Intressenter och projektberoenden

Flera av respondenterna antyder att det faktum att tunnelbanan byggs integrerad i stadsmiljön är en faktor som kan öka projektets benägenhet att ändras i omfattning. Uppfattningen är att det kan göra att projektet inte har samma rådighet över hur anläggningen ska se ut eftersom det finns mer beroenden och synpunkter. Dessutom påtalar många av de svarande att kommunens pågående exploatering som sker parallellt med tunnelbaneutbyggnaden är ytterligare en sådan faktor. I det läget framgår av de intervjuade att utmaningar kan vara kopplade till samordningen, skapandet av samstämmiga planhandlingar och hantering av inkommande synpunkter. Det, menar några, förstärks av att kommunen är medfinansiär och därmed skapar en beroendeställning mellan FUT och kommunen.

”Ett område där du håller på och ska exploatera och bygga stad så sker det väldigt mycket under de processerna när en kommun planerar och FUT planerar. Att få ihop det här och

samordna, det blir mycket. Det är nästan ännu svårare när båda har en planering och utveckling av sitt. […] Det var inte så mycket fasta förutsättningar utan risken för att det ska

ändras ökar ju.”

Flera respondenter påtalar att samsynen med andra parter till en början var stor. Detta förklarar en respondent i form av att den initiala vetskapen utifrån Stockholmsöverenskommelsen var liten vilket gjorde det svårt att ha olika syn på det. Utifrån avtalet var det underförstått, berättar en respondent, att tunnelbanan skulle gå under jord eftersom det är kopplat till avtalet att kommunen ska ges förutsättningar att bygga ut staden.

Samtliga respondenter upplever att det finns och har funnits en ensad syn på omfattningen inom projektgruppen. Några av respondenterna påtalar en skillnad i samsyn mellan FUT och vissa parter däribland Trafikförvaltningen. Den generella uppfattningen är att parterna har en övergripande samsyn, men inte alltid är överens om alla detaljer. Flera av de intervjuade framför att det finns en skillnad i samsyn kring projektets omfattning mellan FUT och kommunen

45 (67) gällande ansvar och utförande som växt fram med tiden. Intrycket är att det resulterat i ett kompromissande och diskussioner om förväntningar och vad som ska förutsättas. Bland svaren framkommer att diskussionerna gällt dels i vilken omfattning som projektet under genomförandet behöver ta hänsyn till exploateringen dels i frågor om ansvarsfördelning. Det uppfattas generellt att samsynen mellan FUT och kommunen kring vad som ska byggas och vad som ingår i respektive parts åtagande började differentiera alltmer när kostnaderna började öka och varje part började se vad de ska bekosta. Vidare ger en respondent uttryck åt att parterna till en början var förväntansfulla och överens men att det sedan uppstod friktion.

”Ju mer man kommer fram till, till exempel att man inte kan bygga hur höga hus som helst och antal tunnelbana utan förstärkning och så, då började man se att ja men då kanske kommunen tycker att jo men det är klart att förstärkningen ingår i projektet för det var ju underförstått att

vi skulle kunna bygga en stad här medan FUT kanske tyckte att nej men det var väl inte underförstått att ni skulle kunna bygga 30 våningar höga hus och att ni skulle bygga rakt

ovanpå tunneltaket.”

Vissa respondenter uppfattar en svårighet kring gränsdragningen mellan projektets anläggning och kommunens exploatering. De vidhåller att det kan uppstå ändringar i omfattningen gällande ansvarsåtaganden vilket kan resultera i omtag. Vissa respondenter tillägger att dessa ändringar i en del fall även finansieras av kommunen vilket gör att de tillkommande arbetena även medför en utökad budget.

”Och ju längre vi kommer i planeringen desto mindre sådana omfattningsförändringar vill vi ha för det kostar både tid och pengar, liksom att göra om handlingarna och göra omtag. Men

det är definitivt nåt som i senare skede som är en utmaning och när man sköter parallella planeringsprocesser, kommunen sina exploateringar och vi tunnelbanans utbyggnad och att

matcha ihop det. Och då kommer det förslag på omfattningsförändringar eller gränssnittsförändringar kopplat till de här exploateringarna.”

