Varför måste jag anmäla mina delegationsbeslut till nämnden?

Delegationsbesluten anmäls till nämnden genom att de presenteras, i listform eller som enskilda handlingar, som en punkt på dagordningen vid ett sammanträde.

Syftet med att anmäla besluten är att de ska registreras och att nämnden ska få information om och kunna kontrollera de beslut som fattats i nämndens namn. I och med att ett beslut anmälts till nämnden och anslagits på kommunens

anslagstavla i Stadshuset börjar också besvärstiden löpa, alltså den tidsperiod då en medborgare har möjlighet att överklaga beslutet genom laglighetsprövning. Om beslutet aldrig anmäls kan alltså beslutet prövas och eventuella åtgärder åläggas nämnden i evinnerlig tid. Ärendet kan avslutas i diariet när prövningstiden gått ut, det vill säga 3 veckor efter anmälan till nämnd.

31 10.2.5. Anmälan av delegationsbeslut

Samtliga beslut som fattas med stöd av delegation ska enligt lag anmälas till nämnden. Anmälan av delegationsbeslut läggs som en punkt i föredragningslistan.

Information om besluten sammanställs i en förteckning som läggs som en bilaga.

Någon tjänsteskrivelse behöver inte finnas. I förteckningen är det viktigt att varje beslut kan härledas till den dokumentation som finns av beslutet - en rubrik, beslutsdatum, delegat och diarienummer eller ID/löpnummer bör därför minst redovisas för varje beslut. I övrigt är det nämnden själv som avgör hur mycket information om delegationsbesluten man vill få redovisad till sammanträdet samt hur ofta det ska ske.

Om besluten är dokumenterade som handlingar av typen ”Delegationsbeslut” i Platina kan rapporten ”Handlingar” användas för att skapa en sammanställning över alla delegationsbeslut under en viss tidsperiod.

10.3. Tjänsteskrivelser

Vad ska du enligt kommunens regelverk redovisa i tjänsteskrivelsen?

 Hur barn och unga direkt eller indirekt berörs av beslutet och om de tillfrågats i beredningen av ärendet

 Om du har övervägt medborgardialog och hur den i förekommande fall har genomförts

 Vid myndighetsutövning: hur den som är berörd av ärendet har underrättats om innehållet i förslaget och getts möjlighet att yttra sig

All relevant fakta och statistik som finns med i tjänsteskrivelser ska vara uppdelad på kön, för att ligga till grund för könskonsekvensanalyser och

jämställdhetsanalyser.

10.3.1. Skapa tjänsteskrivelse

Samtliga skrivelser ska utformas så att informationen i dem kan användas och kopplas till andra dokument utan att onödiga omskrivningar behöver göras.

Skrivelserna är alltså delar av en process som påverkar andra processer inom kommunens nämndadministration, till exempel kallelse, protokollsskrivning och expediering av beslut.

En tjänsteskrivelse är förvaltningens sakkunniga uttalande eller omdöme till

nämnden. Skrivelsen innehåller ett förslag till beslut eller en begäran, exempelvis att nämnden ska godkänna något, förelägga någon att vidta åtgärder eller förbjuda något.

32 10.3.2. Att skriva tjänsteskrivelser i Platina

En tjänsteskrivelse skriver du med hjälp av dokumentmallen ”Tjänsteskrivelse” i Platina, som du når under din arbetsyta i ärendet. Rubrikerna ska alltid komma i den ordning som mallen innehåller. Viss information i tjänsteskrivelsen hämtas direkt från ärendet till dokumentmallen i Word.

Sammanfattning

Sammanfattningen av ärendet ska vara så kort och koncis som möjligt. En

förtroendevald eller medborgare ska snabbt kunna avgöra vad ärendet handlar om.

