6 Uppföljning av internkontroll
6.2 Uppföljning av internkontrollplanen
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018
Manuella utbetalningar saknar korrekta och kompletta underlag samt behörig attest.
Kontroll av transaktioner som inte är fakturor eller lön med avseende på underlag och attest
Granskning är gjord för perioderna tertial ett och tertial två. Resultatet av granskningen har visat att rutinen avseende korrekta beslutsattester på manuella utbetalningar är mycket god. I ett fåtal fall har dock underlag saknats och i samband med granskningen har frågan lyfts bland förvaltningens chefer och punktinsatser har gjorts i de fall där det har varit nödvändigt.
Frågan har även lyfts bland den personal som ansvarar för att utbetalningen verkställs. Samtliga granskade poster har gått till korrekta bg- och pg nummer.
Kommungemensam: Utbetalning
sker till fel mottagare Granskning av att utbetalning har skett till det kontonummer som står på underlag
Granskning är gjord för perioderna tertial 1 och tertial 2. Resultatet av granskningen har visat att rutinen avseende korrekta utbetalningar till rätt kontonummer fungerar mycket bra.
Kommungemensam: Kommunen
betalar anställdas privata kostnader Uppföljningen består av att genom en enkätundersökning med chefer kartlägga vilka rutiner som finns för att säkerställa att kommunens resurser inte används för privat bruk.
Resultatet från enkätundersökningen har visat på brister i den information som finns tillgänglig för
kommunkoncernens chefer och medarbetare. Koncernledningen för Marks kommun har tagit del av resultatet från enkätundersökningen och ett arbete med att förtydliga tillgänglig information för chefer och medarbetare har påbörjats. Arbetet med att tillgängliggöra
informationen väntas fortgå under nästkommande år.
Felaktiga årsprognoser som kan leda
till ineffektiv resursanvändning. Genomgång av redovisning samt
analys av helårsprognoser Förvaltningens chefer har haft möjlighet att lägga prognoser samtliga månader. Vid
delårsrapporter såsom april- och augustibokslut görs en extra granskning av prognoserna. Särskilt
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018 viktiga områden såsom
taxeintäkterna för VA och Avfall granskas enligt särskild rutin varje månad och prognos läggs utifrån denna. Det har främst varit prognosjusteringar inom VA-verksamheten där kapitalkostnader har räknats ner men där också driftposter är justerade med anledning av vädersituationen. Även personalkostnader granskas särskilt och vid behov ifrågasätts rimligheten i verksamhetens prognoser och justeringar görs där det är nödvändigt. Ytterligare områden som under året har granskats särskilt är kostnader för
vinterväghållning samt insamling och behandling av trä, skrot och kompost då dessa poster har varierat jämfört med tidigare år.
Genomgång av redovisning
avseende korrekta kodsträngar Granskning avseende
bokföringsposter är gjort under samtliga månader. Med tanke på antalet transaktioner och den komplexa kodplan som nämnden arbetar med är antalet
felbokföringar mycket få. De flesta fel har uppkommit avseende personalkostnader och då främst löneposter som avser
timrapportering.
Fel belopp faktureras och kundreskontra samt huvudbok är inte korrekt uppdaterade
Granskning av att rutin för
debiteringsprocess följs Rutinen för debiteringar med filöverföring följs. Uppföljningen har inte visat på några avvikelser under året som vi har behövt gå vidare med.
Osäkra fordringar avseende VA och
Avfallskollektivet kvarstår Granskning avseende nedskrivning av osäkra fordringar inom
VA/Avfallskollektivet
Nedskrivning av osäkra fordringar inom VA/Avfall har gjorts i november 2018. Nedskrivning har gjorts av de fakturor som har gått vidare till betalningsföreläggande hos Kronofogden och nu ligger under långtidsbevakning. Nedskrivningen är enbart bokföringsmässig.
Nedskrivet belopp 2018 uppgår till ca 153 tkr brutto eller ca 122 tkr netto. Aktuell rutin följs som den ska.
Personal
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018
Kommungemensam: Risk att åtgärder inte vidtas vid korttidssjukfrånvaro
Uppföljning av att chefer påbörjat åtgärder efter att systemstöd informerat om exempelvis korttidsjukfrånvaro.
Systemet för rehabilitering och sjukfrånvaro, Adato, skickar ut automatiska e-post till chefer vid upprepad sjukfrånvaro. Alla nya chefer utbildas kring denna hantering. Cheferna agerar normalt alltid på dessa e-postmeddelanden, dock finns det risk att missar uppstår då man använder tillförordnade chefer eller andra chefslösningar där systemet inte följer med organisationen. Det är därför viktigt, då man inte har ordinarie chef på plats under längre tid, att man justerar så att de automatiska meddelandena hittar
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018 rätt.
Felaktig löneutbetalning Kontroll av att rutin följs Checklistan inför lönekörning har uppdateras och gjorts känd för alla i gruppen. Avstämning av kontroller enligt listan diskuteras på
verksamhetsmöten.
