Främjandet av deltagande inom organisationen

“Mycket kommunikation har skett informellt tidigare, det har varit viktigt att kompensera för detta bortfall genom nya initiativ. Det är viktigt att medarbetare som

normalt i sina arbeten inte pratar med varandra, socialiserar på olika sätt” -Kristiansson

Kristiansson menar att den del av kommunikationen som sker informellt inom hens organisation, exempelvis pratstunder vid kaffemaskinen och innan möten har fallit bort till följd av distansarbetet. Vidare menar Kristiansson att den informella typen av kommunikation och socialisation har minskat till följd av distansarbetets

implementation. Detta konstaterar Kristiansson hämmande för möjligheten att anställda dela erfarenheter och information med varandra. För att bemöta detta har Kristiansson implementerat ett initiativ för att återigen främja ökandet av denna typ av socialisation mellan olika medarbetare inom organisationen. Initiativet går ut på att två slumpartade personer inom organisationen skall nästföljande vecka efter lottdragning, anordnar en digital fikastund där de pratar om valfria samtalsämnen. Detta är något som alla nivåer inom organisationen deltagit i och syftet med detta initiativ menar Kristiansson har varit att främja socialisationen mellan organisationens olika medlemmar samt säkerställa att medarbetare upplever delaktighet i sin vardag när de arbetar på distans. Det är viktigt att poängtera att Kristiansson berättat att deltagande i denna aktivitet varit helt frivilligt och inget som organisationen eller Kristiansson som ledare krävt av medarbetaren.

Då Kristiansson konstaterar att informella kommunikationen minskat till följd av att parterna inom organisationen inte träffas på samma vis numera, har det varit nödvändigt att hitta alternativa tillvägagångssätt som möjliggör detta trots distansarbetet. Vikten av att medarbetare som inte i sina dagliga arbetsuppgifter kommunicerar med varandra faktiskt gör detta är något som Jakobsson också styrker men berättar samtidigt inte om några specifika initiativ som bemött detta. Jakobsson berättar att inom hens organisation fungerar detta som ett sätt att organisationen som helhet är samspelt och är något som till följd av distansarbetet blivit försämrat. Pettersson delar Jakobssons och

Kristianssons uppfattning att internkommunikation försämrats inom hens organisation till följd av distansarbetet. Detta menar Pettersson uppenbarar sig i att möten håller en

till följd av distansarbetet och de digitala mötena med mindre interaktion. Pettersson berättar för oss att detta resulterat i sämre kvalité på diskussionsartade möten till följd av mer inaktivitet i diskussionerna. Vidare förklarar Pettersson att den sämre kvalitén på diskussionerna också härstammar från svårigheten med många deltagare i ett digitalt möte, svårigheten att känna av de andra i det digitala mötet samt att missförstånd i hens uppfattning lättare uppstår i en digital arbetsmiljö. Att möten av digital art leder till försämrad diskussionkvalité är något som Christersson också konstaterat för oss, vilket överensstämmer med vad Pettersons uppmärksammande.

“Det är svårt att hålla ihop arbetslaget när alla arbetar på olika platser. Det vi försökt med är att fortsätta med fikan och afterwork fast i digitala format” -Christersson

Vidare berättar Christersson att det varit utmanande att hålla ihop samhörigheten i arbetslaget och få alla medarbetare att känna sig inkluderade. Christersson menar att till följd av distansarbetets implementation har många aktiviteter som syftat till att

inkludera och skapa deltagande inom organisationen fallit bort. Detta är något som Christersson arbetat för att kompensera för, i form av att fortsatt anordna fikan och afterwork aktiviteter fast i digitala format. Detta har syftat till att ersätta den

socialisation som fallit bort till följd av implementation av distansarbetet och därmed förlusten av den socialisation som tidigare skett inom ramen för kontorsmiljön.

Gunnarsson delar också denna uppfattning och berättar att hen upplevt en svårighet i att inkludera alla medarbetare i det som händer när alla sitter på olika geografiska platser. Gunnarsson menar att sen distansarbete implementerats på hens arbetsplats, deltar medarbetare enbart på möten som är schemalagda och missar den övriga biten av samhörigheten, vilken hen tror har en inverkan att arbetslaget inte har lika bra sammanhållning längre, dock är detta inte någonting som Gunnarsson har adresserat utan konstaterar snarare att detta är hens uppfattning av vad som skett som ett resultat av distansarbetet.