Sammanfattningen överförs med automatik till kallelse/föredragningslista och protokoll. I sammanfattningen ska du redogöra för fakta, bedömningar och

synpunkter som är relevanta för ärendet och som beskrivs mer ingående i en annan del av ärendet eller någon av ärendets bilagor (till exempel en utredning, ett förslag till yttrande eller en rapport). Du ska också redogöra för tidigare beslut som fattats i ärendet, inklusive eventuella ändringar som gjorts i underlaget under beredningens gång.

Förslag till beslut

Det är viktigt att beslutsförslaget är tydligt och konkret formulerat, så att själva beslutet blir begripligt även taget ur sitt sammanhang. Förslaget ska alltså inte formuleras i stil med:

”Arbetsutskottet föreslås besluta att godkänna förslaget”

En bättre beskrivning av ett beslutsförslag skulle till exempel kunna vara:

”Arbetsutskottet föreslås besluta

att tilldela föreningen ”Hästar är bäst” medel om 50 000 kronor för genomförande av distriktsmästerskap i fälttävlan 2013”

Om beslutet ska justeras omedelbart ska detta också framgå med en att-sats:

”Arbetsutskottet föreslås besluta

att omedelbart justera paragrafen”

Beslutsunderlag

Under rubriken beslutsunderlag i tjänsteskrivelsen hämtar Platina själv in namnen på de handlingar eller arbetsdokument som du i ärendet har angett ska skickas med i kallelsen. Hur du gör för att markera vilka handlingar som ska utgöra

beslutsunderlag kan du läsa om i manualen för handläggare Du ska inte skriva eller ändra något under denna rubrik.

33 Beslutsplanering

Under rubriken beslutsplanering hämtar Platina själv in de sammanträdesdatum som ditt ärende är planerat att behandlas vid. Du ska inte skriva eller ändra något under denna rubrik.

Ärendet

Under rubriken ärendet utvecklas förvaltningens förslag till beslut i ärendet.

Redogör för vad som hänt i ärendet, vad förvaltningen kommit fram till och varför.

Vid en längre text ska underrubriker som är relevanta för innehållet användas. Tänk på att följa formateringen i mallen om du skapar egna rubriker.

Om ärendet består av en längre utredning eller innehåller ett förslag till yttrande bör tjänsteskrivelsen inte redogöra för innehållet utan istället hänvisa till aktuell bilaga för vidare läsning. Då tas rubriken ”Ärendet” bort.

10.3.3. Är tjänsteskrivelsen ändrad?

Det förslag som tjänsteskrivelsen redogör för kan ibland under beredningens gång komma att ändras, om en beredning, utskott eller nämnd beslutar om att göra ändringar i tjänsteskrivelsens innehåll. När detta händer är det viktigt att bevara det ursprungliga förslaget som en egen handling och skapa en ny version av

tjänsteskrivelsen, så att vi kan spåra hur förslaget ändrats och på vems initiativ. Om en beredning eller ett utskott fattar beslut om en ändring som är oförenlig med vad handläggaren vill stå för ska handläggaren kunna ta sitt namn från förslaget.

10.3.4. Diarieföra tjänsteskrivelse

När diarieförs tjänsteskrivelsen? En tjänsteskrivelse är en handling som har upprättats hos kommunen och därigenom blir den en allmän handling.

Tjänsteskrivelsen anses upprättad när det ärende den tillhör har slutbehandlats av nämnden, dvs. när protokollet från nämndsammanträdet har justerats. Inget hindrar dock att tjänsteskrivelsen lämnas ut vid en tidigare tidpunkt, vilket också är vanligt i flera nämnder. Det finns alltså ingen skyldighet att lämna ut tjänsteskrivelsen vid en tidigare tidpunkt, men av hänsyn till öppenheten och insynen i kommunens arbete görs detta ofta ändå.

Vad innebär det att tjänsteskrivelsen lämnas ut innan nämnden slutbehandlat ärendet? Om tjänsteskrivelsen skickas till någon utanför nämnden, t.ex. en

journalist, en privatperson eller en annan nämnd eller myndighet så expedieras den.

