Analys av informationsasymmetrisk problematik
I resultatet ovan har det framkommit att när inköp görs från andra avdelningar via beställningssystemet använder beställarna sig av en indikator för att veta om det som ska köpas är på avtal eller ej. Vid intervjuer har det framkommit att det inte finns någon garant på om denna indikator indikerar rätt, alltså om det går att lita på den eller ej. Då den grundläggande tanken är att det ska finnas en indikator på varje produkt/tjänst som är avtalad fyller denna en viktig funktion. Vid noggrannare efterforskning finns det en tveksamhet om så är fallet. Det innebär att även om beställare eftersträvar att följa avtal genom att använda indikatorn betyder det ändå inte att det nödvändigtvis följer avtal. De köper således utanför avtal, fast ovetandes. De som har koll på vad som är avtalat eller ej försöker då att signalera vilket kan motverka rådande informationsasymmetri som då skulle kunna medföra färre köp utanför avtal (Connelly, et al., 2011). Det är sedan tidigare känt att information tenderar att förändras från mottagare till avsändare (Stiglitz, 2000), vilket här kan vara fallet. Så trots att det signaleras kommer informationen inte fram i rätt format vilket då blir problematiskt och följden är att kunder inte vet vilka artiklar som finns på avtal.
Indikatorn representerar ett större problem än osäkerheten om denna gäller eller ej. Baserat på intervjuer har det framkommit att det finns en otydlighet gällande många olika delar i inköpsprocessen där indikatorn är en del av otydligheten. Men om den generella otydligheten diskuteras går detta att härleda till informationsasymmetri och signalering (Connelly, et al., 2011; Bloomenthal, 2020). Det råder inget tvivel om att alla i organisationen inte vet lika mycket gällande hur inköp ska gå till, vad som finns på avtal och mer där till. Det är ett tidigare känt fenomen att alla inte vet lika mycket och att storleken på denna asymmetri kommer påverka utfallet (Stiglitz, 2000). I detta fall uppenbarar sig ett tydligt asymmetriskt problem som skulle kunna avhjälpas med signaleringsteori (Connelly, et al., 2011;
Liberto, 2019). När en upphandlare är klar med ett avtal måste denna information ut till de som förväntas använda den. Baserat på intervjuer finns det svårigheter att veta vad som finns på avtal vilket indikerar på att upphandlaren misslyckas med att signalera den information som behövs. Det har tidigare lyfts fram att informationen inte nödvändigtvis ser likadan ut när den når mottagaren som när den lämnar avsändaren (Connelly, et al., 2011). Om inte, uppstår informationsasymmetri som lätt kan leda till att den som önskar köpa produkter inte vet vad som finns på avtal.
I organisationen finns en policy för hur upphandlingar ska genomföras. Men denna täcker inte in hur inköp genomförs. Då kan man ställa sig frågan hur någon som önskar köpa något ska veta hur denna ska gå tillväga. Återigen blir begrepp som informationsasymmetri och signalering beskrivande av
situationen. I intervjuerna framkom också att de som önskar köpa något upplever inköpsprocessen som svår vilket låter rimligt då det inte finns något som säger hur det går till. Om man inte vet hur man ska göra är det heller inte lätt att göra rätt. Det faller sig då naturligt att ta den väg som blir mest fördelaktig för dig som beställare, vilket går hand i hand med att du som individ gärna fattar beslut som är gynnsamma för dig före de är gynnsamma för organisationen (Scott, 2000). I intervjuerna diskuterades just detta och att det enklaste där en kund stöter på minst hinder är inköp direkt från leverantör.
