Information och kommunikationssystem i Trelleborgs hamn

Av intervjumaterialet med Trelleborgs hamn har det framkommit att det idag finns sammanlänkande system mellan hamnen och de tre rederier. Samma uppsättning av integration på systemen finns med alla tre rederierna. Trelleborgs hamnssystem är direkt integrerat med rederierna vilket innebär att information som är nödvändig för processerna (främst lossning och lastning) i hamnen, skickas med hjälp av EDI tvärs över respektive aktör. Det skickas aviseringar om när fartyg beräknas ankomma samt avgå till och från hamnen. Sex till sju timmar innan ankomst får hamnen via EDI en ”lista” med hur många enheter som skall dras av från fartyget. Denna information går även ut till stuvarna i deras dragbilar vilket möjliggör att dessa kan hantera lossning av enheter i deras system som finns i dragbilarna. Stuvaren kör ombord tar en enhet och ”claimar” den. Detta betyder att stuvaren markerar enheten i systemet att hen arbetar med denna enhet samtidigt som systemet möjliggör för andra stuvare att se i deras dragbilar att denna enhet är ”claimad”, dvs att enheten hanteras. Efter att stuvaren har tagit enheten skall den lossas på en specifik plats tilldelad av systemet. I samband med detta skall stuvaren markera att enheten är färdig, dvs bekräfta att den är avlämnad. Vid ändring av avställningsplats på enheten måste stuvaren manuellt slå in den nya platsen på enheten. Parallellt med detta kan respektive rederi (den personal som sitter inne på rederiernas fraktkontor övervakar detta) se om en enhet är aktiv (pågående hantering) eller icke aktiv (står stilla). Det händer emellertid att det blir fel att en enhet inte lastas på det fartyg som den skall med. Rederi B anser att detta händer ofta men dom försöker förhindra det genom att stämma av med stuvarna. Vilket innebär att Rederi B skriver ut en lista på enheter som skall med en viss avgång sedan kommer en stuvare in på kontoret och stämmer av att de har samma antal enheter och att det är rätt enheter. Enligt Rederi B så förhindrar man många gånger ”kortskeppning” på detta vis genom att stämma av manuellt. Rederi B säger att systemen är orsaken till att dom dubbelkollar och stämmer av, då dom anser att dessa inte fungerar som de ska. Citatet nedan visar denna problematik:

”det men det fungerar inte, ja det råder ju lite förvirring över vad det är som inte fungerar för dom har inte blivit så hemskt mycket bättre, stuven har ett datasystem där dom får in vad vi bokar vad rederi c bokar, helt enkelt vad som finns vad skall lossas vad som skall

lastas och dom skall registrera sina lossningar och lastningar och även registrera var dom ställer trailrar, fungerar inte så bra… det är ju flera saker som inte fungerar så bra det är

dels att dom har saker klara i sitt system för lastningar alltså aktiva för lastning som inte skall vara aktiva, som inte vi har aktiva.”

Vid lastning på fartyg ser processen liknande ut som vid lossning. Rederierna skickar via EDI direkt till hamnens terminalsystem (vidare benämnt TOS) vilka enheter som skall lastas på en specifik avgång. Stuvarna ser samma information som TOS registrerat och går efter denna lista när dom skall lasta enheter på fartyg. Skillnaden här är att nya enheter kan tillkomma kort inpå avgång och även ändringar om vilka enheter som skall med. Stuvaren ”claimar” enheten lastar den på fartyget och bekräftar sedan i systemet att den är avlämnad på fartyget. Ovanstående processer för lossning och lastning på fartygen gäller endast för de enheter som inte har någon chaufför.

De enheter som har en chaufför kör ut och in själv från/till fartyget och hamnområdet. Dessa enheter stöter i kontakt med ett annat system benämnt GOS (gate operating system). GOS kommunicerar med TOS frekvent och det är två integrerade program. GOS avser att hantera processen vid gaten. Chauffören kör fram till gaten och slår in ett nummer, GOS i sin tur skickar en förfrågan till TOS för att kontrollera om detta är en giltig biljett. Om biljetten är giltig då öppnar GOS gaten, om biljetten inte är giltig då kommer det upp ett felmeddelande och chauffören ges möjlighet att kommunicera via intercom med Trelleborg port control för att lösa problemet. På ingående chaufförers ekipage mäts längden och ekipaget besiktigas. Detta gör GOS automatiskt när en chaufför passerar en fotogate, GOS skickar i sin tur denna information till TOS som skickar det vidare till respektive rederi som chauffören skall åka med. Med andra ord kommunicerar GOS internt och TOS står för den externa kommunikationen med rederierna. Om chauffören skall hämta en enhet får hen ett nummer som skall knappas in vid gaten och får besked om vart han kan hitta trailern inne på hamnområdet. Samma gäller för när chauffören skall lämna en enhet. Chauffören knappar in ett nummer vid gaten och får reda på var den skall lämnas. Oftast skall chaufförerna göra båda momenten, hämta och lämna en enhet vid samma tillfälle.

