3 Måluppföljning
3.6 God ekonomisk hushållning
Rätt till heltid och möjlighet till deltid
Indikatorer Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Mål 2018 Alla anställda ska kunna få önskad
sysselsättningsgrad (%) 97 98 96 100
Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad (%)
I stor utsträckning har medarbetarna den sysselsättningsgrad som önskas. Vid vakanser ser verksamheterna över möjligheten att tillgodose medarbetarnas önskemål om förändring.
Önskemålen är som flest inom kost- och städverksamheten samtidigt som önskemålen också innebär en önskan om ökad sysselsättningsgrad inom sitt befintliga arbetsställe. Små enheter inom ett stort geografiskt område ger begränsade möjligheter att bedriva en effektiv
organisation med enbart heltidstjänster.
Förutsättningar:
3.6 God ekonomisk hushållning
Kommungemensamma mål:
Positiva ekonomiska resultat
Nämndens mål:
Nämndens ekonomiuppföljning ska på ett betryggande sätt säkerställa att nämndens resurser utnyttjas på bästa sätt
Nämndens bedömning är att målet har uppfyllts i hög grad. Bedömningen grundar sig på följande: Nämndens ekonomiuppföljning bygger på väl inarbetade processer. Varje månad följs både drift- och investeringsredovisningen upp och möjlighet ges till prognosförändringar.
Månadsrapporten sammanställs och bifogas nämndens pärm. Samtliga chefer får dessutom tillgång till månadsrapporten via mail. I samband med de större uppföljningarna i april, augusti, oktober och december samt i budgetprocessen samarbetar ekonom och chefer i projektform med ett antal möten där kvalitén på rapporterna säkerställs. Nämnd och arbetsutskott delges rapporterna både i muntlig och skriftlig form med möjlighet till förändringar utifrån behov och önskemål. I samband med nyanställning av chefer hålls en grundlig utbildning avseende nämndens ekonomiprocesser, budget, uppföljning, kontering med mera. Årets tidiga befarade underskott har genom dialoger mellan verksamheterna möjliggjort överskott inom andra verksamheter så att nämndens totala budget har kunnat hållas.
Indikatorer Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Mål 2018 God följsamhet mot budget - vatten- och
avloppsförsörjningsverksamheten (tkr) 1 297 5 800 366 -2 850
God följsamhet mot budget
- avfallsverksamheten (tkr) 3 577 -864 -709 -3 195
God följsamhet mot budget
- skattefinansierad verksamhet (tkr) -46 210 -50 407 -49 838 -48 500 God följsamhet mot budget - kost- och
städverksamheten (tkr) 973 499 -2 089 0
God följsamhet mot budget
- lokalförsörjningsverksamheten (tkr) 15 080 22 715 4 321 0
God följsamhet mot budget - vatten- och avloppsförsörjningsverksamheten (tkr)
Utfallet för vatten- och avloppsförsörjningen uppgår till +0,4 mnkr i bokslutet och avviker med 3,2 mnkr från budgeterat underskott om 2,8 mnkr. Avvikelsen beror främst på lägre
kapitalkostnader än beräknat med anledning av att planerade investeringar inte genomförs enligt plan men även till viss del på ökade intäkter för slam samt lägre kostnader i driften.
God följsamhet mot budget - avfallsverksamheten (tkr)
Utfallet för avfallsverksamheten uppgår till -0,7 mnkr vilket avviker stort från budgeterat underskott om -3,2 mnkr. Avvikelsen beror främst på det vite som debiterats entreprenören för insamling av kärlavfall. Exkluderat detta vite är årets utfall något sämre än budgeterad nettokostnad. Kostnaderna för behandling av grov- och verksamhetsavfall har ökat med anledning dels av ökade inkommande mängder till den nya återvinningscentralen i Skene men även med anledning av nytt avtal. Ökade inkommande mängder har till viss del kompenserats med ökade intäkter för försäljning av skrot mm.
God följsamhet mot budget - skattefinansierad verksamhet (tkr)
Nämndens skattefinansierade verksamheter redovisar ett underskott i förhållande till budget om -1,3 mnkr främst med anledning av ökade kostnader för vinterväghållning under det första kvartalet. Det redovisas också en kostnadsökning i förhållande till budget avseende reparation och underhåll av belysningen på kommunens vägnät samt röjning av tätortsnära naturmark.
