2.1. Vad innebär offentlighetsprincipen?
Offentlighetsprincipen hittar du i tryckfrihetsförordningen, som är en av Sveriges grundlagar. Den svenska offentlighetsprincipen är den äldsta i sitt slag och omfattande i jämförelse med andra länders lagstiftning. Den innebär att praktiskt taget vem som helst ska kunna kontakta kommunen och be att få se en handling.
Genom att medborgarna kan ta del i arbetet inom kommunen försvåras
maktmissbruk. Det blir enklare för medborgarna att påverka och vara aktiva i det demokratiska arbetet.
2.2. Vad är en handling?
Sinnebilden av en handling är ofta ett traditionellt pappersdokument av något slag, som ett avtal eller ett protokoll i ett arkiv. Men begreppet handling omfattar alla möjliga former av information och format. En handling kan till exempel vara:
• Ett SMS
• Ett fotografi
• En karta eller ritning
• En databas
• En ljud- eller videofil
• Information från en webbsida, t ex ett direktmeddelande på Facebook eller Twitter
2.3. Vad är en allmän/offentlig handling?
Alla handlingar som kommer in till, upprättas i eller skickas ut ifrån en myndighet är i princip allmänna handlingar som i normalfallet är offentliga, alltså tillgängliga för vem som helst att ta del av. En allmän handling är dock inte nödvändigtvis samma sak som en offentlig handling – en allmän handling i sin helhet eller uppgifter i handlingen kan vara offentliga eller ha någon form av sekretess som gör att den inte kan lämnas ut.
6 En handling är allmän när den:
Har kommit in till kommunen
Har upprättats av kommunen
Förvaras hos kommunen 2.3.1. Inkommen handling
En handling blir inkommen i samma stund som den anländer till kommunen. Det är alltså inte diarieföringen som avgör om en handling är allmän. En handling betraktas också som inkommen när den kommit en befattningshavare i kommunen tillhanda, till exempel om du stöter på en person på gatan som ger dig ett dokument i egenskap av din yrkesroll eller om någon skickar dig uppgifter som är relevanta för verksamheten på en privat e-postadress. Det är alltså inte heller handlingens fysiska plats som avgör när handlingen är inkommen.
2.3.2. Upprättad handling
Handlingar som skapats eller framställts inom kommunen kallas för upprättade handlingar. En upprättad handling blir allmän i den stund den färdigställs,
expedieras eller justeras. Det är ofta en fråga om bedömning huruvida en handling kan anses vara färdigställd, när den har fått sin slutgiltiga form. Om ett dokument inte ännu färdigställts, men skickats iväg utanför myndigheten (nämnden,
förvaltningen eller kontoret) blir det en upprättad handling i och med att den expedierats. Protokoll och handlingar som tillhör protokollet blir allmänna i samband med att protokollet justeras, om de inte tidigare skickats utanför myndigheten – då blir de allmänna i samband med expedieringen.
2.3.3. Förvarad handling
En fysisk handling anses förvarad i kommunen om den finns i kommunens lokaler, eller om den är utlånad eller förvarad hos en tjänsteperson (till exempel om du skulle ta med dig en handling hem eller på tjänsteresa). En digital handling anses förvarad i den stund man hos kommunen kan använda teknisk utrustning för att läsa eller på annat sätt ta del av innehållet. Sammanställningar av information som inte kräver omfattande programmering eller arbetsinsats för att framställa anses också vara förvarade ”potentiella” handlingar hos kommunen, vilket betyder att rapporter och statistisk som kan tas fram i våra IT-system också är allmänna handlingar som kan begäras ut.
2.4. När någon vill ta del av en allmän handling
När någon begär ut en allmän handling ska den lämnas ut skyndsamt, utan onödiga dröjsmål. Det betyder dock inte att du som anställd utan vidare kan lämna ut alla handlingar som du har tillgång till. Det är alltid den myndighet som förvarar handlingen som lämnar ut den. Vi är först skyldiga att pröva huruvida handlingen innehåller någon uppgift som är hemlig utifrån offentlighets- och sekretesslagen.
7 Den som hanterar ärendet eller handlingen ska bedöma huruvida den innehåller uppgifter som är sekretessbelagda.
Tänk alltid på att den som begär ut en handling inte behöver berätta vem hen är eller varför handlingen begärs ut. Du ska inte diarieföra utlämnande av en handling.
Den som begär ut en handling har rätt att få läsa den på plats. Att lämna ut handlingar i digitala format är ingen skyldighet, men kan självklart göras så länge detta inte är olämpligt utifrån PUL eller om det rör sig om ett stort uttag av
information som är tänkt att användas i marknadsföringssyfte. Handlingen ska då i mesta möjliga utsträckning skickas i PDF-format. I regel besvaras en begäran om utlämnande av allmän handling i samma format som den inkom, om inte personen ifråga begär svar i ett annat format.
Om handlingar lämnas ut i pappersform finns möjlighet att ta ut en avgift för kopior, vilket regleras av ett kommunfullmäktigebeslut i en avgiftsförordning. Att kommunen har rätt att ta ut en avgift innebär inte att man alltid måste. Om det visar sig vara svårt att administrera avgifterna får verksamheten låta bli att ta betalt.
Det är dock viktigt att man behandlar alla enskilda lika inom sin verksamhet.
Antingen tar man alltid ut en avgift eller så gör man aldrig det.
2.5. Sekretess och sekretessbedömning
Det är viktigt att som tjänsteperson ha goda kunskaper om vad som berörs av sekretess.
Man måste inte vid varje begäran om utlämnande av en allmän handling göra en sekretessprövning om det står helt klart att det inte finns någon sekretess. Endast om det är reglerat i lag (i offentlighets- och sekretesslagen) får man neka att lämna ut en allmän handling med hänvisning till sekretessen.
Ibland är det kanske inte en sekretessprövning man gör utan man försöker fastställa om den begärda handlingen är allmän eller inte. Det är därför även viktigt att man som tjänsteperson har grundläggande kunskaper i huruvida de handlingar man arbetar med, t.ex. e-post, tjänsteskrivelser, policydokument, beslut eller
ansökningar, är allmänna handlingar eller inte. Det är inte befogat att göra avkall på kravet på skyndsamhet med hänvisning till att man inte visste om det var en allmän handling. Man gör inget fel om man lämnar ut en handling som inte är allmän, det får man göra, men man är inte skyldig att göra det.
Inom en kommuns verksamhet finns en rad områden för vilka det råder sekretess, exempelvis inom socialtjänsten. Arbetar man inom ett område där det typiskt sett finns sekretessuppgifter ska man göra en sekretessprövning och en begärd handling kan då inte heller lämnas ut genast. I dessa fall medges att utlämnandet tar längre tid. Hur lång tid en sådan prövning får ta beror på omfattningen av begäran. Om handlingen endast omfattar en eller några sidor text ska prövningen kunna göras
8 ganska snabbt medan mer tid medges om begäran omfattar ett material om t.ex.
100 sidor.
Om man nekar någon att få ta del av en allmän handling eller uppgift ska personen i fråga erbjudas ett skriftligt beslut som kan överklagas.
Att tänka på
Glöm inte bort att ta reda på vilka särskilda rutiner och beslutsbefogenheter det finns på din förvaltning för beslut om att inte lämna ut allmän handling.