Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsens administration hanteras av kommunledningskontoret som ytterst leds av kommundirektören. Kontoret är indelat i fyra enheter som i sin tur leds av en enhetschef. Vidare har kommundirektören en stab i vilken

personaldirektören samt ekonomidirektören ingår. Följande personer har intervjuats:

Ekonomidirektören, personaldirektören, koncernstabens chef, näringslivs- och utvecklingschefen, chefen för mark- och exploateringsenheten, ekonomi- och redovisningsansvarig, kanslichef, chefen för upphandling, upphandlare samt kommunjuristen. Vidare har genomgång gjorts av relevanta datasystem som används gjorts.

Nedan görs en samlad beskrivning av det som framkommit från

kommunledningskontorets personal med notering om någon avdelning avviker från de övriga.

4.1.1. Om interna riktlinjer för avtalshantering finns, hanteras då avtalen utifrån dessa? Är de interna riktlinjerna tillräckliga för ändamålet?

Av granskningen framgår att det finns inget samlat dokument som täcker in samtliga aspekter kring hantering av avtal, däremot finns det antal policys och riktlinjer som var och en hanterar vissa aspekter. De flesta riktlinjerna återfinns på kommunens intranät ”Insidan” samt på kommunens externa hemsida. De riktlinjer som finns är en upphandlings- och inköpspolicy, en dokumenthanteringspolicy och en delegationsordning. Delar av den ekonomiska uppföljning regleras av

reglementet för verifikationer samt beskrivs i kommunens Ekonomihandbok.

Samtliga intervjuade är av uppfattningen att de riktlinjer som finns också följs. Det kan dock konstateras att de följs på olika sätt vilket redovisas i kommande avsnitt.

Rollerna i delegationsordningen uppfattas av många som tydliga. En tendens är att de som hanterar fler avtal ser även fler svårigheter och anser att riktlinjerna ibland är otydliga. Riktlinjerna omfattar inte hur avtalen ska följas upp.

Enheten för mark och exploatering har egna mallar och checklistor som används när avtal ska tecknas vilka kan anses utgöra en form av riktlinjer.

4.1.2. Är avtalen förtecknade, lätta att finna och förvaras avtalen på ett ordnat och betryggande sätt? Följs lagen om

offentlighet och sekretess vid utlämnande av handling?

Kommunledningskontorets kansli (KLKs kansli)

År 2012 införde KLK ett nytt ärendehanteringssystem, Evolution. I detta system diarieförs nästan alla avtal på kommunledningskontoret med undantag för

stadsbyggnadskontoret och Avdelningen för Miljö och hälsa. KLKs kansli ansvarar för alla avtal läggs upp i systemet och scannas in samt arkiveras. Arkivet är

brandskyddat och då KLKs kansli delar arkivet med en annan myndighet så låses även hurtsarna som KLKs kansli använder i arkivet under dagtid. Själva arkivet är helt låst nattetid.

Det finns en dokumenthanteringsplan upprättad för KLK men dess innehåll är okänt för de flesta som intervjuats. Vem som är arkivarie vet de flesta. Det finns ingen arkivbeskrivning per enhet eller per närarkiv.

Av granskningen har framgått att de flesta avtal förvaras inlåsta, sannolikt i brandsäkra skåp. Avtal som hanteras av en enhet, förvaras på den enheten.

Anställningsavtal förvaras hos personalenheten.

Det finns inga rutinbeskrivningar kring utlämnande av offentliga handlingar, varje handläggare alt kanslifunktionen gör bedömning om den allmänna handlingen är offentlig och lämnar därefter ut handlingen.

Upphandlingsenheten

Upphandlingsenheten hanterar KLKs upphandlade avtal i datasystemet Kommers med undantag för C4 Teknik som självt hanterar sina upphandlingar men som använder Kommers för annonsering. De flesta avtal ingångna efter upphandling finns inlagda och inscannade i avtalsdatabasen. Undantaget är sådana ramavtal och andra avtal som bara används av en enhet. Barn och utbildningsnämnden samt Kultur- och fritidsnämnden tar hjälp av KLKs upphandlingsenhet vid

upphandlingar men de ”äger” sen och arkiverar själva sina avtal.