I och med att den har expedierats blir den en allmän handling. Tjänsteskrivelsen blir alltså en allmän handling trots att ärendet ännu inte varit uppe i nämnden. När tjänsteskrivelsen blivit en allmän handling måste den också diarieföras och ska därefter lämnas ut till var och en som begär det.

Sammanfattningsvis får man alltså lämna ut en tjänsteskrivelse innan ärendet har slutbehandlats av nämnden - men man måste inte. Om man väljer att göra det blir den en allmän handling som måste diarieföras. Om ändringar sker i underlaget efter

34 att tjänsteskrivelsen expedierats diarieförs två versioner – den utskickade och den beslutade.

10.4. Yttranden

10.4.1. Skapa förslag till yttrande

Ett yttrande skrivs vid handläggning av svar på remisser, motioner,

medborgarförslag eller liknande som nämnden yttrar sig över. Vi skiljer på så kallade förvaltningsremisser där en förvaltning lämnar yttrande till en annan förvaltning och yttranden från en nämnd till en annan. När en nämnd ska yttra sig skriver handläggaren ett förslag till yttrande, som tillsammans med en

tjänsteskrivelse hanteras som ett ärende till nämnden.

10.4.2. Att tänka på när du skriver ett yttrande

En begäran om yttrande har ofta skickats till många instanser. För den som ska sammanställa och analysera resultatet av en remissrunda är det till stor hjälp om du följer den rubrikstruktur eller disposition som själva betänkandet eller begäran om remiss är uppbyggt efter.

Du behöver inte återge utredningsförslagen eller frågeställningarnas innehåll i yttrandet, det räcker med en rubricering eller kort hänvisning till vad de handlar om.

Om du ändå behöver referera till innehållet i något sammanhang i texten, tänk på att vara tydlig med vad som är remissinstansens egna ställningstaganden.

Var väldigt tydlig med vad remissinstansens ställningstagande eller synpunkt egentligen är, undvik svårtolkade meningar. Om det finns tveksamheter i ställningstagandet, uttryck det snarare än att använda vaga formuleringar.

10.4.3. Underskrift av yttrande

När en förvaltning eller nämnd inom Malmö stad skickar ett yttrande till en annan förvaltning eller nämnd i Malmö stad ska denna skickas elektroniskt. Någon underskrift krävs inte på handlingen som skickas. Om behov finns av att validera att yttrandet verkligen är beslutat kan protokollsutdraget skickas med som en bilaga (dock ej inskannad). Av yttrandet ska framgå om reservationer eller särskilda

yttranden gjorts i nämnden – antingen i själva yttrandet eller genom bilaga i form av protokollsutdrag.

Vissa nämnders reglementen gör gällande att samtliga yttranden ska skrivas under och då ska ett underskrivet originalexemplar finnas i arkivet - handlingen som skickas iväg ska dock vara den upprättade digitala filen och inte ett inskannat, underskrivet original.

När en förvaltning eller nämnd inom Malmö stad skickar ett yttrande eller en skrivelse till en annan myndighet eller organisation skrivs handlingarna i regel under

35 av nämndens ordförande och en person till. Nämndens reglemente reglerar vem som kontrasignerar yttrandet, vanligen en nämndsekreterare eller förvaltningschef.

Observera att detta inte betyder att själva yttrandet måste skickas med i

pappersform - handlingen kan förses med elektronisk signatur, sparas i PDF-format och översändas digitalt.

10.5. Sammanställa ärende

10.5.1. Skicka för granskning och godkännande

Innan ett ärende kan behandlas i nämnden (eller beredning/utskott) ska tjänsteskrivelsen med förslag till beslut och bilagor godkännas av

förvaltningschefen. En tjänsteskrivelse ska dock inte skrivas ut och undertecknas för att markera att godkännandet skett.

