Ärendehandbok
Malmö stads
1
Innehåll
1. Inledning ... 5
2. Offentlighet och sekretess ... 5
2.1. Vad innebär offentlighetsprincipen? ... 5
2.2. Vad är en handling? ... 5
2.3. Vad är en allmän/offentlig handling? ... 5
2.3.1. Inkommen handling ... 6
2.3.2. Upprättad handling ... 6
2.3.3. Förvarad handling ... 6
2.4. När någon vill ta del av en allmän handling ... 6
2.5. Sekretess och sekretessbedömning ... 7
3. Att diarieföra ... 8
3.1. Vad är ett ärende? ... 8
3.2. Varför diarieför vi ärenden och handlingar? ... 8
3.3. Vad innebär det att diarieföra? ... 8
3.4. Vad innebär det att postregistrera eller ”hålla ordnat”? ... 9
4. Vem arbetar med ärendeprocessen? ... 9
4.1. Vad gör en registrator? ...10
4.2. Vad gör en handläggare? ...10
4.3. Vad gör en chef? ...11
4.4. Vad gör en nämndsekreterare? ...11
4.5. Vad gör arkivansvarig och arkivredogörare? ...11
5. Ett modernt språk ... 12
6. Begreppslista ... 13
Ärendeprocessen ... 17
7. Om ärendeprocessen ... 17
7.1. De olika stegen i ärendeprocessen ...17
8. Hantera allmänna handlingar ... 19
8.1. Att hantera min e-post ...19
8.1.1. Är alla mail allmänna handlingar? ... 19
8.1.2. Ska alla mail som är allmänna handlingar diarieföras? ... 20
2
8.1.3. Hur gör man vid frånvaro/semester? ... 20
8.1.4. Vem diarieför ett vidarebefordrat meddelande eller ett meddelande 21 med flera mottagare? ... 21
8.2. Att hantera fysisk post ...21
8.2.1. Öppna post ... 21
8.2.2. Skanna handlingar ... 21
8.2.3. Måste handlingen registreras? ... 21
8.2.4. Vad gör jag med pappret om handlingen ska registreras? ... 22
9. Registrera ... 22
9.1. Diarieföring i praktiken ...22
9.1.1. Diarieföra ... 23
9.1.2. Hur skriver man en bra ärenderubrik? ... 23
9.1.3. Arbeta med standardrubriker ... 24
9.1.4. Rubriken blev fel! ... 24
9.1.5. Hur ska jag tänka kring klassificeringen? ... 24
9.1.6. Verksamhetskoder ... 24
9.1.7. Ärendetyper & handlingstyper ... 24
9.1.8. Initierare/Avsändare/Mottagare ... 25
9.1. Ska handlingen diarieföras eller postregistreras? ...25
9.2.1. Handlingar av ringa betydelse ... 25
9.2.2. Ska handlingen postregistreras? ... 26
9.3. Hur ska jag tänka kring ett ärende? ...27
9.3.1. Samlingsärenden ... 27
10. Handlägga ... 28
10.1. Utreda...28
10.1.1. Barn och unga ... 29
10.1.2. Jämställdhetsintegrering ... 29
10.1.3. Din dokumentationsskyldighet ... 29
10.2. Att fatta beslut på delegation ...30
10.2.1. Vad är ett delegationsbeslut? ... 30
10.2.2. Vem fattar ett delegationsbeslut? ... 30
10.2.3. Hur ska jag dokumentera beslutet? ... 30
10.2.4. Varför måste jag anmäla mina delegationsbeslut till nämnden? .... 30
10.2.5. Anmälan av delegationsbeslut ... 31
10.3. Tjänsteskrivelser ...31
3
10.3.1. Skapa tjänsteskrivelse ... 31
10.3.2. Att skriva tjänsteskrivelser i Platina ... 32
10.3.3. Är tjänsteskrivelsen ändrad?... 33
10.3.4. Diarieföra tjänsteskrivelse ... 33
10.4. Yttranden ...34
10.4.1. Skapa förslag till yttrande ... 34
10.4.2. Att tänka på när du skriver ett yttrande ... 34
10.4.3. Underskrift av yttrande ... 34
10.5. Sammanställa ärende ...35
10.5.1. Skicka för granskning och godkännande ... 35
10.5.2. Beslutat ärende ... 35
10.5.3. Om beslutet innebär ett uppdrag ... 35
10.5.4. Notera expediering av beslut ... 36
11. Besluta ... 36
11.1. Förberedelser inför politiskt sammanträde ...36
11.1.1. Färdigställa kallelse ... 36
11.1.2. Ändringar och tilläggslistor ... 37
11.1.3. Skapa version av handlingar utan PUL-uppgifter ... 37
11.1.4. Sekretessärenden ... 37
11.1.5. Publicera möteshandlingar på malmo.se ... 37
11.1.6. Sammanträde ska hållas ... 38
11.2. Det digitala sammanträdet ...38
11.2.1. Stöd vid införande av digitala sammanträden ... 38
11.2.2. Struktur för publicering i Netpublicator ... 38
11.2.3. Förtroendevalda som inte kan eller vill hantera digitala handlingar 39 11.2.4. Hur får en intressent tillgång till sammanträdeshandlingarna? ... 39
11.3. Efter politiskt sammanträde ...39
11.3.1. Färdigställa protokoll ... 39
11.3.2. Särskilda yttranden och reservationer ... 41
11.3.3. Bilagor till protokoll ... 41
11.3.4. Sekretessärenden ... 41
11.3.5. Justera protokoll ... 41
11.3.6. Anslå omedelbart justerade beslut ... 42
11.3.7. Anslå protokoll ... 42
11.3.8. Diarieför tjänsteskrivelse och beslutsunderlag ... 42
4
11.3.9. Diarieför reservationer, särskilda yttranden ... 42
11.3.10. Diarieför protokoll med bilagor ... 42
11.3.11. Diarieför beslut ... 42
11.3.12. Expediera beslut ... 42
11.3.13. Distribution av protokollet ... 43
11.3.14. Publicera protokoll och handlingar på malmo.se ... 43
11. Avsluta och arkivera ... 44
12.1. Att gallra eller bevara? ...44
12.2. Att rensa och avsluta ärenden ...45
12.2.1. Rensa ärendet i Platina och pappersakten ... 45
12.2.2. Att hantera pappersoriginal ... 45
12.2.3. Lägga dagboksblad i pappersakt ... 45
5
1. Inledning
Genom att alla medarbetare och verksamheter i Malmö stad hanterar allmänna handlingar och beslutsunderlag på ett rättssäkert och tillgängligt sätt skapar vi bästa möjliga förutsättningar för Malmös medborgare att få insyn i den kommunala verksamheten.
Denna ärendehandbok ska vara en hjälp för dig i ditt dagliga arbete, när du bereder ett ärende till nämnd, kommunicerar med en medborgare eller skapar och söker information. Handboken är ett levande verktyg som ständigt kommer utvecklas och förbättras. Du är varmt välkommen att delta i förbättringen genom att höra av dig med synpunkter eller delta i arbetsgrupper för utveckling av ärendeprocessen.
2. Offentlighet och sekretess
2.1. Vad innebär offentlighetsprincipen?
Offentlighetsprincipen hittar du i tryckfrihetsförordningen, som är en av Sveriges grundlagar. Den svenska offentlighetsprincipen är den äldsta i sitt slag och omfattande i jämförelse med andra länders lagstiftning. Den innebär att praktiskt taget vem som helst ska kunna kontakta kommunen och be att få se en handling.
Genom att medborgarna kan ta del i arbetet inom kommunen försvåras
maktmissbruk. Det blir enklare för medborgarna att påverka och vara aktiva i det demokratiska arbetet.
2.2. Vad är en handling?
Sinnebilden av en handling är ofta ett traditionellt pappersdokument av något slag, som ett avtal eller ett protokoll i ett arkiv. Men begreppet handling omfattar alla möjliga former av information och format. En handling kan till exempel vara:
• Ett SMS
• Ett fotografi
• En karta eller ritning
• En databas
• En ljud- eller videofil
• Information från en webbsida, t ex ett direktmeddelande på Facebook eller Twitter
2.3. Vad är en allmän/offentlig handling?
Alla handlingar som kommer in till, upprättas i eller skickas ut ifrån en myndighet är i princip allmänna handlingar som i normalfallet är offentliga, alltså tillgängliga för vem som helst att ta del av. En allmän handling är dock inte nödvändigtvis samma sak som en offentlig handling – en allmän handling i sin helhet eller uppgifter i handlingen kan vara offentliga eller ha någon form av sekretess som gör att den inte kan lämnas ut.
