• Hantera redovisning och övrig ekonomiadministration
• Hantera finansförvaltning
• Handlägga finansieringsfrågor
• Arbeta med dagliga ekonomiprocesser
• Arbeta med fastighetstaxering
Risk för brister i hantering av attest och firmatecknare
Det finns risk för att attest sker i strid mot reglementet för verifikationer avseende jävs- och integritetsreglerna. Det finns risk för att utbetalningar attesteras av fel person på grund av att attestförteckningarna inte är uppdaterade och kommunicerade med
systemförvaltarna för ekonomisystem och verksamhetssystem. Det finns en risk för att kontrakt/avtal skrivs på av andra än
firmatecknare för Kalmar kommun. Detta kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada för kommunen i form av skadestånd/vite från kunder, leverantörer eller andra myndigheter.
Kategori: Risk i finansiell rapportering
Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3)
Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar
Attestförteckning Attestförteckning för verksamhetsår beslutas i nämnd en gång per år (december för kommande verksamhetsår). Attestförteckning skickas efter beslut till ekonomienheten.
Löpande uppdatering hanteras enligt besluts av förvaltningens ekonomer.
Metod: Beslutad attestförteckning i nämnd skickas till ekonomienheten för kommande verksamhetsår senast 31/12. Löpande uppdateringar kan härledas genom revisioner och skickas till ekonomienheten i samband med uppdatering.
.
Frekvens: Minst en gång per år eller om förändring av attestförteckning sker.
.
Attestförteckning 2020 beslutad i nämnd 191211, diarienr 2019/1020. Löpande uppdateringar har gjorts under året (totalt åtta versioner).
Firmatecknare Förteckning över firmatecknare beslutas i nämnd en gång per år (december för kommande verksamhetsår). Förteckning skickas efter beslut till ekonomienheten.
Löpande uppdatering hanteras enligt beslut av förvaltningens ekonomer.
Metod: Ett beslut i nämnd inför kommande verksamhetsår. Uppdateringar hanteras löpande av ekonom genom nya revisioner.
Förteckning över firmatecknare skickas av ekonom till ekonomienheten senast 31/12 för kommande verksamhetsår. Löpande uppdateringar skickas av ekonom i direkt anslutning med ny revision till ekonomienheten.
.
Frekvens: Minst en gång per år eller om förändring av förteckning över firmatecknare sker.
.
Förteckning över firmatecknare 2020 beslutad i nämnd 191211, diarienr 2019/1030. Senast reviderad förteckning över firmatecknare, med tillägg leasingförbindelser, beslutad i nämnd 200826, diarienr 2019/1030.
Risk för brister i hantering av leverantörsfakturor
Risk föreligger att kostnader inte redovisas enligt gällande kommunbas20 och att representation, kurser och resor inte har korrekt dokumentation avseende syfte, deltagande. Risk att leverantörsfakturor inte betalas i tid.
Kategori: Risk i finansiell rapportering
Riskvärde: 12 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 3)
Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Underlag i redovisni
ngen
Kontroll av fakturor som avser representation, kurser, resor. Syfte och deltagare obligatoriskt.
Metod: Kontroll av bokförda fakturor, 2% av periodens ankomstregistrerade fakturor.
.
Frekvens: En gång per år.
.
Ett flertal avvikelser gällande både syfte och deltagare. En utbildning med fokus på redovisning är inplanerad 2021 då bl.a. vikten av underlag i redovisningen är med på agendan.
Förfallna fakturor Kontrollera att det inte finns några förfallna leverantörsfakturor vid månadsbryt.
Metod: Kontrollera via fakturahanteringsystemet att inga fakturor förfallit till betalning den 10e varje månad.
.
Frekvens: En gång per månad.
.
Förhållandevis få förfallna fakturor vilka merparten beslutsattesterats inom kort efter påminnelse.
Rutin avseende fakturahantering under ledighet
Rutinen berör de som hanterar fakturor inom utbildningsförvaltningen. Antingen som granskare eller attestant. Vid frånvaro ska ersättare anges direkt i fakturasystemet så att fakturor som skickas till frånvarandes låda automatiskt går vidare och inte blir liggande hos den frånvarande under en längre period och på så vis riskera förfalla till betaldatum.
Beslutsattestant anger ersättare enligt gällande attestförteckning. För ledighet under perioden sommar/jul anges TF FC som beslutsattestant om ordinarie ersättare enligt ordinarie attestförteckning ej är tillgänglig. Ersättare vid ledighet till fakturagranskare kan vara t ex annan skolsekreterare, chef/biträdande chef (för centrala fakturor gäller annan
tjänstgörande person på förvaltningskontoret).
För ledighet under sommar/jul gäller förteckning över förvaltningens tjänstgörande personal, om ej annat alternativ finns.