Här använder du Platina för att skicka ditt färdiga underlag till din chef, som gör en

”digital underskrift” i systemet. Då stämplas filen med namn på ansvarig chef samt datum för när handlingen godkändes. Därefter är det inte längre möjligt att göra ändringar i underlaget. Om din chef av någon anledning inte kunnat godkänna ärendet i systemet, men på annat sätt kommunicerat att underlaget är godkänt, ska du meddela detta till nämndsekreteraren. Namnet på din chef får då manuellt skrivas in under rubriken ”Ansvariga” i tjänsteskrivelsen.

10.5.2. Beslutat ärende

När nämnden har sammanträtt och fattat beslut skrivs ett protokoll. När nämndsekreteraren har skrivit klart protokollet och checkat in det i Platina registreras automatiskt information om det beslut som nämnden fattat i själva ärendet, under fliken Beslut. Detta är tänkt som en snabb information till dig som handläggare om vad nämnden beslutat. Observera att nämnden kan ha fattat ett annat beslut än det du föreslagit – i så fall framgår det här. Det är viktigt att vara medveten om att informationen under beslutsfliken inte betyder att protokollet är justerat ännu – du bör alltså inte expediera beslutet till eventuella intressenter i ärendet förrän ditt ärende innehåller en diarieförd beslutshandling, ett

protokollsutdrag.

Om ärendet ska vidare i beslutsprocessen, till exempel från ett utskott till nämnd eller vidare till Kommunfullmäktige ser du det i beslutsplaneringen under fliken Beslut.

10.5.3. Om beslutet innebär ett uppdrag

Om nämnden fattat beslut om att tilldela förvaltningen eller avdelningen ett uppdrag bör detta återrapporteras till nämnden. Eventuellt ska en ny

beslutsplanering göras av ärendet. Detta avgörs vanligtvis av din förvaltnings beredningsgrupp, nämndsekreterare eller förvaltningschef.

36 10.5.4. Notera expediering av beslut

I normalfallet är det du som handlägger ett ärende som känner till vilka

organisationer eller personer som ska få information om beslutet skickat till sig. Du meddelar detta i ärendet i Platina på fliken Expedieras till, genom att ange

kontaktuppgifter till berörda som en sekreterare eller registrator sedan kan använda sig av vid expediering av beslutet.

11. Besluta

Om inget annat anges, utförs aktiviteten av den roll som är satt initialt i processen.

11.1. Förberedelser inför politiskt sammanträde 11.1.1. Färdigställa kallelse

Föredragningslistan skapas i Platinas arbetsyta för mötesadministration där kommunens dokumentmall finns tillgänglig. Platina hämtar automatiskt uppgifter ifrån systemet till mallen, som skapas i Word. Som sekreterare fyller du i de uppgifter som återstår, såsom klockslag och plats för mötet samt kontaktuppgifter för att anmäla förhinder. Till varje ärende i föredragningslistan hämtas

tjänsteskrivelsens sammanfattning och beslutsförslag samt beslutsunderlag i ärendet som handläggare har producerat inför mötet. Hur du hanterar mallen i Platina kan du lära dig mer om i manualen för nämndsekreterare.

Beslutspunkter som manuellt läggs till i föredragningslistan ska följa mallens formatering och innehålla en numrerad rubrik, en sammanfattning, förslag till beslut samt information om eventuella bilagor för beslutsunderlag.

Övriga punkter som läggs till i föredragningslistan kan läggas till med funktionen

”Infoga rad” i Platinas kallelsevy för att få rätt formatering. En övrig punkt kan till exempel vara val av justerare, information från förvaltningschefen, anmälan av delegerade beslut eller inkomna skrivelser.

37 11.1.2. Ändringar och tilläggslistor

Det är inte ovanligt att vissa ändringar görs i sammanträdets föredragningslista eller underlag efter att kallelse och föredragningslista redan distribuerats. Om det rör sig om en helt ny punkt i föredragningslistan skapas en ny version och distribueras till nämnden. Om det istället rör sig om ändring eller tillägg i ett beslutsunderlag i en befintlig punkt i föredragningslistan kan den nya eller ändrade handlingen direkt distribueras via Netpublicator och nämnden uppmärksammas på ändringen via e-post.