För att minska budgetöverskridandet har verksamheten dragit ner på vissa delar såsom beläggningsunderhåll, administration, bidrag till enskilda vägar, vägmarkeringar mm.
God följsamhet mot budget - kost- och städverksamheten (tkr)
Kost- och städverksamheten totalt avviker från budget med knappt 2,1 mnkr. Avvikelsen beror främst på ökade kostnader avseende transporter men även personalkostnaderna har ökat i förhållande till budget. Kostnadsökningen avseende transporter beror till viss del på icke planerad stängning av kök samt utdragna ombyggnationer av kök men också på ett nytt avtal och högre indexuppräkning än beräknat. Dessa händelser har också ökat personalkostnaden men en stor del av personalkostnadsökningen beror på omjustering av anställningsform för 23 medarbetare som bytt från uppehållsanställningar till semesteranställningar. En utökning av städning på ett antal städobjekt har också resulterat i både högre intäkter och ökade
personalkostnader.
God följsamhet mot budget - lokalförsörjningsverksamheten (tkr)
Lokalförsörjningens resultat avviker med + 4,3 mnkr från budgeterat nollresultat vilket är ett något högre överskott än tidigare prognostiserat. Verksamheten har arbetat utifrån att slutresultat på + 3,2 mnkr för att totalt hålla nämndens budget i balans med anledning av underskott inom gata/park för vinterväghållning och kost- och städ. I princip består hela överskottet av minskade personalkostnader med anledning av vakanta tjänster både inom administrationen och fastighetsskötseln.
Kommungemensamma mål:
Effektivt resursutnyttjande
Indikatorer Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Mål 2018
Andel elektroniska leverantörsfakturor (%) 65 67 68 >75
Andel elektroniska leverantörsfakturor (%)
Andelen elektroniska leverantörsfakturor ligger näst intill på samma nivå som föregående år.
Utfallet ligger lägre än det uppsatta målet 2018.
Nämndens mål:
Stödja och genomföra inköp och upphandlingar åt kommunens verksamheter på ett bra och effektivt sätt
Nämndens bedömning är att målet uppfylls delvis under 2018. Bedömningen grundar sig på följande. Upphandlingsfunktionen har under flera år lidit av en hög personalomsättning och svårigheter att återbesätta vakanser. Mycket fokus har legat på att genomföra de mest akuta upphandlingarna och till upplärning. Under året har två erfarna upphandlare slutat vilket har en påverkan på verksamheten. Fortfarande återstår mycket arbete med att se till att ramavtal används och att beställare vet var och hur de ska göra inköp. Aktiviteter för att nå dit är utbildningsinsatser, utveckla e-beställning samt ta fram tydliga inköpsrutiner. Under året har en workshop med leverantörsföretag genomförts för att underlätta för näringslivet i
närområdet att lämna anbud på olika upphandlingar.
Indikatorer Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Mål 2018
Andel avtalsområden med giltiga avtal (%) 83 78 >80
Andel inköp i enlighet med upphandlade avtal
(%) 73 73 >80
Andel avtalsområden med giltiga avtal (%)
Marks kommun har för närvarande identifierat ca 140 avtalsområden varav 110 har giltiga avtal. Detta ger en måluppfyllnad om 78 % vilket är något lägre nivå än det uppsatta målet.
En anledning till att andelen är något låg är hög personalomsättning på upphandlingsfunktionen
Andel inköp i enlighet med upphandlade avtal (%)
Denna indikator är i dagsläget inte möjlig att extrahera med tillförlitlighet. Det troliga är att föregående års utfall följs.
Nämndens mål:
Städservicen skall effektivt leda till rena lokaler
Nämndens bedömning är att målet har uppfyllts i hög grad under året. Bedömningen utgår från att städservicen genomförs och uppfylls enligt köpande verksamheters önskemål om nivåer. Under året har städservice kompetensutvecklat 20 medarbetare genom
certifieringsutbildning om fem heldagar. Dessutom har städservice fem städsamordnare under två heldagar i november genomfört en arbetsledarutbildning med inriktning mot lokalvård och service.
