Om inget annat anges, utförs aktiviteten av den roll som är satt initialt i processen.
8.1. Att hantera min e-post 8.1.1. Är alla mail allmänna handlingar?
Huvudregeln är att alla meddelanden som skickas till och från din e-postlåda blir allmänna handlingar, som alltså ska diarieföras eller postregistreras.
Exempel på e-post som inte blir en allmän handling är:
Privat e-post. Till exempel en fråga från din vän om ni ska gå på lunch.
E-post som skickas till och från tjänstepersoner inom samma nämnd, som inte innehåller uppgifter som påverkar beslutsfattandet i ett ärende
(internremiss). Till exempel om du arbetar på miljöförvaltningens
kommunikationsavdelning och skickar ett meddelande till en som arbetar på miljöförvaltningens avdelning för livsmedelskontroll.
E-post som kan anses ha en ringa betydelse för verksamheten.
Om ett brev ligger kvar i inkorgen så raderas det automatiskt efter tre månader.
Allmänna handlingar får inte förstöras (gallras) utan stöd i lag eller en
gallringsbestämmelse. Ett meddelande som är en allmän handling ska därför alltid tas om hand för postregistrering eller diarieföring.
20 Meddelanden som är undantagna från registreringsskyldighet får dock raderas (gallras) direkt – vilka handlingar som inte behöver registreras kan du läsa mer om under avsnitt 9.1.
8.1.2. Ska alla mail som är allmänna handlingar diarieföras?
Allmänna handlingar ska diarieföras. Vad som är en allmän handling kan du läsa mer om här. När det gäller ett e-postmeddelande som inte hör till ett ärende och inte innehåller sekretessuppgifter så räcker det att det hålls ordnat. Hur man säkerställer att en handling hålls ordnad kan du läsa mer om här.
För att uppfylla kravet på att ett brev hålls ordnat måste någon form av
dokumentation av meddelandet göras. Detta brukar kallas för "postregistrering"
(även begreppen att postlista och korrespondensregistrering förekommer). Så kallad postregistrering måste alltså ske av alla meddelanden som är allmänna handlingar.
Meddelanden som skickas till och från tjänstepersoner inom samma självständiga verksamhetsområde blir inte allmänna handlingar och behöver inte hållas ordnade eller diarieföras. Om du arbetar inom en så kallad ”självständig verksamhetsgren”
som kan vara förvaltningsöverskridande och betjäna andra avdelningar, till exempel Stadskontorets juridiska eller HR-strategiska avdelning, finns heller ingen
registreringskyldighet för de handlingar som uppstår i dialog med den avdelning du ger service till.
Ett e-postmeddelande består ofta av en konversation som skickas mellan parterna ett par varv. Om konversationen utspelar sig i flera meddelanden som skickas fram och tillbaka under samma dag räcker det att låta diarieföra hela konversationen som en handling. Om samtalet sker utspritt över flera dagar ska du dock diarieföra löpande.
Är jag rätt mottagare?
Vad gör jag med post som hamnat fel? Om du tar emot en feladresserad handling är du skyldig att se till att den hamnar hos rätt myndighet eller mottagare. Gör en återkoppling till avsändaren om att posten hamnat fel och skicka vidare handlingen till rätt mottagare. Du behöver inte diarieföra en uppenbart felsänd handling.
8.1.3. Hur gör man vid frånvaro/semester?
Eftersom vi i Malmö stad har valt att ha personliga e-postadresser måste vi se till att inkomna handlingar tas om hand även när en anställd är frånvarande. Detta för att uppfylla våra skyldigheter när det gäller hanteringen av allmänna handlingar eller en begäran om tillgång till handlingar. Om du är ledig, sjuk eller av någon annan anledning borta från arbetet är det din skyldighet att se till att din post/e-post inte förblir oöppnad. Detta kan ske genom att vidarebefordra din e-post till en kollega
21 som är i tjänst, eller förstås genom att du själv bevakar din e-post. För att någon annan ska få lov att öppna brev som är adresserade till dig personligen måste du också ha skrivit på en fullmakt.
8.1.4. Vem diarieför ett vidarebefordrat meddelande eller ett meddelande med flera mottagare?
Om ett meddelande skickas till personer i flera av Malmö stads förvaltningar betyder det att handlingen är inkommen till flera myndigheter – alltså måste varje förvaltning som är mottagare diarieföra handlingen. Om du tillsammans med ett antal kollegor i samma förvaltning tagit emot ett meddelande behöver ni inte alla diarieföra den eftersom ni befinner er i samma myndighet – det räcker alltså med en handling i ert diarium. Kom överens med de andra mottagarna om vem som ska diarieföra.
Behörig att diarieföra
Även om du inte är registrator kan du få möjlighet att själv diarieföra handlingar i de ärenden som du är ansvarig handläggare för. Kontakta superanvändaren i din förvaltning för att få en utökad behörighet i Platina.
8.2. Att hantera fysisk post 8.2.1. Öppna post
För att få lov att öppna post som är direktadresserad till någon annan måste du ha en fullmakt.
8.2.2. Skanna handlingar
Handlingar ska bara skannas in om det inte går att få tag på ett digitalt skapat format. En skannad handling ska följa Riksarkivets RAFS 2009:2, vilket innebär att filerna ska vara i PDF-A, TIFF eller JPEG-format med en upplösning om minst 400 dpi för text och 600 dpi för bilder.
8.2.3. Måste handlingen registreras?
Är handlingen av ringa betydelse? Handlingar som anses vara av ringa betydelse för verksamheten behöver inte registreras, exempelvis:
Reklam
Pressklipp, tidskrifter, cirkulär och nyhetsbrev
Kallelser, inbjudningar, dagordningar eller dokumentation till konferenser och kurser
Utredningar, protokoll, tryckmaterial eller meddelanden som skickats för kännedom
Beställningar
22
Utkast till beslut eller skrivelser
Enkla rutinförfrågningar om information eller kopior
E-post från enskilda med meningslöst eller obegripligt innehåll
Felsända handlingar
8.2.4. Vad gör jag med pappret om handlingen ska registreras?
Om en handling inkommer i pappersformat utgör själva pappret ett original som ska bevaras i ärendeakten i det fysiska arkivet. Du behöver dock inte skriva ut handlingar som kommer till dig i digitalt format. Du behöver inte heller stämpla pappershandlingen, men skriv diarienumret direkt på handlingen så blir det tydligt för alla som ser den att den redan är diarieförd. Om handlingen innehåller
sekretesskänslig information ska den markeras med ”Sekretess” och diarienummer.
Handlingen ska förvaras i godkänt och låst arkivskåp.