Kommungemensamma och förvaltningsspecifika riktlinjer och anvisningar i verksamheten

3.2.1. Iakttagelser

Omsorgsnämnden - avgifter för äldreomsorg

Omsorgsnämnden i Kalmar kommun är enligt reglemente ansvarig för hälso- och sjukvården i kommunen. Ansvaret omfattar bland annat att tillhandahålla omsorg för människor med funktions-hinder och äldre i behov av stöd och hjälp genom omsorg i hemmet, korttidsvistelse, särskilt bo-ende, anhörigstöd och kommunal hälso- och sjukvård. Kommunens avgifter för äldreomsorg omfat-tar bland annat följande avgiftstyper: hemtjänst, vård- och omsorgsboende, trygghetslarm, korttids-vistelse, matdistribution och dagverksamhet för personer med demenssjukdom. Samtliga avgiftsty-per är registrerade i förvaltningens system Procapita utifrån antagen taxa. Det är avgiftshandläg-gare som lägger upp och uppdaterar taxan i systemet. Systemet är programmerat så att avgiften automatiskt beräknas utifrån inlagda uppgifter om omsorgstagaren och har således lite manuell handpåläggning.

Omsorgsnämnden har beslutat om omsorgsavgifter för 2020 (§92, 2019-12-19) och tagit fram till-lämpningsanvisningar för äldreomsorgsavgifter där det framgår beräkning av avgift samt hur ofta debitering sker. Det finns även en broschyr för omsorgsavgifter 2020 där vissa siffror inte är upp-daterade för 2020..

Beräkning av avgifter

Avgiftsunderlaget beräknas utifrån aktuella förvärvs- och kapitalinkomster som är skattepliktiga enligt inkomstskattelagstiftningen och som den enskilde förväntas få under de närmaste tolv må-naderna. Dessutom ska bostadsbidrag och särskilt bostadstillägg räknas som inkomst. Förmögen-het ska inte påverka avgiftsunderlagets storlek. Vid avgiftsberäkning för makar och registrerade partners läggs inkomsten samman och fördelas därefter med hälften på vardera maken. För sambo beräknas inkomsten var för sig.

Om uppgifter för beräkning av avgiftsunderlag saknas eller inte lämnas av omsorgstagare gäller nedanstående handläggningsrutin.

1. Påminnelse per brev till omsorgstagare eller legal företrädare.

2. Så långt det är möjligt görs en preliminär beräkning på de uppgifter som finns. Används tills andra uppgifter lämnas.

3. Om väsentlig uppgift saknas, inkomst eller boendekostnad, anges avgiften till högsta avgift en-ligt omsorgstaxan i förhållande till den nivå omsorgstagaren är placerad i. Om avgiften gäller hem-sjukvårdspatient blir avgiften det fastställda priset för hemsjukvård per månad.

4. Om uppgifter senare lämnas och ny avgiftsberäkning ger en lägre avgift än i punkt 2 så sker återbetalning upp till och med 6 månader av felaktig avgift.

Ett ärende påbörjas av att ansökande (omsorgstagaren) lämnar in en ansökan till omsorgsförvalt-ningen. En biståndshandläggare går igenom ansökan och fattar sedan ett biståndsbeslut över vilka insatser som omsorgstagaren beviljas. Beslutet förmedlas sedan till den sökande och eventuell legal företrädare. Det är biståndshandläggaren som ansvarar för att kontinuerligt följa upp och ompröva biståndsbeslutet. Efter att ett nytt beslut tagits meddelar systemet att det finns ett nytt beslut för omsorgstagaren. Uppgifter om omsorgstagaren hanteras i verksamhetssystemet där biståndsbeslut och uppgifter om vilka insatser omsorgstagaren har finns registrerade.