11.1.3. Skapa version av handlingar utan PUL-uppgifter

Personuppgifter får aldrig publiceras på www.malmo.se utan särskilt medgivande från den berörda personen.

11.1.4. Sekretessärenden

Sekretessärenden distribueras vanligen inte digitalt utan läggs på bordet till de förtroendevalda på sammanträdet. Efter avslutat sammanträde samlas

sekretesshandlingarna in och förstörs (strimlas).

Sekretessärenden anges på föredragningslistan, utan personuppgifter eller andra sekretessuppgifter. Om sammanträdet är öppet för allmänheten är det lämpligt att lägga dessa ärenden sist i föredragningslistan, så att de som inte får ta del av ärendet lämnar lokalen innan ärendet behandlas.

11.1.5. Publicera möteshandlingar på malmo.se

I samband med att kallelse/föredragningslista skickas ut till nämnden ska den också publiceras på www.malmo.se. Dokumentet konverteras till en PDF-fil och döps till

”Kallelse och föredragningslista” + aktuellt sammanträdesdatum.

Tänk på att kontrollera så att kallelsen som publiceras inte innehåller personnummer eller andra personuppgifter som kan vara känsliga vid

webbpublicering. Om föredragningslistan innehåller ärenden med sekretess måste det säkerställas att inga känsliga uppgifter förekommer i dokumentet.

Datainspektionens vägledning säger att tjänstepersoners och förtroendevaldas personuppgifter får publiceras om uppgifterna har samband med deras tjänsteutövning eller uppdrag (namn, politisk tillhörighet, uppgift om ansvarig handläggare för ärende eller liknande information). Om en sådan person däremot förekommer i något annat sammanhang, till exempel ett personalärende eller som privatperson gäller samma regler som för övrig publicering.

Bilagor i form av tjänsteskrivelser och beslutsunderlag kan publiceras om det kunnat säkerställas att inga personuppgifter eller känslig information förekommer i dokumenten. Endast den aktuella kallelsen till nästkommande möte bör ligga publicerad på webben. Gamla kallelser tas bort efter sammanträdet.

38 11.1.6. Sammanträde ska hållas

Kallelse/ föredragningslista ska skickas ut till Malmö stads nämnder senast 7 dagar före sammanträdet, om inte annat står i nämndens reglemente eller är reglerat av nämnden själv. Föredragningslistan tjänar inte bara syftet att informera om tid, plats och dagordning för mötet – den informerar också anställda, fackliga representanter och stadens medborgare om vilka beslut de förtroendevalda står begrepp att fatta. Kallelse/ föredragningslista ska därför publiceras på

www.malmo.se i samband med utskicket till nämnden.

11.2. Det digitala sammanträdet

I Malmö stad distribueras sammanträdeshandlingar i första hand digitalt till stadens förtroendevalda (via applikationen Netpublicator). Digitala sammanträden är mindre kostsamt och mer miljövänligt än de tidigare pappersbaserade utskicken.

Det är också enklare för såväl nämndadministratörer som förtroendevalda att slippa hantera stora mängder pappersunderlag till sammanträdena.

11.2.1. Stöd vid införande av digitala sammanträden

I övergången från ett pappersbaserat sammanträde till ett digitalt kan extra stöd till nämnden behövas. Man kan ha behov av trådlöst nätverk i lokalen, bra möjligheter att ladda och koppla in sin utrustning och möjlighet till support i den händelse något går fel.

Under själva sammanträdet bör föredragningslistan och eventuellt aktuell handling projiceras på väggen för att ge möjlighet för samtliga deltagare att följa mötets gång.