Upphandlingsenhetens arkiv är öppet dagtid. Det är brandsäkert. Dokumenten är inte inlåsta i hurtsar utan är lätt åtkomliga för externa besökare. Det finns inget register utan man får leta lite efter vissa ärenden men detta behövs sällan eftersom originalen är inskannade i datasystemet. Ett stickprov kring arkiveringen visade att avtalet i ärende X fanns inskannat i sin helhet i avtalsdatabasen. I arkivet låg samtliga avtal som upphandlats under 2013 i en hög i en hylla utan inbördes ordning men i mappen fanns alla bilagor i det aktuella ärendet/avtalet. Denna arkivering anses tillfällig eftersom enheten kommer att flytta till nya lokaler.

Ekonomienheten

Ekonomienheten hanterar självt sina avtal. Låneavtal förtecknas separat. Det är ansvarig handläggare för ett ärende som anses ansvara för att avtalen diarieförs, scannas in och förtecknas. Det finns inga rutinbeskrivningar för hur denna hantering ska ske eller vem som är ansvarig. Ekonomienhetens arkiv är öppet dagtid, vissa dokument, däribland ligger i hurtsar som är låsta. Då det är beläget precis vid entrén är det mycket lätt åtkomligt för besökare till kommunen även om huset har så kallat tillträdesskydd, d v s obehöriga får inte röra sig fritt huset utan ärende. Rummet i sig är sannolikt brandsäkert. I de nya lokalerna i Rådhuset kommer utrymmena för arkivering att innehålla låsbara skåp och vara beläget på tredje våningen där obehöriga inte har tillträde.

Enheten för mark- och exploatering

Enheten har utöver de riktlinjer och policys som gäller för alla även tagit fram egna checklistor. Avtalen förvaras i ett låst arkiv. Dokumenthanteringsplan,

arkivbeskrivning och arkivförteckning saknas.

4.1.3. Har avtalen undertecknats av en behörig person?

I denna granskning har av de stickprov som genomförts inget annat framkommit än att behörig person har undertecknat avtalen.

4.1.4. Bevakas de ekonomiska konsekvenserna av avtalen och på vilket sätt säkerställs genom uppföljning att man får det som avtalats?

Avtalens innehåll

Ansvariga chefer uppger att de själva kontrollerar att avtalens innehåll är korrekt.

Ett fåtal avtal skickas till kommunjuristen för kontroll.

KLKs kansli

I systemet Evolution finns en bevakningsfunktion som KLKs kansli använder för att påminna om ett avtal som de har lagt in håller på att löpa ut. Systemet påminner två för ärendet ansvariga handläggare via mejl, notering i systemet eller sms. Om en handläggare avslutar sin anställning läggs samtliga dennes ärenden över på en annan handläggare och denna rutin noteras i Evolution vilket innebär att även bevakningsfunktionen förs över på den nye handläggaren.

Upphandlingsenheten

De flesta avtal bevakas genom de rutiner som finns upprättade för leverantörsfakturor. Detta system är dock inte länkat till exempelvis avtalsdatabasen där själva avtalen återfinns i sin helhet.

Det finns inga nedtecknade rutinbeskrivningar för vad en kontroll av en

leverantörsfaktura bör innefatta eller hur den ska genomföras och det hänvisas inte till reglementet för kontroll av verifikationer eller Ekonomihandboken. Vissa anser att en sådan kontroll innefattar en jämförelse med avtalet och en ev prislista. En sådan prislista är ibland inlagd i avtalsdatabasen.