6 En handling är allmän när den:
Har kommit in till kommunen
Har upprättats av kommunen
Förvaras hos kommunen 2.3.1. Inkommen handling
En handling blir inkommen i samma stund som den anländer till kommunen. Det är alltså inte diarieföringen som avgör om en handling är allmän. En handling betraktas också som inkommen när den kommit en befattningshavare i kommunen tillhanda, till exempel om du stöter på en person på gatan som ger dig ett dokument i egenskap av din yrkesroll eller om någon skickar dig uppgifter som är relevanta för verksamheten på en privat e-postadress. Det är alltså inte heller handlingens fysiska plats som avgör när handlingen är inkommen.
2.3.2. Upprättad handling
Handlingar som skapats eller framställts inom kommunen kallas för upprättade handlingar. En upprättad handling blir allmän i den stund den färdigställs,
expedieras eller justeras. Det är ofta en fråga om bedömning huruvida en handling kan anses vara färdigställd, när den har fått sin slutgiltiga form. Om ett dokument inte ännu färdigställts, men skickats iväg utanför myndigheten (nämnden,
förvaltningen eller kontoret) blir det en upprättad handling i och med att den expedierats. Protokoll och handlingar som tillhör protokollet blir allmänna i samband med att protokollet justeras, om de inte tidigare skickats utanför myndigheten – då blir de allmänna i samband med expedieringen.
2.3.3. Förvarad handling
En fysisk handling anses förvarad i kommunen om den finns i kommunens lokaler, eller om den är utlånad eller förvarad hos en tjänsteperson (till exempel om du skulle ta med dig en handling hem eller på tjänsteresa). En digital handling anses förvarad i den stund man hos kommunen kan använda teknisk utrustning för att läsa eller på annat sätt ta del av innehållet. Sammanställningar av information som inte kräver omfattande programmering eller arbetsinsats för att framställa anses också vara förvarade ”potentiella” handlingar hos kommunen, vilket betyder att rapporter och statistisk som kan tas fram i våra IT-system också är allmänna handlingar som kan begäras ut.
2.4. När någon vill ta del av en allmän handling
När någon begär ut en allmän handling ska den lämnas ut skyndsamt, utan onödiga dröjsmål. Det betyder dock inte att du som anställd utan vidare kan lämna ut alla handlingar som du har tillgång till. Det är alltid den myndighet som förvarar handlingen som lämnar ut den. Vi är först skyldiga att pröva huruvida handlingen innehåller någon uppgift som är hemlig utifrån offentlighets- och sekretesslagen.
7 Den som hanterar ärendet eller handlingen ska bedöma huruvida den innehåller uppgifter som är sekretessbelagda.
Tänk alltid på att den som begär ut en handling inte behöver berätta vem hen är eller varför handlingen begärs ut. Du ska inte diarieföra utlämnande av en handling.
Den som begär ut en handling har rätt att få läsa den på plats. Att lämna ut handlingar i digitala format är ingen skyldighet, men kan självklart göras så länge detta inte är olämpligt utifrån PUL eller om det rör sig om ett stort uttag av
information som är tänkt att användas i marknadsföringssyfte. Handlingen ska då i mesta möjliga utsträckning skickas i PDF-format. I regel besvaras en begäran om utlämnande av allmän handling i samma format som den inkom, om inte personen ifråga begär svar i ett annat format.
Om handlingar lämnas ut i pappersform finns möjlighet att ta ut en avgift för kopior, vilket regleras av ett kommunfullmäktigebeslut i en avgiftsförordning. Att kommunen har rätt att ta ut en avgift innebär inte att man alltid måste. Om det visar sig vara svårt att administrera avgifterna får verksamheten låta bli att ta betalt.
Det är dock viktigt att man behandlar alla enskilda lika inom sin verksamhet.
Antingen tar man alltid ut en avgift eller så gör man aldrig det.
2.5. Sekretess och sekretessbedömning
Det är viktigt att som tjänsteperson ha goda kunskaper om vad som berörs av sekretess.
Man måste inte vid varje begäran om utlämnande av en allmän handling göra en sekretessprövning om det står helt klart att det inte finns någon sekretess. Endast om det är reglerat i lag (i offentlighets- och sekretesslagen) får man neka att lämna ut en allmän handling med hänvisning till sekretessen.
Ibland är det kanske inte en sekretessprövning man gör utan man försöker fastställa om den begärda handlingen är allmän eller inte. Det är därför även viktigt att man som tjänsteperson har grundläggande kunskaper i huruvida de handlingar man arbetar med, t.ex. e-post, tjänsteskrivelser, policydokument, beslut eller
ansökningar, är allmänna handlingar eller inte. Det är inte befogat att göra avkall på kravet på skyndsamhet med hänvisning till att man inte visste om det var en allmän handling. Man gör inget fel om man lämnar ut en handling som inte är allmän, det får man göra, men man är inte skyldig att göra det.
Inom en kommuns verksamhet finns en rad områden för vilka det råder sekretess, exempelvis inom socialtjänsten. Arbetar man inom ett område där det typiskt sett finns sekretessuppgifter ska man göra en sekretessprövning och en begärd handling kan då inte heller lämnas ut genast. I dessa fall medges att utlämnandet tar längre tid. Hur lång tid en sådan prövning får ta beror på omfattningen av begäran. Om handlingen endast omfattar en eller några sidor text ska prövningen kunna göras
8 ganska snabbt medan mer tid medges om begäran omfattar ett material om t.ex.
100 sidor.
Om man nekar någon att få ta del av en allmän handling eller uppgift ska personen i fråga erbjudas ett skriftligt beslut som kan överklagas.
Att tänka på
Glöm inte bort att ta reda på vilka särskilda rutiner och beslutsbefogenheter det finns på din förvaltning för beslut om att inte lämna ut allmän handling.
3. Att diarieföra
3.1. Vad är ett ärende?
Allmänna handlingar som hör till ett ärende eller kan antas bli ett ärende ska diarieföras i en ärendeakt. Ett ärendediarium, till skillnad från andra former av register, håller ihop alla handlingar i ett ärende under ett gemensamt diarienummer.
Ett diarienummer motsvarar en ärendeakt, alltså en ”mapp” av fysiskt eller digitalt slag där alla handlingar i en viss fråga samlas.
3.2. Varför diarieför vi ärenden och handlingar?
Diarieföring eller god ordning på myndighetens allmänna handlingar är något som regleras i grundlagstiftningen. Vi registrerar våra handlingar i ett diariesystem av tre huvudskäl;
att vi enkelt och snabbt vill kunna hitta handlingarna
att vi vill hålla alla handlingar som rör en viss fråga samlade på ett och samma ställe
att vi vill kunna följa var i en process ett ärende befinner sig
På så vis kan också allmänhet och media ges insyn i vilka handlingar vi hanterar inom kommunen.
3.3. Vad innebär det att diarieföra?
Ett diarium är en sammanhållen serie av ärenden (som kan innehålla många handlingar) inom en viss myndighet. Diariet ska minst innehålla fyra saker;
1. Datum när handlingen kom in eller upprättades 2. Diarienummer som handlingen fått vid registreringen
9 3. I förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare 4. I korthet vad handlingen rör (rubrik)
Utöver detta diarieför vi annan information som är nyttig för oss att ha när vi hanterar handlingen eller ärendet vidare, exempelvis typ av handling eller ärende, gallringsfrist, ansvarig handläggare, datum för behandling i nämnd och andra uppgifter som ger möjlighet till sammanställningar/statistikuttag eller som lämnar information till de personer som arbetar med ärendet.
3.4. Vad innebär det att postregistrera eller ”hålla ordnat”?
Handlingar som inte innehåller sekretess behöver inte diarieföras om de istället hålls ordnade så att de är tillgängliga/sökbara och att det utan svårighet går att fastställa om de har kommit in eller har upprättats.
De handlingar som "bara" ska hållas ordnade istället för att diarieföras är i
huvudsak inkommande och utgående brev eller e-post som inte hör till ett ärende.
För att dessa brev ska anses vara ordnade måste dock någon form av
dokumentation ske. Detta brukar kallas för "postregistrering" (även begreppen att postlista och korrespondensregistrering förekommer).
En postregistrering innebär att man lagrar handlingen med en rubrik och ett löpnummer, som gör att den snabbt kan hittas igen vid en sökning. Om en journalist eller en intresserad medborgare ber att få se vilka allmänna handlingar som kommunen hanterat i veckan så ska även de postregistrerade handlingarna synas i listan. Så kallad postregistrering måste ske av alla brev/e-postmeddelanden som är allmänna handlingar.