I den händelse en enskild ledamots utrustning inte fungerar kan denne fortfarande följa mötet via projektorn. Det kan också vara en god idé att ha något exemplar av föredragningslistan och sammanträdeshandlingarna tillgängligt (i digital form eller pappersform) i den händelse någon saknar pekplatta eller en övrig deltagare vill kunna följa mötet.

PUL

Personuppgifter får aldrig publiceras på www.malmo.se utan särskilt medgivande från den berörda personen.

11.2.2. Struktur för publicering i Netpublicator

I Netpublicator ska handlingar som rör det digitala mötet och de ärenden som behandlas finnas åtkomliga för de ledamöter som har ett uppdrag i nämnden samt tjänsteperson som återkommande deltar i nämndssammanträden. Övriga

intressenter kan ta del av handlingarna via www.malmo.se, direkt i diariet eller genom att beställa handlingarna från aktuell förvaltnings registratorsfunktion.

39 I applikationen är det lämpligt att använda en mappstruktur per

sammanträdesdatum där kallelse/föredragningslista samt tillhörande

tjänsteskrivelser och beslutsunderlag publiceras. För protokoll skapas en särskild mapp för innevarande år där samtliga protokoll kan återfinnas. Inbjudningar till nämnden och referensmaterial som till exempel styrdokument som kan vara relevanta som ett beslutsunderlag i flera ärenden kan också placeras i en särskild mapp.

I appen sker ingen automatisk avpublicering av dokument och mappar. Om nämnden önskar ha kvar tidigare underlag som ett dokumentbibliotek kan mapparna bevaras i appen i upp till två år. Därefter ska de rensas bort, för att undvika alltför stora mängder lagrade dokument. Om en förtroendevald önskar tillgång till ett äldre underlag eller en specifik handling kan dessa sökas fram ur förvaltningens arkiv.

11.2.3. Förtroendevalda som inte kan eller vill hantera digitala handlingar Det kan finnas ledamöter som av olika anledningar inte vill eller kan hantera handlingarna digitalt. Standard i Malmö stad är att handlingar skickas ut digitalt, men det är fortfarande tillåtet att istället skicka ut pappershandlingar till enskilda förtroendevalda, till exempel vid funktionshinder eller stora svårigheter att tillgodogöra sig det digitala formatet. Pappersutskicket ska i sådant fall ersätta det digitala formatet – inte komplettera det. En förtroendevald som väljer att ta emot pappersutskick ska alltså lämna tillbaka eventuell utrustning (pekplatta eller dator) som delats ut i syfte att hantera digitala handlingar.

11.2.4. Hur får en intressent tillgång till sammanträdeshandlingarna?

Tidigare har anställda eller förtroendevalda som inte ingår i nämnden i vissa fall prenumererat på sammanträdeshandlingar i pappersform. Detta upphör i samband med övergången till digitala sammanträden och Platina. Det finns ett par sätt att tillgängliggöra möteshandlingarna:

- Personen har en inloggning i Netpublicator och kan på så vis läsa

handlingarna i sin pekplatta eller via webbsidan (varje användare debiteras med 120 kr/år)

- Personen kommer åt handlingarna genom att söka i Platina. Observera dock att ej diarieförda tjänsteskrivelser inte är tillgängliga för alla användare.

- Personen kommer åt kallelser och protokoll via www.malmo.se

- Sekreteraren skapar en gemensam mapp för sammanträdeshandlingar dit utvalda personer har tillgång

11.3. Efter politiskt sammanträde 11.3.1. Färdigställa protokoll

Liksom för kallelse och tjänsteskrivelse ska den kommungemensamma dokumentmallen för protokoll användas. Ifrån Platinas protokollsvy kan

40 protokollet genereras i Word med automatisk information från kallelsen och de tjänsteskrivelser som behandlats under sammanträdet.

Sida 1

På protokollets förstasida anges tid och plats för sammanträdet samt uppgift om de

På protokollets förstasida anges tid och plats för sammanträdet samt uppgift om de

In document Malmö stads. Ärendehandbok (Page 31-0)