“Ny teknik har löst kommunikationsproblemet och möjliggör att jag kan spela in korta filmklipp, ge korta dragning om specifika händelser samt rapporter för att kunna

kommunicera det jag vill, till fler personer än tidigare möjligt” -Pettersson

Pettersson berättar för oss att hen spelat in informationsvideor, där hen pratar om vad som hänt inom organisation, viktiga händelser framåt i tiden och andra viktiga frågeställningar som hen upplevt att hela organisationen ska ta del av. Detta menar Pettersson har syftat till att skapa inkludering av alla medarbetare så att de känner sig delaktiga i det som sker, även om de sitter bakom en skärm på annan geografisk ort. Initiativet att spela in videor för att kommunicera information och budskap är någonting som Kristiansson också har genomfört. Arten av information i dessa har varit likartade de i fallet med Pettersson och syftat till likartade ändamål. Petterssons påstående att ”ny teknik löst kommunikationsproblemet” syftar till att hen har fortsatt möjlighet att

åtminstone få ut information, även om den är av envägs karaktär.

“Jag har uppmärksammat att medarbetarna har ett behov av att bolla olika tankar och idéer med varandra, därav har vi skapat olika lag i teams chattar så att medarbetarna

trots geografisk distans kan prata och dela idéer med varandra” -Eriksson

Eriksson hävdar att hens medarbetare uttryckt en avsaknad av möjlighet till att delta i diskussion med sina kollegor om de idéerna och tankar de haft i genomförandet av sina arbetsuppgifter när de arbetar på distans. Eriksson konstaterar att detta är ett resultat av att inte sitta samlokaliserat och arbeta, vilket leder till att förutsättningar för denna typ av aktivitet är försämrade när distansarbete föreligger. Samtidigt medger Eriksson att ett tillvägagångssätt för att ändå inkludera medarbetarna och möjliggöra deltagande dem sinsemellan i form av fortsatt socialisation och informellt lärande har olika

diskussionsgrupper i Microsoft Teams utformats. Detta har syftat till att öka

inkluderingen av medarbetare i varandras vardag med syfte att bättre kunna utföra sina arbetsuppgifter samt att säkerställa att medarbetarna tar hjälp av varandra menar Eriksson.

“Utbildning i distans är inte samma sak, vissa moment kräver att man

sitter bredvid varandra för att se hur den andra personen gör” –Johansson

att lära ut över digitala plattformar, i stället kräver att man informellt sitter sida vid sida och observerar den andre personen i hur den utför vissa arbetsmoment. Detta

överensstämmer med Erikssons uttalande gällande att hen upplevt ett behov av att implementera alternativa vägar till problemlösning i tider av distansarbete. Johansson berättar vidare att detta delvis gått att ersätta via digitala möten och

skärmdelningsverktyg, men än så länge ur hens uppfattning har de inte kunnat adressera detta bortfall av lärandet mellan medarbetarna. Mattsson berättar samtidigt att de

informella tillfällena när lärande mellan kollegor sker, tror hen har minskat då när distansarbete föreligger, till följd av att medarbetarna träffas mindre frekvent. Detta har Mattsson försökt hantera i form av att aktivt kommunicera med medarbetare i syfte att uppmuntra till att de ska hålla kontakten med varandra samt uppmanar till att arbeta gemensamt för att bättre lösa problem som uppstår och fortsätta lärandet av varandra för att utveckla sina egna kompetenser. Mattson berättade likt vad Eriksson tidigare

konstaterat, att medarbetare har ett behov av att dela idéer och funderingar med

varandra, vilken hen försökt främja i form av att uppmana till att använda olika digitala chatt verktyg och digitala mötesverktyg för att i den mån det går, fortsätta lära av varandra för att bli bättre på de arbetsuppgifter man har.