Att kontrollen av tidrapporter utförs följs upp i samband med uppföljning av mål
Tidrapporter följs upp varje månad i samband med att målet för korrekt antal tidrapporter redovisas.
Redovisningen visar ett snitt på 85%
korrekta tidrapporter per månad Medarbetare arbetar i allt för hög
omfattning Genomgång att regler enligt
arbetstidslag följs
Administration
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018
Kommungemensam: Risk att beslut
fattas utan delegation Uppföljning av att anmälda
delegationsbeslut till nämnd/styrelse har fattats av behörig delegat.
Vid kontroll kan konstateras att ett fåtal delegationsbeslut fattas av ej behörig delegat.
Kommungemensam: Felaktigt
arvode betalas ut Uppföljning av att arbetsgivarintyg
är aktuella och korrekta. Vid stickprovskontroll kan konstateras att vissa intyg inte är uppdaterade.
Styrdokument är okända, blir inaktuella och ger felaktig information
En gång per år kontrollera att
styrdokumenten är aktuella. Publicerade styrdokument är aktuella och något enstaka är under omarbetning.
Information som lämnas till inkommande samtal kan vara felaktig eller inaktuell
Kontroll av att information samlas in
och delas inom gruppen Information samlas in kontinuerligt avseende organisation, personal, händelser mm. Informationen delges samtliga i växel/reception via e-post för att säkerställa att samtliga får informationen.
Vatten- och avloppsförsörjning
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018
Risk för förorenat grundvatten i
samband med trafikolyckor Kontroll av att rutiner följs Rörnät har vidtagit åtgärder. De tar med Absol vid schaktning i
vattenskyddsområden, och parkerar inte maskinerna över natten i vattenskyddsområden. Gata/park lämnar in anmälan till miljökontoret vid arbeten i och vid
vattenskyddsområden motsvarande försiktighetsåtgärder som Rörnät gör.
Felaktig provtagning eller
laboratorieanalys Uppföljning av att rutiner följs samt
ackrediteringskontroll Ny provtagningspersonalen är informerad om var rutiner för dricksvattenprovtagning finns.
Laboratoriet som kommunen anlitar för analys av vattenprover är ackrediterad enligt SS-EN ISO/IEC 17025.
Bristfälligt underhåll av
ledningsnätet Uppföljning av att rutiner följs genom kontroll av dokumentation och intervjuer
Uppdaterade drift- och
underhållsplaner saknas till stor del.
Dokumentation av åtgärdade driftstörningar rapporteras i Geosecma.
Risk för felaktig information till
kunder och entreprenörer. Uppföljning av att granskning skett Stickprovskontroll av debiteringsunderlag för
anläggningsavgifter har gjorts. Alla beräkningar har attesterats av enhetschef enligt rutin.
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018 Felaktig debitering Kontroll av att rutin följts Rapporten granskad avseende
dubbla signaturer och rutinen följs.
Dubbla signaturer fanns på rapporten.
Avfallsverksamhet
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018
Felaktig debitering Kontroll av att rutin följs Rapporten granskad avseende dubbla signaturer och rutinen följs.
Dubbla signaturer fanns på rapporten.
Personalen på återvinningscentralen
exponeras för asbest Uppföljning av att arbetsrutin för
asbesthantering följs Rutin för hantering av asbest är inte klar. Utbildning av medarbetare är dock genomförd 2018.
Trafik
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018
Olyckor på kommunala GCM-vägar och vägar med anledning av dålig sikt och framkomlighet
Uppföljning av att besiktning skötts enligt plan samt att rutin avseende information följs
Verksamheten arbetar kontinuerligt med detta. Dokumentation
(broschyr) delas ut i brevlådan vid behov. Meddelande via UMS har använts vid större arbeten.
Olyckor med anledning av eftersatt
beläggningsunderhåll Uppföljning av att drift- och
underhållsplanen följts Beläggningsplan har genomförts efter tilldelade medel.
Avmarkering av åtgärdade fel görs ej löpande utan periodvis.
Ökad otrygghet och olycksrisk för trafikanter och fotgängare på grund av att belysningspunkter är ur funktion
Att belysningsronder skett enligt
plan Tre belysningsrunder genomförda
2018.
Personskador till följd av elstötar vid
beröring av strömförande detaljer Uppföljning av att rutiner följts Arbetsmiljörond ej utförd på Återvinningscentral, Naturvårdslag och för verksamheten på Näs, men planeras utföras i januari 2019.
Elsäkerhetsutbildning genomförd.
Inga tillbud med avseende på elsäkerhet har skett under året.
Grön miljö
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018
Fel och brister i elutrustning på
juldekorationer Kontroll av att rutiner följts Kontroll av julbelysning gjord 2018.