Problematiken har tidigare nämnts gällande inköp direkt till leverantör men faller sig naturligt att även nämna som konsekvens här när inga riktlinjer finns. Leverantören kommer troligtvis inte stoppa något inköp som det finns risk att inköpsavdelningen gör. Leverantören går att nå över telefon istället för att beställa via beställningssystem som sker till inköpsavdelningen. Det finns många fördelar att beställa direkt från leverantören för kunden, samtidigt som leverantören sitter i ett gyllene läge att kunna styra kunden baserat på ett informationsövertag. Kunden som normalt sett har arbetsuppgifter där denne i bästa fall får använda produkterna den köper har ingen möjlighet att lägga ner mycket tid på kostnader, avtal och liknande, medan leverantören har betydligt bättre möjligheter till det. Det är troligt att leverantören har ett informationsövertag vilket denna kan nyttja. Det skapas således en informationsasymmetri med tillhörande agent-principalproblematik där leverantören har bäst förutsättningar att lyckas, i synnerhet rent ekonomisk (Eriksson & Hane, 2014; Hausel Heldahl & Värja, 2019).
Det kan konstateras att det råder övergripande informationsasymmetri i inköpsprocessen. Samtidigt som agent-principalproblematik uppstår till följd av denna, skapas också en hoppfullhet i att noga användande av signalteori samt att denna tillämpas genomgående kan leda till ökad förståelse och minskad asymmetri (Stiglitz, 2000). Denna övergripande otydlighet som råder i organisationen kan härledas till oförmågan att signalera. Det är lätt att lägga vikt vid dålig beställarkompetens och nyttjande från leverantörer men ibland blir det viktigaste att undersöka om det man själv gör är det rätta. Att signalera rätt information i rätt tid har i tidigare studier lyfts fram som en lösning på informationsasymmetri (Spence, 1973) och det blir en viktig faktor för att motverka otydlighet som leder till köp utanför avtal. Det finns många delar som diskuterats i denna analys som skulle kunna motverkas med hjälp av tydliga signaler.
• Organisationen kan bli bättre på att signalera vad som finns på avtal.
• Organisationen kan bli bättre på att signalera hur inköp ska gå till.
• Organisationen kan bli bättre på att signalera när behov an nya produkter uppstår.
• Organisationen kan bli bättre på att signalera överlag.
Men även om det är lätt att säga ”bli bättre på att signalera” har tidigare studier och teorier också indikerat att det är svårt att signalera och att information som lämnar avsändare inte alltid ser likadan ut när den når mottagare (Connelly, et al., 2011; Spence, 1973). Det gör det därför svårt att säga om organisationen inte signalerar eller om dess signaler ändras på vägen.
Analys av agent-principalproblematik
Dels går det att beställa via organisationen men det har också visat sig att avdelningar i organisationen vänder sig direkt till leverantören vid inköp. Köp direkt till leverantören har visat sig ske i relativt omfattande utsträckning baserat på de intervjuer som genomförts och till viss del baserat på statistik från utvald leverantör. Detta ger upphov till problematik som bekräftas i intervjuer gällande att leverantören i vissa fall har ett informationsövertag på beställaren vilket då kan härledas till en agent-principalrelation (Eisenhardt, 1991). Detta övertag kan lätt nyttjas till leverantörens fördel, exempelvis genom att sälja produkten till ett högre pris än avtalat. Det skapas således incitament att nyttja den agent-principalproblematik som råder (Hart & Holmström, 2016; Eisenhardt, 1991; Laffont & Maskin, 1982).
När en beställare vänder sig till inköpsavdelningen med önskemål om en artikel som inte finns på avtal riskerar beställaren att bli nekade den om inköparen tillsammans med upphandlingsavdelningen anser att det finns en fullgod liknande artikel på avtal. Om beställaren ser till sitt egenintresse och inte vill riskera att bli nekad inköp av önskad artikel kan denne komma att välja inköpsväg direkt till leverantör
problem som kan uppkomma, dels inom agent-principalteorin (kontraktsteori) och den rationella beslutsteorin där individer allt som oftast ser till sitt egenintresse (Eisenhardt, 1991; Scott, 2000).
Val av beställningsväg är i dagsläget svårt att göra något åt då det i enlighet med intervjuer inte finns någon policy eller styrande dokument för hur inköp ska genomföras. Det medför att det i dagsläget finns relativt fria tyglar att välja den inköpsväg som blir mest fördelaktig. Mest fördelaktigt kan i många fall vara den väg som genererar de produkter som önskas, vilket nödvändigtvis inte finns på avtal vilket likt tidigare resonemang går hand i hand med att individer gärna fattar fördelaktiga beslut för sig själv istället för organisationen vilket då leder till köp utanför avtal om det vill sig illa (Eisenhardt, 1991; Scott, 2000).