Innan avgiften tas ut måste kommunen försäkra sig om att omsorgstagaren har ekonomiskt ut-rymme att betala för insatser och hemsjukvårdsavgifter. För att få underlag för att beräkna avgifts-utrymmet läser en robot i Procapita av om det finns behov av en inkomstblankett beroende på om det är en ny kund eller ej. Behövs inkomstblankett lämnar roboten kvar ärendet för en handläggare att titta på och behövs det ej tar roboten bort ärendet. Modul för inkomstförfrågningar finns i Proca-pita. Får handläggaren omsorgstagarens samtycke kan inkomstuppgifter hämtas från Pensions-myndigheten, Försäkringskassan, statlig/kommunal skatt, privata pensionsförsäkringar, bostadstill-lägg, boendeuppgifter etc. Om omsorgstagaren inte vill lämna de uppgifter som efterfrågas väljer omsorgstagaren att betala högsta avgiften i enlighet med reglerna om maxtaxa inom äldreomsor-gen. Omsorgstagaren har ansvar att uppdatera handläggaren om det sker några förändringar i inkomstuppgifterna. Maxtaxa år 2020 är 2 125 kr.

Utifrån inlämnade inkomstuppgifter samt inhämtad information från Pensionsmyndigheten och För-säkringskassan beräknas omsorgstagarens förbehållsbelopp fram. Förbehållsbeloppet ska garan-tera en skälig levnadsnivå och består av ett nationellt fastställt belopp som ska täcka normala lev-nadskostnader som t. ex el, möbler, hygienartiklar etc. Hur stort beloppet är beror på om omsorgs-tagaren lever tillsammans med en partner eller själv samt åldern och om omsorgsomsorgs-tagaren har barn som är folkbokförda hos sig.

Efter att förbehållsbelopp räknats fram kan omsorgstagarens avgiftsutrymme beräknas. Det sker en automatisk beräkning i systemet utifrån inlagd taxa för att få fram avgiftsutrymmet samt vilken avgift omsorgstagaren ska debiteras för sina insatser. Beräkningen säkerställer att avgiften fast-ställs inom omsorgstagarens avgiftsutrymme och som högst till maxtaxa. Efter att omsorgstaga-rens avgift beräknat fram skickas en bekräftelse till omsorgstagaren innefattande vilken avgift som gäller.

För att rätt avgift ska kunna debiteras är det av vikt att rätt uppgifter registreras i försystemet, ex-empelvis:

• Varaktigt förändrade förhållanden, till exempel om ena partnern flyttar eller avlider.

• Väsentligt ändrad inkomst.

• Flyttning och förändrad hyra.

• Reavinster efter t.ex. fastighetsförsäljning, aktieförsäljning m.m.

Vid förändringar åligger det omsorgstagaren att själv informera om sådant som kan påverka be-räkningen av avgiften.

Kultur- och fritidsnämnden - avgifter för hyror

Kultur- och fritidsnämndens taxor och avgifter beslutades av kommunfullmäktige 2020-05-25. Tax-orna antogs 2015 och revideras varje år. I dokumentet framgår vilka olika typer av hyror som före-kommer vid olika idrottsaktiviteter.

Taxeindelningen består av sex olika kategorier beroende på vilken anläggning som hyrs och delas även upp i ungdomstaxa eller seniortaxa. Ungdomstaxa beviljas för föreningar som har renodlad barn- och ungdomsverksamhet, dvs. lag/grupper med barn och ungdomar upp till 20 år, där träning och matcher i ungdomsserier eller ungdomstävlingar sker. Till hyrorna kan det även tillkomma tilläggsavgifter beroende på vad hyran avser. Exempelvis kan det tillkomma ett tillägg för belysning på en match. Utöver hyresavgifterna som debiteras med tillhörande tillägg, debiteras även entré-avgift för Äventyrsbadet och Kalmar teater. I intervju uppges att dessa riktlinjer är tydliga och fun-gerar väl.

Vid fördelning av tider samt uthyrning av idrottshallar, ishallar och övriga idrottsanläggningar inom kultur- och fritidsförvaltningens ansvarsområde, har nämnden fastställt en prioritetsordning. Den innebär att beroende på vilken verksamhet som avser att hyra anläggningen finns det olika priorite-ringar, exempelvis om det är en ungdomsförening eller privatperson. Det finns 15 olika prioritets-grupper där bland annat grupp 1 avser SM-tävlingar och internationella tävlingar och grupp 15 avser träning för utomkommunal verksamhet eller övrig verksamhet.