4. Vem arbetar med ärendeprocessen?
Hanteringen av allmänna handlingar är något som berör varje kommunanställd.
Oavsett i vilken funktion eller verksamhet du arbetar kommer du att skapa eller ta emot allmänna handlingar, och behöver därför ha en generell kunskap om vad en allmän handling är och hur du förväntas hantera information i din yrkesroll.
Utöver hanteringen av allmänna handlingar omfattar ärendeprocessen all form av registrering, beredning och handläggning av ett ärende som leder fram till ett beslut, på delegation eller i ett utskott eller en nämnd. Vissa medarbetare arbetar med ärendeberedning dagligen i sin roll som administratör, sekreterare eller chef, men de flesta av oss kommer bara sporadiskt i kontakt med ärendeprocessen vid
handläggningen av specifika ärenden i vår verksamhet.
10 I handläggningen av ett ärende ingår i regel flera olika roller som var och en
ansvarar för olika saker. För att kunna arbeta så smidigt som möjligt krävs en hel del samarbete och dialog mellan de olika rollerna.
4.1. Vad gör en registrator?
Registrator är ofta en samordnande administrativ expertfunktion för sin förvaltning eller verksamhet. Det är inte ovanligt i Malmö stad att registratorn har många andra administrativa arbetsuppgifter förutom att ansvara för diariet och
registrering/diarieföring. Som registrator är du ansvarig för förvaltningens diarium och för registreringen av allmänna handlingar och ärenden. Du ser till att
handlingarna är tillgängliga och sökbara enligt offentlighetsprincipen och att de kan bevaras utifrån arkivlagstiftningen, du håller helt enkelt god ordning och kontroll över informationshanteringen på din arbetsplats.
Förutom att operativt kunna diarieföra ska du som registrator utgöra ett stöd till dina kollegor rörande regler kring offentlighet och sekretess och hantering av personuppgifter. Även om dina chefer är ytterst ansvariga för ärendehanteringen och handläggarna för sina akter är det du som är arbetsplatsens ”controller” och kvalitetssäkrande funktion.
Det är viktigt att du som registrator har en mycket god förståelse för hur
klassificeringsstrukturer och dokumenthanteringsplaner fungerar och används, såväl som för sökmöjligheter och ingångar till informationen i diariesystemet. För att diariet ska vara användbart måste du ha mycket dialog och samverkan med andra registratorer inom din förvaltning, såväl som med nämndsadministratörer, handläggare och arkivansvariga.
4.2. Vad gör en handläggare?
En handläggare i ärendeprocessen är ansvarig för att utreda, analysera, bereda och besluta eller ge förslag till beslut i ett ärende. Oavsett om ärendet behandlas i en politisk nämnd eller beslutas på delegation är du som handläggare ansvarig för att dokumentera och låta diarieföra all relevant information som leder fram till ett beslut i ärendet. Du är också ansvarig för att din ärendeakt är strukturerad på ett sådant sätt att den är komplett och begriplig. Ärendeakten ska lagras i ett arkiv (Platina) som säkerställer att den är återsökbar för andra och att den kan bevaras enligt gällande arkivregler. Det är förstås också viktigt att du respekterar deadlines och följer den överenskomna processen för ett ärendes gång.
11 4.3. Vad gör en chef?
Som chef eller arbetsledare är du övergripande ansvarig för hantering av ärenden och handlingar inom din förvaltning eller avdelning och ska därmed säkerställa att arbetsprocesserna och de underlag som produceras håller god kvalitet. Du är ansvarig för att de registratorer som du ansvarar för har rätt kompetens och förutsättningar att sköta arbetsplatsens diarieföring. Du ser till att de handläggare som du har ansvar för har förutsättningarna att skriva kvalitativa beslutsunderlag och ger återkoppling utifrån vad förvaltningens ledning och nämnd framför. Du har övergripande kännedom om aktuella ärenden som din verksamhet är involverad i eller berörs av.
Du kanske har rätt att fatta vissa beslut på delegation av din nämnd eller direkt från staten, eller möjlighet att själv delegera vissa beslut vidare? Du har då ansvar för att besluten dokumenteras och återrapporteras på ett korrekt sätt.
Förvaltningschefen har i regel även ansvar för att förbereda nämndssammanträden tillsammans med ordförande och nämndsekreterare, samt för att godkänna alla de beslutsunderlag som går vidare till nämnden.
4.4. Vad gör en nämndsekreterare?
Du som är sekreterare i en beredning, utskott eller nämnd bär tillsammans med förvaltningschef eller ansvarig chef ansvaret för att planera och bevaka de ärenden som ska tas upp för beslut. Du sammanställer kallelse och dagordning till
sammanträden och distribuerar möteshandlingarna till nämndens ledamöter och övriga intressenter i god tid inför mötet. Du ger stöd till de förtroendevalda i samband med och mellan sammanträden och ansvarar för att upprätta protokoll och anslå nämndens beslut.
Det är inte ovanligt att du som sekreterare också har en registratorsfunktion eller nära samarbete med registrator på din förvaltning i efterbehandlingen av ett sammanträde, med diarieföring och expediering av beslut. Du har vanligtvis också en samordnande och kvalitetssäkrande funktion för ärendeprocessen på din förvaltning.
4.5. Vad gör arkivansvarig och arkivredogörare?
Formellt är förvaltningschefen ansvarig för myndighetens hantering av sina allmänna handlingar, men ansvaret för planering, utveckling och uppföljning av arkivverksamheten ska delegeras till en särskilt utsedd arkivansvarig. Som arkivansvarig ansvarar du för vård av arkivet och stöd inom området till din verksamhets medarbetare. Det är du som tillämpar de bestämmelser och
12 anvisningar som rör arkivvård och bevakar att reglementet efterföljs. Du samordnar arkivfrågor på förvaltningen och är Stadsarkivets kontaktperson.
Arkivansvarig har hjälp av arkivredogörare, som ansvarar för den löpande hanteringen av allmänna handlingar. En arkivredogörare bör utses per
verksamhetsområde/enhet. Som arkivredogörare har du mycket god kännedom om myndighetens verksamhet och administrativa rutiner. Du ser till att handlingar tas tillvara och arkivläggs och att arkivredovisningen är aktuell. Det är du som gallrar handlingar och ansvarar för den årliga arkivvården i samråd med den arkivansvariga. Du ansvarar också för det praktiska vid leveranser till Stadsarkivet.
5. Ett modernt språk
Många av de anställda i Malmö stad skriver dagligen texter i sitt arbete. Det kan handla om en planeringssekreterare som tar fram ett protokoll, en handläggare som skriver ett brev eller en rektor som sammanställer en kallelse. Vi skriver yttranden, myndighetsbeslut, utredningar, tjänsteskrivelser, informationsmeddelanden, e- postbrev och underlagshäften – listan kan göras lång.
Sveriges riksdag har antagit en språklag, Språk för alla, som trädde i kraft i juli 2009.
I lagen sägs bland annat att språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Malmö är en plats där det samlas människor med olika bakgrund, olika utbildningsnivå, olika ålder och olika förförståelse. Alla som är anställda i kommunen har ett ansvar för att se till att vi inte utesluter människor genom att använda ett onödigt tillkrånglat språk fyllt av fackuttryck och förkortningar. Precis som vi anstränger oss för att göra staden så tillgänglig som möjligt för personer med funktionshinder måste vi göra den språkligt tillgänglig.
När du skriver: tänk alltid på vilken din målgrupp är. Skriv tydligt, enkelt och lättbegripligt så att även de som har svårt att ta till sig texter kan förstå. Om du är osäker på hur något ska skrivas, utgå från aktuella utgåvor av Svenska akademiens ordlista, Myndigheternas skrivregler och Svenska skrivregler.
Tänk på att språket förändras hela tiden. Därför är det viktigt att hålla sig à jour med vilka skrivregler som rekommenderas.
I dagsläget finns det ingen kommungemensam skrivguide, men ta gärna hjälp av den skrivguide som tagits fram av Fosie stadsdelsförvaltning. Du hittar guiden på Komin på arbetsfältet för ärendeberedning.
13
6. Begreppslista
Begrepp Förklaring
Akt
Sammanhållna handlingar som rör ett specifikt ärende/process
Allmän handling
En handling som kommit in till, upprättats av eller förvaras i kommunen
Arbetsmaterial, mellanprodukt
Kallas "mellanprodukt" och är då en handling som inte är färdigställd, som inte beslutats, expedierats eller
arkiverats.
