Tjänsteskrivelser

Vad ska du enligt kommunens regelverk redovisa i tjänsteskrivelsen?

 Hur barn och unga direkt eller indirekt berörs av beslutet och om de tillfrågats i beredningen av ärendet

 Om du har övervägt medborgardialog och hur den i förekommande fall har genomförts

 Vid myndighetsutövning: hur den som är berörd av ärendet har underrättats om innehållet i förslaget och getts möjlighet att yttra sig

All relevant fakta och statistik som finns med i tjänsteskrivelser ska vara uppdelad på kön, för att ligga till grund för könskonsekvensanalyser och

jämställdhetsanalyser.

10.3.1. Skapa tjänsteskrivelse

Samtliga skrivelser ska utformas så att informationen i dem kan användas och kopplas till andra dokument utan att onödiga omskrivningar behöver göras.

Skrivelserna är alltså delar av en process som påverkar andra processer inom kommunens nämndadministration, till exempel kallelse, protokollsskrivning och expediering av beslut.

En tjänsteskrivelse är förvaltningens sakkunniga uttalande eller omdöme till

nämnden. Skrivelsen innehåller ett förslag till beslut eller en begäran, exempelvis att nämnden ska godkänna något, förelägga någon att vidta åtgärder eller förbjuda något.

32 10.3.2. Att skriva tjänsteskrivelser i Platina

En tjänsteskrivelse skriver du med hjälp av dokumentmallen ”Tjänsteskrivelse” i Platina, som du når under din arbetsyta i ärendet. Rubrikerna ska alltid komma i den ordning som mallen innehåller. Viss information i tjänsteskrivelsen hämtas direkt från ärendet till dokumentmallen i Word.

Sammanfattning

Sammanfattningen av ärendet ska vara så kort och koncis som möjligt. En

förtroendevald eller medborgare ska snabbt kunna avgöra vad ärendet handlar om.

Sammanfattningen överförs med automatik till kallelse/föredragningslista och protokoll. I sammanfattningen ska du redogöra för fakta, bedömningar och

synpunkter som är relevanta för ärendet och som beskrivs mer ingående i en annan del av ärendet eller någon av ärendets bilagor (till exempel en utredning, ett förslag till yttrande eller en rapport). Du ska också redogöra för tidigare beslut som fattats i ärendet, inklusive eventuella ändringar som gjorts i underlaget under beredningens gång.

Förslag till beslut

Det är viktigt att beslutsförslaget är tydligt och konkret formulerat, så att själva beslutet blir begripligt även taget ur sitt sammanhang. Förslaget ska alltså inte formuleras i stil med:

”Arbetsutskottet föreslås besluta att godkänna förslaget”

En bättre beskrivning av ett beslutsförslag skulle till exempel kunna vara:

”Arbetsutskottet föreslås besluta

att tilldela föreningen ”Hästar är bäst” medel om 50 000 kronor för genomförande av distriktsmästerskap i fälttävlan 2013”

Om beslutet ska justeras omedelbart ska detta också framgå med en att-sats:

”Arbetsutskottet föreslås besluta

att omedelbart justera paragrafen”

Beslutsunderlag

Under rubriken beslutsunderlag i tjänsteskrivelsen hämtar Platina själv in namnen på de handlingar eller arbetsdokument som du i ärendet har angett ska skickas med i kallelsen. Hur du gör för att markera vilka handlingar som ska utgöra

beslutsunderlag kan du läsa om i manualen för handläggare Du ska inte skriva eller ändra något under denna rubrik.

33 Beslutsplanering

Under rubriken beslutsplanering hämtar Platina själv in de sammanträdesdatum som ditt ärende är planerat att behandlas vid. Du ska inte skriva eller ändra något under denna rubrik.

Ärendet

Under rubriken ärendet utvecklas förvaltningens förslag till beslut i ärendet.

Redogör för vad som hänt i ärendet, vad förvaltningen kommit fram till och varför.

Vid en längre text ska underrubriker som är relevanta för innehållet användas. Tänk på att följa formateringen i mallen om du skapar egna rubriker.

Om ärendet består av en längre utredning eller innehåller ett förslag till yttrande bör tjänsteskrivelsen inte redogöra för innehållet utan istället hänvisa till aktuell bilaga för vidare läsning. Då tas rubriken ”Ärendet” bort.

10.3.3. Är tjänsteskrivelsen ändrad?

Det förslag som tjänsteskrivelsen redogör för kan ibland under beredningens gång komma att ändras, om en beredning, utskott eller nämnd beslutar om att göra ändringar i tjänsteskrivelsens innehåll. När detta händer är det viktigt att bevara det ursprungliga förslaget som en egen handling och skapa en ny version av

tjänsteskrivelsen, så att vi kan spåra hur förslaget ändrats och på vems initiativ. Om en beredning eller ett utskott fattar beslut om en ändring som är oförenlig med vad handläggaren vill stå för ska handläggaren kunna ta sitt namn från förslaget.

10.3.4. Diarieföra tjänsteskrivelse

När diarieförs tjänsteskrivelsen? En tjänsteskrivelse är en handling som har upprättats hos kommunen och därigenom blir den en allmän handling.

Tjänsteskrivelsen anses upprättad när det ärende den tillhör har slutbehandlats av nämnden, dvs. när protokollet från nämndsammanträdet har justerats. Inget hindrar dock att tjänsteskrivelsen lämnas ut vid en tidigare tidpunkt, vilket också är vanligt i flera nämnder. Det finns alltså ingen skyldighet att lämna ut tjänsteskrivelsen vid en tidigare tidpunkt, men av hänsyn till öppenheten och insynen i kommunens arbete görs detta ofta ändå.

Vad innebär det att tjänsteskrivelsen lämnas ut innan nämnden slutbehandlat ärendet? Om tjänsteskrivelsen skickas till någon utanför nämnden, t.ex. en

journalist, en privatperson eller en annan nämnd eller myndighet så expedieras den.

I och med att den har expedierats blir den en allmän handling. Tjänsteskrivelsen blir alltså en allmän handling trots att ärendet ännu inte varit uppe i nämnden. När tjänsteskrivelsen blivit en allmän handling måste den också diarieföras och ska därefter lämnas ut till var och en som begär det.

Sammanfattningsvis får man alltså lämna ut en tjänsteskrivelse innan ärendet har slutbehandlats av nämnden - men man måste inte. Om man väljer att göra det blir den en allmän handling som måste diarieföras. Om ändringar sker i underlaget efter

34 att tjänsteskrivelsen expedierats diarieförs två versioner – den utskickade och den beslutade.