Samhällsbyggnadsnämnden - avgifter för miljötillsyn

Avdelningen för Miljötillsyn hos samhällsbyggnadsnämnden utgår från fastställd taxa avseende Taxa för prövning och tillsyn inom miljöbalkens område (antagen av KF 2017-12-18) vid debitering av avgifter för miljötillsyn. Denna taxa gäller avgifter för samhällsbyggnadsnämnden i Kalmar kommuns kostnader för prövning och tillsyn enligt miljöbalken eller bestämmelser meddelade med stöd av miljöbalken eller med anledning av EU:s förordningar inom miljöbalkens tillämpnings-område, bl.a. vad gäller naturvård- och kulturvård, skydd av områden, miljöfarlig verksamhet, häl-soskydd, verksamheter som orsakar miljöskador, vattenverksamhet, skötsel av jordbruksmark, kemiska produkter och biotekniska organismer samt avfall och producentansvar. Enligt intervjuer sker årlig indexuppräkning av Samhällsbyggnadsnämnden baserat på prisindex för kommunal verksamhet från Sveriges Kommuner och Regioner (SKR).

Beräkning av avgifter

Enligt genomförd intervju hanterar Samhällsbyggnadsnämnden i huvudsak tre typer av avgifter för miljötillsyn:

• Avgift för årlig tillsyn i enlighet med miljöbalken.

• Avgift för prövning med anledning av anmälan, dispens eller ansökan om tillstånd för verk-samhet eller åtgärd enligt miljöbalken.

• Avgift för handläggning av befogat klagomål enligt miljöbalken

Avgiftsuttag för tillsyn sker enligt Taxa för prövning och tillsyn inom miljöbalkens område baserat på nedanstående kriterier:

1. I förhållande till den handläggningstid som i taxan bestämts för ärendet (fast avgift).

2. I förhållande till den årliga handläggningstid som anläggningen eller verksamheten tillde-lats (årlig tillsynsavgift).

3. I förhållande till den faktiskt nedlagda handläggningstiden i det enskilda ärendet (timavgift).

4. Enligt de andra grunder som anges i taxan.

Timtaxan uppgår i enligt nuvarande taxa till 951 kronor per hel timme handläggningstid. Handlägg-ningstid avser den sammanlagda tid som varje tjänsteman vid samhällsbyggnadsnämnden har använt för inläsning av ärendet, kontakter med parter, samråd med experter och myndigheter, inspektioner, revisioner, provtagning och kontroller i övrigt, beredning i övrigt i ärendet samt före-dragning och beslut (Taxa för prövning och tillsyn inom miljöbalkens område). Samhällsbyggnads-nämnden får för varje kalenderår besluta att reglera den i denna taxa antagna timtaxan med en procentsats för det innevarande kalenderåret i Prisindex för kommunal verksamhet (PKV). Denna justering sker utifrån oktober månad 2017. I nämndens försystem (Vision) loggas den uppdatering som sker och det går i efterhand att följa upp vad som har uppdaterats, vem som genomförde uppdateringen samt när detta genomfördes.

Vid genomförd intervju framkommer att aktuell taxa är vedertagen i verksamheten men att det är förhållandevis vanligt att diskussion sker internt bland handläggare och tillsynsutövare om hur de ska tolka fastställd taxa i samband med de tillsynsärenden som genomförs. Det finns även en på-gående diskussion i verksamheten kring hur taxan ska harmoniseras med SKR:s modell för hur avgifter för miljötillsyn ska beräknas.

Enligt intervju är det främst ansvarig ekonom på förvaltningen och handläggare med specifikt an-svar för fakturering som för korrespondens med ekonomicenter och följer upp de krav som ställs enligt fastställd kommuncentral rutin för kundfakturering.

Samhällsbyggnadsnämnden - avgifter för bygglov

Avdelningen för Bygglovshantering hos Samhällsbyggnadsnämnden utgår från fastställd taxa av-seende Plan- och bygglovstaxa med mät och karttaxa (Fastställd av KF 2011-03-23 och senast reviderad 2015-11-30). Denna taxa grundas utifrån Sveriges kommuner och Regioners (SKR) taxa för åtgärder som planläggs enligt Plan- och bygglagen (SFS 2010:900) som gäller från och med 2 maj 2011.

Enligt genomförd intervju hanterar samhällsbyggnadsnämnden vanligtvis ärenden avseende start-besked och beslut vid bygglovsansökningar samt diverse sanktionsavgifter inom mark och bygg-nadsområdet. Det är totalt 8 handläggare som hanterar bygglovsärenden och 2 handläggare har huvudsakligt ansvar för att sammanställa debiterade handläggningar i förvaltningens försystem och skicka fakturafil till kommunens centrala ekonomisystem.