En intressant synpunkt som uppkom under intervjuerna var det faktum att det kan vara svårt för organisationen att möta de behov som finns vad det gäller nya produkter. Nya produkter har stor påverkan oavsett område. Det kan hända att organisationen inte har möjlighet att genomföra upphandlingar varje gång det presenteras nya produkter. Det innebär att de hela tiden kommer finnas produkter på marknaden som inte finns med på avtal. Om avdelning där användare finns får nys om dessa uppstår eventuellt en vilja av att ha dessa nyare och lite bättre produkter vilket blir direkt fördelaktigt för dem som användare och något som gynnar deras egenintresse. De kommer då att köpa in dessa i enlighet med beslut- och incitamentsteorier (Laffont & Maskin, 1982; Scott, 2000). Enda sättet att erhålla dessa produkter är utanför avtal. Leverantören sitter här återigen på ett informationsövertag som kan översättas till en agent-principalrelations som enligt tidigare studier kommer nyttjas (Eriksson
& Hane, 2014). Detta kommer nyttjas av samma anledning som att avdelningen gärna vill ha dessa nya bättre produkter, nämligen egenintresset och ett tänkbart incitament för leverantören är ekonomisk vinst (Laffont & Maskin, 1982; Scott, 2000). Denna situation blir på många sätt ofrånkomligt då det är omöjligt för organisationen att hela tiden täcka in de nyaste produkterna. Däremot är det en bra parameter att identifiera då den absolut kan driva köp utanför avtal. Det bör dock under omständigheterna klassas som ett bra köp utanför avtal.
Analys av uppföljningsproblematik
Det är troligen mer vanligt förekommande än vad många tänker sig, att ett arbetes karaktär förändras allt eftersom. Detta arbete har pågått en längre tid och dess riktning har förändrats. Från början var tanken att samla information gällande alla typer av inköp som genomförs av organisationen. Det går enkelt att relatera detta till ett informationsproblem vilket har visat sig tidigare vara bekant (Hausel Heldahl & Värja, 2019; Rosenström & Alejandro, 2017). Hausel Heldahl och Värja lyfter fram viktiga parametrar för att skapa en god överblick vilket blir en förutsättning för att få kontroll på informationen.
• Se vem som köper
• Se vad som köps
• Se för hur mycket pengar
• Se från vilken leverantör
• Se om det sker inom eller utanför avtal
Det handlar alltså om att sammanställa information så denna kan användas vidare (Hausel Heldahl &
Värja, 2019). Organisationen har tillgång till en stor mängd information och på ett eller annat vis går det att få tag på samtliga punkter som nämns ovan. Problematiken som uppstår är att informationen är utspridd på flera olika ställen vilket bekräftades under de intervjuer som gjorts. Denna rapport har exempelvis enbart betraktat köp som gjorts via inköpsavdelning och går därför miste om många andra intressanta inköpsvägar. Tidigare har nämnts i resultatet att stickprov har genomförts hos leverantörer för att undersöka hur mycket inköp som går via inköpsavdelning och hur mycket som går direkt från avdelning till leverantör. Det visade sig vara stora mängder som inte registreras hos inköpsavdelningen vilket påverkar resultatet av denna forskning till stor del. Det medför att inköpsparametrar som exempelvis inköpsvägar som har stor påverkan inte registreras och missas i resultatet av den kvantitativa analysen. Framför allt får det anses att inte främja den helhetssyn av inköp som Hausel Heldahl och Värja (2019) lyfter fram i sin rapport.