I intervjuerna har några respondenter nämnt Trafikverket som ett projektberoende. Av svaren framgår att det pågått diskussioner kring i vilken mån som FUT behöver ta hänsyn till Trafikverkets anläggning samt hur mycket FUT behöver utreda och redovisa. Där upplever en respondent att det funnits skilda synsätt både mellan parterna och inom Trafikverket vilket utgjort en svårighet.

Flera av respondenterna betonar vikten av att parterna och intressenterna är nöjda med anläggningen. Samtidigt vidhåller en del av respondenterna att det är viktigt att vara noggrann i det. Dock menar de att det ändå kan dyka upp önskemål om ändringar. Uppfattningen är att det är viktigt att den låsta anläggningsomfattningen bevakas och att när förlag på ändringar uppkommer ska dessa ändringshanteras och beslutas för att eventuellt justera tiden och finansieringen.

46 (67)

”Vi har gjort färdigt planeringen för anläggning i och med systemhandlingen och den systemhandlingen den bör man ha verifierat med granskningen så alla är nöjda. Men det som

händer är att man tänker om eller kommer på och det måste man ta hänsyn till.” ”Men på något sätt måste man bli överens, om vem som gör vad och vem som står för vad så

man inte tappar tid i det. Man måste dra en gräns någonstans i det där.”

Ytterligare en faktor som kan påverka projektet tror två av respondenterna är att förvaltningen sitter nära politiken. Respondenterna upplever att FUT är mer politiskt styrd i jämförelse med Trafikverket. Detta ser respondenterna som en utmaning och menar att det kan öka projektets benägenhet att genomgå ändringar. De uttrycker att det kan resultera i att det från politiskt håll kommer förslag på ändringar på mer detaljerad nivå än vanligt.

”Jag har en känsla av att vi sitter betydligt närmare politikerna. De har en direkt kontakt rakt in i projekten på ett annat sätt.”

”Det kan vara lite mer risk för omfattningsförändringar i en politiskt styrd organisation skulle jag säga. Och pengarna kan ta slut på ett annat sätt för att man behöver få upp alla

omfattningsförändringar till politiken och då kan de säga nej.”

6.2.4 Ändringar och omtag

6.2.4.1 Ändringar

Ett flertal respondenter menar på att ändringar är naturligt och att hantera dessa är en del av projektledningen. Bland de intervjuade framkommer att det upplevs en del svårigheter när det gäller ändringar. En respondent ger uttryck åt en svårighet i att veta om en ändring är orsakat av något externt, nytt eller om det är en upprättning av ett krav som har förbisetts. Flera respondenter uttrycker att det finns en pedagogisk utmaning gentemot parterna gällande ändringar och ändringshanteringen. De upplever att det förekommer svårigheter i att få en extern part att förstå att det som de föreslår är en ändring och ligger utanför FUTs åtagande. Vidare uttrycker en respondent att det tidvis kan vara svårt att veta om en ändring är förankrad och beslutad när det kommer propåer om ändringar.

”Lite mer på tå får man vara om det kommer mycket ändringar, då gäller det att hänga med på och verkligen säkerställa vad är det som är beslutat och inte.”

När ändringar uppstår krävs det mer kontroll och uppföljning menar några av de svarande. Samtidigt påpekar vissa respondenter att det krävs ett flexibelt förhållningssätt. En del av de intervjuade menar att när ändringar uppstår kan det till en början skapa osäkerhet och oro i projektgruppen. Flera respondenter är överens om att dessa ändringar som leder till omtag och merarbete även kan skapa frustration. När personer har lagt mycket tid och energi på ett arbete som måste göras om menar en respondent att det uppstår frustration. Respondenterna påpekar

47 (67) att ändringarna som uppstått har resulterat i att projektgruppen behövt backa, göra omtag och omprioriteringar, få anläggningarna inom ramarna och ta en dialog igen med parterna. Samtidigt behöver det göras ett arbete med att ta fram nytt underlag i syfte att få tillskott på finansieringen och förlänga tidplanen.