Att-sats
Ett förslag till beslut, formulerat enligt modellen Kommunstyrelsen föreslås besluta:
Att……
Beredning, bereda
A ) Grupp som har till uppgift att behandla och föreslå beslut, men inte fattar beslut. Kan bestå av
förtroendevalda och/eller tjänstepersoner.
B) Att planera, fördela, utreda och behandla ett ärende, att handlägga, inför att föreslå eller fatta ett beslut.
Beslutsplanering
Plan för vilka i instanser och datum ett ärende ska behandlas.
Beslutsunderlag
Den samling av handlingar som skickas till en nämnd eller utskott som ett underlag för beslut i ett ärende. Vanligen en tjänsteskrivelse, ibland tillsammans med andra
handlingar såsom en rapport, en remiss, utlåtanden från andra myndigheter eller statistiska sammanställningar.
Betänkande
En rapport ifrån en utredning, ofta i samband med en statlig remiss.
Delegationsbeslut, att ha delegation
Ett beslut som fattas av ett utskott eller en tjänsteperson å myndighetens/nämndens vägnar. För att kunna fatta delegationsbeslut måste nämnden ha antagit en delegationsordning som reglerar vilka beslut som får fattas av en annan part i nämndens namn.
Diarieföring
Registrering av allmänna handlingar i ett diarium.
Diarienummer
En unik beteckning för ett specifikt ärende i ett diarium.
Är i Malmö stad uppbyggt av en förkortning av nämnden + aktuellt år + ett handlingsnummer.
Diarium
En förteckning eller register över allmänna handlingar som inkommit eller upprättats i kommunen.
Digitalt original
En handling som skapats i digital form som
ursprungsformat, till exempel en Wordfil. Att jämföra med en scannad handling, som varit ett fysiskt
14 pappersoriginal som konverterats till digitalt format.
Också att jämföra med ”Elektroniskt original” som är en handling som har försetts med en elektronisk
utställarangivelse så att varje nytt exemplars äkthet kan kontrolleras med ett tekniskt förfarande, till exempel med en signatur med hjälp av eID eller BankID.
Digitalt sammanträde
Ett sammanträde där möteshandlingarna skickats ut och läses i digitalt format, till exempel med hjälp av en pekplatta eller dator.
Dokumenthanteringsplan, bevarandeplan, arkivhandbok
En politiskt beslutad plan som syftar till att tydliggöra hur myndigheten gallrar och arkiverar/bevarar handlingar samt underlätta sökbarhet.
Dossier
En samling arkivhandlingar eller en samling akter som rör samma ärenden.
Egenhändig underskrift
En namnteckning eller signatur som är egenhändigt skriven på ett fysiskt dokument. Svensk lag ställer krav på egenhändig underskrift av vissa typer av dokument, såsom nämndsprotokoll, avtal, adoptionspapper och en handfull till.
Elektronisk signatur
En digital motsvarighet till underskrift, där det kan säkerställas att signaturen härrör från den som står som utställare och att den är äkta.
Elektroniskt godkännande
En digital ”stämpel” som visar vem som gjort en godkännande och vilket datum. Används exempelvis i Platinas tjänsteskrivelse. Har inte samma
spårbarhet/säkerhet som en elektronisk signatur.
Ersättare
En person som ersätter en ordinarie nämndsledamot vid förhinder.
Expediering
Att skicka ut information om ett beslut till de parter som berörs av beslutet, vanligen i form av protokollsutdrag från ett sammanträde tillsammans med eventuellt beslutsunderlag.
Föredragningslista, dagordning
En agenda för nämndssammanträden, visar vilka ärenden som ska behandlas under mötet.
Förtroendevald
En politiker, kan vara ordinarie ledamot i en nämnd eller ersättare för en ordinarie ledamot.
Gallring
Att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter, eller att behandla dem på ett sådant sätt att information går förlorad. Gallring innebär även att förstöra uppgifter så att möjligheten att söka och sammanställa information går förlorad, liksom möjligheten att fastställa om handlingen är autentisk. Gallring får bara göras om det finns stöd i lagen eller i en gallringsbestämmelse som
Kommunfullmäktige har fattat beslut om.
15 Handlingsnummer
En unik beteckning för en specifik allmän handling i ett ärende i ett diarium. Är i Malmö stad uppbyggt av en förkortning av nämnden + aktuellt år + ärendets löpnummer + handlingens löpnummer i ärendet. Se Diarienummer.
Handläggning
Att utreda en fråga (ett ärende) och själv fatta beslut eller producera underlag samt ett förslag till beslut till ett utskott eller en nämnd.
Hemlig allmän handling En allmän handling som omfattas av sekretess.
Inkommen allmän handling
En allmän handling som kommit in till Malmö stad eller behörig befattningshavare (anställd).
Instans, remissinstans, politisk instans
Ett beslutsorgan eller beredning, eller en organisation eller myndighet som ska besvara en remiss.
Justering
Att signera och därmed godkänna innehållet i ett protokoll.
Jäv
När en ledamot eller anhörig till en ledamot genom ett beslut kan ges förmåner av ekonomisk eller annan sort anses personen jävig och bör inte delta i beslutsfattandet.
Ledamoten själv kan avstå att delta i beslut i ett ärende på grund av jäv, av eget initiativ eller efter samråd med ordföranden. Nämnden kan på initiativ av en ledamot ta beslut om att jäv föreligger i ett ärende för en eller flera personer. Om jäv föreligger antecknas det i
sammanträdesprotokollet.
Klassificeringsstruktur
En systematiskt hierarkiskt ordnad plan för klassificering av ärenden och handlingar, som ligger till grund för registrering och arkivering efter process.
Laglighetsprövning
Prövning i domstol av huruvida en myndighets beslut är formellt sett riktigt fattat.
Mellanprodukt
Utkast, stolpar, anteckningar som inte tillför ärendet sakuppgifter. En handling som inte är färdigställd, som inte beslutats, expedierats eller arkiverats.
Offentlig allmän handling En allmän handling som inte omfattas av sekretess.
Original
Ett dokument som på något sätt har klassats som huvudhandling, även om det finns ett antal kopior. Kan till exempel ske genom en underskrift eller signatur av något slag. Ur arkivsynpunkt innebär ett original
handlingen i det format som den först uppstod, om inte ett beslut fattats om att gallra originalformatet efter en konvertering till ett annat format.
Personuppgift
All slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en individ som är i livet.
16 Postlista
En förteckning över alla postregistrerade och diarieförda inkomna och utgående handlingar inom en viss
myndighet eller del av en myndighet under en viss tidsperiod. Brukar sammanställas och tillgängliggöras för media för att möjliggöra insyn i kommunens
korrespondens.
Postregistrering,
korrespondensregistrering, postlistning
Att registrera allmänna handlingar fristående från ett diarium, till skillnad från diarieföring som innebär att handlingen är del av ett ärende i ett diarium och ska bevaras längre tid än 2 år.
Remiss
Att skicka ett ärende till någon annan för att inhämta synpunkter. Remisser skickas vanligtvis mellan nämnder, eller från en statlig myndighet till kommunen. En så kallad förvaltningsremiss innebär att
förvaltningsorganisationen inhämtar synpunkter från en annan myndighet eller verksamhetsgren.
Rensning
Att gå igenom en akt, ett ärende, och ta bort sådan information som inte är en allmän handling. Exempelvis kopior, noteringar som inte tillför ärendet sakuppgift eller mellanprodukter som ett utkast eller en ofärdig version av en skrivelse.
Sekretess
Att hålla en uppgift hemlig med stöd i lag, där man gör undantag från tryckfrihetsförordningens rätt att ta del av allmänna handlingar.
Signatur
En manuell eller digital underskrift i form av ett helt namn eller endast initialer. Att jämföra med ”underskrift”
som alltid är ett helt namn.
Tjänsteanteckning
En notering om en muntlig eller "icke-fysisk" uppgift i ett ärende, som har eller kan ha betydelse för beslutsfattandet i ärendet.
Tjänsteskrivelse, tjänsteutlåtande,
En förvaltnings sakkunniga uttalande eller omdöme till nämnden.
Upprättad allmän handling
En allmän handling som har expedierats, justerats eller färdigställts i kommunen.
Verkställighetsbeslut
Ett beslut som fattas av en befattningshavare i kommunen, som ligger inom ramen för det ansvar/mandat som kommer med tjänsten.
