Omfattningsändringar i infrastrukturprojekt
– En fallstudie med fokus på ett tunnelbaneprojekt i tidiga skeden LINA SAAD
KTH
SKOLAN FÖR ARKITEKTUR OCH SAMHÄLLSBYGGNAD
2 (67)
Titel
Författare Institution Examensarbete Handledare Nyckelord
Omfattningsändringar i infrastrukturprojekt – En fallstudie med fokus på ett tunnelbaneprojekt i tidiga skeden
Lina Saad
Institutionen för Fastigheter och Byggande TRITA-ABE-MBT-21401
Tina Karrbom Gustavsson
Omfattningsändringar, omfattningshantering, kostnadsfördyringar, tunnelbanesystem, transportinfrastrukturprojekt
Sammanfattning
Transportinfrastruktursystem spelar en viktig roll i stadsutvecklingen. Nyttjandet av underjordiska utrymmen för transportsystem ökar alltmer och används som potentiella lösningar för att lösa urbaniseringsproblem. För att möta den snabba befolkningstillväxt som Stockholm står inför initierade regeringen Stockholmsöverenskommelsen 2013 som innebar en omfattande utbyggnad av tunnelbanenätet samt en ökad bostadsbebyggelse. Tunnelbaneutbyggnaden är i Sverige den första att genomföras på trettio år och projektet har i det tidiga skedet redan ändrats i omfattning i två etapper.
Syftet med studien är att bidra till en ökad förståelse inom området inför framtida projekt av samma karaktär. Målsättningen är att undersöka vilka faktorer som påverkar projektets benägenhet att ändras och hur dessa faktorer i sin tur påverkar projektledarens möjligheter att leda projektet. Problemet avgränsas till ett beställarperspektiv i tidiga skeden och studeras i en svensk kontext.
Forskningen har genomförts som en kvalitativ fallstudie. Fallstudien består av dels en intervjustudie dels en dokumentstudie. Det studerade fallet representerar projekt Akalla- Barkarby som är ett av de delprojekt som ingår i Stockholmsöverenskommelsen.
Studien har identifierat ett antal faktorer som antas påverka projektomfattningen till en större benägenhet att ändras. Dessa faktorer är relaterade till dels de förutsättningar som låg till grund för projektet i och med investeringsbeslutet dels komplexiteten i projektsystemet. Dessa faktorer skapar osäkerheter och begränsar projektledarens möjligheter att leda projektet.
3 (67)
Examensarbetet har genomförts inom institutionen Fastigheter och Byggande på Kungliga Tekniska Högskolan och utgör ett avslutande moment på Civilingenjörsprogrammet Samhällsbyggnad med inriktning Byggprojektledning.
Inledningsvis vill jag tacka min handledare Tina Karrbom Gustavsson, professor på KTH, för den vägledning jag fått under arbetets gång.
Vidare vill jag uttrycka min tacksamhet för Förvaltning för utbyggd tunnelbana inom Region Stockholm som har givit mig möjligheten och förtroendet att samarbeta i genomförandet av denna studie. Ett särskilt tack till min handledare Henrik Laurell på Förvaltningen för utbyggd tunnelbana som tagit sig tiden till att vid sidan av sina ordinarie arbetsuppgifter vara ett stort stöd i processen och bidra med betydelsefulla råd och synpunkter.
Ytterligare ett stort tack till Bengt Jäderholm som har inspirerat mig till att forska vidare kring ämnet och med sina erfarenheter utgjort en betydande källa till kunskap i arbetet.
Slutligen vill jag rikta ett tack till samtliga respondenter vars medverkan har möjliggjort detta examensarbete.
Stockholm, 10 juni 2021 Lina Saad
4 (67)
Title Scope changes in infrastructure projects – A case study with focus on an underground metro project in early phases
Author Lina Saad
Department Department of Real Estate and Construction Master Thesis number TRITA-ABE-MBT-21401
Supervisor Tina Karrbom Gustavsson
Keywords Scope change, scope management, project overrun, underground metro system, transportation infrastructure project
Abstract
Transportation infrastructure systems play an important role in urban development. The use of underground spaces for transport systems is increasing and is viewed as a potential solution to solve urbanization problems. To meet the rapid population growth that Stockholm is facing, the government initiated the Stockholm Agreement in 2013, which entailed an extensive expansion of the metro system and an increased housing development. The metro system expansion in Sweden is the first to be completed in thirty years and the project has in the early stages already changed in scope twice.
The purpose of the study is to contribute to an increased understanding in the field for future projects of the same nature. The aim is to investigate the factors that affect the project's propensity to change and how these factors in turn affect the project manager's opportunities to lead the project. The problem is limited to a Client perspective in the early stages and is studied in a Swedish context.
The research has been carried out as a qualitative case study. The case study consists partly of an interview study and partly of a document study. The case represents the Akalla - Barkarby project, which is one of the sub-projects included in the Stockholm Agreement.
The study has identified several factors that are assumed to influence the project scope to a greater tendency to change. These factors are related partly to the preconditions of the project based in the investment decision and partly to the complexity of the project system. These factors create uncertainties and limit the project manager's opportunities to lead the project.
5 (67)
Acknowledgement
The degree project has been carried out within the Department of Real Estate and Construction Management at the Royal Institute of Technology and constitutes a final part of the Master of Science in Civil Engineering with a specialization in Construction Project Management.
Initially, I would like to thank my supervisor Tina Karrbom Gustavsson, professor at KTH, for the guidance I have received during the work.
I would like to express my gratitude to the Administration for Expanded Metro at the Stockholm Region, which has given me the opportunity and the confidence to collaborate in the creation of this study. A special thanks to my supervisor Henrik Laurell at the Administration for Expanded Metro who took the time to, in addition to his regular duties, be a great support in the process and contribute with important advice and point of views.
Furthermore, I want to thank Bengt Jäderholm who inspired me to do further research on the subject and with his experiences constituted a significant source of knowledge in the work.
Finally, I would like to thank all the respondents whose participation has made this degree project possible.
Stockholm, 10 June 2021 Lina Saad
6 (67)
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 8
1.1 Bakgrund ... 8
1.2 Syfte och forskningsfrågor ... 10
1.3 Avgränsning ... 10
1.4 Disposition ... 11
2 Litteraturöversikt ... 12
2.1 Projekt ... 12
2.1.1 Projektmål ... 12
2.1.2 Projektomfattning ... 13
2.1.3 Omfattningshantering ... 13
2.1.4 Omfattningsändringar ... 14
2.1.5 Ändringshantering ...15
2.1.6 Scope creep ...15
2.1.7 Komplexitet ...15
2.1.8 Osäkerheter ... 16
2.1.9 Kostnadsdrivande faktorer ... 18
2.2 Infrastrukturprojekt ... 19
2.2.1 Bygg- och planläggningsprocessen ... 19
2.2.2 Karaktärsdrag och påverkansfaktorer ... 20
2.2.3 Investering och finansiering ... 22
3 Teoretiskt ramverk ... 25
3.1 Projektfaser ... 25
3.2 Projektledningens funktioner ... 26
3.3 Hanteringsprocessen ... 27
4 Metod ... 28
4.1 Angreppssätt ... 28
4.2 Litteraturstudie ... 28
4.3 Expertintervju ... 29
4.4 Fallstudie ... 29
4.4.1 Intervjustudie ... 30
4.4.2 Dokumentstudie ... 31
4.5 Analys av data ... 31
4.6 Etiskt förhållningssätt ... 31
4.7 Analys av metod ... 32
5 Fallet ... 34
5.1 Bakgrund ... 34
5.2 Projektet ... 34
7 (67)
5.2.1 Budget och tidplan ... 35
5.2.2 Bygg- och planläggningsprocessen ... 35
6 Empiri ... 37
6.1 Dokumentstudie ... 37
6.1.1 Överenskommelsen ... 37
6.1.2 Förutsättningar ... 37
6.1.3 Planläggningsprocessen ... 38
6.1.4 Ändringar och omtag ... 38
6.2 Intervjustudie ... 41
6.2.1 Överenskommelsen ... 41
6.2.2 Krav och standard ... 42
6.2.3 Intressenter och projektberoenden ... 44
6.2.4 Ändringar och omtag ... 46
6.2.5 Projektstyrning och hanteringsprocess ... 49
7 Diskussion ... 52
7.1 Förutsättningar till projektet ... 52
7.1.1 Investeringsbeslutet ... 52
7.1.2 Budgeten ... 53
7.1.3 Projektdefinitionen ... 54
7.2 Projektet ... 55
7.2.1 Förutsättningar i lokaliseringen ... 55
7.2.2 Förutsättningar i geologin ... 55
7.2.3 Krav och standard ... 56
7.2.4 Ändringar och omtag ... 56
7.3 Projektledningen ... 57
7.3.1 Hantering av intressenter ... 57
7.3.2 Ledning och styrning ... 58
7.3.3 Rådighet över projektet ... 59
8 Slutsats ... 60
8.1 Forskningsfrågor ... 60
8.2 Forskningsbidrag ... 61
8.3 Rekommendation för vidare forskning ... 61
Referenser ... 62
Bilagor ... 67
Bilaga A – Intervjufrågor ... 67
8 (67)
1 Inledning
I följande avsnitt presenteras inledningsvis en bakgrund till forskningsämnet. Detta följs av en redogörelse för syfte, forskningsfrågor och avgränsning för att skapa förståelse för studiens ändamål. Slutligen beskrivs dispositionen i syfte att tydliggöra strukturen i rapporten.