”… med de här ganska tröga planläggningsprocesserna som finns, har man fastställt en järnvägsplan och fått en laga kraft vunnen så är det ett stort omtag om det kommer en större omfattningsförändring och ta om samråd och fastställa planen på nytt så blir det väldigt tids-

och kostnadskrävande.”

”Projektledningen har blivit lite kluven att å ena sidan ska man driva projektet framåt för man ska inte tappa tid, å andra sidan behövs det ett sidospår där man tar fram underlag,

beslutsunderlag och kalkyler och så vidare.” 6.2.4.2 Ändringshantering

Flera respondenter lägger stor vikt vid ändringshantering och att det bör finnas en struktur för att hantera och besluta om ändringar. Denna rutin skapar trygghet enligt respondenternas uppfattning. En del av de svarande betonar vikten av kommunikation.

”…en ändring i ett projekt måste hanteras och struktureras, ordning och reda och att man kan kommunicera ut det på ett bra sätt med en tydlighet så det inte får bli några missförstånd eller

osäkerheter.”

Det upplevs även utmaningar gällande ändringshantering. Bland svaren framkommer att det administrativa är tidskrävande att utföra för små ändringar. En respondent identifierar behovet av en tydligare och mer genomtänkt process för ändringar. Respondenten upplever att det kan inträffa att anläggningen optimeras för mycket, vilket denna tror, i linje med andra svarande, faller tillbaka till en otydlig projektdefinition. En annan tolkning är att i efterhand kommer andra parter på frågor som de vill ha vilket resulterar i att ändringar uppstår.

”Dels kan man fråga hur bra det behöver vara. Det faller tillbaka till det krav på anläggningen - vad är det för anläggning vi vill ha, behöver vi verkligen ha det här kravet.

Det är viktigt att ha den övergripande standarden och kravbilden klar för sig”

En del respondenter upplever att i början, innan första omtaget, har fokus inte varit i att hålla koll på ändringar. En respondent har ett minne av att ändringshanteringen spretade i början trots att det var många och stora beslut. En annan av de intervjuade uttrycker att det initialt var en utmaning att hitta ett fungerande system för det och menar att det initierades men inte helt systematiserades. Efter järnvägsplanens fastställande och när förfrågningsunderlagen gjordes blev det lättare att ange vad som är en ändring i omfattningen berättar ett par respondenter.

”Allt det där tror jag kommunicerades ganska mycket bara via mail, på möten och så. Och då tror jag det är ganska svårt för alla medarbetare i projektet att veta och känna till alla

48 (67)

6.2.4.3 Optimeringsarbetet

Bland de svarande menar en del på att ändringar lags in i systemet utan en kostnadsvärdering i alla beslut. Detta kan ha risker, menar dem, och pekar på optimeringsarbetet som en risk som föll ut. En av de intervjuade förklarar händelsen i termer av att anläggningen inte hade analyserats färdigt.

Så det finns ju en risk då man inte har omfattningen klart för sig, vad det är för anläggning du vill bygga och du har kanske inte någon genomtänkt process för att införa ändringar, att man

bygger på och sen så kostar det för mycket”

”För man hade nog i brådskan inte analyserat färdigt vad skulle vara en optimal anläggning så man behövde lite tid för eftertanke.”

Den generella uppfattningen av optimeringsarbetet är att det var turbulent men att det var nödvändigt. Några menar på att omtagets inträffande var både tur och otur. Bland svaren framkommer att besparingar gjordes och att kunskapen ökade. En av respondenterna framhåller att efter omtaget fick projektgruppen en tydlig uppfattning om vad som ingick i projektet eftersom projektgruppen gick igenom och beslutade om omfattningen. Vidare anser en respondent att projektet efter optimeringen blev ett annat projekt. Från intervjuerna framkommer att det efter optimeringen var bestämt att omfattningen skulle bevakas.

”Det som då var bestämt det skulle vi verkligen bevaka så att vi inte igen börjar glida över ramarna.”

