2. Teoretisk referensram
2.2 Informationsasymmetri
Begreppet informationsasymmetri är ett mycket viktigt begrepp att ha vetskap om för att denna undersöknings analys och slutsats ska förstås på det sätt som den
genomförda undersökningen är avsedd. Informationsasymmetri är ett begrepp inom agentteorin, som innefattar att en part har möjlighet att ta egna beslut och agera på uppdrag av en annan part. I regel är det agenten som har möjlighet att utföra detta gentemot principalen, se figur 1 för tydliggörande av relationen mellan agent och principal (Agarwal, 2018). Agenten innehar då mer information än principalen, något som dels kan leda till moral hazard, dels till intressekonflikter.
Informationsasymmetrin innebär att denna relation mellan agenten och principalen leder till att principalen, i regel de som har personalansvar, inte kan vara övertygad om hur agenten kommer att agera. Det krävs här en god nivå av målkongruens mellan agenten och principalen, konkretiserat innebär det att principalen behöver säkerställa att agenten har tillräckligt med incitament och anledning att agera efter principalens, och rimligtvis i förlängningen organisationens intresse. Det resulterar i att om dessa incitament inte finns kommer då agenten att agera efter dennes egna intressen, vad som ger denne mest vinning, må det vara finansiell eller icke-finansiell vinning.
9
Fig.1 Principalens och agentens relation (egen konstruktion)
I denna modell förtydligas relationen mellan principal och agent. Principalen ger agenten befogenheter och lägger över ett ansvar på agenten. Agenten i sin tur kommer då att ta beslut och utföra handlingar i principalens namn, där principalen då är den som står som ytterst ansvarig för handlingarna. Agenten och principalens relation är styrd av den intressekonflikt som finns däremellan, där agenten önskar agera efter sitt eget intresse och det för principalen då blir viktigt att styra denna intressekonflikt så den inte blir av för stor karaktär, i.e. att styra agenten agerar efter principalens målsättning (Mitnick, 2006).
2.2.1 Strukturens påverkan på informationsasymmetri
Perrow (1986) anser att lösningen på att agenten endast agerar efter dennes eget intresse, utöver incitament och de klassiska lösningarna inom agentteori, finns i organisationen i sig, i de strukturer som finns däri. Strukturerna i en organisation är enligt Perrow (1986) en aspekt som bör finnas i principalens verktygslåda. Detta är av vikt då strukturer på ett naturligt, om än bara upplevt, sätt kan minimera det beteende som är dominerande i agentteorin, det cyniska synsättet på människan där hon är en varelse som endast agerar efter hennes egna intressen. Detta är framför allt av vikt i vad som kan ses som organisationer där den ekonomiska aspekten inte är den enskilt dominerande anledningen till att man är verksam i den organisationen. När finansiella incitament inte räcker till eller har en påverkan på arbetsprestation behövs det enligt Perrow (1986) då lyftas in ytterligare ett perspektiv, nämligen ett strukturellt.
Begreppet struktur och vad som innefattas i det är inte definitivt utan det är ett stort begrepp i meningen att det kan involvera dels en ren fysisk struktur som en byggnad och dess konstruktion, dels mer abstrakta element som hur en organisation är
strukturerad på ett immateriellt vis (Merriam-Webster, u.å.). Struktur i en organisation
Intressekonflikt Principal
Agerar och tar beslut
Ges befogenhet Agent
10
är något som styr hur information flödar i en organisation (Kenton, 2021). Den
organisatoriska strukturens abstrakta idéer finns i olika grad, exempelvis innefattar det hur strukturen med anställda ser ut, vem de rapporterar till med mera, men även mindre uttalade strukturer finns i en organisation. Bland dessa kan kulturen i
organisationen ses innefatta en struktur som styr hur information flödar, denna kultur kan vara uttalad men är inte nödvändigtvis det. Kulturen växer fram över tid, där ett visst beteende uppmuntras och därav skapas en uppfattning om att detta sätt är hur man ska bete sig. Därefter blir kulturen en del av organisationen, där den tar olika stor plats. I en organisationskultur finns det utarbetade sätt som har etablerats över tid och som leder till vedertagna sätt som arbete ska utföras på. Exempelvis kan detta vara en så pass banal sak som hur man uttrycker sig i mejl till hur dialoger förs och även hur det blir naturligt att frekvent föra konversationer med ens kollegor. I dessa fall spelar tjänstens kultur och tradition in, huruvida den är tätt kopplad till frekvent
kommunikation eller ej. Detta berörs av Brock och Evans (1995) som menar att i miljöer där de innefattandes i miljön har en kontinuerlig kontakt där informationen flödar mellan dem, finns ett naturligt sätt att minska informationsasymmetrin.