1.1 Bakgrund
Transportinfrastruktursystem spelar en viktig roll i stadsutvecklingen samt den ekonomiska och sociala utvecklingen (Jianqiang & John D, 2019). Den globalt ökande urbaniseringen genererar påtryckningar för en större användning av stadsrum. Nyttjandet av underjordiska utrymmen för transportsystem ökar alltmer och väljs i städer som potentiella lösningar för att lösa urbaniseringsproblem såsom trängsel, markbrist, buller och luftföroreningar (a.a.).
Tunnelbanenätet i Stockholm växte fram från 1950-talet till 1990-talet (SLL, 2017) vilket innebär att det utvecklades senast för 30 år sedan. Stockholms län genomgår en snabb befolkningstillväxt och länet har en betydelsefull roll för landets ekonomiska tillväxt (SLL, 2018). Utmaningen är att möta denna tillväxt på ett hållbart sätt avseende faktorer såsom bostäder och trängsel. Den rådande befolkningstillväxten ställer krav på ett kapacitetsstarkt kollektivtrafiksystem samt en ökad bostadsbebyggelse (a.a.).
I syfte att möta befolkningstillväxten initierade regeringen en förhandling med målet att nå en uppgörelse om en samfinansierad utbyggd tunnelbana samt en ökad bostadsbebyggelse (SLL, 2018). Stockholmsöverenskommelsen nåddes år 2014 och resulterade bland annat i en tunnelbaneutbyggnad från Akalla till Barkarby där Järfälla kommun åtagit sig en bebyggelse av bostäder i anslutning till tunnelbanestationerna (LS 1401-0037-3). En prognos som senare genomfördes för delprojekten uppvisade att utbyggnaden riskerade att bli dyrare än beräknat vilket mynnade ut i ett omfattande åtgärds- och optimeringsarbete (SLL, 2016). Resultatet blev en utökad kostnad samt en förlängd tidplan (a.a.). Därefter presenterade än en gång Region Stockholm (2019) i ett pressmeddelande år 2019 att hela tunnelbaneutbyggnaden skulle få en ökad kostnad på 9,3 mdkr, motsvarande 46 % fördyring, samt en fördröjd tidplan. Det förklarades bland annat bero på tillkommande arbeten. Detta medförde en utbredd medial uppmärksamhet. Vidare gav det upphov till nya förhandlingar kring ansvarsfördelningen för den utökade kostnaden parallellt med att projektet fortlöpte, och under 2021 stod det nya tilläggsavtalet för finansieringen klart (Region Stockholm, 2021).
Detta är annat än unikt för transportinfrastrukturprojekt. Stora projekt resulterar ofta i fördyringar och förseningar (Flyvbjerg m.fl., 2002). Flyvbjerg m.fl. (2003) konstaterar att detta är ett globalt problem. Ett vanligt förekommande karaktärsdrag i stora infrastrukturprojekt är att omfattningen kan förändras med tiden vilket i sin tur kan påverka kostnaden (Flyvbjerg, 2011).
I flera svenska transportinfrastrukturprojekt som Jäderholm (2021) har studerat har det skett stora förändringar i projektomfattningen. I Sverige har ett flertal projekt blivit avsevärt dyrare än planerat (Riksrevisionen, 2020).
9 (67)
Tid, kostnad och funktion är delar som tillsammans utgör omfattningen i ett projekt (Hallin och Gustavsson, 2015). Ett projekt anses vara lyckat om det uppnår projektmålen inom de fastställda ramarna för tiden, budgeten och enligt kraven samtidigt som projektets intressenter tillfredsställs (Mirza m.fl., 2013). Att hantera projektets omfattning spelar en viktig roll för att uppnå projektmålen (Dekker & Forseluius, 2007, se Ajmal m.fl., 2019) och är en av projektledningens kärnfunktioner (Turner, 2015). Projektledarens ansvar är att leda projektgruppen mot att uppnå projektets mål samtidigt som intressenterna tillfredsställs (PMI, 2017). Denna har som uppgift att balansera måluppfyllandet av projektgenomförandet för att rymma de satta begränsningarna med de resurser som finns tillgängliga (a.a.).
Fördyringar i projekt är en konsekvens av andra faktorer (Flyvbjerg, 2011). Motawa m.fl. (2007) belyser vikten av att studera underlaget i ett projekts tidiga skeden i syfte att identifiera de karaktärsdrag som kan leda till ändringar och vad deras effekt är. Med den förståelsen kan det vidtas lämpliga åtgärder för att minimera de störande effekterna som kan uppstå till följd av ändringar (a.a.). I litteraturen belyses vikten av tidiga skeden och dess påverkan på ett projekt (Flyvbjerg, 2011; Gibson m.fl., 2006; Trafikverket, 2021). Trots detta konstaterar flera forskare, däribland Atkinson m.fl. (2006), att mer uppmärksamhet och fokus i litteraturen läggs på produktionsfasen i jämförelse till planeringsfasen.
Investering i transportinfrastruktur är en fortsatt prioriterad fråga för regeringen. I prop.
2020/21:151 föreslås att ramen för investeringar ska uppgå till 799 mdkr för nästkommande planperiod. Detta är avseende transportinfrastrukturåtgärder den största ekonomiska ramen någonsin (Regeringskansliet, 2021). En av investeringarna är den planerade tunnelbaneutbyggnaden till Älvsjö som utgör en del av Sverigeförhandlingen (SLL, u.å.).
Tunnelbaneutbyggnaden i Stockholm är den första att genomföras på 30 år i en svensk kontext och projektet har i det tidiga skedet redan ändrats i omfattning i två etapper. Det väcker intresse för att studera projektet närmare i sin helhet för att identifiera och skapa förståelse för drivande faktorer i de tidiga skedena som kan förklara detta. Eftersom projektledaren har ett genomgående huvudansvar för ledningen av projektet väcks ytterligare ett intresse för hur dessa faktorer påverkar projektledarens möjligheter att hantera omfattningen och leda projektet mot det uppsatta målet.
10 (67)
1.2 Syfte och forskningsfrågor
Studien syftar till att bidra med ökad kunskap och förståelse inom området inför framtida projekt av samma karaktär. Målsättningen är att undersöka hur omfattningen i tunnelbaneprojektet påverkas i tidiga skeden samt hur detta i sin tur påverkar projektledarens möjligheter att leda projektet. Följande forskningsfrågor ämnar studien att besvara med utgångspunkt i det presenterade tunnelbaneprojektet.
• Vilka huvudsakliga faktorer i tidiga skeden influerar projektomfattningens benägenhet att förändras?
• Hur påverkar dessa faktorer projektledarens möjligheter i tidiga skeden att leda projektet mot projektmålet?