Fakturagranskare anger i så fall tjänstgörande skolsekreterare för den/de veckor ledigheten avser. Fakturahanteringen vid ledighet bör dock i första hand hanteras inom respektive organisation.
Metod: Avstämning i fakturasystemet om ersättare finns uppsatt. Om ej ersättare finns angett i systemet, görs avstämning med rektor/förskolechef/enhetschef om hur fakturahanteringen under ledigheten hanterats.
.
Frekvens: En gång per år.
.
Förhållandevis få förfallna fakturor under ledighet, bedöms ha hanterats tillfredställande.
Aktiviteter:
Aktivitet Beskrivning Status Färdiggrad Kommentar
Syfte och deltagare - underlag till redovisningen
Då det vid uppföljningen av intern kontroll 2020 noterades ett flertal avvikelser gällande att syfte ej angetts vid representation eller personalvård samt att deltagare ej angetts alls eller felaktigt antal i förhållande till vad som fakturerats så upprättades denna aktivitet som syftar till att komma till rätta med detta.
Risk för brister i redovisningen
Det finns risk för att redovisningen och underlagen till denna brister. Främst avser detta bokföringsorder. Det finns också risk för brister i rättelser som inte kan härledas samt balanskonton som inte avstäms regelbundet.
Kategori: Risk i finansiell rapportering
Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3)
Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar
Kontoslag Kontroll av kontering mot kommunbas20. Metod: Stickprov av leverantörsfakturor ur ekonomisystemet som kontrolleras mot kommunbas20 avseende kontoslag och motpart. Stickprovet bör omfatta 2 procent av kontrollerad periods leverantörsfakturor.
.
Frekvens: Tre gånger per år.
.
Funnit ett antal avvikelser gällande kontoslag.
Många felkonteringar fångas upp och bokas om av ekonomerna på UF vid olika
avstämningar varför hanteringen överlag ändå bedöms godkänd. Väldigt få avvikelser har identifierats gällande motpart.
Avstämning av balanskonton
För att säkerställa att handkassaredovisningen görs löpande och för att minska risken att inaktiva handkassor fortfarande finns öppna i systemet, görs avstämningar av balanskontot inför varje bokslut (augusti och december).
Metod: Avstämning av bokförda händelser och saldo på balanskonto.
.
Frekvens: Två gånger per år.
.
Inga avvikelser noterade.
Risk för brister i hantering av kundfakturering
Risk för att fakturering inte sker i rätt tid eller inte alls och att debiterade avgifter inte följer beslutade taxor och avtal. Detta kan leda till ökad administration när rättelser måste ställas ut och förtroendet för kommunen kan skadas. Det kan också innebära förlorade intäkter.
Kategori: Risk i finansiell rapportering
Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3)
Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar
Korrekt debiterade avgifter
Kontrollera att debiterade avgifter stämmer överens med tagna taxor och avtal.
Metod: Kontrollera konton för
interkommunalersättning och uthyrning av lokaler. Stickprov ur bokföringen. Stickprov bör omfatta 2% av kontrollerad period.
.
Frekvens: Två gånger per år.
.
Inga avvikelser noterade.
Rutiner för ströfaktu rering
Uppföljning mot budget för att fånga upp debitering av budgeterade intäkter (ej statsbidrag)
Metod: Kontroll av bokförda intäkter mot budget i samband med budgetuppföljning.
.
Frekvens: Tre gånger per år.
.
Fyra prognosmöten har genomförts för alla enheter, mestadels av budgeterade intäkter har debiterats enligt plan.
Kontroll av nollfaktu ror
Kontroll av beslutsunderlag till familjer med helt nedsatt barnomsorgsavgift, sk "nollfakturor".
Metod: Systemförvaltare på
förvaltningskontoret tar ut underlag på familjer som mottagit "nollfakturor" från procapita. Ett uttag görs på det som är fakturerat i april och ett för september. Stickprov omfattande 10%
av varje uttag plockas ut av systemförvaltare som sammanställer detta till ett underlag och skickar till kontrollansvarig. Underlaget tas med ut till respektive enhet vid verksamhetsbesöket och matchas där mot verkställda beslut.
Besluten hanteras och dokumenteras enligt arkivplan.
.
Frekvens: En gång per år.
.
Några få avvikelser noterade, hanteringen överlag bedöms godkänd.
Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Förändrad familjesa
mmansättning
Granska att respektive enhet utfört kontroll gällande eventuell förändring av
familjesammansättning per 31/5 resp. 31/10 avseende barn på förskola och fritids. En förändring av barnsomsorgavgift för den enskilda familjen kan bli aktuellt om familjesammansättningen ändrats.
Metod: Skolsekreteraren utför kontrollen 2 ggr per år (per den 31/5 och 31/10) genom att plocka ut de ensamhushåll som finns
registrerade i procapita och matchar dessa mot vad som är registerat hos skatteverket.
Instruktion skickas ut från förvaltningskontorets systemförvaltare i början av maj och oktober.