Uppföljning kring när avtal löper ut görs manuellt av ansvarig handläggare men det finns inga rutinbeskrivningar eller bevakningssystem kring detta eller andra

avtalsklausuler. Det finns exempelvis ingen funktion i något datasystem som påtalar att ett avtal håller på att löpa ut. På upphandlingsavdelningen finns dock en rutin där chefen för upphandlingsenheten har en lista med samtliga avtal som

regelbundet uppdateras manuellt. Av denna framgår när avtal håller på att löpa ut, om de kan förlängas eller om nya avtal måste upphandlas.

Uppföljning av kommunstyrelsen sker kring vissa av de ekonomiska delarna av avtalen. Men inte hur avtalen är utformade eller hanteras i övrigt.

4.1.5. Finns det en tillräcklig kompetens inom KLK för avtalshanteringen? Hur säkerställs kompetensen?

Inom KLK finns en kommunjurist som anlitas vid mer komplicerade avtal och mer av vissa än andra enheter. I mycket komplicerade frågor anlitas även extern

expertis.

De flesta chefer anser sig ha tillräcklig kompetens att hantera avtal inom sitt fackområde. Mestadels har de tillägnat sig kunskap genom år av erfarenhet från branschen men ibland även genom fortbildning. Det finns inget övergripande strategiskt ställningstagande kring hantering av avtal, givet detta saknas även rutiner för säkerställande av kompetens på detta område. Inom

upphandlingsenheten genomgår samtliga medarbetare fortbildning i upphandling.

Lagändringar följs av chefen för enheten inom respektive fackområde samt av kommunjuristen. Information erhålls vanligen genom nyhetsbrev, nätverk och SKL.

4.1.6. Överensstämmer avtalshanteringen med en god intern kontroll?

Som ett led i den interna kontrollen upprättas årligen en intern kontrollplan som och som enligt uppgift följs till stor del. Dessa omfattar inte vanligen avtal och har aldrig omfattat avtalshantering specifikt.

Av granskningen har framkommit att en ny tjänst som controller har inrättats i syfte att bland annat stärka arbetet med den interna kontrollen inom kommunen.

4.1.7. Revisionell bedömning

Vi bedömer att kommunstyrelsen inte till fullo hanterar sina avtal ändamålsenligt.

Bedömningen grundas på följande.

- Inom kommunstyrelsens förvaltning hanteras registrering av avtal olika dels beroende på typen av avtal, dels beroende på vilken enhet som hanterar dem. Det saknas således systematiskt sätt att hantera samtliga avtal på ett likartat sätt samtidigt. Det ärendehanteringssystem som finns används inte enhetligt. Att upphandlade avtal kräver ett särskilt register därutöver är bra och rimligt.

- Det saknas arkivbeskrivning och arkivförteckning som omfattar alla arkiv eller per arkiv. Därmed följs inte gällande lagstiftning eller kommunens arkivreglemente.

- Det saknas en aktuell dokumenthanteringsplan och framförallt är det få som känner till dess existens.

- Avtal förvaras inte på ett enhetligt sätt, flera avtal förvaras i olåsta

utrymmen som inte är brandskyddade. Eftersom flera av dessa avtal inte är inskannade i sin helhet någonstans är det extra viktigt att de finns tryggt förvarade och inte kan förkommas.

- Kvalitetssäkring av avtals innehåll sker oftast av cheferna. Det är sällan kommunjuristen konsulteras. Här rekommenderas att en väsentlighets- och riskbedömning genomförs för att tillse att avtalen är ändamålsenliga och att det finns rutiner för att säkerställa att det finns rätt kompetens för att hantera olika typer av avtal.

- Det upprättas interna kontrollplaner årligen men dessa har hittills inte innehållit en kontroll av avtalshantering i sin helhet.

- Av granskningen har inte framkommit annat än att avtalen är

undertecknade av behörig person men det har samtidigt påtalats att det ibland är svårt att tolka vem som är behörig. Förslag är därför att relevanta policys och riktlinjer ses över och tydliggörs.