Relationer och tillit och dess påverkan på informationsasymmetri

5.1.1 Hur längden på relationen påverkar informationsasymmetri

Eisenhardt (1989) diskuterar relationen, och dess längd som en viktig aspekt vid bedömningen av informationsasymmetrins utsträckning, relationen spelar roll genom att individerna i den lär sig hur den andra parten agerar. Allteftersom denne gör det, skapas ett gemensamt intresse och det går då också att se en ökad målkongruens, något som framträder i agentteorin som ytterst betydelsefullt, och ett sätt att motverka informationsasymmetri. Däri innebär det att i en längre relation minskar

informationsasymmetrin och nivån av skillnader mellan parterna. Det finns likheter med detta i vad flertalet respondenter säger och den generella uppfattningen är en bekräftelse av vad Eisenhardt säger, nämligen att en längre relation med sina kollegor och sin personal leder till en minskad informationsasymmetri och möjligheter för ökat samarbete och gör att hemarbetet underlättas. Detta beskrivs uttryckligen av

respondent C i att dennes långa relation med ena hälften av dennes kollegor och deras konstellation främjas av att de har känt varandra och lärt sig varandra deras mönster, men att det däremot inte finns samma relation till den andra delen av kollegor som hon arbetar tätt med. Det gör att det upplevs svårare att höra av sig och dela med sig av information eller kunskap till dessa, då det inte faller lika naturligt som när det finns en längre relation. Detta bekräftas även av respondent A, denne säger att just de problem som innefattas med en kort relation, att det sociala kapital som enligt Bloom et al. (2008) är limmet i en fungerande institution, är svagt. Respondent A hade när denne började sin anställning av förklarliga skäl ingen relation med sina kollegor, vilket då innebar att det blev än tydligare att benägenheten att höra av sig drabbades.

Det faktum att så var fallet leder, i enlighet med Eisenhardt (1989), då till att

informationsasymmetrin påverkades, även om det inte var av den vanliga orsaken att respondent A satt på information som denne inte var benägen att dela med sig av.

Utan i det fallet blir resultatet omvänt, att informationsasymmetrin fick en större omfattning på grund av att denne inte har vad denne uppfattar som rätt förutsättningar för att efterfråga information, utan får i stället “uppfinna hjulet på nytt” och hitta information på annat vis. Respondent G uttrycker även denne att relationens styrka har en kraftig påverkan på den information som delas och hur arbetet fortlöper,

35

informationsasymmetrin kan antas öka i det fallet då det finns “dubbla hinder, både digitalt och att man inte känner människorna”.

5.1.2 Verktygens roll i relationen

Som Eisenhardt (1989) påpekar blir det tydligt att relationerna påverkar

informationsasymmetrin, denna studie illustrerar på ett bra sätt och därmed bekräftar de tankegångar som Eisenhardt (1989) framhäver. Detta blir tydligt i att de tjänster som undersöks är kommunikationsintensiva. Kommunikation är en stor del av arbetet, framför allt underlättar det i de fall det finns en bra kommunikation. Det blir då än viktigare att ha en relation till de man har kontakt med. För merparten av

respondenterna domineras kommunikationen av dialoger då dessa är vad som krävs för att kunna ta sig framåt i arbetet. Av förklarliga skäl påverkas dialoger av

karaktären på relationerna som deltagarna har till varandra. Det går också att notera att de effektivare, korta digitala möten som enligt respondent E är fullvärdiga substitut till fysiska möten vid envägskommunikation ger i de fallen inte upphov för allt för påverkad kommunikation- och informationsdelning. Däremot, i linje med dels vad Eisenhardt (1989), dels med respondent E är de digitala möten inte alls av samma magnitud som de fysiska möten, när det behöver ske diskussioner. Då är de verktyg, som Harris och Raviv (1979) menar, inte tillräckligt utvecklade eller bra för den informationen som de behöver förmedla, i specifikt de forumen. Det är dock väsentligt i detta fall att ta hänsyn till att denna oro kring diskussioner inte specifikt benämns av andra än respondent A och E. Däremot går det att se att denna oro finns genom att i flera respondenter tar upp hur de vardagliga informationsflödena

påverkas, den vardagskunskapen och informationen som kan fås vid icke strukturerad kommunikation. I det här fallet resulterar då en eventuell försämring av