Dokumentation görs av skolsekreterare i UF:s gemensamma barn- och elevmätningsfil.
Systemförvaltare sammanställer kontrollen i IKP.
.
Frekvens: Två gånger per år.
.
Kontroll utförd av samtliga enheter för såväl vår- som hösttermin 2020.
Inkomstjämförelse Varje år görs en inkomstjämförelse mellan familjens uppgivna inkomst i kommunens system mot den taxerade förvärvsinkomsten.
Detta resulterar i antingen en tilläggsfaktura eller en återbetalning.
Metod: Inkomstjämförelsen görs i februari varje år daterad 2 år bakåt (dvs 2017 görs
inkomstjämförelsen för 2015). Taxerad förvärvsinkomst jämförs med den
sammanlagda inkomst till hushållet familjen angivit för tidpunkten och resulterar in
tilläggsfaktura eller en återbetalning. Den totala nettojusteringen för nämnden redovisas i kontrollkommentaren. All data genereras per automatik i en årlig körning. Kontrollen utförs av förvaltningens systemförvaltare.
.
Frekvens: En gång per år.
.
Tilläggsfakturor utställda resp. återbetalningar genomförda, total nettojustering 1 855 tnkr.
Risk för brister i hanteringen av mervärdesskatt
Det finns risk för att kommunens hantering och redovisning av mervärdesskatt är felaktig. Momslagstiftningen är komplicerad vilket ökar risken för fel.
Kategori: Risk i finansiell rapportering
Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3)
Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar
Fördelning av moms
Kontroll av att moms har fördelats på
respektive verksamhet kostnaden konterats på.
Metod: Stickprov ur redovisningen, 2%
periodens ankomstregistrerade fakturor.
.
Frekvens: Tre gånger per år.
.
Få avvikelser noterade, bedöms godkänt.
Korrekt momsbelop p
Kontrollera att korrekt momsbelopp är konterat avseende representations- och
billeasing-/hyresfakturor.
Metod: Stickprov på 2% av periodens ankomstregistrerade fakturor avseende representation och billeasing/hyror.
.
Frekvens: Tre gånger per år.
.
Få avvikelser noterade, bedöms godkänt.
Risk för brister i hantering av kontanter eller motsvarande stöldbegärliga värdeföremål
Det finns risk för att kontanter eller andra stöldbegärliga föremål inte hanteras enligt gällande rutiner och riktlinjer. När det gäller kontanter finns det också risk för att handkassorna redovisas i fel period och momsen därmed blir felaktig. Det finns också risk för att förteckningen över handkassor eller andra stöldbegärliga föremål inte är aktuell och handkassorna/föremålen därmed försvinner.
Kategori: Risk i finansiell rapportering
Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3)
Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Försäljningskassa Även om det inte finns försäljnings/cafékassor i
någon större omfattning är det viktigt att med jämna mellanrum göra en avstämning hur kassahanteringen ser ut för att säkerställa att redovisningen till kommunens dagbokföring görs korrekt. Under 2020 kommer revision göras på kassahanteringen på följande skolor:
Kalmarsundsskolan, Lindsdalskolan, Falkenbergsskolan.
Metod: Kontroll att kassa överensstämmer med kvittensblock och att insättning gjorts vid delårsbokslut resp. årsbokslut alternativt fler gånger om saldot överstigit 5 tkr.
.
Frekvens: Två gånger per år.
.
Öppna förskolan Måsen har tillkommit som har försäljningskassa medan Kalmarsundsskolan lagt ned sin försäljningskassa. Mindre avvikelse noterad på den enhet som numera lagt ned sin försäljning.
Inventarieförtecknin gar
Kontrollera att inventarieförteckningar hålls uppdaterade.
Metod: I samband med bokslutet granska att inventarieförteckningar är uppdaterade, stämma av förteckningar mot inventarier.
.
Frekvens: En gång om året.
.
Granskningen har ej kunnat genomföras såsom tänkt bl.a. till följd av Corona. I stort sett alla inventarieförteckningar dock insamlade med undantag av vissa enheter som av olika anledningar fått dispens.
Aktiviteter:
Aktivitet Beskrivning Status Färdiggrad Kommentar
Hantering försäljnin gskassa
Då det vid uppföljningen av intern kontroll 2019 framkom att en enhet inte skött redovisningen av försäljningskassan korrekt så upprättades denna aktivitet som syftar till att öka kunskapen gällande hur kassan ska hanteras.
Pratat med ansvarig för försäljningskassan på den enhet som ej skött hanteringen korrekt.
Frågat vad som är anledningen till avvikelsen och pratat om hur hanteringen ska skötas.
Ytterligare åtgärder, i första hand genomgång på plats, kommer göras om avvikelsen kvarstår.
Enheten har valt att lägga ned sin försäljningskassa så aktiviteten avslutas därmed.