Kartläggning av den nuvarande manuella plockprocessen

3.2 Empiri

Följande kapitel inkluderar empiri som samlats in av forskarna genom intervjuer, studiebesök samt observationer. En processkartläggning hos Hall Miba kommer presenteras, intervjuer med två konsultbolag som utfört projekt i digitala verktyg tidigare samt intervju och studiebesök hos Företag X som implementerat Pick by voice.

3.2.1 Kartläggning av den nuvarande manuella plockprocessen

Processkartläggning har utförts på Hall Miba tillsammans med lagerchef, plockare, skyddsombud och arbetsledare för plockare för att tillsammans med dem kunna skapa en djupare förståelse för Hall Mibas aktiviteter. Syftet är att tillsammans med de utvalda personerna kunna identifiera utmaningar som företaget har i sin lagerverksamhet från det att kunden lägger en order tills dess att pallen är klar för utlastning. Processkartläggningen för Hall Mibas nuvarande lageraktiviteter beskrivs i figur 6 nedan. En förklaring till symbolerna som har använts i processkartläggningen ges nedan.

= Symbolen beskriver vart i processen det uppstår avvikande aktiviteter som försvårar processens arbetsgång och förhindrar effektiviteten.

= Symbolen symboliserar en aktivitet som sker i processen och är betydelsefull för processen.

= Symbolen beskriver en aktivitet där ett beslut måste tas för att processen ska kunna fortsätta.

= En heldragen linje innebär att det är ett materialflöde, det vill säga ett fysiskt flöde av produkter.

= En streckad linje innebär att det är ett informationsflöde, det vill säga ett flöde av information genom företagets affärssystem och utanför affärssystemet.

34

35

Nedan i tabell 4 beskrivs avvikande aktiviteter från processkartan som sker i aktiviteternas olika processer.

Tabell 4- Sammanställande tabell över avvikande aktiviteter från processkarta

Aktivitet Avvikande aktiviteter i respektive process

Kund - Komplettering av order från kund

Orderhantering - Bortslarvad order

- Felräkning av artiklar vid inleverans - Felplacering av morgondagens plocklistor

Plockprocess - Fel enhet registrerat i Gross på artiklar - Felplanering av pall

- Skapande av “fejkorder”

- Leta efter ansvarig för påfyllning av buffert - Köbildning vid lagerplats

- Plockaren missar kompletterade ordrar - Tappad pall vid inplastning

- Plockaren kvitterar ut fel order vid

Utleverans - Felplacering av pall

Kund

I aktiviteten kund startar orderns resa och börjar med att kund beställer de artiklar som kunden är i behov av. Orderläggningen kan ske på tre olika sätt: via hemsidan (webborder), via fax (faxorder) eller att kund ringer in till kundtjänst för att lägga en order. Kundtjänst skapar en order via hemsidan på kundens begäran när kund ringer in. När ordern är lagd förs den in i Hall Mibas WMS Gross som går över till nästa funktion som är orderhantering.

När det kommer till orderläggning kan hinder uppstå i form av att en kund behöver komplettera sin order. Komplettering av order sker genom att kund ringer in till kundtjänst för möjlighet att komplettera order efter orderstopp eftersom det inte är möjligt att göra via hemsidan i nuläget. Kundtjänst måste då gå ner till lager för att se om ordern inte plockats än, har den inte plockats ser lagerfunktionen över möjligheten att lägga till på befintlig order och kompletterar ordern med önskade artiklar från kund. Har orden plockats eller att artiklarna inte får plats på nuvarande pall måste en ny order skapas. Kundtjänst måste kontakta kund igen för att berätta hur situationen ser ut och att kund bestämmer hur de vill göra, lägga till, göra en ny order direkt

36

eller avvakta tills de beställer nästa gång. Det stora problemet grundas i att kundtjänst inte har tillgång till information i realtid utan måste själva avbryta sitt arbete i kundtjänsten för att gå ner till lagret och leta reda på vart listan kan vara. Finns inte orderlistan i korgen måste kundtjänst leta reda på orderlistan som kan finnas på en truck eller vid utkvittering.

Orderhantering

Innan lagerfunktionen går hem för dagen görs en överblick över samtliga ordrar för nästa arbetsdag för att kontrollera om något avviker i ordern. Till exempel om en kund av en händelse har beställt 100 pallar av en artikel istället för 100 stycken. Om det inte finns något att anmärka på någon order skrivs alla ordrar ut. Finns det något som avviker ber lagerfunktionen kundtjänst kontakta kund för att säkerhetsställa att ordern är korrekt. Vid utskrift av order kan hinder uppstå genom att ordrar kan försvinna på grund av manuella fel, att orderna tappas bort, men även att det blir pappersstopp i skrivaren och ordern försvinner.