Den perfekta datamängden att analysera skulle kunna erhållas genom inhämtning från samtliga organisationens system enligt Figur 5 nedan. Det går snabbt att förstå att det blir svårt att samla in all information från flera olika system och enkelt kunna få en enhetlig överblick. Information i de olika systemen ser olika ut så det finns inget enkelt sätt att sätta samman den på. Denna rapport får anses ge ett bra tillvägagångssätt som går att applicera på organisationens samtliga inköp den dag det finns ett enkelt sätt att få samman informationen från alla olika system. Detta bekräftas i resultatet från genomförda intervjuer där just problematik med att få en överblick över samtliga inköp har ansetts vara svårt då informationen är utspridd. Detta stödjer det faktum att det är svårt att hitta bra upphandlingsdata, något som tidigare studier pekat på (Spagnolo, 2009). Eftersom det då inte skapas möjlighet att följa upp de köp som görs utanför avtal kan det konstateras motverka möjligheten att stoppa denna typ av köp.
Det går att dra paralleller med teorin om informationsasymmetrin där säljaren besitter ett informationsövertag i jämfört med köparen (Akerlof, 1970). Det faktum att organisationen har sin information så pass utspridd och otydlig att helheten inte går att analysera enkelt går helt i linje med tidigare forskning som menar på att det blir en av de mest avgörande parametrarna för att upphandling och inköp ska utvecklas (Rendon, 2008; Spagnolo, 2009). Denna forskning speglar den informationsasymmetri som finns på upphandlingsmarknaden i stort. Både denna forskning och tidigare forskning menar att det inte finns tillräckligt bra data för att få överblick av upphandlingar och inköp som görs. Om det är vedertaget vet också leverantörerna om det här vilket i sin tur skapar agent-principalrelationer som kan utnyttjas till följd av informationsasymmetrin (Eriksson & Hane, 2014).
Figur 5. Visuell bild över organisationens olika källor till inköpsdata som tillsammans bildar den perfekta datamängden.
Genom att förlägga majoriteten av inköp via inköpsavdelningen och på så vis minska möjligheterna till köp direkt via leverantör skulle konsekvenser såklart uppstå. Först och främst skulle det innebära ökad kontroll och förståelse för alla inköp som görs vilket som bekant efterfrågas (Eriksson & Hane, 2014).
Data skulle också bli mer samlad vilket efterfrågats tidigare (Spagnolo, 2009). Detta är också något som efterfrågats vid genomförda intervjuer. Både att det finns en önskan om tydliga styrning av inköp men också att det är svårt att styra med dagens förutsättningar. Det skulle också medföra ökad belastning på inköpsavdelningen. Det är i dagsläget svårt att ge siffror på hur stor extra belastning det skulle innebära, men efter att ha gjort detta arbete, är upplevelsen att det skulle krävas betydligt mer resurser för att möta de antal beställningar som idag görs direkt till leverantör. Här går det att väga för och nackdelar. Mer
Datamängd
System 1: inköp
System 2:
upphandling
System 3:
statistik System 4:
ekonomi System 5:
leverantörsstatis tik
personal skulle innebära ökade personalkostnader samtidigt som kontrollen av inköp utanför avtal skulle öka. Det blir en ledningsfråga att avgöra huruvida en ökad personalkostnad kompenseras av minskade köp utanför avtal och på så vis göra fler inköp till ett kompenserat avtalspris. Här krävs fler studier för att få fram siffror då det i dagsläget är svårt att få en överblick gällande hur mycket avdelningar i organisationen faktiskt köper utanför avtal.
Utifrån ovan analys vore det rimligt för att få en god överblick av samtliga inköp som görs (Hausel Heldahl & Värja, 2019), samla alla inköp på samma ställe, vilket med fördel är genom inköpsavdelningen. Som nämnt tidigare kommer inköpsavdelningen få en högre belastning men i långa loppet känns det fullt rimligt att denna kontroll väger tyngre än den kostnadsbelastning som sker till följd av ökad belastning. Även avtalstroheten kan tänkas öka då kunskapen gällande vilka produkter som finns på avtal är större på inköpsavdelningen än på andra avdelningar. Det medför att detta arbetssätt skulle motverka den beställarkompetens som visat sig vara ett problem tidigare (Finndahl &
Lind, 2009).