Yttrande, remissvar
Ett sakkunnigt utlåtande från en förvaltning eller en nämnd, som svar på en remiss
Ärende
En process eller ett flöde som ger upphov till allmänna handlingar, som leder fram till ett beslut eller
ställningstagande och som inte får gallras utan stöd i lag eller gallringsbestämmelse.
17
Ärendeprocessen
7. Om ärendeprocessen
Den övergripande ärendeprocessen i Malmö stad handlar om hur vi som offentlig organisation hanterar allmänna handlingar och de formaliserade processer som leder fram till ett beslut inom våra olika verksamheter. Oavsett om en fråga ska utredas och beslutas av en tjänsteperson eller beslutas i en demokratiskt vald nämnd så skapas det i processen handlingar som ska hanteras enligt de regelverk som kommunen efterlever. Informationen som vi skapar ska inte bara följa gällande lagar och regler, den ska också vara tillgänglig och begriplig för anställda, förtroendevalda, medborgare och näringsliv – både idag och i framtiden.
Ärendeprocessen är strukturerad i ett antal generella steg: från att en handling eller ett ärende föds/initieras någonstans inom eller utanför vår organisation, bereds och handläggs och leder fram till ett beslut. När beslutet väl är fattat och ärendet
färdigbehandlat ska informationen det innehåller kommuniceras och till sist bevaras i våra arkiv.
I processen verkar flera funktioner inom kommunen:
medarbetare som tar emot eller producerar allmänna handlingar
registratorer som lagrar, strukturerar och tillgängliggör handlingarna
handläggare och chefer som utreder, beslutar eller föreslår beslut
nämndsekreterare som administrerar och dokumenterar nämndens arbete
förtroendevalda som tar del av beslutsunderlag och fattar beslut
arkivarier som säkerställer att informationen kan bevaras för eftervärlden
7.1. De olika stegen i ärendeprocessen Hantera allmänna handlingar
Roller: medarbetare, registrator
Att identifiera allmänna handlingar är alla medarbetares ansvar. Det är ofta en utmaning att lyckas fånga in alla de handlingar som faktiskt skapas eller skickas till kommunen. När du som medarbetare fångar in en allmän handling ska den skickas till registratorns inkorg för vidare hantering. En registratorsfunktion ansvarar för att den fysiska posten hanteras rätt.
18 Registrera
Roller: registrator
Registratorn ansvarar för strukturen i diariet, genom att klassificera handlingar och ärenden på ett enhetligt sätt. Detta är nödvändigt för att handlingen ska kunna sökas fram när som helst av vem som helst.
Handlägga
Roller: handläggare, chef, nämndsekreterare
I kommunen hanteras en stor mängd olika typer av ärenden som syftar till att utreda och fatta beslut i en specifik fråga. Beslut kan fattas av en enskild tjänsteperson som fått rätten att fatta beslut delegerad till sig, eller under ett formellt möte mellan förtroendevalda i ett utskott eller en nämnd.
När ett ärende uppstår behöver vi ta ställning till hur frågan ska hanteras vidare:
Vad ska utredas? Vem ska fatta beslut i frågan och när? Vilken funktion ska ta fortsatt ansvar för handläggningen? Ibland är det enkelt och tydligt att avgöra hur ett ärende hanteras och ibland krävs lite mer beredning innan ärendet kan fördelas till en handläggare som arbetar vidare.
En huvudansvarig handläggare ser till att ärendet håller rätt kvalitet, att alla
allmänna handlingar är dokumenterade, lagrade och kommunicerade på rätt sätt och att underlagen är klara i tid.
Besluta
Roller: nämndsekreterare, förtroendevald
Inför ett nämndssammanträde skapas en kallelse och föredragningslista, som är mötets agenda. Tillsammans med allt beslutsunderlag som producerats av förvaltningen skickas kallelsen ut till de förtroendevalda digitalt. När nämnden fattat beslut i ett ärende skapas ett protokollsutdrag så att det snabbt och enkelt går att följa ärendets beslutsgång. Beslutet skickas också ut (expedieras) till berörda parter och publiceras på malmo.se.
Avsluta och arkivera
Roller: handläggare, registrator
Handläggaren ansvarar för att bevaka sina ärenden och informera registratorn när ett ärende ska avslutas. Inför avslut rensar handläggaren ärendet. Att rensa innebär att förstöra handlingar som inte är allmänna handlingar. Man tar bort utkast, kopior, ovidkommande anteckningar och liknande information som inte tillför ärendet något och därför kan kastas.
19
8. Hantera allmänna handlingar
Om inget annat anges, utförs aktiviteten av den roll som är satt initialt i processen.
8.1. Att hantera min e-post 8.1.1. Är alla mail allmänna handlingar?
Huvudregeln är att alla meddelanden som skickas till och från din e-postlåda blir allmänna handlingar, som alltså ska diarieföras eller postregistreras.
Exempel på e-post som inte blir en allmän handling är:
Privat e-post. Till exempel en fråga från din vän om ni ska gå på lunch.
E-post som skickas till och från tjänstepersoner inom samma nämnd, som inte innehåller uppgifter som påverkar beslutsfattandet i ett ärende
(internremiss). Till exempel om du arbetar på miljöförvaltningens
kommunikationsavdelning och skickar ett meddelande till en som arbetar på miljöförvaltningens avdelning för livsmedelskontroll.
E-post som kan anses ha en ringa betydelse för verksamheten.
Om ett brev ligger kvar i inkorgen så raderas det automatiskt efter tre månader.
Allmänna handlingar får inte förstöras (gallras) utan stöd i lag eller en
gallringsbestämmelse. Ett meddelande som är en allmän handling ska därför alltid tas om hand för postregistrering eller diarieföring.
20 Meddelanden som är undantagna från registreringsskyldighet får dock raderas (gallras) direkt – vilka handlingar som inte behöver registreras kan du läsa mer om under avsnitt 9.1.
8.1.2. Ska alla mail som är allmänna handlingar diarieföras?
Allmänna handlingar ska diarieföras. Vad som är en allmän handling kan du läsa mer om här. När det gäller ett e-postmeddelande som inte hör till ett ärende och inte innehåller sekretessuppgifter så räcker det att det hålls ordnat. Hur man säkerställer att en handling hålls ordnad kan du läsa mer om här.
För att uppfylla kravet på att ett brev hålls ordnat måste någon form av
dokumentation av meddelandet göras. Detta brukar kallas för "postregistrering"
(även begreppen att postlista och korrespondensregistrering förekommer). Så kallad postregistrering måste alltså ske av alla meddelanden som är allmänna handlingar.
Meddelanden som skickas till och från tjänstepersoner inom samma självständiga verksamhetsområde blir inte allmänna handlingar och behöver inte hållas ordnade eller diarieföras. Om du arbetar inom en så kallad ”självständig verksamhetsgren”
som kan vara förvaltningsöverskridande och betjäna andra avdelningar, till exempel Stadskontorets juridiska eller HR-strategiska avdelning, finns heller ingen
registreringskyldighet för de handlingar som uppstår i dialog med den avdelning du ger service till.
Ett e-postmeddelande består ofta av en konversation som skickas mellan parterna ett par varv. Om konversationen utspelar sig i flera meddelanden som skickas fram och tillbaka under samma dag räcker det att låta diarieföra hela konversationen som en handling. Om samtalet sker utspritt över flera dagar ska du dock diarieföra löpande.
Är jag rätt mottagare?
Vad gör jag med post som hamnat fel? Om du tar emot en feladresserad handling är du skyldig att se till att den hamnar hos rätt myndighet eller mottagare. Gör en återkoppling till avsändaren om att posten hamnat fel och skicka vidare handlingen till rätt mottagare. Du behöver inte diarieföra en uppenbart felsänd handling.
8.1.3. Hur gör man vid frånvaro/semester?
Eftersom vi i Malmö stad har valt att ha personliga e-postadresser måste vi se till att inkomna handlingar tas om hand även när en anställd är frånvarande. Detta för att uppfylla våra skyldigheter när det gäller hanteringen av allmänna handlingar eller en begäran om tillgång till handlingar. Om du är ledig, sjuk eller av någon annan anledning borta från arbetet är det din skyldighet att se till att din post/e-post inte förblir oöppnad. Detta kan ske genom att vidarebefordra din e-post till en kollega
21 som är i tjänst, eller förstås genom att du själv bevakar din e-post. För att någon annan ska få lov att öppna brev som är adresserade till dig personligen måste du också ha skrivit på en fullmakt.