Beräkning av avgifter

Enligt intervju beräknas taxan för bygglov i Kalmar kommun främst som en funktion av ett värde som utgör en tusendel av gällande prisbasbelopp (mPBB) samt ärendeberoende faktorer som grundar sig på tidsåtgång och komplexitet som handläggningen respektive ärendetyp kräver.

Taxan uppdateras i takt med årlig uppräkning av prisbasbasbeloppet. I nämndens försystem (Vis-ion) loggas den uppdatering som sker och det går i efterhand att följa upp vad som har uppdate-rats, vem som genomförde uppdateringen samt när detta genomfördes.

Därutöver kan en justeringsfaktor tillkomma (N) för att anpassa avgiftsnivån baserat på utomstå-ende faktorer som invånarantal, kostnadstäckning eller dylikt (Plan- och bygglovtaxa med mät- och karttaxa).

Grundprincip för beräkning av taxa: Faktor * mPBB * N

I aktuell taxa finns därutöver tillgängligt en så kallad prislista som är en sammanställning av de vanligast förekommande ärendetyperna och beräknad avgift för dessa. Detta för att förenkla till-lämpning av taxan och kunna ge besked om kostnader för den som ansöker om bygglovet (Plan- och bygglovtaxa med mät- och karttaxa).

Vid genomförd intervju framgår att beräkning av taxa främst utgår från faktorerna hur stort objektet är (area) samt handläggningens komplexitet i form av hur lång det tar att handlägga bygglovet. De vanligaste byggloven som handläggs avser privat nybyggnad och tillbyggnad av fastighet. Enligt genomförd intervju innebär handläggning av dessa bygglov låg komplexitet för handläggaren samt att dessa byggnationer vanligtvis inryms inom på förhand bestämda gränsvärden. Detta gör att handläggning kan ske med en avgiftsnivå i enlighet med på förhand bestämd avgift enligt prislistan i aktuell taxa per 2020. I övriga fall sker beräkning av bygglovstaxan vanligtvis enligt intervjuer utifrån den underrättelse och expediering som sker samt handläggningsfaktor för bygglov (HF1) och handläggningsfaktor för startbesked (HF2).

Enligt genomförd intervju har varje handläggare en god förståelse och kunskap kring den nuva-rande taxans innehåll och uppbyggnad och kan överföra dess innehåll till den tekniska komplexitet som det innebär att handlägga ett bygglovsärende. Det finns på så sätt ett tillitsförhållande över att handläggare debiterar rätt avgifter utifrån aktuell taxa.

Vid intervju framkommer att ansvariga har kännedom om kommunens centrala riktlinjer för regler vid debitering, krav och värdering av kundfordringar och de förlitar sig på att den kommuncentrala ekonomiavdelningen hanterar vidare fakturahantering och betalningsbevakning enligt de riktlinjer som finns fastställda.

Utbildningsnämnden – avgifter för barnomsorg

Enligt utbildningsnämndens reglemente fullgör nämnden kommunens uppgifter inom skolväsendet för barn och ungdom, omfattande skolformerna; förskola, förskoleklass, grundskola och grund-särskola

Nämnden utgår från en framtagen maxtaxa för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg (anta-gen av KF 2015-05-25) för den avgift som debiteras för berörd omsorg. Inkomsttak i maxtaxan indexgenereras enligt Regeringsbeslut 2015 och fastställs årligen av Skolverket.

Beräkning av avgifter

Avgiften beräknas i första hand utifrån nedanstående faktorer:

• verksamhetsform,

• antal barn i hushållet,

• hushållets sammanlagda bruttoinkomst,

• samt det indexreglerade högsta inkomsttak som årligen fastställs av Skolverket (Maxtaxa för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg)

Avgiftsplikten är gemensam för både ensamstående föräldrar och sammanboende/gifta föräldrar.

Vid gemensam vårdnad grundas avgift på där barnet är mantalsskrivet. Avgiftsgrundande inkomst avser hushållets sammanlagda bruttoinkomst per månad oberoende om barnen är gemensamma eller inte (Maxtaxa för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg).