1.3 Avgränsning
Ett antal avgränsningar har gjorts i studien. Till att börja med avgränsas studien till att undersöka problemet i ett projekts tidiga skeden, vilket avser tidsperioden från beslut om initiering framtill innan genomförandet tar plats. Förutsättningar som ligger till grund för initieringen bedöms även vara av relevans. Studien avgränsas dessutom till att utgå från projektledarens roll ur ett beställarperspektiv, vilket även innefattar perspektiv från projektgruppens medlemmar.
Ytterligare en avgränsning är att problemet studeras i en svensk kontext, där internationella studier används som en kunskapskälla i delar som är generaliserbara. Studien har ett fokus på transportinfrastrukturprojekt i form av tunnelbaneanläggningar, även om somliga delar kan tillämpas i andra typer av projekt.
11 (67)
1.4 Disposition
Detta avsnitt avser att förklara strukturen i rapporten, vilket även åskådliggörs i Figur 1.
Kapitel 1 Inledning. I detta kapitel ges en bakgrund till forskningsämnet och en presentation av syfte, forskningsfrågor och avgränsningar.
Kapitel 2 Litteraturöversikt. I kapitlet presenteras resultatet av litteraturstudien, där litteratur och tidigare forskning inom ämnet belyses.
Kapitel 3 Teoretiskt ramverk. Kapitlet redovisar det teoretiska ramverket som i diskussionen används för att analysera empirin.
Kapitel 4 Metod. Detta kapitel syftar till att beskriva angreppsättet samt tillvägagångssättet som använts för att besvara forskningsfrågan. Dessutom analyseras metodvalen.
Kapitel 5 Fallet. I detta kapitel presenteras en bakgrund till och beskrivning av fallet som används i fallstudien.
Kapitel 6 Empiri. Kapitlet avser att erhålla en presentation av resultatet från datainsamlingen.
Kapitel 7 Diskussion. Detta kapitel syftar till att analysera och diskutera empirin med utgångspunkt i litteraturöversikten och det teoretiska ramverket.
Kapitel 8 Slutsats. I kapitlet besvaras studiens forskningsfrågor. Dessutom skildras det bidrag som studien ger samt rekommendationer för vidare forskning.
Figur 1. Rapportens struktur.
Inledning Litteratur
översikt Teoretiskt
ramverk Metod Fallet Empiri Diskussion Slutsats
12 (67)
2 Litteraturöversikt
Detta avsnitt har som avsikt att presentera den litteraturstudie som gjorts. Kapitlet är indelat i två avsnitt varav det första avsnittet behandlar projekt på en övergripande nivå och det andra avsnittet har sitt fokus i transportinfrastrukturprojekt.
2.1 Projekt
2.1.1 Projektmål
Hallin och Gustavsson (2015) redogör för att projektmålet beskriver vad projektet ska leverera och till vilken tidpunkt samt kostnad (a.a.). Projektledarens ansvar är att leda projektgruppen mot att uppnå projektets mål samtidigt som projektets intressenter tillfredsställs (PMI, 2017).
Uppgiften är att balansera måluppfyllandet av projektgenomförandet för att rymma de satta begränsningarna med de resurser som finns tillgängliga. Att hantera projektets intressenter är en essentiell del av projektledningen. Intressenter kan påverka ett projekt genom att till exempel ha mandat att besluta om att initiera projektet, besluta om projektbudgeten eller genom att ge synpunkter på projektomfattningen (a.a.).
Att hantera projektets omfattning spelar en viktig roll för att uppnå projektmålen (Dekker &
Forseluius, 2007, se Ajmal m.fl., 2019). Måltriangeln består av dimensionerna funktion, tid och kostnad och utgör tillsammans omfattningen i ett projekt (Hallin & Gustavsson, 2015).
Måltriangeln åskådliggörs i Figur 2. Projektmålet utgår från resultatet av förstudien där kraven specificerats utifrån dels förutsättningarna, dels intressenternas önskemål, behov och förväntningar (a.a.).
Figur 2. Måltriangeln. Inspirerad av Hallin och Gustavsson (2015).
Hallin och Gustavsson (2015) belyser att varje projekt har sin tyngdpunkt i någon av dimensionerna i måltriangeln beroende på vilken dimension som är viktigast. Det är en viktig uppgift att som projektledare stämma av var denna tyngdpunkt är vid projektets initiering såväl som under projektets fortskridande. Den dimension som projektet har sin tyngdpunkt i avgör den styrlogik som projektet bör följa. Ett tidsstyrt projekt bör styras med delmål och beslutspunkter. I ett kostnadsstyrt projekt är det lämpligt med en noggrann kontroll av budgeten.
Ett kvalitetsstyrt projekt styrs av kontinuerliga kvalitetskontroller (a.a.).
13 (67)
En del forskare antyder att ett framgångsrikt projekt styrs av de intressenter som ingår, även om projektet inte rymmer ramarna av den traditionella begränsningen som utgörs av tid, kostnad och funktion (Roeder, 2013; Turner & Roxanne, 2012). Turner och Roxanne (2012) framhåller att stora och komplexa projekt vanligtvis misslyckas i att nå projektets mål och ramar med utgångspunkt i dimensionerna tid, kostnad och kvalitet. Tidigare har detta övervägts vara ett projektmisslyckande trots att projektets intressenter möjligtvis i det långa perspektivet ser projektet som lyckat. Vice versa, menar de, att andra projekt har hållit sig inom tiden och budgeten och ur den synvinkeln anses framgångsrika trots att de har misslyckats i att leverera den önskade nyttan till intressenterna. Därav drar författarna slutsatsen att en dimension rörande projektets olika intressenter behöver övervägas över ett flertal tidsramar (a.a.). Brister i att överväga och förtydliga intressenternas förväntningar i ett tidigt skede kan resultera i svårigheter att genomföra projektet och därmed ett ogynnsamt projektutförande (Atkinson m.fl., 2006).
2.1.2 Projektomfattning
Ett projekts omfattning (eng. scope) utgörs av det arbete som genomförs för att leverera en produkt, en tjänst eller ett utfall med de specifika attributen och funktionerna (PMI, 2017). Det vill säga summan av de aktiviteter som behöver göras för att projektmålet ska uppnås (Hallin &
Gustavsson, 2015).
I litteraturen hävdas att det är viktigt med en tydligt definierad omfattning (Hallin & Gustavsson 2015; Mirza m.fl., 2013; Gibson, 2006). Om projektmålet är otydligt finns det risk för att projektets omfattning ändras under projektets gång vilket kan leda till scope creep (Amotey och Anson, 2017; Hallin & Gustavsson, 2015), se avsnitt 2.1.6 för mer om detta fenomen.
Det är viktigt att tidigt definiera projektets omfattning (Gibson m.fl., 2006; Mirza m fl., 2013).
Mirza m.fl. (2013) betonar vikten av att gå till botten av projektdefinitionen i syfte att uppnå projektmålet och tillfredsställa beställaren. Det är viktigt att parterna definierar, kommunicerar och kommer överens om en tydlig vision för projektet. Detta behöver genomföras innan kraven skrivs och utformningen görs (a.a.). Det är dessutom viktigt att tidigt samla in synpunkter från samtliga intressenter (Ajmal m.fl., 2019; Gibson m.fl., 2006). Detta behöver göras för att identifiera omfattningen och undvika stora ändringar som kan ha en negativ påverkan på projektets genomförande (Gibson m.fl., 2006). Det är till stort stöd för projektledarens möjligheter att balansera de olika förväntningarna som finns från de involverade intressenterna (Ajmal m.fl., 2019).
2.1.3 Omfattningshantering
Ett projekts omfattningshantering (eng. project scope management) är de processer som behövs för att säkerställa att projektet innehåller det arbete som krävs och endast det arbete som krävs för att slutföra projektet på ett framgångsrikt sätt (PMI, 2017). Omfattningshanteringen avser att både definiera och kontrollera vad som ingår och vad som inte ingår i projektet (a.a.).
Hantering av omfattningen är en viktig kärnfunktion inom projektledning som säkerställer en
14 (67)
framgångsrik hantering av tid, kostnad och kvalitet (Al-Rubaiei m.fl., 2016; Turner, 2014).