6.2.4.4 Kalkylöversynen

Projektet gjorde återigen en genomgång, en kalkylöversyn gjordes och det togs fram en låst anläggningsomfattning. I samband med det framställdes ett nytt budgetförslag. Flera respondenter menar att den nya budgeten är mycket mer anpassad till åtagandet i och med att den är kopplad till omfattningen. Även denna genomgång uppfattas ha resulterat i en tydlig bild för projektgruppen om vad som ingår i projektet. Däremot framkommer en uppfattning om att andra parter möjligtvis saknar den insynen då de inte deltagit i det arbetet. Flera respondenter upplever en svårighet gentemot parterna i bevakningen av den låsta anläggningsomfattningen.

”Det känns inte som att vi har gehör riktigt för att respektera vår låsta anläggning utan man förhandlar ganska friskt om man känner sig nödig att göra det.”

Bland de intervjuade framgår att ändringar kan utföras men måste hanteras och finansieras. Det upplevs att förståelsen från parterna ökar. Efter införandet av den låsta anläggningsomfattningen uppfattas bland respondenterna att ändringshanteringen har fungerat mer strukturerat. Den generella uppfattningen är att ändringshanteringen fungerat bättre och mer systematiserat i takt med projektets fortlöpande. Det framgår att ändringshanteringen varit jämförelsevis mindre systematiserad efter optimeringsarbetet och än mindre innan dess.

49 (67)

6.2.4.5 Låst anläggningsomfattning

Ett flertal respondenter tror att omfattningen hade kunnat låsas vid ett tidigare skede och ser ett värde i det. En del av respondenterna tror att det hade varit fördelaktigt att successivt göra efter järnvägsplanens fastställande och andra tror att detta hade kunnat ske efter systemhandlingen. En respondent tillägger att det dock kräver en korrekt bedömd tidplan och budget.

”…när någon av pusselbitarna då har du ju någonting och så kan du bygga runt det.” ”Det hade nog blivit en hel del förändringar också men man hade lättare kunnat hålla koll på

dem då. Det hade blivit lättare att driva projekteringen och det kanske hade blivit färre ändringar för att det hade blivit en viss tröghet i systemet och det kanske hade ställt lite mer

krav på teknikavdelningen att komma fram med slutliga lösningar lite fortare.”

”Men det får inte heller bli att man tvingar sig bygga en för dålig anläggning heller. […] men det hade varit otroligt mycket enklare för oss om vi hade haft rätt budget och rätt tid från

början.” 6.2.4.6 Ändring av omfattningen

Respondenterna är inte helt ensade kring huruvida projektets omfattning speglas av den initiala projektomfattningen. Flera framhåller att den initiala beskrivningen var vagt beskriven vilket gör det svårt att besvara frågan. Den generella uppfattningen är att på ett principiellt plan är de lika men att tillvägagångssättet är kraftigt förändrat. Några respondenter tar upp gestaltningsprogrammet för typstationen för att visa på en olikhet i utformningen. Vissa menar att funktionen är densamma men att de två andra dimensionerna tid och pengar ändrats.

”…de här ändringarna, att man har tvingats till en längre spårdragning och att man har laborerat med servicetunneln, ändrat uppgångslägen – jag tycker allt det ligger inom ramen

för den här grövre omfattningen som sattes i Stockholmsförhandlingen.”

”Om man utgår från Stockholmsöverenskommelsen, omfattningsmässigt så håller vi ju vad vi har lovat, det vill säga vi ska bygga tunnelbanan och två nya stationer – så det gör vi. Men vi

behöver ju mer pengar och mer tid för att göra det, så att ett rätt av tre.”

Flera respondenter ger uttryck åt att projekt som budgeterats i Stockholmsförhandlingen inte speglar projektet i nuläget. Den generella uppfattningen är att om anläggningen vore anpassad till den budgeten hade möjligtvis inte kvaliteten varit lika hög. Upplevelsen är att anläggningen som byggs nu är mer i tiden vilket de anser är rätt.

”Är det så att tiden och pengarna inte räcker till det, då duger det inte att underleverera utan vi måste säkerställa leveransen av det som är funktionen, det som är nödvändigt.”