diskussionsforum att denna information påverkas. Det går då att se att det indirekt hos flera respondenter tas upp denna problematik, det vill säga att digitala möten inte är fullvärdiga substitut i samtliga former, utan det är beroende på förutsättningarna för mötet, storleken, graden av formalitet med mera. Denna oro om att verktygen är otillräckliga, i detta fall syftas det på de digitala möten som utförs, visar sig även i de åtgärder som organisationerna gjort, i de fall ett problem inte tas upp explicit går det här att läsa in att en åtgärd är en indikation på att något är fel och uttrycker vad felet är även om det görs indirekt. Alternativt kan en åtgärd innebära att organisationen arbetar proaktivt i att de misstänker att om en åtgärd inte sätts in kommer ett problem skapas. Det finns då denna oro om att de digitala möten som finns inte är tillräckliga, då det uppkommer i flertalet intervjuer att det aktivt arbetas med att täcka upp vad som misstänks missas i kommunikationen. Det sker utbildningar, fler möten och även möjligheten till att lägga in snabba möten vilket lyfts som en positiv sak i flera

36

respondenters svar innebär att det finns en medvetenhet om att information kan försvinna, och att det aktivt jobbas med att förhindra det. I det här fallet kan det ses i svaren att detta sker proaktivt i dessa organisationer, där förmedlandet av information görs i hög grad och med en stor medvetenhet om situationen. En sekundär aspekt i detta, och av betydelse för denna studie, som tydliggör denna medvetenhet är det faktum att det i organisationerna görs mer för att stärka motivationen. Det är en stor del i arbetet och när det centralt skickas ut fruktkorgar, godis med mera, till personal är detta ett sätt att vara ute i god tid och agera snarare än att reagera.

5.1.3 Relationernas unika karaktär

Enligt Zeckhauser (1985) resulterar olika typer av förhållanden i olika resultat, men det finns, förutsatt att agenten och principalen har ett kontrakt, ett gemensamt intresse mellan agenter och principaler att information och kunskap flyter mellan parterna på ett tillfredsställande sätt. Något som också blir tydligt är att det kan underlättas av relationen de har till varandra. I en relation utvecklas tilliten och denna har en direkt påverkan på informationsasymmetrin och framför allt dess utbredning, vilket går att se hos respondent K, han säger att han litar på sina kollegor när en relation finns i större utsträckning, samt att i en bra relation är han benägen att släppa på tyglarna lite och ej kräva exempelvis återrapportering i den mån som han gör i de fall det ej finns en mer eller mindre etablerad relation. Enligt Bloom et al. (2008) är då personliga relationer och ens personliga nätverk av betydelse och en stor del av tillit och i

förlängningen ett sätt att hantera informationsasymmetri. Detta synes i vad respondent B säger då denne likt respondent F menar att de fortfarande har bra kontakt med sina närmaste kollegor och att däri finns de här relationerna som nämnts, och tilliten har etablerats sedan tidigare, då de jobbat tillsammans under en lång tid. I likhet med vad Bloom et al. (2008) uttrycker så har då det inneburit att deras gemensamma arbete och tillgodogörandet av information sinsemellan inte påverkats nämnvärt av att vara distanserade från varandra, som det annars eventuellt skulle ha gjort. Att dessa likheter med teorin finns är möjligtvis på grund av att, som nämnt innan, det är arbeten där relationer är viktiga, i kommunikationsintensiva och mötesintensiva organisationer blir relationen och den tillit som finns mellan parterna allt viktigare.

5.2 Strukturens påverkan på informationsasymmetri

5.2.1 Självständighet och struktur

Typen av struktur som finns i en organisation påverkar informationsasymmetrin, enligt Spector (1986) är exempelvis tjänstens utformning en variabel att ha i åtanke.

Hos samtliga respondenter förutom respondent A framkommer att deras arbete är

37

individuellt till mycket stor del, självständiga jobb fungerar bäst enligt Spector (1986) då de går att strukturera och ordna efter sig själva. Det är även relevant i en kontext där arbetet ska utföras hemifrån och inte på plats rent fysiskt. I de intervjuer som genomförts i denna studie har det också framgått att arbetet fungerar mycket väl även fast arbetet är på distans, då just självständigheten har en stor del i det hela.