Projektomfattningen behöver, förutom att inledningsvis avtalas om, hanteras genom hela projektets fortlöpande för att undvika att den ändras på ett sätt som strider mot budgeten, tidplanen eller intressenternas krav och förväntningar på utfallet (Amoatey & Anson, 2017).
Pheng (2017) identifierar de tre viktigaste aktiviteterna gällande omfattningen av ett projekt som etablering, hantering och verifiering av omfattningen. Inledningsvis behöver en etablering av omfattningen ske. Till en början är projektomfattningen brett definierad och genom planering bryts det successivt ner till en alltmer detaljerad grad. I hanteringen är ändringshanteringsprocessen en viktig del som bör finnas för att säkerställa att ändringarna som genomförs är godkända av berörda intressenter. När projektet påbörjas behöver det regelbundet säkerställas att omfattningen är som tidigare överenskommet genom att verifiera projektomfattningen i varje steg av projektet. Detta är en löpande process som behöver ske i alla faser (a.a.).
2.1.4 Omfattningsändringar
Ändringar i byggprojekt är oundvikligt och tillhör vanligheten (Motawa m.fl., 2007). Vidare identifierar Motawa m.fl. (2007) begreppet stabilitet i sin studie. Författarna redogör för att mängden ändringar som uppstår beror på stabiliteten i den initiala omfattningen av en aktivitet.
Stabilitet anger i vilken grad som en aktivitet skulle kunna utföras utan en begäran om ändring.
Hög stabilitet innebär att endast ett minimalt antal ändringar kan förväntas under genomförandet av aktiviteten och låg stabilitet representerar att det är troligt att ett stort antal ändringar kan uppstå. Stabiliteten i ett projekt kan förutspås genom att studera den tillgängliga informationen i projektets tidiga skeden (a.a.).
Ändringar i omfattningen, det vill säga omfattningsändringar (eng. scope change), kan medföra utökade kostnader i ett projekts utveckling (Al-Rubaiei m.fl., 2016; Andersen m.fl., 2016;
Flyvbjerg, 2011; Love m.fl., 2014; Shane m.fl., 2009). Andersen m.fl. (2016) menar på att det sker när omfattningsändringarna är mer omfattande än ursprungligen planerat. Å andra sidan vidhåller Olsson (2006) att ändringar inte nödvändigtvis innebär negativa konsekvenser.
Författaren menar att flexibilitet i projekt kan möjliggöra utnyttjande av den ofta försummade möjligheten av att hantera osäkerheter (a.a.).
Hallin och Gustavsson (2015) redogör för ändringsparadoxen och beskriver att flexibiliteten och möjligheten att genomföra ändringar vid ett projekts start är stor och resulterar inte i större kostnader. När projektet fortskrider blir flexibiliteten att genomföra ändringar mindre och utfallet blir mer kostsamt (a.a.). Detta åskådliggörs i Figur 3.
15 (67)
Figur 3. Ändringsparadoxen, inspirerad av Hallin och Gustavsson (2015).
2.1.5 Ändringshantering
Ändringshantering är en viktig del i hanteringen av omfattningen (Pheng, 2017). När det uppkommer behov av ändringar är det viktigt att dokumentera orsaken till ändringen och varför den behövs. Vidare behövs ytterligare planering för värdering av om ändringen följs av risker, om ändringen påverkar tidplanen och om budgeten behöver justeras. Förfrågningar om ändringar kan ske i ett projekts alla faser, och är enklare att implementera i början av ett projekt än på slutet. Det som driver en ändringsförfrågan kan vara beställarens önskan att addera värde genom att använda den senaste teknologin. Det kan även vara externa faktorer såsom nya lagkrav som projektet måste uppfylla. Vidare kan fel och förbiseende ge upphov till ändringsbehov. Det är i den aspekten även viktigt med identifiering av risker (a.a.).
2.1.6 Scope creep
PMI (2017) definierar scope creep som icke auktoriserade ändringar där ytterligare funktioner läggs till i projektets omfattning utan en hantering av dess effekter på tid, kostnad och resurser eller utan beställarens godkännande. Shane m.fl. (2009) menar att scope creep är tendensen att många små ändringar läggs ihop till att bli stora ökade projektkostnader. Författarna förklarar att det är naturligt att projekt växer i takt med projektets fortskridande genom projektfaserna från initiering fram till genomförande (a.a.).
Giezen (2012) antyder att en pådrivande faktor i scope creep är den politiska rörligheten och förklarar att det under projektets gång ställs olika krav från politiker i tongivande positioner. I en studie utförd av Amotey och Anson (2017) konstaterar forskarna att de mest kritiska orsakerna till scope creep är ändringar från beställarens sida, oförutsedda risker och en otydlig projektomfattning. De största effekterna konstateras vara förseningar och fördyringar (a.a.).
2.1.7 Komplexitet
Komplexa projekt utgörs av många varierande och i förhållande till varandra relaterade faktorer (Williams, 1999). Geraldi m.fl. (2011) förklarar att ett vanligt förekommande karaktärsdrag i komplexa system är dynamik. Dynamik är relaterat till ändringar i projekt såsom exempelvis ändringar i krav eller mål. Det finns enligt författarna en tvetydighet om dynamik i litteraturen.
16 (67)
Författarna uttrycker att ett verktyg för att undvika det ”kaos” som kan uppstå på grund av dynamiken är en systematiserad ändringshantering (a.a.).
2.1.8 Osäkerheter
Begreppen osäkerhet och risk är relaterade till varandra. Ramasesh och Browning (2014) redogör för att osäkerheter kan leda till både risker och möjligheter. Hallin och Gustavsson (2015) refererar till osäkerheter som omständigheter som kan komma att hindra projektet. PMI (2017) definierar risk som en osäker händelse eller ett osäkert tillstånd som kan resultera i en positiv eller negativ effekt på projektet om risken faller ut. Membah och Ase (2015) menar att risk är en kombination av sannolikheten av att en osäkerhet faller ut och dess konsekvenser som kan vara både positiva och negativa.
Hallin och Gustavsson (2015) uttrycker att det som görs i tidiga skeden av ett projekt styr utfallet i senare delar av projektet och sätter ramarna för vad som är möjligt att utföra. Ramasesh &
Browning (2014) antyder att en utmaning inom projektledning är att förstå och hantera osäkerheter. Forskarna pekar på att ju mer information som blir känt i takt med projektets fortskridande, desto fler osäkerheter blir kända (a.a.).
Vidare redogör Hallin och Gustavsson (2015) för osäkerhetsparadoxen som visualiseras i Figur 4. Osäkerhetsparadoxen indikerar att den operationella osäkerheten är som störst i början och minskar med tiden samtidigt som den finansiella osäkerheten är liten i början och ökar med tiden. I början av ett projekt finns en större möjlighet att påverka projektet till en låg kostnad, dock saknas kunskapen. Mot slutet finns kunskapen, däremot är mycket fastställt och det blir kostsamt att påverka projektet i det skedet (a.a.).
Figur 4. Osäkerhetsparadoxen, inspirerad av Hallin och Gustavsson (2015).
Osäkerhetsanalyser är lämpligt att utföra löpande i ett projekt (Hallin & Gustavsson, 2015). I en osäkerhetsanalys identifieras risker i ett tidigt skede så att dessa kan undvikas. Till skillnad från en riskanalys identifieras även möjligheter tidigt i syfte att utnyttja dessa. Osäkerheter kopplade till ett projekt kan till exempel vara externa osäkerheter såsom ändrat lag- och regelverk (a.a.).
Lundman (2011) ger uttryck åt att nyckeln till att förstå och förhindra kostnadsökningar ligger i identifieringen av alla möjliga osäkerheter. Andersen m.fl. (2016) menar att osäkerhetsanalyser bör ha en större roll i kostnadsestimering i förstudiefasen och bör ses över kontinuerligt i alla projektfaser. Dessutom påtalar författarna att det finns behov av en större marginal för osäkerheter och på så sätt räkna med framtida möjliga ändringar i omfattningen (a.a.).
17 (67)
Turner (2014) beskriver att projektorganisationer som utför ett projekt som är helt ny för organisationen eller som inte gjorts förut innebär höga risknivåer. Andersen m.fl. (2016) menar att psykologiska faktorer förklarar tendensen att ignorera risk även när det gäller ett potentiellt högriskprojekt.