Chaufförerna som ankommer till hamnen måste gå in på rederiernas fraktkontor för att få ut nödvändig dokumentation för resan, innan de kan passera in i hamnområdet. Detta innebär att chaufförerna måste parkera sin lastbil för gå in på fraktkontoret och sedan efter detta kan dom gå igenom samma process som ovan, dvs gå till gaten slå in ett nummer och sen öppnas bommen om biljetten är giltig.

Ytan framför fraktkontoren är begränsad vilket gör att det lätt skapas långa köer och frustrationer. I skrivande stund byggs en ny check in som skall lösa de flaskhalsar som idag uppstår i detta område

samtidigt som den nya checkin upprustats för en mer digitaliserad hantering av incheckningen till hamnen. Digitalisering av processerna i samband med den nya checkin innebär att man i hamnen eftersträvar mindre handpåläggning, man vill att systemen skall kunna läsa av lastbilars registreringsnummer och sen skall i princip bommen öppnas. Hamnen påpekar dock att detta kräver en större integration med både rederierna och med led längre bak i kedjan. Hittills är det bara ett rederi som kommer ha ”online prechecked” i den nya checkin som då enligt en respondent på hamnen möjliggör en större nyttjandegrad av dessa digitaliserade systemen. Nedan visas ett citat från Trelleborgs hamn om framtidsvisionerna för digitalisering inom hamnområdet, mer specifikt incheckningsprocessen:

”utan tänk om kunden kunde gjort det hemma precis som flyget, långt i förväg så att när man kommer fram behöver man bara sätta sitt pass på en platta så säger systemet "ja tack",

tack vare att man talar om att man skall checka in hemifrån och fylla i all nödvändig info om resan. Då går bommen bara upp när man sätter passet och så får man en hänvisning då, helst skall det ju komma ut direkt till mobiltelefonen. "du ska vänta i fil 3". Det är ju dit

vi vill.”

Trelleborgs hamn är delaktiga i ett EU-projekt (Real Time Ferries) tillsammans med Rederi B och en systemtillverkare. Real Time Ferries är en plattform som avser att tillgängliggöra information, i real tid om fartygens avgångs och ankomsttider. Alla som är med i projekt delar med sig av information till systemet. Hamnen är med i detta projektet för att kunna använda informationen för att skicka ut föraviseringar av hämtningar och lämningar av enheter (trailers). Detta möjliggörs genom att informationen som hamnen får av rederierna om ankomst, knyts till en enhetsbokning i hamnens system som i sin tur görs tillgänglig för ett åkeri. Åkeriet skickar tillbaka informationen till hamnen med tillägg av chaufförens namn och registreringsnumret till dragbilen. När hamnen får denna information skapas en arbetsorder för hämtning av trailer och detta skickas ut till chaufförens app. Sedan kan chauffören komma in i hamnen med en QR-kod när enheten är lossad. Samtidigt kan alla som är delaktiga ta del av information i real tid.

Av tabell 2 kan man se att Rederi B och C ligger mer i framkant när det kommer användandet av nyare IT och digitalisering, vilket också skapat möjligheter för hamnen att göra detsamma. Det är viktigt att tillägga att Rederi B:s samarbete med hamnen i EU projektet har gjort att detta rederi står sig annorlunda på faktorn ”integrerad IT för att dela data” jämfört med de andra två rederierna. I tabellen kam man även se att det inte har varit möjligt att undersöka faktorn ”Senaste IT i industrin” i rederi A då man uttryckt sig att systemen som finns idag är väl fungerande och man har inga planer i dagsläget på att digitalisera sina egna system eller göra förändringar men kanske i framtiden.

Tabell 2. Rederierna förhållningsätt till aspekten information och kommunikationssystem 1_.

Information och

kommunikationssystem Rederi A Rederi B Rederi C

Integrerad EDI för

kommunikation kommunikation finns Integrerad EDI för mellan hamnen och

denna aktör

Integrerad EDI för kommunikation finns

mellan hamnen och denna aktör

Integrerad EDI för kommunikation finns

mellan hamnen och denna aktör

Integrerad IT för att dela data

Man använder inte samma IT system för att dela data, däremot delar man information

via EDI

Pilotprojekt där man använder samma plattform för att dela

data (Real Time Ferries)

Man använder inte samma IT system för att dela data, däremot delar man information

via EDI

Datoriserat hamnsystem TOS och GOS

används för att kommunicera med

aktörens system

TOS och GOS används för att kommunicera med

aktörens system

TOS och GOS används för att kommunicera med aktörens system Senaste IT i industrin N/A2 Satsar också på system som kan

främja mer digitaliserade

hantering av incheckning

I nya check in kommer det användas

”nyare” hanteringssystem för incheckning tillsamman med denna aktör Användningen av ”Online prechecked”