Strukturen kan också innefatta möteskulturen, exempelvis hur möten är strukturerade eller hur ofta de sker. I en organisation påverkar möteskulturen hur möten uppfattas och hur de fungerar. Där det finns en god möteskultur ses möten som viktiga och att de resulterar i något av värde, medan det är tvärtom vid en mindre bra möteskultur.
Det blir viktigt att, som Harris och Raviv (1979) menar, tänka på sina verktyg och hur man använder sig av dessa för att öka den kvalitet på information som förmedlas.
Möten är ett verktyg som går att se som nödvändiga i en organisation för att hantera diverse frågor. Kvaliteten på mötet kan sägas bero på det som mötet är till för. Det blir då viktigt att ha i åtanke hur mötet ser ut och vad som är målet med det. Som en följd av detta blir då att möten som är relevanta för deltagaren och där denne känner sig delaktig är att föredra, det går även att se att längden och storleken på mötet och dess karaktär är av vikt vid bedömning av mötets kvalitet.
Därutöver är det relevant att ha i åtanke att strukturen även kan finnas i hur
kommunikation är uppbyggd, hur kommunikation ska ske. I detta fall vad det finns, för att återknyta till Harris och Raviv (1979), för verktyg för att sköta en bra
kommunikation. Verktyg kan även vara mer konkreta sådana, som exempelvis vid kontorsarbete ett öppet landskap för att främja diskussioner och snabba frågor.
Alternativt vid distans- och hemarbete vad det finns för tekniska verktyg, används Zoom eller Microsoft Teams, hur det fungerar och är verktygen som finns där tillräckliga. Även om det möjligtvis inte är att man som organisation i dessa val har
11
något bestämmande kring vad verktygen bidrar med är det viktigt att ha i åtanke vad som främst kan främja kontakt eller samarbete, om det nu är det önskade målet.
2.2.2 Relationer och dess effekt på informationsasymmetri
I agentteori ligger stort fokus på relationen mellan agent och principal, och hur förhållandena ser ut däremellan. Eisenhardt (1989) nämner att längden på relationen påverkar. En längre relation skapas genom ett kontrakt som upprepas och tas i bruk där en agent och principal har flera samarbeten. Detta är applicerbart på det som också Zeckhauser (1985) säger, att olika förhållanden resulterar i olika saker. De menar att ett förhållande mellan två parter inte är likt det förhållande som en part har med en tredje part, utan dessa skiljer sig åt. I en organisation är relationen som finns mellan agenterna och principalen av yttersta vikt, och Bloom, Standing & Lloyd (2008) säger att i en relation finns det ett socialt kapital, något som kan ses som en grundpelare för en fungerande institution, och där är kvaliteten på relationen och tilliten viktiga pusselbitar. I en längre relation utvecklas tillit, och i denna tillit infinner sig att agenten eller principalen litar på den andre, att utföra arbetet, att förmedlandet av information och kunskap fungerar tillfredsställande. Bloom et al.
(2008) menar att tillit är en del av informationsasymmetri, de personliga relationer och nätverk som agenter och principaler har, dels med varandra, dels horisontellt med andra är en stor del av hur informationsasymmetri hanteras. I en bra relation finns inte samma incitament att agera efter ens eget intresse, detta hävdar Bloom et al. (2008) är en stark indikation på varför relationer är ett nyttigt och väl fungerande verktyg att arbeta med för att minska informationsgapet och hantera informationsasymmetrin.