Fel och brister i lekutrustning leder
till att barn och vuxna skadas Kontroll att besiktningar gjorts Intervju genomförd med ansvarig gatuingenjör. De planerade besiktningarna under 2018 är genomförda.
Lokalförsörjning
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018
Lokaler utnyttjas inte effektivt Granskning av hur effektivt
kommunens lokaler utnyttjas. Sker i samband med EY
Benchmarkingprogram.
Uppföljning av
benchmarkingprogrammet visar att Lokalförsörjning har effektiva lokaler både i förhållande till kostnader och i förhållande till antalet brukare.
Fortsatt viktig fråga att arbeta med.
Brister i underhållsplan Granskning om underhållsplanen har
reviderats under året Arbete pågår med uppdateringar.
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018 Bygglov går ut/bygglov söks inte i
tid Granskning av att befintligt register
innehåller samtliga tillfälliga bygglov samt översyn om bygglov som går ut inte är uppmärksammade
Granskning utförd och vissa ärenden kan saknas, samverkan med bygg och miljö fortsätter. Registret skall därefter läggas in i avtalsdatabasen, så att signal via mail går ut i tid före att förnyad ansökan skall ske.
Uppsägning av hyreskontrakt
bevakning Granskning av att registret är
uppdaterat enligt rutin Granskning genomförd och de uppsägningar som är planerade är genomförda.
Måltidsförsörjning
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018
Måltidsgäster blir sjuka HACCP kontroller med journalblad Respektive kök och ansvariga köksmästare/chefer utför och dokumenterar samtliga avvikelser genom verksamhetens webbverktyg.
Årligen utförs även en revision som dokumenteras och som följer upp vilka åtgärder som är avklarade.
Nedanstående avvikelser är åtgärdade i samråd med både miljöenheten och lokalförsörjningen samt Marks Bostads AB i de fall kök inom äldreomsorgen är berörda.
Totalt antal kontroller: 38 st Totalt antal avvikelser: 56 st Dessa 56 avvikelser var fördelade enligt följande:
Infrastruktur / sliten inredning/lokal: 21 Brister på utrustning: 2 Felaktig temperatur: 5 Otillfredsställande avfallshantering: 6
Otillfredsställande ventilation: 3 Brister i rengöring: 11
Felaktig förvaring: 2
Brister i skadedjursförebyggande:
6
Grundförutsättningar All hantering av dokument och kontroller inom livsmedelshygien utförs genom ett digitalt
webbverktyg. Under året har alla grundförutsättningar kvalitetssäkrats via verktyget. Webbverktyget kommer fortlöpande innehålla rutiner för uppföljning.
Under året har även majoritet av utbildning i livsmedelshygien genomförts via ett webbverktyg anpassat till offentliga kök.
Matgäster blir sjuka - servering Årliga revisioner Årlig revidering har skett under året för samtliga kök. Arbetet sker online i ett webbverktyg. Webbverktyget är i sin tur kopplat till rådande
livsmedelslagstiftning inom Sverige och EU. Årlig revidering har gjorts under hela året för samtliga kök utan anmärkningar med undantag för tre kök som startade upp sin del
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018 i webbverktyget betydligt senare än övriga och har tid för att komma i kapp.
Dyrt omhändertagande av matrester
och stor miljöpåverkan Mätning av svinn Matsvinnet har mätts genom ett större verktyg, SkolmatSverige-verktyget. Matsvinnsmätningen har gett ett utfall på tallrikssvinn om ca 18 gram per portion. Resultatet är lägre än föregående års mätning och pekar på att utbildningsinsatser och kunskapen om hur vi tar hand om mat som blir över, bidrar positivt till det lägre utfallet.
Lokalvård
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018
Person-, eller materialskador Kontroll av att kemiska ämnen
förvaras och hanteras korrekt Uppföljning sker löpande via tillbudsrapporteringar, skyddsronder samt via kvalitetskontroller.
Resultatet av uppföljningen är att personskador utifrån kem och dess hantering inte har uppstått under 2018. Materiella skador har heller inte rapporterats. Uppföljningen 2017 pekade på behov av ökad andel golvvårdsinsatser. Främst har detta skett under året gällande kontorsarbetsplatser. Inom barn-och utbildningsförvaltningens och socialförvaltningens verksamheter är möjligheten att genomföra
golvvårdsinsatser färre och förblir färre i takt med att mer och mer verksamhet är igång större delen av året.
Teknisk service
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018
Bil framförs av obehörig person eller
person som inte är i kördugligt skick Kontroll/avstämning om rutiner
avseende körkort har följts Rutinen för uppvisade av giltigt körkort vid utlämning av poolbil följs. Avstämning gjord med berörd personal på medborgarkontoret, Kunskapens hus och reception Kinnaström.
Arbetsmarknadsåtgärder
Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2018
Dålig stängsling leder till att djur
kommer utanför inhägnade områden Uppföljning av att besiktning skett Stängsel kontrollerat i samband med tillsyn och vattning.