Exempelvis hävdar respondent I att dennes jobb knappt förändrats alls sedan det flyttades till hemmet, utan det fortlöper i princip som vanligt. Det tyder på att strukturen som tjänsten har är en faktor att ha i beräkningen. Det som skiljer respondent A från de andra respondenterna är att det uttrycks att de inte alls jobbar självständigt, vad som framgår här är att de arbetar i vad som kan ses som projekt och i dessa sker samarbetet så tätt inpå varandra att respondent A har en önskan om att arbeta mer individuellt. Även här är strukturen viktig, då det tas upp av respondent A att det troligtvis hade gått att dela upp arbetet mer om de befann sig på plats. I och med att arbetet är på distans är det svårare att göra vad som ses som naturliga uppdelningar, på distans upplevs det inte lika lätt att delegera ens arbete eller på ett kort och snabbt sätt förmedla vad som ska utföras. Det går då att se att utformningen av arbetet här görs för att minska informationsasymmetri, möjligtvis på bekostnad av effektivitet eller den anställdes arbetsglädje.

5.2.2 Kultur som struktur

En aspekt som Perrow (1986) tar upp är att strukturer behöver skapas för att minimera det beteende som främjar individens självintresse och i förlängningen då även påverka informationsasymmetrin, relevant i denna kontext. Det går att tyda den kultur som finns inom en organisation som en typ av struktur, och det framgår mycket tydligt av respondent J att dialogen ständigt har funnits hos denne och dennes kollegor. Det finns likheter i vad respondent J och respondent C säger, i att det fanns en kultur i vilken det skickades mejl och ringdes mycket mellan kollegorna för att få fatt på information, kunskap och för att ta beslut. De båda uttrycker att det har underlättat att denna kultur fanns, i att det känns naturligt att ta till telefonen eller det digitala hjälpmedel de använder sig av. I motsats till detta går att ställa det som respondent D och F hävdar, de menar att de tidigare gick till kontoret och förde mycket av sin kontakt på plats och med sin direkta omgivning. De båda anser att det finns saker som försvinner för dem när de inte har den direkta kontakten, dels det mellanmänskliga, att det pratas om världshändelser eller frågor i stort, dels att de känner sig begränsade av de digitala hjälpmedlen. Även om de inte antyder att deras arbete blir mindre effektivt i särskilt stor utsträckning som en följd av detta, tvärtom, båda uttrycker att deras arbete troligtvis blivit mer effektivt, upplever båda att den information de är benägna att dela med sig av minskat. Det finns möjlighet att de så kallat “mindre viktiga”

38

sakerna inte tas upp, saker som inte bedöms vara tillräckligt viktiga för att ringa ett samtal eller dylikt försvinner då i denna nya konstellation. Det går självklart att se att dessa mindre viktiga saker går att försaka, dock kan det i förlängningen påverka den utveckling som ofta sker i små mellanrum eller också det välmående som finns i organisationen. I detta fall blir då alltså strukturen den kultur som finns inom organisationen, och om den kultur som finns har en svag betydelse och inte är framträdande är det lättare att informationsasymmetrin ökar, och det blir svårare och mer av en ansträngning att dela med sig av information. Brock och Evans (1995) menar att i en miljö där subjekten har kontinuerlig kontakt och information flödar på ett ordentligt sätt minskar informationsasymmetrin. Det är något som också syns i att om det finns en stark kultur att regelbundet hålla kontakten och detta ses som

naturligt, är man mer benägen att göra just det och på det sättet förhindra att informationsasymmetrin blir en övermäktig.

5.2.3 Mötesstruktur

Strukturen kan också ses som de möten som sker och hur det har förändrats i samband med flytten till distans- och hemarbete. Det som går att säga är att samtliga

respondenter uttrycker att möten inte har blivit färre, utan snarare tvärtom. Strukturen däri skiljer sig dock, dels försvinner den mänskliga kontakten och det upplevs även som att de informella möten och mindre mötena fungerar bättre än de stora mötena.

Detta är i överensstämmelse med vad Harris & Raviv (1979) säger, där de menar att kvaliteten på den information som sprids beror på vilka verktyg som finns

tillgängliga, här väljer författaren att tolka in dels möten som ett verktyg, dels den skriftliga kommunikation som sker. Då är strukturen på dessa av yttersta vikt för hur kvaliteten blir, och i förlängningen om det skapas informationsasymmetri eller ej.

Respondent H menar att, utöver att tekniken med digitala möten framför allt i början har betytt en utmaning, det finns en risk att deltagarna på det digitala mötet inte är lika aktiva som de hade varit om de varit fysiskt på plats, det är svårt att få respons och veta på samma sätt om informationen gått fram i ett digitalt möte. Här går verktygen, i detta fall de digitala hjälpmedlen, att se som otillräckliga i att de inte helt ersätter ett fysiskt möte, och i förlängningen kan då det faktum att information faller mellan stolarna innebära att missuppfattningar sker och jobb görs fel och merarbete skapas. I detta följer att verktygen inte ger samma möjlighet till en, hårt uttryckt, övervakning av mötet, det är för deltagarna svårare att veta om mottagaren lyssnar eller är

fokuserad, som respondent D uttrycker i att det går att göra annat medan man är på möte som att exempelvis betala räkningar.