8.1.4. Vem diarieför ett vidarebefordrat meddelande eller ett meddelande med flera mottagare?
Om ett meddelande skickas till personer i flera av Malmö stads förvaltningar betyder det att handlingen är inkommen till flera myndigheter – alltså måste varje förvaltning som är mottagare diarieföra handlingen. Om du tillsammans med ett antal kollegor i samma förvaltning tagit emot ett meddelande behöver ni inte alla diarieföra den eftersom ni befinner er i samma myndighet – det räcker alltså med en handling i ert diarium. Kom överens med de andra mottagarna om vem som ska diarieföra.
Behörig att diarieföra
Även om du inte är registrator kan du få möjlighet att själv diarieföra handlingar i de ärenden som du är ansvarig handläggare för. Kontakta superanvändaren i din förvaltning för att få en utökad behörighet i Platina.
8.2. Att hantera fysisk post 8.2.1. Öppna post
För att få lov att öppna post som är direktadresserad till någon annan måste du ha en fullmakt.
8.2.2. Skanna handlingar
Handlingar ska bara skannas in om det inte går att få tag på ett digitalt skapat format. En skannad handling ska följa Riksarkivets RAFS 2009:2, vilket innebär att filerna ska vara i PDF-A, TIFF eller JPEG-format med en upplösning om minst 400 dpi för text och 600 dpi för bilder.
8.2.3. Måste handlingen registreras?
Är handlingen av ringa betydelse? Handlingar som anses vara av ringa betydelse för verksamheten behöver inte registreras, exempelvis:
Reklam
Pressklipp, tidskrifter, cirkulär och nyhetsbrev
Kallelser, inbjudningar, dagordningar eller dokumentation till konferenser och kurser
Utredningar, protokoll, tryckmaterial eller meddelanden som skickats för kännedom
Beställningar
22
Utkast till beslut eller skrivelser
Enkla rutinförfrågningar om information eller kopior
E-post från enskilda med meningslöst eller obegripligt innehåll
Felsända handlingar
8.2.4. Vad gör jag med pappret om handlingen ska registreras?
Om en handling inkommer i pappersformat utgör själva pappret ett original som ska bevaras i ärendeakten i det fysiska arkivet. Du behöver dock inte skriva ut handlingar som kommer till dig i digitalt format. Du behöver inte heller stämpla pappershandlingen, men skriv diarienumret direkt på handlingen så blir det tydligt för alla som ser den att den redan är diarieförd. Om handlingen innehåller
sekretesskänslig information ska den markeras med ”Sekretess” och diarienummer.
Handlingen ska förvaras i godkänt och låst arkivskåp.
9. Registrera
Om inget annat anges, utförs aktiviteten av den roll som är satt initialt i processen.
9.1. Diarieföring i praktiken
Diarieföring handlar om mycket mer än att döpa och spara ett dokument i en databas. Genom att använda diariet på ett smart sätt kan en stor mängd människor söka, använda och sammanställa den information som registreras. I kommunen har varje registrator ofta en stor mängd handlingar att hantera, varför diarieföringen också behöver ske på effektivast möjliga sätt inom ramen för lagstiftningen och tillgänglighetskravet.
23 9.1.1. Diarieföra
Innehåller handlingen känsliga uppgifter? Avsändare/mottagare och rubrik får utelämnas eller särskiljas om det behövs för att diariet i övriga delar ska kunna hållas tillgängligt för allmänheten. Detta innebär att handlingar och ärenden för vilka det råder sekretess kan diarieföras utan att man bryter sekretessen.
I de fall det råder sekretess ska inga känsliga uppgifter registreras i den publika delen av diariet. Att skriva vad en handling gäller (t.ex. "ansökan") är ok även om det råder sekretess, så länge rubriken eller fältet avsändare/mottagare inte röjer någon sekretesskänslig information i det publika diariet. För de ärenden där det inte är sekretess ska man skriva in namnet på avsändaren eller mottagaren, men aldrig personnummer i det publika diariet.
Om avsändare/mottagare är en organisation skrivs själva organisationsnamnet, inte namnet på den anställda som man har kontakt med. Om avsändare/mottagare är en privatperson skrivs namnet endast ut om inte ärendet innehåller sekretess. Namn på en elev eller vårdtagare ska aldrig skrivas ut i den publika delen av diariet. När du behöver registrera närmare kontaktuppgifter till de inblandade i ett ärende använder du fliken ”Person/Objekt” i Platina.
I Platina motsvaras det publika diariet av all information du kan se i
handlingskortets övre del och i grunddatafliken. Under fliken Person/Objekt kan du dock notera namn och personnummer då denna flik bara är synlig för den som har behörighet att registrera och den som handlägger ärendet.
9.1.2. Hur skriver man en bra ärenderubrik?
När fler människor ges möjlighet att söka och arbeta i diariet blir rubriken en mycket viktig sökingång. Tänk på att alla inte har samma kunskap om ärendet eller associerar på samma sätt. Läs alltid igenom handlingen och formulera för dig själv vad det handlar om. Kan en helt utomstående person förstå vad ärendet handlar om genom att läsa din rubrik?
En ärenderubrik ska;
Omfatta hela innebörden i ärendet
Vara lagom lång
Tala om vad ärendet handlar om just nu
Vara begriplig för en utomstående En ärenderubrik ska inte innehålla;
Sökbegrepp som du kan registrera i ett annat fält, till exempel ärendetyp, handlingstyp eller liknande
Personnummer, personnamn eller sekretesskänsliga uppgifter
Fackspråk, interna begrepp eller förkortningar som inte är vedertagna enligt svensk standard
24
Betydelselösa ord som t ex angående, avseende, beträffande, gällande 9.1.3. Arbeta med standardrubriker
Tänk på att ärendets rubrik och den första handlingens rubrik inte alls behöver överensstämma. I Platina finns goda möjligheter att lägga in standardrubriker och fraser eller begrepp som ofta används. På så sätt kan man minska både arbetstiden och inkonsekvent registrering om ni är många som diarieför.
9.1.4. Rubriken blev fel!
Ibland blir rubriken inte riktigt rätt. Ärendet kanske ändrar karaktär under handläggningens gång och det känns naturligt att söka utifrån en annan
frågeställning än den som var aktuell när ärendet en gång startade. Så länge ärendet inte är avslutat kan du alltid ändra rubriceringen. Kopiera den gamla rubriken och lägg in i fältet ”Ärendemening/Innehåll” i ärendet i Platina – på så vis har du kvar historiken och kan fortsätta att söka även på äldre rubriker.
9.1.5. Hur ska jag tänka kring klassificeringen?
Förutom de uppgifter som lagen säger är obligatoriska att registrera finns det en hel del ”bra att ha”-uppgifter som vi registrerar i våra ärenden och handlingar. De viktigaste för återsökning och arkivstruktur är verksamhetskod, ärendetyp och handlingstyp. Tidigare har vi diariefört utifrån en diarieplansbeteckning, som ska ge information om ärendets sort. Idag går vi över till en mer verksamhetsbaserad, hierarkisk klassificering. Klassificeringen ska vara baserad på
dokumenthanteringsplanen.
9.1.6. Verksamhetskoder
Den översta nivån är verksamhetskoden, som ska representera verksamhetsområdet – är det en styrande process (till exempel att ta fram styrdokument och policys, att besvara remisser, att utöva tillsyn eller revision, att leda verksamheten), en
stödjande process (till exempel HR-processer, ekonomistyrning, kommunikation, administration, upphandling) eller en av kommunens kärnprocesser (att utfärda bygglov, erbjuda vård, stöd och omsorg, ge bidrag, stadsplanering eller utbildning)?
Välj alltid den verksamhet som ärendet eller handlingen avser – inte den verksamhet du själv tillhör.
9.1.7. Ärendetyper & handlingstyper
För varje verksamhetsområde finns ett antal processer som hanteras inom området.
Exempelvis inom kärnverksamheten ”Förskola och utbildning” hanteras ärenden som rör elevers behov av särskilt stöd, eller ansökningar om skolskjuts, eller placeringar inom olika skolenheter. Varje sorts ärende representeras av en
ärendetyp. Varje sorts handling representeras i sin tur av en handlingstyp, som kan vara generell för alla sorters verksamheter och ärenden (till exempel ”Avtal”,
”Rapport”, ”Klagomål”) eller specifika för en viss sorts ärenden (till exempel
”Upphandlingsunderlag”, ”Bokslut”).
25 Genom att välja rätt ärende- och handlingstyp talar man indirekt om hur länge just det ärendet eller handlingen ska bevaras (eller om det kan gallras inom en viss tid) men även vilka funktioner i Platina som ska vara tillgängliga – till exempel vissa dokumentmallar, rapporter eller processtöd.