Indikatorer Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Mål 2018
Städkostnad per kvm för grundskola (kr/m2) 295 320 333 310
Städkostnad/kvm för förvaltningsfastigheter
(kr/m2) 140 154 150 150
Städkostnadsförändringen (kostnad per m2) i förhållande till förändringen på branschens
städindex 1 0,7 -2,4 <1
Städkostnad per kvm för grundskola (kr/m2)
Städkostnaden har ökat mot föregående år och beror främst på utökning av paviljonger samt en utökning av frekvenser i samband med att fler lokaler nyttjas för fritidsverksamhet.
Städkostnad/kvm för förvaltningsfastigheter (kr/m2)
Städkostnaden har för året ett lägre utfall jämfört med föregående år och det är främst med anledning av att Strandpaviljongen vid Kinnaström får sin städning utförd av befintlig personal.
Städkostnadsförändringen (kostnad per m2) i förhållande till förändringen på branschens städindex
Inom städbranschen är indexeringen 2,7 %. Den största ökningen inom branschen består av ökade kostnader för material, redskap, maskiner samt bil -och transportkostnader.
Under 2018 har städverksamheten ökat från 257 kr/kvm till 258 kr/kvm. Den låga skillnaden mellan åren består främst av att befintliga resurser har kunnat nyttjas för de
verksamhetsförändringar som tillkommit under året. Det handlar om främst
paviljongslösningar som kunnat lösas med befintlig personal samt en återhållsamhet gällande både material och kem med låg lagerhållning.
Nämndens mål:
En löneprocess som håller en god kvalitet
Nämndens bedömning är att målet har uppfyllts i hög grad under 2018. Bedömningen grundar sig på följande: Löneprocessen håller en god kvalitet men det finns delar som måste
förbättras. Utfallet på indikatorerna signalerar att målet inte uppfylls helt men indikatorerna är inte helt rättvisande. Både antal skulder och deltagande i utbildning beror till stor del av yttre faktorer som ligger utanför enhetens och nämndens påverkan. Under året har en utredning genomförts med syfte att effektivisera och digitalisera processerna inom löneenheten. Beslut kring åtgärder måste i flera fall fattas på en nivå över teknik- och serviceförvaltningen då andra verksamheter påverkas av förändringarna.
Indikatorer Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Mål 2018
Antal skulder som uppstår vid lönekörning (st) 16 20 18 <5
Andel nyanställda chefer som deltagit i introduktion i personalsystemet inom två
månader (%) 43 31 62 >95
Antal skulder som uppstår vid lönekörning (st)
Skulder uppstår på grund av att uppgifter i lönesystemet inte rapporteras och beviljas i tid.
Ansvaret ligger både hos medarbetare och chef. Utfallet för antal skulder visar fortsatt på en för hög nivå. De uppgifter som påverkar skulderna mest är sjukfrånvaro och ledigheter.
Andel nyanställda chefer som deltagit i introduktion i personalsystemet inom två månader (%) Utfallet för introduktion i personalsystemet visar på ett bättre resultat än i delrapporten. Men chefer prioriterar fortfarande löpande arbete och introduktionen är frivillig vilket gör att cheferna har möjlighet att välja bort den. I år har introduktionen gjorts om så att den även omfattar utbildning inom ekonomidelarna.
Nämndens mål:
Kommunens lokaler ska ha en hög nyttjandegrad och användas effektivt
Nämnden bedömer att målet uppnåtts i hög grad under året. Bedömningen grundar sig på följande: Lokalförsörjningen har under 2018 tagit fram en Lokalresursplan för att ha en god grund för planering framåt och för beslut inom lokalområdet. Lokalresursplanen är ett viktigt verktyg för att nå målet om hög nyttjandegrad i kommunens lokaler och att tillse att nya lokaler skapas i rätt tid och på rätt plats då kommunen växer. Lokalförsörjning strävar i alla lokalförändringar för en hög nyttjande grad och effektiva lokallösningar.
Indikatorer Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Mål 2018 Fastighetsbeståndets storlek relativt
invånarantalet (m2/inv) 6,1 6,25 6,13 <6,2
Drift- och administrationskostnadsnivå lokaler
(kr/m2) 252,8 261 260 <260
Energiförbrukning - Egna lokaler (kr/kvm) 122 121 121 <123
Energimängd per förvaltad area, (kWh/m2) 135 130 130 <140
Energiförbrukning - Egna lokaler (kr/kvm)
Energiförbrukning i kr/kvm motsvarar nivån för 2016 och 2017 trots att energiförbrukningen initialt låg på en högre nivå.