Efter kontroll av ordrarna sker bokning av partisändning där ansvarig för lagret överblickar morgondagens transporter och gör ett överslag på det som ska skickas dagen därpå. Processen som sker därefter är räkning av antal pall till DSV, som är Hall Mibas transportföretag som sköter transporten till respektive destination. Antalet pall beräknas samt att det ges en överblick över vart pallarna ska levereras för att DSV ska ha en riktlinje över vad som ska göras nästa arbetsdag. Ett tydligt problem som kan uppstå i den här processen är att antalet inlevererade artiklar som räknats är fel vilket dock säkerställs eftersom Hall Miba har en viss procent i marginal över och under som DSV måste lösa. Är marginalen på felberäkningen för hög från Hall Miba kan det resultera i att Hall Miba på egen hand måste lösa problemet eller låta pallen/pallarna stå kvar till nästa arbetsdag. När beräkningen är klar läggs ordrarna i korgen för ordrar på lagret där plockaren tar orderlistan nästkommande arbetsdag. Här kan även problem uppstå att en order försvinner för att den hanteras manuellt i stor utsträckning innan de läggs i korgen.

Plockprocess

Plockprocessen startar med att plockaren hämtar en order från korgen som lageransvarig i tidigare aktivitet placerat. Därefter överblickar plockaren plocklistan för att få en ungefärlig uppfattning om hur pallen ska byggas. I den här aktiviteten finns det ett antal fel som kan uppstå. Ett av felen som kan uppstå är att inköpsfunktionen har lagt in fel värde på artikeln i

37

form av vikt och storlek i Gross vilket resulterar i att systemet beräknar att det behövs två stycken pallar för att plocka orden men där det egentligen bara behövs en pall. Pallen överblickas av plockaren innan plocket startar vilket kan leda till att plockaren planerar fel och måste efter ett antal plock bygga om pallen då allt inte fått plats. Att bygga om en pall under plocket är en tidskrävande process som plockaren helst vill undvika. När pallen planeras ska plockaren även ta hänsyn till skrymmande produkter. Skrymmande produkter är produkter som inte är optimala för att byggas på pall, det kan till exempel vara snöskyfflar eller skaft till krattor och spadar. När plockaren har fått en överblick av ordern ska den avgöra om allt får plats på en pall eller inte. Här står plockaren inför ett beslut, får alla artiklar plats på en pall kan plocket börja. Om inte alla artiklar får plats på pallen påbörjas en “fejkorder”. “Fejkorder” innebär att plockaren delar på den ursprungliga ordern och skapar ytterligare en order för att separera de skrymmande produkterna eller de produkter som inte får plats på samma pall. Hall Miba får inte skicka lösa kollin ihop med helpall till samma kund i en sändning enligt avtal med DSV. Hall Miba har därför beslutat att “fejkordrar” är en lösning för att undgå problemet med att ha kolli och helpall i samma sändning.

Nästa process i aktiviteten är att starta plocket där plockaren hämtar en tom pall för att kunna påbörja plockrundan. Plockaren kör sedan trucken till artikelns lagerplats där plockaren kan se om produkten finns eller inte. Här ställs plockaren inför ett beslut att antingen plocka produkten eller tillkalla ansvarig för påfyllning om artikeln inte finns. Det här är en tidskrävande process när artiklarna i de olika lagerplatserna är slut, plockaren måste leta efter personen som är ansvarig för påfyllning av buffert. Plockaren vet inte alltid vart den ansvariga för påfyllning av buffert befinner sig och det kan ta tid att leta efter personen. Det kan även uppstå köbildning vid de mest frekventa produkterna vilket hindrar effektiviteten eftersom plockaren måste vänta tills plats finns tillgänglig för att kunna plocka.

Det uppstår även problem under plocket när kund vill lägga till artiklar på en befintlig order under dagen då alla orderlistor skrivits ut på morgonen vid 07.00. Problemet som uppstår är att alla orderlistorna är utskrivna och kundtjänst inte har någon information om orderns status. Statusen på ordern kan vara påbörjat plock vilket innebär att det inte går att lägga till artiklar för att plocket redan är påbörjat. Statusen på ordern kan även vara att den inte är påbörjad vilket innebär att det finns möjlighet att häfta till en sida på orderlistan med det som ska kompletteras. Dock är det lätt för plockaren att missa den sida som tillkommit om denne inte har fått information om tillägget eller är tillräckligt uppmärksam.