Hur hanterar jag sekretess?
Om du diarieför ett ärende där en eller flera handlingar innehåller sekretesskänsliga uppgifter ska du på varje handling uppge sekretess (kryssa i rutan på
handlingskortet i Platina) samt vilken eller vilka lagparagrafer som gäller. På ärendekortet kryssar du också i sekretessrutan, för att markera att det innehåller sekretesskänslig information. På så vis ser andra registratorer vid sökningar att ärendet är sekretesskänsligt och då kan de undvika att klicka sig vidare. Platina som system är godkänt för att hantera sekretessinformation, vilket betyder du får lov att lagra elektroniska filer som innehåller sekretess. Så snart handlingen är lagrad i Platina ska den raderas från din inkorg. Om handlingen är fysisk, se Vad gör jag med pappret?
9.1.8. Initierare/Avsändare/Mottagare
Initierare anges för varje ärende. Här talar man om vem som initierade ärendet, alltså vem (person, organisation eller nämnd) som gav upphov till att det startades.
Om ett ärende har startats av den egna förvaltningen eller avdelningen bör man skriva förvaltningens namn snarare än en individuell chefs namn.
Avsändare/Mottagare anges på handlingar. Här måste man uppge minst en, alltså den part som man har korrespondensen med. Du behöver aldrig registrera dig själv eller din avdelning/förvaltning här – det vet man ändå eftersom ärendet också innehåller information om vilken organisation det tillhör. Ibland kan det dock vara intressant att tala om vem i den egna organisationen ett brev kommit till –
exempelvis om ett klagomål skickats till en chef eller liknande. Då kan du registrera både avsändare och mottagare.
Om du registrerar en handling som innehåller sekretesskänslig information ska du skriva titel eller roll t ex ”Vårdnadshavare” eller ”Anhörig” istället för personens namn i fältet Avsändare/Mottagare. De riktiga kontaktuppgifterna kan du sedan registrera på den skyddade fliken ”Person/Objekt” istället.
9.1. Ska handlingen diarieföras eller postregistreras?
9.2.1. Handlingar av ringa betydelse
Hur vet jag om en handling ska registreras? Huvudregeln är att alla allmänna handlingar ska diarieföras eller postregistreras. Vissa allmänna handlingar är dock
26 undantagna från kravet på registrering. De handlingar som är undantagna är främst sådana handlingar som är av ringa betydelse för kommunens verksamhet.
Om förvaltningen får protokoll eller meddelanden ifrån en annan av Malmö stads förvaltningar tillsänt sig för kännedom behöver de inte diarieföras, inte heller externa offentliga utredningar eller rapporter som skickas till kommunen för kännedom. Tidningar, böcker eller publikationer som förvaras ordnat i en serie på något sätt behöver inte heller registreras i diariet.
Så kallade mellanprodukter som stolpar, kopior eller utkast behöver aldrig diarieföras i ett ärende - om de inte av misstag arkiverats genom att handläggaren glömt att rensa akten innan avslutning av ärendet.
Därutöver så behöver handlingar, som inte innehåller sekretess, inte diarieföras om de istället hålls ordnade så att det utan svårighet går att återsöka och fastställa om de inkommit eller upprättas. Ett exempel på detta är de fakturor som kommunen hanterar i Raindance (ekonomisystemet).
Handlingar som anses vara av ringa betydelse för verksamheten behöver inte registreras, exempelvis:
Reklam
Pressklipp, tidskrifter, cirkulär och nyhetsbrev
Kallelser, inbjudningar, dagordningar eller dokumentation till konferenser och kurser
Utredningar, protokoll, tryckmaterial eller meddelanden som skickats för kännedom
Beställningar (gäller ej direktupphandling eller upphandling)
Utkast till beslut eller skrivelser
Enkla rutinförfrågningar om information eller kopior
E-post från enskilda med meningslöst eller obegripligt innehåll
Felsända handlingar
Exakt vilka handlingar som får gallras direkt regleras i kommunens
gallringsbestämmelser. Aktuella gallringsbestämmelser som gäller generellt i Malmö stad hittar du på stadsarkivets sida på komin. Det kan också finnas specifika
gallringsbestämmelser i din verksamhet. Att gallra innebär att på ett kontrollerat sätt förstöra information som inte har ett värde för kommunen eller medborgarna. Man kan gallra både allmänna handlingar och handlingar som är av ringa betydelse för verksamheten, men all gallring kräver stöd i en lag eller ett beslut i kommunen.
9.2.2. Ska handlingen postregistreras?
De handlingar som "bara" behöver hållas ordnade istället för att diarieföras är i huvudsak inkommande och utgående brev eller e-post som inte hör till ett ärende.
27 En postregistrering innebär att man lagrar handlingen i Platina med en rubrik och ett löpnummer, som gör att den kan hittas igen vid en sökning. Om en journalist eller en intresserad medborgare ber att få se vilka allmänna handlingar som
kommunen hanterat i veckan så kommer även de postregistrerade handlingarna att synas i listan.
Så kallad postregistrering måste alltså ske av alla brev/e-post som är allmänna handlingar. En handling som postregistreras kan gallras efter 2 år. Tänk därför på att inte postregistrera handlingar som egentligen ska bevaras längre än så – då ska de istället diarieföras i ett ärende. En handling som postregistreras behöver aldrig skrivas ut och sättas i en pärm eller mapp. Om handlingen kommit in i
pappersform kan pappret gallras (kastas) efter det har skannats och registrerats i Platina.
Exempel på handlingar som det räcker att postregistrera är:
Enklare frågor och svar eller brevväxlingar som inte leder vidare
Spontanansökningar som inte tillhör ett utannonserat tillsättningsärende
Information eller handlingar för kännedom som man vill göra sökbara/tillgängliga (men som inte egentligen måste diarieföras)
Om e-postmeddelandet hör till ett ärende
I de fall ett brev eller ett e-postmeddelande hör till ett ärende och ska diarieföras i ärendet räcker detta. Om ett brev eller ett e-postmeddelande har postregistrerats och det senare visar sig att detta hör till eller senare blir del av ett ärende kan det istället diarieföras genom att flyttas över till ärendet.
9.3. Hur ska jag tänka kring ett ärende?
Ett ärende ser inte alltid ut på ett självklart sätt. De kan till exempel växa till att inkludera större och fler frågor än man från början haft vetskap om. Ett ärende kan leva under lång tid, men ambitionsnivån ska alltid vara att hålla ärendena koncisa, tydliga och inte alltför omfattande. Istället för att fylla på samma ärende under lång tid öppnar man nya ärenden och anger en korshänvisning (relaterad information i Platina) till de nya ärendena. Att hålla ärenden korta underlättar god överblick, kvalitetskontroll och arkivarbetet.
9.3.1. Samlingsärenden
I vissa fall kan det vara effektivt att diarieföra handlingar i ett samlingsärende snarare än att öppna många, likadana ärenden med få handlingar i. Exempelvis kan minnesanteckningar, ledningsgruppsprotokoll, APT-protokoll och liknande
diarieföras i ett samlingsärende. Andra typiska samlingsärenden kan vara valärenden eller anmälan om delegerade beslut. Man kan också samla samma typ av handlingar
28 som finns i stor kvantitet, men som inte omfattas av handläggning och beslut, i ett samlingsärende. Man upprättar då ett ärende för året med en övergripande
rubricering, till exempel ”Ledningsgruppsprotokoll 2013” och diarieför löpande i det ärendet. Ett samlingsärende ska alltid vara begränsat i tid – om ärendet i
praktiken löper vidare år efter år skapar man nya ärenden årsvis. Dessa kan kopplas samman i Platina med en korsreferens på fliken ”Relaterad information”.
10. Handlägga
Om inget annat anges, utförs aktiviteten av den roll som är satt initialt i processen.
10.1. Utreda
Oavsett om ett beslut fattas på delegation eller i nämnd ska utredningen i ärendet dokumenteras i ett beslut eller förslag till beslut, som innehåller all relevant fakta, synpunkter och motiveringar till beslutet. Om ärendet handlar om
myndighetsutövning ska du alltid redogöra för hur den som är berörd av ärendet (en sökande, klagande eller annan part) har underrättats om innehållet i förslaget och getts möjlighet att yttra sig.
När du handlägger ett ärende till nämnd ska du ta ställning till vilken information som är relevant att ha med i tjänsteskrivelsen. Om du exempelvis har övervägt medborgardialog men det inte varit relevant att genomföra ska det framgå i beslutsunderlaget. Om medborgardialog har genomförts ska du beskriva hur.