Inkomstuppgifter och aktuellt schema ska finnas tillgängliga hos kommunen senast den dag barnet inleder deltagande i förskoleverksamheten eller fritidshemmet. Ändring av inkomstuppgifter och schema ska genomföras av berörda föräldrar direkt när förändring sker och det finns en möjlighet att anmäla förändring med tillhörande underlag på kommunens hemsida (Maxtaxa för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg)

Huvudregeln för debitering inom förskola och pedagogisk omsorg för förskolebarn avser att beräk-ning sker 3 % av bruttoinkomsten i hushållet för det första barnet, 2 % bruttoinkomsten för det andra barnet och 1 % av bruttoinkomsten för det tredje barnet. Från och med det fjärde barnet i hushållet debiteras ingen avgift (Maxtaxa för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg).

För barn i allmän förskola (3–5 år) som har vistelsetid upp till 15 timmar debiteras ingen avgift. För de barn som har vistelsetid över 15 timmar per vecka reduceras förskoleavgiften med 33 %. För barn i pedagogisk omsorg sker debitering enligt samma principer som för allmän förskola (Maxtaxa för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg).

Huvudregeln för debitering inom fritidshem och pedagogisk omsorg för skolbarn avser att beräk-ning sker 2 % av bruttoinkomsten i hushållet för det första barnet, 1 % bruttoinkomsten för det andra barnet och 1 % av bruttoinkomsten för det tredje barnet. Från och med det fjärde barnet i hushållet debiteras ingen avgift (Maxtaxa för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg).

Barnomsorgsavgiften tas ut som en fast avgift per månad under ett helt kalenderår (12 månader) oberoende av hur många dagar barnet har varit närvarande. Undantag görs ej för sjukdom, semes-ter eller annan ledighet. En inskolningsperiod om 14 dagar per barn är avgiftsfri (Maxtaxa för för-skola, fritidshem och pedagogisk omsorg).

Enligt genomförd intervju är aktuell maxtaxa för barnomsorgsavgifter vedertagen i verksamheten.

Aktuell maxtaxa med tillhörande information finns tillgänglig på kommunens hemsida kommunikat-ion sker till föräldrar om denna maxtaxa genom enhetsansvariga i berörda verksamheter. Förvalt-ningen har tagit fram en intern processbeskrivning för hantering av barnomsorgsavgifter som är anpassad utifrån aktuell maxtaxa och de kriterier som ingår i denna (Processbeskrivning barnom-sorgsavgifter).

Enligt intervju följer nämnden de övergripande riktlinjerna för fakturering, påminnelse och kravhan-tering. Betalningsuppföljning och kravhantering hanteras av ekonomi och lönecenter, men i intervju beskrivs att förvaltningen är inblandad vid uppföljning av obetalda kundfordringar, när anstånd beviljas samt när betalningsplan upprättas.

3.2.2. Bedömning per nämnd

Omsorgsnämnden

Vår bedömning är att revisionsfrågan är uppfylld.

Bedömningen baseras på att det finns kommungemensamma och förvaltningsspecifika riktlinjer för hantering och beräkning av omsorgsavgifter. Granskningen visar att upprättade riktlinjer är kända och används i verksamheten.

Kultur- och fritidsnämnden

Vår bedömning är att revisionsfrågan är uppfylld.

Bedömningen baseras på att det finns kommungemensamma och förvaltningsspecifika riktlinjer för hantering och beräkning av taxor/hyror. Granskningen visar att upprättade riktlinjer är kända och används i verksamheten.

Samhällsbyggnadsnämnden

Vår bedömning är att revisionsfrågan är uppfylld.

Bedömningen baseras på att det finns kommungemensamma och förvaltningsspecifika riktlinjer för hantering och beräkning av bygglovsavgifter och avgifter för miljötillsyn. Granskningen visar att upprättade riktlinjer är kända och används i verksamheten.

Utbildningsnämnden

Vår bedömning är att revisionsfrågan är uppfylld.

Bedömningen baseras på att det finns kommungemensamma och förvaltningsspecifika riktlinjer för hantering och beräkning av barnomsorgsavgifter. Granskningen visar att upprättade riktlinjer är kända och används i verksamheten.

3.3. Kontroller för att säkerställa att alla avgifter blir fakturerade