Informationssystem

Grundström betonar att den muntliga kommunikationen i företaget är av stor vikt och fungerar i de flesta fall som deras främsta kommunikationssystem. Jackson förklarar att de anställda till största del får information muntligt på stormarknaden. Grönroos (2008) menar att en viktig del av informationsspridningen är muntliga samtal. Grundström framhåller att mycket av den muntliga informationen handlar om att sprida information om nya varor i sortimentet. Stormarknaden får ständigt nya varor och dessa presenteras för mellancheferna som tar med den informationen vidare till de anställda. Enligt Echeverri och Edvardsson (2012) kan kommunikationsproblem uppstå om anställda inte uppfattar informationen på

35

rätt sätt. Jackson förmedlar ny information till de anställda och är tydlig med att de ska förstå vad som gäller. Muhr framhåller;

"... på stormarknaden arbetar vi alla tillsammans och kommunikationen sker muntligt varje dag".

(Muhr, 2012-04-26)

Eriksson (2011) förklarar att det är viktigt för de anställda med muntlig kommunikation, via den menar författaren att de anställda kan uttrycka sin tankar och idéer. Stake tillägger att den muntliga kommunikationen är den vanligaste informationskällan på Coop Forum.

Enligt Grönroos (2008) kan den muntliga kommunikationen inom företag exempelvis vara formella och informella möten. Stake poängterar detta och belyser att kommunikation förmedlas via bland annat veckomöten som varje avdelning kan deltaga på. Larsson framhåller att alla de anställda får deltaga på dessa möten för att blir informerade samt ta upp funderingar kring arbetsuppgifter. Detta är något som Eriksson (2011) nämner och förklarar att möten är en bra plats att få uttrycka sig muntligt på. Både Grundström och Stake menar på att företagen är platta organisationer vilket innebär att den muntliga kommunikationen oftast används. Jackson betonar det ovanstående angående att den muntliga kommunikationen är vanligast. Han poängterar att det beror på att alla anställda arbetar nära varandra och att det på så sätt är smidigt att använda den muntliga kommunikationen. Eriksson (2011) förklarar att muntliga samtal tar en stor del av det dagliga arbetet därför bör cheferna underlätta för konversation. Grundström menar att det finns kommunikationskanaler men den mesta informationen sker i det dagliga arbetet via konversationer. Grundström instämmer med det Jackson påpekade och förklarar att den muntliga kommunikationen är till fördel då alla på stormarknaden, från VD till kundkontaktpersonal, arbetar tillsammans. Jackson förklarar att han till stor del använder den muntliga kommunikationen för att de anställda direkt ska kunna påpeka samt ställa frågor vid otydlighet. Eriksson (2011) uttrycker dock att det inte är vanligt att det finns tillräckligt utrymme för de anställa att muntligt diskutera på arbetsplatsen. Jackson betonar att information som inte sker muntligt bör de anställda själva aktivt söka information om.

Han tillägger att han informerar de anställa om att det finns information att hämta men att de anställda själva får söka upp den. Echeverri och Edvardsson (2012) tydliggör och menar

36

att interna kommunikationsproblem lätt kan uppstå om de anställda blir utan information.

Jackson förtydligar och förklarar att de anställda måste ta ansvar för sitt informationsintag och Nilsson tillägger;

"... vi brukar få information när det finns något nytt att läsa om".

(Nilsson, 2012-04-25)

Grundström förklarar att sex gånger per år har de avdelningsmöten där ledningen på stormarknaden träffas samt butikscheferna och dess underordnade säljledare. På dessa möten förklarar Grundström att mellancheferna får möjlighet att uttrycka sig samt ta upp behov och åsikter. Eriksson (2011) påpekar att via den muntliga kommunikationen kan de anställda få sina frågor besvarade samt förmedla sina åsikter. Stake framhåller att de på Coop Forum har arbetsplatsträffar fyra gånger per år där de anställda får deltaga. Hon tillägger även att det hålls ledningsgruppsträffar varje vecka där de anställa har möjlighet att ta upp samt ta del av information. Muhr instämmer och förklarar att de på dessa möten blir informerade om vad som händer på stormarknaden.

Elektronisk kommunikation

Simonsson (2006) påpekar att de anställda själva kan besöka informationsforum för att finna tillgänglig information. Jackson förklarar att de kan ta del av information via elektroniska kommunikationskanaler och han förtydligar att både han samt ledningen har möjlighet att kommunicera med de anställda via elektroniska kommunikationskanaler.

Grundström betonar att dessa kanaler är av stor betydelse och att de anställda kan ta del av information genom bland annat e-post och intranät. Jackson tillägger att de kan använda olika elektroniska källor för att informera de anställda angående olika saker;

"... vi kan även skicka ut sms till de anställda, men det är inte alltid så uppskattat att få ett sms om att det kommit en ny smak på en vara när man är ledig".

(Jackson, 2012-04-25)

Eriksson (2011) tillägger att de anställda bör kunna hämta information på olika sätt, då inte alla söker information på samma sätt. Larsson belyser att de till störst del får information om varor via kassasystemet. Hon förtydligar och förklarar att denna information kan stärka

37

deras kunskap om de olika varorna samt ge bättre grund att stå på vid beslutsfattande.

Enligt Eriksson (2011) kan elektroniska kanaler vara till en fördel då de blir mer levande än skriftliga. Både Grundström samt Jackson ser det elektroniska kommunikationssystemet som ett sätt att snabbt kunna förmedla information som bör nå många vid specifika händelser. Eriksson (2011) förklarar att intranät är ett smidigt sätt för företaget att kommunicera nyheter till den anställda. Larsson och Muhr belyser att de kan ta del av viktig information via Coops intranät. Larsson samt Muhr framhåller att denna kommunikationskanal till största del innehåller information gällande koncernen i helhet och att informationen som hamnar där inte endast syftar till Coop Forum i Kalmar. Muhr tillägger att intranätet används för att bli medveten om något som skall genomföras omgående.

Skriftlig kommunikation

Enligt Falkheimer och Heide (2007) kan skriftliga kommunikationskanaler vara till en fördel då de anställda kan gå tillbaka och ta del av informationen. Grundström förklarar att mycket information som behöver kommuniceras inom stormarknaden redovisas skriftligt på anslagstavlor där de anställda kan ta del av information. Stake framhåller att det inte finns någon struktur på vad som sätts upp på de olika anslagstavlorna. På båda stormarknaderna finns dessa anslagstavlor utplacerade på olika, vad de anser är strategiska placeringar. Eriksson (2011) framhåller att de anställda bör kunna ta del av den skriftliga informationen på olika platser. Jackson förklarar att information gällande nyheter samt sammanfattad information från veckomötena oftast sätts upp på anslagstavlorna så att de anställda själva kan ta del av informationen. Simonsson (2006) förklarar att med skriftlig kommunikation kräver företagen att de anställda aktivt samt självständigt ska tolka den information som företaget ger. Nilsson framhåller att hon tar del av kopior på kundutskick för att bli medveten om nyheter samt veckans erbjudande.