Ramasesh och Browning (2014) förklarar ett projekts osäkerheter ur projektledarens synvinkel och delar in osäkerheterna i olika kategorier, vilket åskådliggörs i Figur 5. Den första kategorin är kända osäkerheter (eng. known unknowns) och representeras av de osäkerheter som projektledaren är medveten om. Den andra kategorin, okända osäkerheter (eng. unknown unknowns), beskriver de osäkerheter som projektledaren inte är medveten om eller förberedd på. Den senare kategorin har i sin tur delats in i två underkategorier. Ovetbara okända osäkerheter (eng. unknowable unks unks) skildrar de oväntade händelser som inte hade kunnat förutses eller planeras för. Vetbara okända osäkerheter (eng. knowable unks unks) beskriver de händelser som hade kunnat förutses (a.a.).
Figur 5. Kategorisering av osäkerheter (författarens illustration).
Vidare antyder Ramasesh och Browning (2014) att många retrospektiva studier visar att en stor del okända osäkerheter hade kunnat förutspås. Forskarna har i sitt konceptuella ramverk identifierat ett antal faktorer som huvudsakligen driver på ökningen av okända osäkerheter.
Dessa faktorer är viktiga att förstå i ett projekt för att projektledaren ska välja lämpliga strategier i syfte att blotta de okända osäkerheterna. De drivande faktorerna är på en övergripande nivå relaterade till dels projektsystemet utformning dels beteendemässiga frågor. Projektsystemets utformning har att göra med de faktiska och upplevda karaktärsdragen i projektet. Med beteendemässiga frågor avses både individ- och organisationsnivå. Komplexitet är en faktor som gäller projektsystemets karaktärsdrag och är en pådrivande faktor. Ju högre grad av komplexitet ett projekt har desto större är sannolikheten för att stöta på okända osäkerheter. En annan faktor i den kategorin är skilda ståndpunkter hos projektdeltagare och olika intressenter. Om dessa synpunkter misslyckas med att konvergera för projektändamålet kan det göra projektet mer komplicerat vilket i sin tur ökar benägenheten för okända osäkerheter. Forskarna tillägger gällande beteendemässiga frågor att otydliga förväntningar från intressenterna, om det inte fångas upp och hanteras, kan vara en drivande faktor som gör projektet mer sårbart för okända osäkerheter. Ytterligare en faktor identifieras vara fragmentering av kunskap och expertis.
Komplexa projekt kräver förståelse för en mängd teknologier och ledningsförmågor på olika
18 (67)
nivåer av en aktivitet, vilket kan orsaka en fragmentering av kunskapen då det är osannolikt att en projektledare eller expert har all kunskap. Avsaknad av sammankopplingar mellan den utspridda kunskapen kan leda till luckor som blir potentiella källor till okända osäkerheter (a.a.).
2.1.9 Kostnadsdrivande faktorer
Shane m.fl. (2009) ger uttryck åt att en bättre förståelse för kostnadsdrivande faktorer erhålls genom att förstå de krafter som driver faktorerna eller var dessa har sitt ursprung. Med den förståelsen är det möjligt att vidta åtgärder och utforma strategier för att hantera faktorerna samt begränsa eller kontrollera effekterna av dessa under ett projekts alla faser. Forskarna beskriver att de kostnadsdrivande faktorerna kan kategoriseras in i interna respektive externa faktorer. De interna faktorerna representerar faktorer vars effekt kan kontrolleras av beställaren och de externa faktorerna representerar faktorer som beställaren har liten eller ingen direkt kontroll över. Författarna betonar att dessa faktorer kan agera ensamma eller i kombination med andra varav det sistnämnda signifikant kan driva på kostnaden (a.a.).
Shane m.fl. (2009) redogör för ett flertal interna faktorer vilka bland andra är omfattningsändringar (se avsnitt 2.1.4) och scope creep (se avsnitt 2.1.6) som beskrivits tidigare i studien. Andra faktorer kan vara bias, otydliga avtal, teknisk komplexitet och en bristfällig kostnadskalkyl (a.a.). Till att börja med är bias en intern faktor som handlar om den mänskliga psykologiska faktorns inverkan. Detta diskuteras mer ingående i avsnitt 2.2.3. Otydliga avtalsbestämmelser är en faktor som späder ut ansvaret och orsakar missförstånd mellan parterna som ingick avtalet. Att tillhandahålla för lite eller otydlig information i projektdokumenten kan leda till kostnadsöverskridanden. Teknisk komplexitet är ytterligare en faktor orsakad av exempelvis projektets mål eller läge och kan vara särskilt utmanande i den tidiga projekteringen. Det leder till interna samordningsproblem eller felaktigheter.
Samordningsproblemen kan uppstå under planering och projektering av projektet. Om dessa frågor inte hanteras kan det resultera i fördyringar. En annan faktor är en bristfällig kostnadsestimering vilket grundar sig i brister med planeringen och kan leda till en underskattning av projektkostnaderna. Grunden för en god uppskattad kalkyl ligger i det format och de processer som används för att komma fram till kostnaden. Estimeringsunderlaget behöver kunna förstås, kontrolleras, verifieras och korrigeras. Reservmedel är vanligtvis avsatt att täcka för de osäkerheter som inte identifierats eller för att täcka upp för en otydlig projektdefinition. Används reservmedlet för annat än vad det är avsett att användas till eller finns en brist på förståelse för vilka osäkerheter det är ämnat för kan detta leda till vidare problem i uppskattningen (a.a.).
Shane m.fl. (2009) förklarar att trots att beställaren kan ha lite eller ingen kontroll över de externa faktorerna behöver de övervägas vid uppskattningen av projektkostnaden.
Andersen m.fl. (2016) menar att projekt med många lokala intressenter kan vara sårbara för lokala krav som kan leda till dyra tillägg som inte ursprungligen inkluderades i den initiala uppskattningen. Shane m.fl. (2009) redogör för att omfattningsändringar som ligger utanför beställarens kontroll är ytterligare en faktor. Därtill är scope creep till följd av ändrade behov
19 (67)
eller en annan kontext som projektet ska betjäna en sådan faktor. Mindre ändringar kan vanligen inträffa för att tillgodose önskemål från lokala myndigheter och andra intressenter.
En annan extern faktor är inträffande av händelser som det inte planerats för och som inte hade kunnat förutspås och i vanliga fall inte kan kontrolleras av beställaren. Relaterat till det är även förhållanden som det inte planerats för såsom osäker jordkvalitet (a.a.).
2.2 Infrastrukturprojekt
2.2.1 Bygg- och planläggningsprocessen
I detta avsnitt beskrivs bygg- och planläggningsprocessen för ny transportinfrastruktur ur byggherrens perspektiv, varav ett större fokus läggs på planläggningsprocessen. Planering av en ny väg eller järnväg påbörjas när det identifierats en brist i transportsystemet (Trafikverket, 2017). Regler för järnväg gäller även tunnelbana och spårväg.
På nationell nivå finns formulerade mål för transportinfrastrukturen i syfte att tillförsäkra en samhällsekonomisk hållbar och effektiv transportförsörjning (Trafikverket, 2014).
Planläggningsprocessen regleras i väglagen (1971:954) och lagen om byggande av järnväg (1995:1649). Utöver dessa ska processen även ta hänsyn till andra lagförfattningar, bland annat miljöbalken (1998:808). Denna process involverar olika samhällsföreträdare och avser att skapa förutsättningar för en god anknytning till miljölagstiftningen och övrig samhällsplanering (Trafikverket, 2014). I processen förankras planeringen bland annat i kommunernas planering och andra berörda ges tillfälle att få en inblick samt inkomma med synpunkter. Genom processen undersöks och beskrivs successivt en alltmer detaljerad utformning och lokalisering för anläggningen till dess att den fastställs (a.a.).