Energimängd per förvaltad area, (kWh/m2)
Lokalförsörjningen har fortsatt problem med driftsättning av energiuppföljningssystemet, varför komplett mätinstrument för indikatorn saknas. Kostnaden kr/kWh ligger på samma nivå som för 2017.
Kommungemensamma mål:
God förvaltning av kommunens egendom
Nämndens mål:
En väl fungerande och effektiv intern styrning och kontroll
Nämndens bedömning är att målet har uppfyllts i hög grad under året. Bedömningen grundar sig på ett väl fungerande internkontrollsystem. Flera nyckelposter, både tjänster inom
förvaltningen samt på kommunledningskontoret har varit vakanta under året. Detta innebär en utmaning för arbetet med den interna kontrollen men väl inarbetade rutiner och en tydlig ledning underlättar ändå arbetet för en god styrning och kontroll
Nämndens mål:
Kommunens anläggningar ska förnyas och underhållas så att värdet bibehålls
Nämndens bedömning är att målet har uppfyllts i delvis under året. Bedömningen grundar sig på följande: Kommunens verksamhetslokaler underhålls enligt plan. En underhållsskuld är framräknad i förhållande till planen om ca 50 mnkr. Ett flertal stora projekt planeras inom de närmsta fem åren avseende skolor och förskolor, denna investering kommer att påverka underhållssituationen positivt.
Standarden på kommunens gator och vägar når inte upp till satta mål. Vägkapitalet har en sjunkande trend. För att öka vägstandarden behöver mer medel avsättas för
beläggningsunderhåll.
Vattenverken underhålls löpande avseende byggnader (målning, tankrenovering etc) samt avseende processdelar, t ex pumpar. Större projekt inryms i kommunens investeringsbudget.
När det gäller reningsverket i Skene finns omfattande renoveringsbehov och ett projekt som innebär utbyte av slamavvattningsdelen har i stort sett färdigställts under året. Under året har även bassängerna i Skene reningsverk besiktigas och är i behov av reparation. En större utredning om verkets kapacitet med avseende på framtida anslutningar, skick och funktion samt utsläppskrav har pågått under året och planeras bli klar kvartal 1 2019.
Indikatorer Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018 Mål 2018
Förnyelsetakt VA-ledningsnät (%) 0,3 0,1 0,4 >0,5
Underhållsnivå lokaler, (kr/m2) 90,6 125 120 >120
Akut underhållsnivå lokaler, (kr/m2) 30 14,6 29,9 <18
Beläggningsunderhåll - faktisk vägstandard i
förhållande till optimal vägstandard (%) 82 82 79 >90
Förnyelsetakt VA-ledningsnät (%)
Flera förnyelseprojekt har pågått under året. Renoveringen av ledningar i Kyrkogatan som påbörjades 2017 är färdigt. Även förnyelse av ledningar i Andra Vallåsgatan och Högsvägen är utförda. Utfallet 0,4 % är dock lägre än både målet på 0,5 % och behovet som är 0,8 % enligt den nya "Förnyelseplanen för VA-ledningar" som färdigställdes 2018.
Underhållsnivå lokaler, (kr/m2)
För 2018 ligger större delen av underhållet i investeringsredovisningen. För året håller
underhållet en bra nivå, dock lägre än för 2017. Riktvärde bör vara ca 130 kr/kvm. De större arbetena avser Stommens förskola, Kunskapens Hus och markarbeten för Fritslaskolans paviljong.
Akut underhållsnivå lokaler, (kr/m2)
Det akuta underhållet per kvm ligger på motsvarande nivå som 2016. 2017 låg nivån betydligt lägre. De större arbetena avser Ängskolan, Sätilaskolan och Hyssnaskolan.
Beläggningsunderhåll - faktisk vägstandard i förhållande till optimal vägstandard (%)
Vägkapitalet beräknas uppgå till ca 79 % enligt den rapport som SWECO presenterade under 2018. Tyvärr har vägkapitalet sjunkit det senaste året tex var värdet 82 % 2015, 2016 och 2017. Mer medel än avsatta i budgeten behövs för att öka vägstandarden och inte lämna en underhållsskuld till framtida generationer.
Utgångspunkter:
3.7 Ekologisk hållbarhet