Relevant information att redogöra för är till exempel:
- Omvärldsanalys
- Konsekvensanalys, till exempel ur miljöhänseende, ekonomiska eller organisatoriska konsekvenser
- Samråd och dialog med intressenter i ärendet, till exempel medborgare, andra myndigheter eller förvaltningar i kommunen, berörda organisationer - Samverkan med fackliga organisationer
- Eventuella konsekvenser för barn och unga
29 10.1.1. Barn och unga
I ärendeberedning och beslut ska du enligt kommunfullmäktigebeslut beakta på vilket sätt barn och unga direkt eller indirekt berörs av beslutet och om deras egna åsikter kan tas tillvara. Om barn och unga tillfrågats i beredningen av ärendet ska en återkoppling till detta göras i texten.
10.1.2. Jämställdhetsintegrering
Malmö stad arbetar med jämställdhetsintegrering i syfte att kvalitetssäkra
arbetsplatser och verksamheter riktade till medborgarna så att de blir jämställda och icke diskriminerande. När du skriver en tjänsteskrivelse eller annan handling i ett ärende är det viktigt att i alla sammanhang där kön kan ha betydelse spegla detta i texten. Detta görs genom att skriva kvinnor, män, pojkar, flickor och undvika könsneutrala ord så som ungdomar, medborgare, målgrupp etc. Eventuella bilder ska representera både kvinnor och män, flickor och pojkar och inte innehålla könsstereotyper, om det inte finns ett specifikt syfte med detta. All relevant fakta och statistik som finns med i tjänsteskrivelser ska vara uppdelad på kön.
10.1.3. Din dokumentationsskyldighet
I handläggningen av ett ärende kan du muntligt eller på annat sätt få in uppgifter som har betydelse för utgången i ärendet. De uppgifter (handlingar) som inte är skriftliga på något sätt (e-post, dokument, papper, sms eller liknande) ska dokumenteras i ärendet av dig som handläggare genom en tjänsteanteckning.
Detta är reglerat i förvaltningslagen och ska trygga människors rätt att få ta del av uppgifter i ärenden som de utgör en part i – det är alltså för rättssäkerhetens skull mycket viktigt att alla uppgifter som är relevanta för bedömningen i ett ärende finns redovisade i ärendeakten. Det är också en förutsättning för att ärendet ska kunna handläggas av någon annan om den ordinarie handläggaren skulle vara frånvarande, för att den som har rätt att besluta i ärendet ska ha ett bra underlag för beslut och för att granskning av ärendet ska kunna göras i efterhand.
Dokumentationen av uppgiften ska vara sådan att den är permanent, alltså att den inte enkelt kan raderas eller ändras. Den ska vara daterad och det ska framgå vem som gjort dokumentationen på själva dokumentet eller på handlingskortet. En diarieförd anteckning i ärendet i Platina uppfyller kraven på en tjänsteanteckning – dokumentation behöver alltså inte göras någon annanstans.
Om förvaltningen själv initierar ett ärende
Har förvaltningen själv beslutat att starta ett ärende? Tänk på att skapa ärendet i diariet så snart som möjligt. På så vis blir det tydligt och transparent vilka frågor som just nu bereds och handläggs inom organisationen, även om inga allmänna handlingar är upprättade ännu. Registratorn kan hjälpa dig att skapa ärendet.
30 10.2. Att fatta beslut på delegation
10.2.1. Vad är ett delegationsbeslut?
Delegationsbeslut är ett beslut som egentligen ska fattas av nämnden, men där nämnden har beslutat om att flytta över beslutanderätten till någon annan (ett utskott, en enskild förtroendevald eller en tjänsteperson). Beslut som fattas på delegation fattas på nämndens vägnar. Nämnden kan när som helst återkalla givna delegationer. I principiellt viktiga ärenden kan nämnden ta över ärendet innan delegaten fattat beslutet och själv fatta beslut. Nämnden har däremot inte rätt att ändra ett redan fattat beslut på grund av missnöje med beslutet.
Som tjänsteperson kan man också fatta så kallade verkställighetsbeslut.
Verkställighet innebär ”faktiskt handlande” eller beslut som normalt fattas av tjänstepersoner inom ramen för deras ordinarie arbetsuppgifter, där ingen bedömning behöver ske utifrån de lagar som ska följas. I regel redovisas inte verkställighetsbeslut till nämnden på samma sätt som delegationsbeslut, som måste anmälas till nämnden.
10.2.2. Vem fattar ett delegationsbeslut?
Rätten att fatta beslut på delegation regleras i nämndens delegationsordning. Vilka beslut som nämnden har delegerat och till vem framgår av nämndens
delegationsordning. Ett delegationsbeslut måste dokumenteras skriftligt. Beslutet ska undertecknas av delegaten (den som har fått rätten att fatta beslut). Om delegaten inte finns i tjänst tillfaller beslutanderätten delegatens chef.
10.2.3. Hur ska jag dokumentera beslutet?
Ett delegationsbeslut ska dokumenteras kortfattat och utgör en handling i ett ärende. I Platina finns dokumentmallar för delegationsbeslut som ska användas om du fattar ett beslut i ett pågående ärende. När beslutet diarieförs klassificeras det som ett delegationsbeslut, och därmed kan nämndsekreteraren ta ut en lista som sammanställer alla delegationsbeslut under en viss tidsperiod. Därför behöver du inte själv göra mer än att se till att ditt beslut blir diariefört.
10.2.4. Varför måste jag anmäla mina delegationsbeslut till nämnden?
Delegationsbesluten anmäls till nämnden genom att de presenteras, i listform eller som enskilda handlingar, som en punkt på dagordningen vid ett sammanträde.
Syftet med att anmäla besluten är att de ska registreras och att nämnden ska få information om och kunna kontrollera de beslut som fattats i nämndens namn. I och med att ett beslut anmälts till nämnden och anslagits på kommunens
anslagstavla i Stadshuset börjar också besvärstiden löpa, alltså den tidsperiod då en medborgare har möjlighet att överklaga beslutet genom laglighetsprövning. Om beslutet aldrig anmäls kan alltså beslutet prövas och eventuella åtgärder åläggas nämnden i evinnerlig tid. Ärendet kan avslutas i diariet när prövningstiden gått ut, det vill säga 3 veckor efter anmälan till nämnd.
31 10.2.5. Anmälan av delegationsbeslut
Samtliga beslut som fattas med stöd av delegation ska enligt lag anmälas till nämnden. Anmälan av delegationsbeslut läggs som en punkt i föredragningslistan.
Information om besluten sammanställs i en förteckning som läggs som en bilaga.
Någon tjänsteskrivelse behöver inte finnas. I förteckningen är det viktigt att varje beslut kan härledas till den dokumentation som finns av beslutet - en rubrik, beslutsdatum, delegat och diarienummer eller ID/löpnummer bör därför minst redovisas för varje beslut. I övrigt är det nämnden själv som avgör hur mycket information om delegationsbesluten man vill få redovisad till sammanträdet samt hur ofta det ska ske.
Om besluten är dokumenterade som handlingar av typen ”Delegationsbeslut” i Platina kan rapporten ”Handlingar” användas för att skapa en sammanställning över alla delegationsbeslut under en viss tidsperiod.
10.3. Tjänsteskrivelser
Vad ska du enligt kommunens regelverk redovisa i tjänsteskrivelsen?
Hur barn och unga direkt eller indirekt berörs av beslutet och om de tillfrågats i beredningen av ärendet
Om du har övervägt medborgardialog och hur den i förekommande fall har genomförts
Vid myndighetsutövning: hur den som är berörd av ärendet har underrättats om innehållet i förslaget och getts möjlighet att yttra sig
All relevant fakta och statistik som finns med i tjänsteskrivelser ska vara uppdelad på kön, för att ligga till grund för könskonsekvensanalyser och
jämställdhetsanalyser.
10.3.1. Skapa tjänsteskrivelse
Samtliga skrivelser ska utformas så att informationen i dem kan användas och kopplas till andra dokument utan att onödiga omskrivningar behöver göras.
Skrivelserna är alltså delar av en process som påverkar andra processer inom kommunens nämndadministration, till exempel kallelse, protokollsskrivning och expediering av beslut.
En tjänsteskrivelse är förvaltningens sakkunniga uttalande eller omdöme till
nämnden. Skrivelsen innehåller ett förslag till beslut eller en begäran, exempelvis att nämnden ska godkänna något, förelägga någon att vidta åtgärder eller förbjuda något.