39

5.2.4 Medvetenhet hos principalen som struktur- och styrverktyg

I konceptet struktur innefattas flertalet delar, av vikt blir då det faktum att

organisationer i samband med Covid-19 uppfattas ha blivit än mer strukturerade, eller uppvisar ett försök till att strukturera mer av sin vardag. Eventuellt är detta för att det behövs, alternativt kan det också vara ett verktyg för att komma åt det som Salehi, Rezaie & Ansari (2014) menar i att om ledningen, principalen eller den övervakande komponenten i ett arbetsförhållande visar att denne är koncentrerad eller fokuserad på en sak och visar medvetenhet minskar detta informationsasymmetrin. Med detta i åtanke är det resonabelt att resonera i att det faktum att fler möten har tillkommit, att ledningen i organisationerna är måna om att samtliga får all information som de behöver är en del av det som Salehi et. al (2014) menar. Respondent E uttrycker, tillsammans med bland annat respondent B att antalet möten har ökat, möjligtvis som en följd av detta, då det framgår i intervjun med respondent E att ökandet av antalet intervjuer är ett resultat av att det tillkommit en ny mentalitet uppifrån hierarkin, nämligen det som nämnts, att alla ska ta del av all information och vara delaktiga. På det sättet försummas inte någon och i stället blir fokus från högre instans en

katalysator som visar på vikten att dela med sig av information för samtliga i

personalstyrkan. Ytterligare innebär strukturens förändring med digitala möten att det lett till en alltmer strukturerad och ordnad arbetsmiljö i vad som uttrycks hos

respondenterna som att kunskapsdelning och även informationsdelning inte sker på det spontana sätt som det gjorde innan. Respondent A tillsammans med respondent E tar upp det faktum att delningen av kunskap och information sker under ordnade former, till exempel tar respondent E upp att det på möten finns en agenda att följa, där den punkt som ska hanteras tas upp varefter mötet är färdigt och det stängs ner.

Det följer de som Perrow (1986) också tar upp, att dessa strukturer då som skapats inte är tillräckliga substitut för hur det såg ut innan Covid-19 och distans- och hemarbete blev vedertaget. I dessa ordnade former, de strukturer som Perrow (1986) nämner, försvinner en del aspekter som bidrar med att minska informationsasymmetri, som nämnt minskar den spontana interaktionen och det mellanmänskliga, och i linje med tidigare resonemang finns risken att “mindre viktiga” ämnen ej behandlas, varpå den avvägningen är ett hot då det inte är objektivt vad som är viktigt utan det är relativt till subjektet.

Shapiro (2005) nämner att ett kontrollverktyg som finns, och som är vanligt

förekommande i de alltmer platta organisationer som syns, innefattar det som tidigare nämnts kring relationer. Därutöver menar Shapiro (2005) att dessa kontrollverktyg fungerar bäst när det sociala kapitalet är stort, vilket det kan ses vara i det fall tilliten är stor. Tillitens del i det sociala kapitalet är betydande, ett flertal vetenskapliga

40

artiklar diskuterar detta, bland andra då Shapiro (2005). Därutöver framkommer detta tydligt i merparten av utsagor att, det bekräftar vad Shapiro (2005) menar, det går att utläsa i intervjuerna flera sätt som tilliten spelar in och påverkar deras arbete och benägenhet att kommunicera. Ett av de tydligare kontrollverktygen i organisationer där den sociala relationen är av vikt är också en biprodukt av dennes betydelse, nämligen att det uttrycks en vilja att prestera väl för ens kollegors skull. Detta

exemplifieras i bland andra intervjun med respondent K, eftersom denne syftar på att det faktum att en stark relation finns gör att det betyder mer att misslyckas eller utföra ett dåligt arbete, samtidigt som det innefattas en stor del av ömsesidig respekt och tilltro till den andra parten. Detta sätt att se på en relation är applicerbart på agentens och principalens förhållande, dels då parterna i en sådan relation ofta är både agenter och principaler i olika situationer. Det tillsammans med att det tydliggjorts i de intervjuer som gjorts att relationen till dels ens kollegor, där det i sig kan finnas ett agent- och principalförhållande, men även till ens personal och chefer framträder som än viktigare.