Inledningsvis görs en åtgärdsvalsstudie vilket är ett översiktligt förberedande underlag där det motiveras varför ett nytt transportinfrastrukturprojekt behövs och hur det identifierade transportbehovet kan åtgärdas (Trafikverket, 2014). Detta görs tidigt för att säkerställa att behoven tillgodoses och att hållbara val görs med hjälp av kostnadseffektiva åtgärder (Trafikverket, 2018). Sedan tas ett samrådsunderlag fram där en inventering på omkringliggande värden görs för att undersöka hur dessa kan komma att beröras av byggandet (Trafikverket, 2014). Det kan till exempel gälla natur, kulturvärden, grundvatten och boendemiljö. Samråd utgör en väsentlig del i hela planläggningsprocessen. Synpunkter och önskemål tas in under samrådsprocessen från organisationer, myndigheter och berörd allmänhet. I det sker en avvägning av enskilda önskemål mot allmänna intressen. När dessa synpunkter har granskats får Länsstyrelsen i uppdrag att göra en bedömning på om projektet innebär en betydande miljöpåverkan, vilket i så fall ställer krav på att framställa en miljökonsekvensbeskrivning där projektets miljöpåverkan beskrivs med förslag om skydds- och försiktighetsåtgärder. Därefter tas alternativ fram som det förs en diskussion kring med boende, markägare och företag i området samt myndigheter. Den lösning som beställaren förespråkar som mest optimal granskas och diskuteras sedan ytterligare och mer detaljerat i fler möten och samråd. Detta resulterar i ett slutligt förslag i form av en järnvägsplan som kungörs för granskning. Till denna bifogas en samrådsredogörelse som visar samtliga inkomna synpunkter och hur de beaktats och påverkat
20 (67)
utformningen. I samband med järnvägsplanens kungörande ges möjlighet till överklagan. När järnvägsplanen har vunnit laga kraft kan bygghandlingarna påbörjas. Dessa utgör ett underlag för byggandet och innehåller tekniska beskrivningar och krav gällande transportsystemets funktion. Bygghandlingarna behöver gå i linje med väg- eller järnvägsplanen och sker det större avvikelser kan planen behöva ändras eller upprättas på nytt (a.a.).
2.2.2 Karaktärsdrag och påverkansfaktorer
Begreppet transportinfrastruktur omfattar vägar, järnvägar, tunnlar, broar, kanaler, flygplatser och hamnar (Cantarelli m.fl., 2010). Ett välfungerande transportprojekt skapar förutsättningar för en effektiv användning av resurser (Davidsson & Hansson, 2019).
Transportinfrastrukturprojekt medför långsiktiga satsningar som inte är flyttbara geografiskt och som saknar en alternativ användning (a.a.). Nya projekt som omfattar transportinfrastruktur är generellt unika av sitt slag då det är första gången den typen av uppgift görs på den specifika lokaliseringen (Lundman, 2011). Dessutom är tekniken och utformningen vanligtvis unik (Flyvbjerg, 2011). Infrastrukturprojekt är ofta komplexa (Eriksson & Kadefors, 2016;
Jäderholm, 2021) och kan även öka i komplexitet med tiden (Giezen, 2012). Att organisera och hantera stora infrastrukturprojekt är en utmaning (Eriksson & Kadefors, 2016). Vanligtvis måste ett dynamiskt sammanhang hanteras med olika intressen, mål, begränsningar och ambitioner (Giezen, 2012).
Jäderholm (2021) beskriver att stora infrastrukturprojekt ställer krav på en genomgripande planering och en lång process innan de kan utföras. En orsak till det är att de binder resurser under lång tid och påverkar samhället i hög grad (a.a.). Denna typ av projekt är vanligtvis lokaliserad i urbana miljöer och har en stor omgivningspåverkan på natur, kulturella värden, rörligheten och stadsmiljön i stort (Eriksson & Kadefors, 2016). Projekt som genomförs i storstadsmiljöer är komplexa och avsevärt mer komplexa än projekt som inte tar plats i urbana miljöer (Jäderholm, 2021). Ytterligare en orsak till att det behövs en lång och omfattande planering är att dessa projekt har ett stort antal komplexa överväganden som behöver kunskap inom flera områden. Dessa överväganden behöver dessutom ske i en demokratisk ordning där delaktighet och samhällsekonomisk effektivitet är väsentliga aspekter (a.a.). Projekten styrs av strikta planeringsprocesser och kräver statligt godkännande i flera steg och dimensioner (Eriksson & Kadefors, 2016). Den långa planeringstiden resulterar i risker (Flyvbjerg, 2011).
Planering och utformning av transportsystem utgörs av komplexa beslutsprocesser där flera intressenter inklusive politiska och tekniska ombud bör involveras för att skapa en konsistent utformning och maximera intressenternas ömsesidiga förståelse (Cascetta m.fl., 2015).
Beslutsfattande och planering av transportinfrastrukturprojekt utgörs av processer med ett flertal involverade intressenter och motstridiga intressen (Flyvbjerg, 2011). Cascetta m.fl. (2015) hävdar att kvaliteten på beslutsprocessen är en nyckelfaktor för en framgångsrik transportinfrastrukturplanering och att det beror på hur processen är uppbyggd. Forskarna belyser vikten av en transparent planeringsprocess som kombinerar de potentiella fördelarna med rationellt beslutsfattande och engagemang av intressenterna. Med transparent menas beslut
21 (67)
som är motiverade, spårbara och förankrade, det vill säga vars beslut delas av ett så stort antal beslutsfattare och intressenter som möjligt (a.a.). Vidare leder tidiga dialoger med andra parter till nyttor då detta medför ett delat ansvarstagande och samsyn kring olika lösningar (Trafikverket, 2018). Rådigheten över transportinfrastruktursystemets delar är spridd på flera aktörer, vilket medför ett behov av att samverka mellan statliga bolag, myndigheter, kommuner och berörda aktörer (Trafikverket, 2020). Detta behöver vidareutvecklas för att uppfylla målen på ett effektivt sätt (a.a.).
Planeringsskedet i transportinfrastrukturprojekt har en stor inverkan på projektkostnaden (Lundman, 2011; Trafikverket, 2021). Lundman (2011) drar i sin studie slutsatsen att de största kostnadsfördyringarna sker i det skedet. Utfallet påverkas dels av den värdering som görs inför starten av projektet dels av hur tydligt kravställandet och riskvärderingen är (Trafikverket, 2021). I ett tidigt skede av planeringsprocessen finns en större möjlighet att finna kostnadseffektiva och optimala lösningar avseende utformningen (a.a.).
Eriksson & Kadefors (2016) vidhåller att tekniska utmaningar och osäkerheter oftast är betydande i infrastrukturprojekt, synnerligen när det gäller underjordprojekt. Dessutom kan komplexa gränssnitt förorsaka risker (Flyvbjerg, 2011). Komplexiteten och osäkerheterna ställer krav på och skapar behov för mycket samordning (Eriksson & Kadefors, 2016). Traditionella strategier är ofta otillräckliga i dessa projekt (a.a.). Jäderholm (2021) skildrar att relationen mellan syftet och den infrastrukturella åtgärden många gånger är av högre komplexitet än vad som antas vid projektets initierande. Denna bild förstärks av Flyvbjerg (2011) som framställer att komplexitet och oplanerade händelser i många fall inte är inräknade. Vidare påpekar forskaren att osäkerhet i tidiga projektfaser gällande exempelvis den exakta sträckningen, tekniska standarder, projektgränssnitt och geotekniska förhållanden kan ge upphov till ändringar och att projektets omfattning eller ambitionsnivå förändras betydligt med tiden (a.a.). Lundman (2011) har i sin studie, där ett antal svenska transportinfrastrukturprojekt undersöks, dragit slutsatsen att samtliga projekt innefattar osäkerheter men att de sällan representeras i kostnadskalkylen.
Även inom transportinfrastrukturprojekt finns en variation i teknisk komplexitet, omgivningspåverkan och förutsättningar (Trafikverket, 2021). Järnvägsprojekt har en högre grad av teknisk komplexitet i jämförelse med vägprojekt och påverkas dessutom i högre grad av omgivningen (a.a). Dessutom är just underjordsprojekt unika i den mening att de har karaktärsdrag, såsom geologiska osäkerheter och instängt utrymme, som komplicerar kostnadsestimeringen jämfört med projekt ovanjord. De unika attributen i ett transportinfrastrukturprojekt med underjordiska byggförhållanden resulterar i en hög grad av osäkerheter (Lundman, 2011; Membrah & Asa, 2015) och är av riskfylld karaktär (Membrah &
Asa, 2015). Dessa osäkerheter är dessutom svåra att överväga och uppskatta i kostnadskalkyler (Lundman, 2011).
