avtal eller ej så påverkas det totala inköpsbeloppet. Resultatet presenterade en minskning i total kostnad om produkterna närmade sig avtal. Det säger oss att det ekonomiska perspektivet är en viktig parameter vid upphandling. Det är önskvärt att avtalade produkter får lägre pris än om dessa inte skulle vara avtalade.
Det mest intressanta fyndet i denna körning är kombinationen av att avtalade produkter tenderar att få ett lägre pris samtidigt som det inte går att säga något om inköpsväg påverkar det totala inköpsbeloppet.
Baserat på teorin om agenter och principaler är det känt att det skapas informationsasymmetri och att denna gärna nyttjas av leverantörer (Eisenhardt, 1991; Eriksson & Hane, 2014). Att avtalade produkter ger lägre pris är rimligt men att det samtidigt inte går att säga något om hur inköpsväg påverkar medför att det är svårt att backa tidigare studier gällande att leverantörer gärna nyttjar agent-principalrelationer.
Om leverantörerna skulle nyttja dessa informationsövertag som är kända sedan tidigare (Eriksson &
Hane, 2014) borde det också gå att säga att inköpsväg har betydelse för totala inköpsbeloppet. Det vore så fall rimligt att beroende på inköpsväg också leder till ökning i totalt inköpsbelopp eftersom det finns inköpsvägar där kontrollfunktionerna gällande avtal eller ej inte är lika bra. Rimligt vore att ett steg upp på den oberoende variabeln inköpsväg skulle resultera i ett positivt B samt att denna borde vara signifikant.
6.1.3.2 Analys av parametrar som driver köp på eller utanför avtal
Vid den logistiska regressionen fanns även där signifikanta parametrar som påverkar köp på och utanför avtal. Nedan följer Tabell 8 för att ni enkelt ska kunna följa med i tabellen när den analyseras.
Tabell 8. Oberoende variabler i ekvation med avtal som beroende variabel.
B Sig. variabeln. Dessa är inköpskvantitet, antal inköpsordrar och styckpris. Det mest intressanta och utmärkande i denna analys blir återigen inköpsväg för kund. I Tabell 8 ovan går det att utläsa en påverkan om -0,930 på den beroende variabeln för varje steg på den oberoende variabeln. I och med att utan avtal benämns som 0 och på avtal benämns som 1 innebär detta att för varje steg upp på parametern inköpsväg för kund leder till ökade köp utanför avtal. Detta blir extra intressant då vi i förra regressionen inte kunde säga att inköpsvägen drev upp totalkostnaden.
Det är rimligt att inköpsväg för kund driver köp utanför avtal då det tydligt finns olika vägar där vissa vägar endast köper noga kontrollerat material. Dessa har tidigare lyfts fram och att de flesta av dessa är avtalade. Utöver de noga kontrollerade artiklar köps som bekant även sådan som inte finns på avtal och sådant som inte kontrolleras speciellt noga. Av dessa är det vanligare att de inte återfinns på avtal och därför blir rimligt att detta driver köp utanför avtal. Fördelen här är att inköpsavdelningen har bra kontroll när det görs köp vilket gör det svårare för leverantörer att utnyttja informationsövertag av priser vilket tidigare visat sig vara ett problem (Eriksson & Hane, 2014).
Det uppstår dock funderingar på varför inköp utanför avtal identifieras med inköpsvägar. En intressant fundering är om det finns avdelningar som chansar och beställer vid sidan av dessa kontrollerade produkter för att på så vis få det som önskas. Det handlar i grund och botten om en agent-principalrelation där kunden vet med sig att det som efterfrågas finns avtalat men där de ändå önskar köpa en annan produkt med samma funktioner (Eisenhardt, 1991). Även om de som jobbar på inköpsavdelningen har god kontroll så går det inte att kontrollera allt som har avtal. Här finns således en informationsasymmetri som kunden kan nyttja om denna vill ha en annan produkt. Kunden ser då till sin egen nytta vilket skapar incitament att försöka göra ett köp utanför avtal (Eisenhardt, 1991; Hart &
Holmström, 2016). Att köpa via inköpsavdelningen anses korrekt och ibland kan det vara värt att chansa på att få igenom ett inköp. Här kan uppfattas att det finns incitament som driver dessa köp utanför avtal (Laffont & Maskin, 1982).
I grunden kan ovan kopplas samman till signalteori och dess syfte att lyckas förmedla information från punkt A till punkt B och att denna information är samma som när den lämnar punkt A som när den kommer till punkt B, vilket tidigare har lyfts fram som svårt (Connelly, et al., 2011). I en stor organisation med många inköp blir det svårt att ha kunskap om allt. Däremot vore det önskvärt att inköpsavdelningen i så stor utsträckning som möjligt lyckas stoppa köp från att gå utanför avtal.
Signalteorin har lyfts fram som en tänkbar lösning på informationsasymmetri vilket här är fallet (Connelly, et al., 2011). Lösningen skulle så fall vara att upphandlingsavdelningen blir bättre på att signalera vilka produkter som finns på avtal och även bli bättre på att signalera nytillkomna produkter på avtal till inköpsavdelningen. Då skulle inköpsavdelningen lättare kunna kontrollera de inköp som
görs och motverka köp utanför avtal. Dessa signaler kan också med fördel sändas till övriga organisationen för att motverka informationsasymmetri.
Det finns också ett omvänt tankesätt som grundar sig i informationsasymmetri och signalteori vilket är att kunden måste bli bättre på att signalera behov. Om det nu visar sig att kunden behöver produkter som inte återfinns på avtal är det av värde för både upphandlingsavdelning och inköpsavdelning att kunden förmedlar detta. Utan att förmedla denna information råder informationsasymmetri likt vilken informationsasymmetri som helst vilken också skulle kunna motverkas genom att signalera vilka behov som finns (Connelly, et al., 2011). Om detta tydligt signalerats och behovet varit återkommande hade dessa produkter istället kunnat ligga som avtalade hos organisationen.
Sammanfattningsvis går det att konstatera att informationsasymmetrin i organisationen är påtaglig vilket stämmer överens med tidigare studier på området som indikerat samma problematik men på andra sätt.
Grundproblematiken har fortfarande varit informationsasymmetri i olika former som i sin tur kopplas till den agent-principalproblematik som kan uppstå som följd (Hausel Heldahl & Värja, 2019;
Rosenström & Alejandro, 2017). Det känns också som att det går att jobba framåt med den problematik som råder med signalteori, vilket även det bekräftats tidigare vara möjligt för att minska informationsasymmetrin (Connelly, et al., 2011).