Inom nyinstitutionell teori är utgångspunkten att människor och organisationer använder sig av institutioner för att strukturera omgivningen i syfte att undvika kaos och oordning (Eriksson- Zetterquist m f l, 2005). Dessa institutioner ska i organisationsteoretiska sammanhang begripas som mönster för kollektiva mänskliga handlingar. Med hjälp av dessa sparas energi eftersom de hjälper oss att fatta beslut om hur vi ska agera i olika situationer. Dock begränsar också dessa institutioner oss från att tänka i andra banor. Vidare är alltså en institution det mönster av regler och ramar som individer förhåller sig till när de ska agera,
samtidigt som dessa skapas just genom människors handlingar. Institutioner skapar därmed stabilitet och förutsägbarhet men har även förmåga till anpassning, eftersom det sker en ömsesidig växelverkan mellan institutionen och individerna (Eriksson- Zetterquist m f l, 2005).
Inom organisationsteorin finns det en föreställning om att organisationer kan klassificeras (Rövik, 2004). Grundtanken är att alla organisationer har vissa gemensamma drag och att de genom dessa förutsätts fungera organisationsmässigt på ett någorlunda lika sätt. Olikheterna sinsemellan nedtonas då och fokus läggs främst på att lyfta fram de likheter som organisationerna kan ses ha. Rent teoretiskt så utgår man idémässigt från en föreställning om hur organisationer är gestaltade, där man faktiskt bortser från de egentliga skillnaderna i
organisationerna och i stället lyfter fram och betonar de likheter som finns. Detta görs genom att man bortser från vad verksamheten producerar i form av olika produkter samt att organisationerna har olika syften. Vilket innebär att man även gör en avlokalisering av organisationens geografiska placering eftersom detta på det idémässiga planet inte blir relevant. Fokus läggs på likheterna och de
gemensamma aspekterna som organisationerna har i form av exempelvis en specialiserad struktur, organisationskultur samt att det finns en ledning, vilket då möjliggör en föreställningen om att alla organisationer kan ses vara ”formella” organisationer. På detta idéplan kan därför de ”formella organisationerna” anses fungera på liknande premisser, eftersom alla har vissa gemensanna delar. Man kan formulera det som att vitt skilda verksamheter med konkret olika och
verksamhetsspecifika syften omformuleras till att på ett abstrakt idéplan uppfattas som likartade fenomen (Rövik, 2004).
Utifrån tanken om att formella organisationer fungerar på ett något sånär liknande sätt medför även detta att de anses kunna drabbas av liknade organisatoriska problem och kan därmed även ta till samma recept för att lösa dessa problem (Rövik, 2004). Recepten som tas fram för att avhjälpa olika sorters organisatorisk problematik framställs ofta som universella och tillämpbara av alla och framställs kunna överskrida organisationsspecifika gränser. Rövik presenterar tre huvuddrag som recepten kan ses innehålla för att fungera och erhålla legitimitet i form av ett organisatoriskt recept som då är applicerbart i formella organisationer. D v s att recepten är generellt gångbara i alla former av organisationer (Rövik, 2004). Nedan presenterar vi tre huvuddrag som ett organisatoriskt recept innehåller, enligt Rövik:
1) Det finns en föreställning om att formella organisationer inbegriper specifika organisatoriska idéer som de fungerar utefter. Dessa delar består bland annat av att alla formella organisationer anses ha specifika mål och ett produktionssystem vars syfte är att tillfredställa kunder i form av en produkt eller tjänst. Vidare komponenter som de
organisatoriska recepten utgår från och som antas existera i de formella organisationerna är chefer och anställda samt att dessa måste
kommunicera på ett tillfredsställande sätt (Rövik, 2004).
2) Koncepten framställs som norm och universalmedel på det sättet att de föreställs bygga på insikter som är allmängiltiga och utgår från att det finns kausala sammanhang. Det vill säga att det finns en tydlig och greppbar relation mellan orsak och verkan. Detta antas fungera ungefär likadant i alla organisationer och under de flesta förhållandena: ”… om
man inför koncept y i vilken som helst organisation, t.ex. a, b eller c, så kommer det i princip att få samma verkningar i samtliga, förutsatt att man har följt angivna steg och grepp.” (Rövik, 2004, s 84).
3) Koncepten framhålls inte vara kulturspecifika produkter eller bundna till ett sådant sammanhang, tvärt om framställs de som generella verktyg som kan användas överallt och av alla, oberoende av kulturell kontext. Det som görs är att man på olika sätt försöker visa på att de inte är knutna till den speciella kultur och tradition som råder i de verksamheter eller i de länder där de har utvecklats (Rövik, 2004). Nyinstitutionell teori resonerar utifrån formella organisationer och menar att de teknologier (jämförbart med organisatoriska recept) man använder sig av inom dessa inte alltid är så effektiva som man trott (Eriksson- Zetterquist m f l, 2005). Nyinstitutionalismen menar att detta beror på att det inom den formella
organisationen finns lösa kopplingar mellan de strukturella delarna, som konstitueras i planerna för det som ska göras, och det som i praktiken faktiskt utförs i form av aktiviteter. Inom nyistitutionalismen hävdas att rationalitet i vårt moderna samhälle är en allmänt befintlig norm och att vi använder denna både som något reellt existerande och som något som kan fungera. Denna rationalitet används då som ett argument för att förklara och för att förstå vad vi gör inom organisationer. Rationaliteten som norm kan ses som en institutionaliserad myt och som därför anses vara berättigad. Ett uttryck för detta är då användandet av teknologier, som även dessa är institutionaliserade myter, med sin utgångspunkt i den rationella ansatsen. Myterna om teknologierna bidrar med att tillföra
organisationerna legitimitet och stabilitet och dessa överlever såtillvida genom att de styrker argumenten för att organisationen bedriver en effektiv verksamhet. Myterna möjliggör att organisationen kan överleva men det är inte liktydigt med att de använder teknologierna eller att dessa egentligen har någon direkt effekt på det som faktiskt görs inom verksamheten. Anammandet av teknologierna bidrar alltså främst med att förstärka legitimering av organisationens existens (Eriksson- Zetterquist m f l, 2005).