22 (67)
Den långsiktiga investeringen av transportinfrastruktur kan öka risken för att regler som påverkar förutsättningarna för projektet ändras (Davidsson och Hansson, 2019). Jäderholm (2021) identifierar i sin studie att flera av de studerade projekten har fallit ut i en annan utformning och en högre standard än vad som tidigare varit gällande. Trafikverket (2021) konstaterar att omvärldsfaktorer påverkar infrastrukturprojekt. Komplexiteten ökar (Trafikverket, 2021) och det sker en fortlöpande samhällsutveckling vilket leder till ökade kostnader (Jäderholm, 2021; Trafikverket, 2021). Dessutom ställs allt högre krav på transportinfrastruktur på lokal, nationell och global nivå (Trafikverket, 2021). Kraven kan exempelvis gälla säkerhet, minskad klimatpåverkan och omgivningspåverkan samt ökad miljöhänsyn. I rapporten från Trafikverket beskrivs att de kravdokument som sätter grunden för kontraktshandlingarna blir av alltmer komplex och omfattande karaktär exempelvis rörande tekniska krav såsom ökad prestanda samt miljö- och klimatpåverkan (a.a.). Den snabba teknikutvecklingen medför förändrade önskemål och krav på prestanda (Trafikverket, 2020).
Det ställer krav på en hantering där andra intressenter deltar för att utforma nya lösningar (a.a.).
Flyvbjerg (2011) redogör för att de generella karaktärsdragen som är vanligt förekommande i stora infrastrukturprojekt i sin tur kan påverka kostnadsutfallet samt även tidplanen och nyttan.
Vidare menar forskaren att som en konsekvens av dessa karaktärsdrag kan missinformation om kostnader, tidplan, nytta och risker förekomma (a.a.).
2.2.3 Investering och finansiering
Davidsson och Hansson (2019) redogör för att investering i transportinfrastruktur i Sverige mestadels är en offentlig fråga. Beslut om de projekt som ska genomföras tas av regeringen.
Transportinfrastrukturprojekt ger nyttor men är ofta kostsamma och riskfyllda, vilket gör frågan om hur investeringen ska finansieras och användas effektivt väsentlig (a.a.). Andersen m.fl.
(2016) beskriver att planeringen och utvecklingen av offentliga investeringsprojekt är en komplex process.
Jäderholm (2021) har i sin studie identifierat att samtliga projekt initierades och planerades utanför den ordinarie prioriteringsprocessen. De fick från början en särställning som sannolikt påverkat den fortsatta beslutsprocessen. Förutom att beslutsunderlagen var otillräckliga gav även beslutsprocessen upphov till situationer där prioriteringar mellan olika ändamål och lösningar i gick förlorade. Det finns en tendens att stora och kostnadskrävande projekt bryts ut ur den ordinarie planeringen och att projektets finansiering görs till huvudfrågan (a.a.).
Statlig infrastruktur kan medfinansieras av kommuner eller regioner (Davidsson och Hansson, 2019). Lokal medfinansiering möjliggör att mer finansiella medel frigörs till andra investeringar. Dessutom är det fördelaktigt eftersom kostnaden kopplas nära nyttorna då de som tar del av nyttan i större utsträckning även betalar mer för den vilket ökar incitamenten att tillföra värde till projektet. En brist är att omprioriteringar kan ske till förmån av att få igenom projektet.
Däremot finns det utmaningar med finansieringsformen, till exempel styrs formen även av
23 (67)
samordningsmöjligheterna (a.a.). Samordning som inleds tidigt ökar potentialen för att tillföra värde i projektet menar Cars m.fl. (2011, se Mellin m.fl., 2011).
Jäderholm (2021) antyder att det är tvivelaktigt huruvida kommunal och regional medfinansiering reducerar kostnaderna eller om de istället ger upphov till mer omfattande lösningar för att tillgodose önskemål som ligger vid sidan av transportpolitiken.
Riksrevisionens senast genomförda granskning av statens infrastrukturinvesteringar har resulterat i slutsatsen att medfinansieringsförhandlingar med otydliga spelregler under tidspress kan driva på kostnaderna. Vissa aspekter förbises och fokus ligger i att få ett avtal upprättat.
Därutöver har det konstaterats att endast ett fåtal av de granskade avtalen ger drivkrafter till ett gemensamt ansvarstagande för att undvika fördyringar. Riksrevisionen betonar vikten av tydliga principer om ansvarsfördelningen mellan parterna (a.a.).
Andersen m.fl. (2016) menar att fördyringar i genomförandefasen endast representerar toppen av isberget jämfört med de kostnadsuppskattningar som gjorts innan det formella beslutet att initiera projektet togs. De initiala kostnadsestimeringarna saknar ofta en rimlig invägning av osäkerheter. Realistiska kostnadsberäkningar är en förutsättning för att fatta goda beslut och utgör baslinjen för den följande bevakningen av kostnaden i projektets fortskridande (a.a.).
Flyvberg m.fl. (2018) betonar att grundorsaken till kostnadsfördyringar huvudsakligen är psykologisk och politisk bias. Författarna tillägger att omfattningsändringar, komplexitet, geologiska förutsättningar med flera är orsaker men att dessa inte är grundorsaker. För att komma till roten av problemet med kostnadsökningar behöver mänsklig bias gällande i första hand beaktas (a.a.). Flyvbjerg (2008) redogör för att psykologiska och politisk-ekonomiska faktorer till stor del förklarar de oriktiga kostnadsprognoser som genomförs. De psykologiska faktorerna grundar sig i begreppet optimismbias. Optimismbias är en kognitiv benägenhet som innebär att människan i sin natur tenderar att bedöma framtida händelser mer optimistiskt än det som är berättigat utifrån faktisk erfarenhet. De politisk-ekonomiska faktorerna förklarar oriktigheten med strategisk missinformation. Strategisk missinformation innebär att när prognostisering för utfall av projekt utförs, görs bedömningen medvetet och strategiskt på ett sätt att den överskattas och framställs som överoptimistisk. Detta görs i syfte att öka möjligheten för projektet att få godkännande och finansiering. Fenomenet grundar sig i pådrivningar från politiskt och organisatoriskt håll. Skillnaden mellan optimismbias och strategisk missinformation är att det senare fenomenet är avsiktligt samtidigt som optimismbias inte är avsiktligt. Däremot är utfallet av båda företeelserna detsamma, vilket är oriktiga prognoser och överoptimistiska kostnadsestimeringar (a.a.).
Andersen m.fl. (2016) förklarar att optimismbias har en direkt effekt på utvecklingen av kostnadsberäkningar i tidiga skeden och redogör för begreppet förankring (eng. anchoring).
Detta innebär att oavsett hur bristfällig den ursprungliga kostnadsberäkningen är, kommer varje efterföljande uppskattning att påverkas av den, det vill säga en för låg initial uppskattning ökar sannolikheten för att efterföljande uppskattningar blir för låga (a.a.). Vidare framhåller Flyvbjerg m.fl. (2002) att om nya kostnadskalkyler utförs och är högre än budgeten som myndigheten eller staten tagit fram kan projektet nekas, vilket resulterar i att det skapar en press
24 (67)
att estimera kalkylen med en optimistisk synvinkel. Andersen m.fl. (2016) påpekar att i vissa situationer kan de initiala underskattningarna handla om en avsaknad av kompetens, som sedan justeras till mer realistiska kalkyler när projektorganisationen tagit vid.