Shapiro (2005) framför att agenten och principalen utvecklar rykten i relationer, som exempelvis att agenter har ett rykte att upprätthålla gentemot de andra parterna i relationen, men även att de har meriter som går att följa. Dessa delar av en relation är viktig då det innebär att i en relation önskar man prestera på ett visst sätt, inte bara för ens egen skull utan som Shapiro (2005) säger även för andra. Här menar Shapiro (2005) att när en relation finns mellan parter är agenten och principalen mer benägna att vara osjälviska. Därutöver blir det av vikt var man har sin lojalitet och att när finansiella incitament inte räcker till för att säkerställa lojalitet är en bra relation ett starkt verktyg för att säkerställa att lojaliteten ligger på rätt ställe för organisationens bästa. Det finns verktyg som också kan finnas hos agenten underliggande för
principalen att utnyttja, om än inte medvetet, men i det fall det mellan agenten finns en relation antingen horisontellt eller vertikalt i organisationen är denne föremål för att vid misskött arbete bli utsatt för sociala sanktioner. Exempelvis kan besvikelse och eventuell skam vara verktyg som gör att en agent eller principal agerar efter vad som
12
är bra för organisationen och efter vad som förväntas av denne, för att den har ett rykte och en relation att upprätthålla som denne bryr sig om (Shapiro 2005).
2.2.3 Målkongruens som en del av informationsasymmetri
Målkongruens är ett begrepp som framträder regelbundet i ekonomiska teorier, i agentteori är det en stor aspekt där hela problemet med teorin är att säkerställa att agenten och principalen har samma mål med sin verksamhet och med sitt arbete.
Vanligtvis är det som nämnts incitament som enligt agentteori styr, och de icke-finansiella incitamenten ökar enligt vad Shapiro (2005) uttrycker beroende på relationen. Relationen och dess vikt togs upp i föregående stycke, i detta behandlas hur denna relation leder till gemensamma intressen och att det gemensamma intresset ökar vid en relation. Det Shapiro (2005) syftar på är att en persons intresse
sammanfaller med de som de har en relation med, vilket då stärker målkongruensen.
Med ett starkt gemensamt intresse innebär det då att agent och principal agerar utefter samma mål och har samma målbild med sitt arbete. Detta tar även Zeckhauser (1985) upp i att det finns ett gemensamt intresse mellan agent och principal att information och kunskap i en organisation fungerar väl, och i förlängningen innebär det att jobbet fungerar på ett bra sätt. Detta gemensamma intresse kan vara av olika grad, men i ett förhållande mellan agent och principal där det inte är de finansiella incitamenten som är av yttersta vikt förefaller det att andra, mer sociala aspekter och lösningar behövs för att säkerställa ett starkt gemensamt intresse.
2.2.4 Informationsasymmetrins koppling till effektivitet
Spector (1986) tar upp att informationsasymmetrin påverkas av hur självständigt arbetet är, där denne menar att desto högre grad självständighet, desto mindre
påverkar informationsasymmetrin effektiviteten för arbetet. Detta då det är enklare att strukturera och ordna sitt jobb efter de förutsättningar som finns, något som också är essentiellt för att distans- och hemarbete ska fungera på en bra nivå. Ytterligare menar Eisenhardt (1989) som nämnt att relationens längd påverkar informationsasymmetrin vilket i förlängningen även påverkar effektiviteten. I ett arbete där samarbete och kommunikation är viktigt för att prestera efter de förväntningar som finns är relationen återigen av vikt. Effektiviteten i de möten som hålls styrs av, som nämnt innan, hur de är strukturerade, där en bra struktur leder till bättre samarbete och i slutändan till ett effektivt utfört arbete. Strukturer, relationer och målkongruens leder samtliga till ökad effektivitet när de är på en tillfredsställande nivå, i enlighet med vad som ovan diskuterats.
13