Tekniska nämnden

Inom den tekniska förvaltningen, C4 Teknik, har förvaltningschef och alla fyra avdelningscheferna liksom en upphandlare intervjuats. Inom den tekniska förvaltningen finns en grupp om fyra upphandlare som hanterar förvaltningens upphandlingar från början till slut. Detta särskiljer sig från övriga förvaltningar som anlitar kommunens centrala upphandlingsenhet.

Inom C4 Teknik tecknas ett stort antal avtal, de flesta efter upphandling. Nedan görs inte en uppdelning mellan de olika avdelningarna då de i stort följer samma mönster med några undantag som särskilt lyfts fram.

4.2.1. Om interna riktlinjer för avtalshantering finns, hanteras då avtalen utifrån dessa?

Det finns en delegationsordning som anger vem som får underteckna avtal.

Delegationsordningen är inte uppdaterad men följs i den mån det går.

Delegationsordningen uppfattas av vissa som svår att tyda. Inom området vatten och avlopp används olika mallar som grund för olika typer av avtal såsom

exploatering.

Upphandlingarna följer den kommunövergripande upphandlingspolicyn.

Vidare används de rutiner kring hantering av leverantörsfakturor som anges i kommunens centrala ekonomihandbok.

4.2.2. Är avtalen förtecknade, lätta att finna och förvaras avtalen på ett ordnat och betryggande sätt?

Det finns ingen övergripande förteckning av vilka avtal som finns inom hela förvaltningen. Inom en avdelning finns även muntliga avtal som avdelningen nu försöker att komma ifrån och formalisera. Samtliga hyresavtal finns företecknade i datasystemet Incit som även innehåller en referens till vart originalhandlingen arkiveras. Det är egentligen först på senare tid som det uttalats att alla avtal ska registreras i Evolution. När det gäller upphandlade avtal förtecknas samtliga i ärendehanteringssystemet Evolution och skannas då in i sin helhet. Samtliga

handlingar kopplade till avtalet skannas in i systemet. Alla upphandlade ramavtal läggs dessutom in i den kommuncentrala avtalsdatabasen.

Det finns en dokumenthanteringsplan men den är utdaterad och under

omarbetning. Det saknas arkivförteckning och arkivbeskrivningar. Det finns inte noterat någonstans hur avtal ska förvaras. Vissa finns i dagsläget inlåsta i

brandsäkra skåp, andra i pärmar i hyllor hos ansvariga handläggare.

Anställningsavtal förvaras i låst arkiv. Alla originalavtal tillhörande upphandlingar förvaras i låsta, brandsäkra skåp på avdelningen. De som har tillgång till skåpet är de fyra upphandlarna samt postpersonalen. Ärendena förvaras systematiskt efter namn och hur långt de nått i upphandlingsprocessen. Två till tre gånger per år skickas originalavtalen till kommunens centrala arkiv.

4.2.3. Har avtalen undertecknats av en behörig person?

Av granskningen har inte framkommit annat än att avtalen är undertecknade av behörig person. Muntliga avtal har inte kunnat verifieras om de är ingångna av behörig person.

4.2.4. Bevakas de ekonomiska konsekvenserna av avtalen och på vilket sätt säkerställer nämnden genom uppföljning att man får det som avtalats?

Det finns inga rutiner för hur avtalens ekonomiska konsekvenser som helhet ska bevakas. Det finns en attestordning enligt vilken leverantörsfakturor hanteras i det elektroniska systemet som är kommunövergripande. Det är personalchef och ekonomichef som beslutar om attestordningen.

Alla upphandlade avtal finns inlagda i avtalsdatabasen. I detta system används en funktion som förvarnar när ett avtal håller på att löpa ut, ska förlängas etc. En e-post skickas då till ansvarig handläggare. Därutöver tar upphandlingsenheten på förvaltningen ut en rapport över alla avtal två-tre gånger per år. Dessa avtal läggs då över i en excellfil som är tillgänglig för samtliga inom enheten. Om en handläggare inte finns kvar i tjänst då ett avtal löper ut finns det därmed en möjlighet att fånga upp ärendet genom dessa rapporter. Av granskningen har inte framkommit att övriga avtal följs upp utöver den kontroll som görs vid leverantörsfakturor.

4.2.5. Finns det en tillräcklig kompetens inom nämnden för avtalshanteringen?

Avtal skrivs oftast av handläggare, i mer komplexa fall tas hjälp från kommunjuristen. Upphandlingsenhetens personal har genomgått en

certifieringsutbildning för att få genomföra upphandlingar. Vidare har ett par av dem genomgått utbildning i entreprenadjuridik. Vanligen följs branschrelaterade mallar vid tecknande av avtal varför kommunjurist eller annan juridisk expertis sällan anlitas vid upphandlingar.

I den nya inköpspolicyn anges att endast de som genomgått en utbildning får beställa varor.

4.2.6. Överensstämmer avtalshanteringen med en god intern kontroll?

Hittills har ingen intern kontroll eller annan kontroll skett kring nämndens eller förvaltningens avtalshantering som process. I granskningen har framkommit att avtalshanteringen kommer att hanteras i respektive delprocess efterhand som dessa kartläggs framöver.

4.2.7. Revisionell bedömning

Vi bedömer att tekniska nämnden inte har en ändamålsenlig hantering av avtal.

Bedömningen grundar sig på följande.

- Den dokumenthanteringsplan som finns är inaktuell men revidering av dokumentet pågår.

- Det saknas arkivförteckning och arkivbeskrivning. Detta är inte förenligt med lag eller Kristianstads kommuns arkivreglemente.

- Avtal hanteras olika beroende på dels vilken avdelning som hanterar

avtalen, dels om de har upphandlats eller inte. Om de har upphandlats med hjälp av den egna upphandlingsenheten så hanteras dessa avtal i enlighet med upphandlingspolicy och centrala dokument kring registrering och hantering av avtal. Här används kommunens datasystem systematiskt.

Övriga avtal är inte lika enhetligt behandlade. De registreras inte på samma sätt.

- Det saknas en förteckning över vilka avtal som har ingåtts. En sådan

förteckning skulle ge en bra överblick och bidra till att risken minskar för att avtal inte följs upp.

- Det finns även muntliga avtal vilket försvårar såväl den ekonomiska

konsekvensanalysen och uppföljningen samt allmänhetens insyn. Ett arbete pågår med att formalisera avtalen och rekommendationen är att detta arbete slutförs.

- Avtalen förvaras både inlåsta i brandsäkra skåp men också i pärmar i kontorslandskapet vilket inte är en trygg förvaringsmetod. Detta innebär en ökad risk för att avtalen kan förkomma eller brinna upp. Detta är särskilt allvarligt då flera avtal inte är inskannade någonstans i sin helhet och ett avtal som inte finns är svårare att följa upp. En rekommendation är att alla avtal skannas in i sin helhet.

- Ingen intern kontroll av avtalshantering har skett. Här rekommenderas att en väsentlighets- och riskbedömning görs som underlag för framtida interna kontrollplaner.

- Det har inte framkommit annat i granskningen än att förvaltningen har tillräcklig juridisk kompetens eller anlitar extra kompetens när så behövs och man använder framtagna mallar och branschriktlinjer.

- Alla avtal som granskats har varit undertecknade av behörig person.