Andersen m.fl. (2016) redogör för att de tidiga kostnadsestimeringarna behöver en ökad transparens, behöver vara systematiskt redovisade och bör ges mer uppmärksamhet. Det behövs kvalitetssäkrade rutiner och diskussioner för att belysa problemen med kostnadsunderskattningar (a.a.). Enligt Jäderholm (2021) borde den ekonomiskt och politiskt orienterade planeringsprocessen vara betydligt skarpare och ha ett större fokus på tidiga skeden i den samlade processen. Vidare beskriver han att den fysiska planeringsprocessen är mycket reglerad och den ekonomiska planeringsprocessen har mer lösa ramar, vilket skapar en tillåtlighet att bygga anläggningen (a.a.). Ett tillvägagångssätt är att beslutsunderlaget granskas av en oberoende part (Fredrik & Brunes, 2015; Jäderholm, 2021; Davidsson och Hansson, 2019). Det skulle bidra till att tillförsäkra högre krav på kontrollen av kostnader och samhällsekonomisk lönsamhet (Davidsson & Hansson, 2019).
25 (67)
3 Teoretiskt ramverk
I följande avsnitt presenteras det teoretiska ramverket vars teorier ligger till grund för forskningen. Teorierna som valts ut är vidareutvecklade av Rodney Turner och beaktar projektets faser, projektledningens funktioner och hanteringsprocessen.
3.1 Projektfaser
Turner (2014) beskriver ett projekts olika skeden enligt fem faser, vilket åskådliggörs i Figur 6.
Teorin har valts med motivet att den förklarar ett projekts olika skeden på en övergripande nivå vilket kopplas till att skedena är relevanta i det studier undersöker.
Fas 1 Idé. I början finns en idé som grundar sig i att det finns ett problem att lösa. I detta skede tas en lösning fram, det undersöks alternativa lösningar och det görs grova uppskattningar av kostnader och nytta.
Fas 2 Förstudie. I detta steg görs en förstudie där mer information samlas in och alternativen jämförs. Dessutom utvecklas en utformning och uppskattningarna förbättras.
Fas 3 Utformning och finansiering. I denna fas utvecklas utformningen och ett mer fullständigt förslag tas fram. I detta skede sammanställs även ett investeringsförslag och finansiärer letas upp.
Fas 4 Projektering och genomförande. I detta skede tar projekteringen plats. Det görs detaljerade ritningar och beskrivningar på utförandet samt detaljerade aktivitetsplaner. Sedan utförs arbetena i ett genomförande.
Fas 5 Överlämning. Slutligen sker en överlämning i den slutliga fasen och vid det tillfället är det viktigt att alla arbetena är färdiga.
Figur 6. Projektfaser, inspirerad av Turner (2014).
Fas 1 Idé
Fas 2 Förstudie
Fas 3 Utformning &
finansiering
Fas 4 Projektering &
genomförande
Fas 5 Överlämning
26 (67)
3.2 Projektledningens funktioner
Turner (2014) framhåller att det finns fem kärnfunktioner inom projektledning, vilka illustreras i Figur 7. Denna teori har valts eftersom den belyser de huvudsakliga funktionerna i projektledningen med utgångspunkt i omfattningen. Projektledningen berörs i forskningsfrågorna och studiens ämne centrerar kring omfattningen.
Figur 7. Kärnfunktioner i projektledningen, inspirerad av Turner (2014).
Omfattning Det är nödvändigt med en hantering av omfattningen. Projektet utgörs av en rad arbeten vilka i sin tur utgör omfattningen.
Organisation Resurserna i den tillfälliga projektorganisationen behöver hanteras.
Kvalitet För att uppnå målet eller nyttan med den önskade funktionen och prestandan behöver kvaliteten och utförandet hanteras.
Kostnad Kostnader behöver hanteras för att projektet ska ha ett ekonomiskt lönsamt utfall. Till kostnad hör samtliga resurser, inklusive material och människor.
Tid Tiden behöver hanteras av olika skäl. Dels behöver resurserna samordnas för ett effektivt projektgenomförande. Dels är tidsramen kopplad till nyttan och är mer fördelaktigt ju snabbare projektet är slutfört. Om tiden inte är specifikt begränsad till en fast tidpunkt behöver tidsdimensionen vägas mot kvalitet och kostnad.
Utöver detta belyser Turner ytterligare två viktiga funktioner som inte illustreras i figuren.
Risk Risker i projektet uppstår utifrån det som är unikt med projektet.
Dessa risker behöver hanteras.
Intressenter Det finns ett stort antal intressenter med olika intressen i projekt. Det är viktigt att säkerställa att intressenterna engagerar sig i projektet.
27 (67)
3.3 Hanteringsprocessen
Turner (2014) beskriver att för varje steg som tas i projektet ska en hanteringsprocess följas i syfte att leverera arbetet som krävs i den fasen eller etappen. Hanteringsprocessen består av fem delar – planera, organisera, implementera, kontrollera samt att löpande hantera och leda. Den sistnämnda delen genomsyrar hela processen. Denna hanteringsprocess illustreras i Figur 8.
Motivet till valet av teorin är att en hantering av omfattningen, vilket inledningsvis omnämns i bakgrunden, bedöms vara en relevant aspekt att beakta med koppling till studiens syfte.
Figur 8. Hanteringsprocessen, inspirerad av Turner (2014).
Planera Inledningsvis måste projektets arbeten planeras.
Organisera Sedan behöver arbetet organiseras för att identifiera och förbereda de resurser som krävs.
Implementera Därefter genomförs arbetena genom att resurserna tillsätts.
Kontrollera Sedan kontrolleras framdriften.
28 (67)
4 Metod
I detta avsnitt beskrivs det tillvägagångssätt som använts för att besvara forskningsfrågorna samt motiven för de val av metoder som gjorts. Slutligen analyseras metodvalen.
4.1 Angreppssätt
Det är av väsentlig vikt att välja den mest lämpade metoden för forskningsämnet (Anderson, 2010). Till forskningsfrågor som ämnar att djupgående studera ett specifikt fenomen lämpar sig ett kvalitativt angreppssätt (a.a.). Baserat på studiens syfte och karaktären av de formulerade forskningsfrågorna har därför studien utgått från ett kvalitativt angreppssätt. Kvalitativ forskning karaktäriseras av uttryck i form av ord och bilder och är vanligtvis förknippat med en tolkande filosofi (Saunders m.fl., 2019). Forskaren är i behov av att skapa förståelse för de subjektiva och socialt konstruerade uttrycken om fenomenet som studeras (a.a.). Ett annat karaktärsdrag i kvalitativ forskning är att processen är induktiv (Merriam, 2010). I en induktiv metodik insamlas data för att upptäcka ett fenomen och identifiera teman och mönster (Saunders m.fl., 2019).
En vetenskaplig forskning kan formas efter olika ändamål, vilket grundar sig i studiens karaktär och hur forskningsfrågan är formulerad (Saunders m.fl., 2019). Studiens syfte kan även förändras över tid (a.a.). Inledningsvis i forskningsprocessen var angreppsättet explorativt då målet var att utforska forskningsämnet. En explorativ ansats är en utforskande metod som är värdefull för att öka förståelsen för problemet eller fenomenet och dess natur (a.a.). Det kan nyttjas när målet är att ställa öppna frågor och få en inblick i ämnet som är av intresse. Den explorativa studien kan till en början ha ett brett fokus men blir i takt med studiens progression snävare inriktat. Fördelen med detta angreppssätt är dess höga grad av flexibilitet och anpassningsbara karaktär (a.a.). Forskningsfrågorna var till en början brett formulerade och i takt med att information samlades in avgränsades även forskningsfrågorna. Detta speglas även av intervjufrågorna som bestod av öppna frågor, vilket utgjorde en grund för att avgränsa problemet till det som studien undersöker. Som en förlängning av den explorativa studien övergick angreppsättet till att bli explanatoriskt, det vill säga förklarande. Den explanatoriska ansatsen är lämplig när målet är att studera en situation eller ett problem i syfte att förklara relationen mellan faktorerna (a.a.) vilket är relevant beaktat karaktären på de forskningsfrågor som har formulerats i studien.
Forskningen är utformad som en fallstudie med en multimetodisk kvalitativ studie, det vill säga att det används mer än en datainsamlingsmetod. Detta beskrivs mer ingående i avsnitt 4.4.
4.2 Litteraturstudie
I syfte att bidra med ny kunskap inom ett forskningsområde behöver en omfattande förståelse för befintlig kunskap upprättas (Anderson, 2010). För att skapa förståelse för ämnet har en litteraturstudie genomförts i syfte att samla in sekundärdata genom vetenskapliga publikationer