“Behovet av att teknisk utrustning har ökat vilket vi tagit hänsyn till genom att köpa in dem hjälpmedel som de anställda behöver, däremot

har det skett en fördröjning då pandemin orsakat fördröjningar på leveranser.” –Mattsson

Mattsson har identifierat ett behov av teknisk utrustning för att medarbetare ska

överhuvudtaget kunna utföra arbetsuppgifter och därmed för att känna sig inkluderade i det som händer i organisationen. Mattsson berättar att behovet att erhålla teknisk utrustning för alla medarbetare väldigt snabbt har varit en utmaning då det har varit långa leveranstider på att få det som behövts levererat. Mattsson menar att detta inte har varit ett stort utbrett problem men har inneburit att den utrustning som har funnits tillgänglig varit tvungen att användas medan de väntat på att få ytterligare teknisk utrustning levererat. Detta har inneburit att vissa medarbetare inte varit fullgott utrustade för det digitala arbetslandskapet till följd av distansarbetets implementation. Mattsson tror att resultatet av detta har varit att vissa medarbetare upplevt en

problematik kopplat till att få det tekniska att fungera. Mattson menar vidare att detta inte kanske är ett problem i vanliga fall, men nu i och med distansarbetet är teknisk utrustning ett måste för att kunna hänga med på det som sker inom organisationen och menar att det varit kritiskt att ordna den tekniska situationen så fort det varit möjligt för att säkerställa att alla medarbetare känner sig inkluderande i organisationen.

“Kultur skapas genom socialisation, vilket blir en utmaning nu,

speciellt i och med introducerandet av nya medarbetare“. -Pettersson

Pettersson hävdar att hen upplever en svårighet i att introducera nya medarbetare till organisationen, detta beror på att det inte går att träffas på samma sätt som tidigare genom digitala möten. Pettersson menar att socialisationen inom organisationen har minskat som ett resultat av distansarbetets implementation. Pettersson menar att detta specifikt blir ett problem när det har gällt att introducera nya medarbetare till

organisationen och organisationskulturen. Pettersson menar att socialisationen är viktig för nya medarbetare för att lära sig hur organisationen fungerar. Introducerandet av nya medarbetare till organisationen är något som Jakobsson också uppmärksammat som en utmaning när distansarbete förelegat. Jakobsson menar att det blir svårare att

introducera helt nya medarbetare när det sker helt över digitala kanaler, medarbetaren får inte möjligheten att se och uppleva organisationen fysiskt på kontoret, som enligt Jakobsson tidigare fungerat som en bra plats för välkomnande av nya kollegor.

“Det är svårt att skapa organisationskultur under distansarbete, samtidigt som det är ännu svårare för nya medarbetare och trainees

att lära sig företaget när de inte får möjligheten att fysiskt vara på arbetsplatsen” –Kristiansson

Kristiansson anser att skapandet av organisationskultur som helhet är komplicerad när distansarbete föreligger, då hen menar att möjligheten att fysiskt observera hur övriga agerar uteblir. Kristiansson betonar specifikt att detta är problematiskt för

genom personliga möten. Detta överensstämmer med vad Pettersson och Jakobsson tidigare berättat för oss i att förutsättningarna för introducerandet av nya medarbetare in i organisationen och organisationskulturen blivit försämrade. Kristiansson berättar att det hen gjort för att försöka få till en bra introduktionsprocess trots distansarbete är att lägga ner mer tid i personliga samtal med nya medarbetaren. Detta uppmärksammande är i linje med det tidigare att ledarna gör sin kommunikation individcentrerad för att bättre skapa möjlighet att kommunicera olika budskap och försäkra att mottagande av dessa sker. Trots att introducerandet av nya medarbetare identifierats som en utmaning av Kristiansson, Jakobsson och Pettersson har undersökningen inte identifierat några andra tillvägagångssätt för att möjliggöra denna process på ett bättre vis.

“Jag är orolig för hur man ska kunna bibehålla den kultur som finns i organisationen idag om distansarbetet fortlöper över lång tid

framöver” -Eriksson

Eriksson uttrycker en oro inför huruvida den befintliga organisationskulturen finns inom hens organisation skulle bli påverkad om distansarbetet skulle komma att kvarstå under lång tid framöver. Det Eriksson menar är att de hade en befintlig organisationskultur i ingång till detta, vilket sannolikt har underlättat för organisationen i denna tid av distansarbete. Eriksson menar att frågan som kvarstår är vilken effekt en längre tids distansarbete skulle ha för eventuell effekt på organisationskulturen och därmed också för tillämpningen av kulturstyrning.